다시 뛰는 공정도시 서울!

문서번호 정보공개정책과-12961 결재일자 2021. 6. 16. 공개여부 대시민공개 방침번호 시 민 주무관 기록관리팀장 정보공개정책과장 이세진 김성민 06/16 김숙희 협조 2021 서울특별시 기록관 문서고 정수점검계획 2021. 6 행 정 국 (정보공개정책과) 2021 서울특별시 기록관 문서고 정수점검 계획 기록관 보존기록물에 대한 정수점검을 통해 보존기록물의 관리정보 및 상태점검을 실시하여 문서고를 효율적으로 운영하고자 함 ？？ 추진근거 ㅇ 공공기록물 관리에 관한 법률 시행령 제38조 제3항 ㅇ 공공기록물 관리에 관한 법률 시행규칙 제31조(보존기록물의 점검) ？？ 추진목적 ㅇ 기록관의 정수점검(2년주기)은 공공기록물법에 근거한 법적의무사항 ㅇ 기록물 목록-실물 대조를 통해 목록정보의 정확한 관리 ㅇ 문서고 보유기록물 목록의 기록관리시스템 등록을 통해 기록물 검색·활용 ？？ 추진개요 ㅇ 추진기간 : 2021.7.1.~12.31(약 6개월) ㅇ 점검범위 : 본관문서고, 서소문문서고 - 모빌랙 5,126칸 : 본관 3,110칸, / 서소문 2,016칸 ㅇ 점검대상 : 일반기록물(문서, 도면, 대장), 특수기록물(시청각, 행정박물) (단위 : 권) 합계 영구 준영구 30년 10년 5년이하 총 계 158,897 20,494 18,963 24,375 38,103 56,962 본 관 89,089 10,757 14,094 7,384 18,176 38,678 서소문 69,808 9,737 4,869 16,991 19,927 18,284 ※ 시청각 1,363점, 행정박물 2,654점 ㅇ 작업인력 : 문서고 공무직 6명 ㅇ 점검내용 : 목록-실물대조, 오류사항 정정 및 누락기록물 목록작성 ？？ 세부추진계획 ㅇ 기록물철 목록과 실물기록물 대조 확인 후 관리번호 레이블 부착 - 기록물철 목록정보와 실물 일치여부 확인 및 수정사항 별도작성 - 기록물철별 고유번호 레이블을 新관리번호 레이블로 대체하여 부착 ※ [기존] 본관 → [변경] 본관2019-12345(이관연도추가) ㅇ 기록물 상태점검(1등급~3등급)을 통한 물리적 손상여부 확인 - 기록물 훼손 및 곰팡이 발생 등 물리적 오염여부 확인 - 카드？도면류 기록물의 정확한 수량(쪽단위) 파악 ㅇ 기록관리시스템의‘비전자기록목록관리’에 일괄등록 - 정수점검 결과를 반영하여 문서고 보유기록물철 목록 정비 - 일반직원도 문서고 기록물철 조회가 가능하도록 기록관리시스템에 등록 ？？ 추진일정 추진단계 기 간 작 업 내 용 1단계 2021.07.01.~11.15 ？？점검순서 및 우선순위 결정 ？？정수점검 계획서의 목록 및 실물 대조 - 기록물 보존위치 확인 - 목록정보와 실제정보 확인 (기록물철제목, 생산부서, 생산년도 등) ？？작업자별 정