다시 뛰는 공정도시 서울!

문서번호 정보공개정책과-24923 결재일자 2022. 5. 24. 공개여부 부분공개(2,6) 방침번호 시 민 주무관 업무혁신팀장 정보공개정책과장 행정국장 김영완 이소영 김숙희 05/24 김상한 협 조 주무관 김옥연 주무관 여언영 주무관 방경남 차세대 업무관리시스템 자치구 확산(광진구) 계획 2022. 5. 행 정 국 (정보공개정책과) 차세대 업무관리시스템 자치구 확산(광진구) 계획 광진구의 성공적인 오픈을 통해 사용자 만족도 및 시스템 신뢰도를 높이고 향후 11개 자치구 확산의 표준모델을 정립하고자 함 1 사업개요 추진방향 ㅇ 시·구간 명확한 역할정립 및 상호협력을 통해 성공적인 확산모델 구축 ㅇ 홍보·교육·시나리오 등 서울시 오픈관련 자료 공유로 업무효율성 제고 오픈개요 ㅇ ㅇ ㅇ ㅇ 준비사항 : 초기데이터 구축, 연계테스트 등 ※ 세부내역 별도첨부 추진경위 ㅇ 업무관리시스템 개선방안 수립(행정1부시장 제47호) : ’19.2.25. ㅇ 시？구협의체 운영, 전문가 자문, 행안부 업무협의 : ’19.4.~5. ㅇ 광진？동작？관악 등 3개 자치구를 시범 자치구로 선정 : ’19.8.~9. ㅇ 차세대 업무관리시스템 구축 및 고도화 사업 추진 : ’20.5.~ ㅇ 광진구 오픈일 확정, 통합DB 및 기초데이터 구축 : ’22.4.~5. 2 서비스 오픈계획 오픈전 준비작업 광진구 TF 구성 ㅇ 기초자료 구축 및 이관 : 5.6.(금)까지(완료) - 단위과제, 발신명의, 발신기관명, 사용자권한, 수신자그룹 등 데이터 이관 - 공용서식, 부서서식, 부서장 서명 등 수기 등록 ㅇ 조직도·사용자 정보 통합DB 동기화 : 5.13.(금)까지(완료) - 통합DB 및 차세대 DB 초기데이터 구축 - 새올포털 조직도？ 사용자 변동분 통합DB 동기화 ㅇ 자치구 전담 Helpdesk 인력배치 및 대응 : 6.3.(금)까지 - Helpdesk 자치구 인력배치 - 전화상태 및 원격프로그램(Helpcom) 접속확인 ㅇ 표준 및 비표준 연계 테스트 실시 : 6.3.(금)까지 - 테스트 연계문서 송신 및 차세대 수신, 반송처리 테스트 - 연계테스트 오류사항 수정 및 패치 반영 ㅇ 사용자교육 및 부서관리자 사전점검 : 6.3.(금)까지 - 부서관리자 및 일반사용자 교육, 시범운영 실시 - 부서관리자 사전점검 체크리스트에 따른 점검사항 체크 ㅇ 현 업무관리시스템 조회용 서비스로 전환 : 6.3.(금) ~ 6.5.(일) - 결재 및 문서접수, 발송 마감처리 - 문서생산 중단 및 조회용 서비스로 전환 ※ 22.6.4.(토) 구청사 전기작업으로 전산실 서버 셧다운, PC·네트워크는 정상가동 차세대 업무관리시스템 서비스 오픈 ㅇ 내부 및 대외연계 설정변경 : 6.3.(금) 18시~20시 - LBRM SSO연계 및 송신IP변경, 정부문서유통센터 송신 IP변경 - 문서연계 대상 행정시스템 IP변경 및 배치프로세스 점검 ㅇ 기초데이터 확인 및 연중계 모듈 구동 : 6.4.(토) 09시~18시 - 시범운영시 발견된 오류개선 내역이 반영된 최신소스 배포 및 확인 - 조직, 사용자, 단위과제카드, 담당자, 부서장 서명 등 관인등록 및 기초데이터 확인 - 문서유통 연중계 모듈 구동 및 대외수신문서 연계 점검 - 문서 시작번호 10,000번 부여(5월 문서번호확인후 확정예정) ㅇ 테스트 및 시범운영 데이터 클린징 : 6.4.(토) 18시~21시 - 생산 및 접수문서, 메모보고, 자료취합 등 DB 초기화 - 통합검색결과 및 S드라이브, 문서파일 데이터 초기화 - 클린징 이후 주요기능(기안, 결재, 메모보고 등) 테스트실시 ㅇ 주요시스템 연계테스트 : 6.5.(일) 09시~18시 - 연계대상 주요시스템 문서연계 테스트 및 정상동작 확인 ㅇ 오픈전 최종점검 및 새올포털 SSO 연계 : 6.6.(월) 16시~20시 - 오픈전 주요기능 최종점검 - 새올포털 SSO 및 결재건수 등 연계 및 오픈 전 최종점검 ㅇ 차세대 업무관리시스템 서비스 오픈 및 운영 : 6.7.(화) 3 홍보？교육 및 시범운영 계획 직원 홍보 ㅇ 카드뉴스 및 홍보영상 행정포털 게시 : 5.16.(월)~6.3.(금) - 홍보방법 : 서울시가 제작한 홍보동영상 및 카드뉴스 활용？수정 사용자 및 관리자 교육 ㅇ 일반 사용자 교육 : 5.20.(금) (완료) - 교육대상 : 전 직원 - 교육일시 : 5. 20.(금) 10시, 14시(2회) - 교육방법 : 서로온 활용 실시간 비대면 교육(영상회의실) - 교육내용 : 시스템 주요 개선사항, 화면 설명 등 ※ 교육 이후 일반 사용자 교육자료 및 동영상 내부 게시판 게시 ㅇ 부서 관리자 교육 : 5.26.(목) ~ 5.27.(금) - 교육대상 : 서무주임 또는 문서접수 담당자 - 교육일시 : 5. 26.(목) 10시 / 5. 27.(금) 10시, 14시(총 3회) - 교육방법 : 대면 교육(전산교육장) - 교육내용 : 시스템 주요 개선사항, 부서장 서명인 등록, 과제카드 생성, 과제담당자 등록, 사용자 권한 부여 등 오픈을 위한 준비작업 안내 ㅇ 부서장 이상 간부 교육 : 5.26.(목) ~ 5.27.(금) - 교육방법 : 각 부서 서무주임을 통한 안내자료 배포 - 교육내용 : 시스템 개편 추진배경, 주요 개선사항 등 단계적 시범운영 ㅇ 스마트정보과 자체 시범운영 : 5.19.(목) ~ 5.25.(수) ㅇ 전 직원 대상 시범운영 : 5.26.(목) ~ 5.31.(화) - 한글 2020버전, 기반 프로그램 설치 및 기안결재 등 테스트 4 헬프데스크 운영계획 추진방향 ㅇ 사업단·정보공개정책과·광진구가 협력하여 헬프데스크 운영 ㅇ 서무주임 사전교육·FAQ 게시 등으로 필요정보 사전 공유 ㅇ 시범운영 기간에 헬프데스크 운영으로 질문유형 분석, 오픈이후 대비 운영개요 ㅇ 운영기간 : 2022.5.24.(화) ~ 계속 - (1차) 시범운영 : 5.24.(화) ~ 6.3.(금) ※ 5.23.(월) 자치구 전담 2명 예정 - (2차) 오픈이후 : 6. 7.(화) ~ 계속 ㅇ 운영인력(10명) - 헬프데스크 전담인력(5명) : 총괄 1명, 콜인력 4명(대응전담 2명) - 지원인력(5명) : 정보공개정책과 2명(상주지원), 광진구 3명 ㅇ 운영방법 - 업체가 1개 전화번호로 4대 전화운영, 일부 전화가 통화중인 경우 순차 연결 - 4대 모두 통화중일 때 스마트정보과 전담 직원에게 전화 문의하도록 자동안내 1차 대응방안 2차 지원방안 헬프데스크 전담인력 (5명) - 전화응대, 요구사항 접수 - 1:1 원격지원 - 유지관리사이트 요구사항 처리 - 요구사항·오류 개발·반영 정보공개정책과 (2명, 4일 지원) - 1주일(6.7.~6.10.) 상주지원 - 전화응대, 오류사항 대응 - 유지관리사이트 관리운영 FAQ 및 교육자료 사전게시 - 유지관리사이트에 게시 - 카드뉴스, 공지게시판 활용 홍보 광진구 스마트정보과 자체 전담직원(3명) 지정 - 소속직원 요구사항 전화응대·접수·입력 - 기관 특이사항 전달 (→정보공개정책과) 5 행정사항 추진일정 ㅇ 기초데이터 이관 및 주요기능 정비 : ’22.5.13. ㅇ 전직원 시범운영 및 부서관리자 사전점검 : ’22.5.26.~5.31. ㅇ 헬프데스크 구성 및 운영준비 : ’22.6.3. ㅇ 현 업무관리시스템 마감 및 조회용 서비스 개시 : ’22.6.3. ~ 6.5. ㅇ 차세대 업무관리시스템 서비스 오픈 : ’22.6.7. 기관 협조사항 ㅇ 사전준비사항 점검 및 준비 철저 - 기초데이터 등록 및 확인, 홍보 및 교육 실시, 연계테스트 실시 - 기존 업무관리시스템 마감처리 및 열람용 시스템전환 등 ㅇ 새올포털 SSO 연계 및 비밀번호 연계 작업 지원 - 새올포털 SSO 및 결재건수 연계, 비밀번호 변경 연계 등 새올포털 유지보수 업체 작업 지원 ㅇ 헬프데스크 2차 운영인력 지원 (3명) - 소속부서 직원들의 문의접수 및 응대 - 기관 특이사항 통보 등 붙임 1. 자치구 오픈준비 기관별 역할분담 1부. 2. 광진구 차세대 업무관리시스템 오픈 시나리오 1부. 끝.

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정보공개정책과-24923

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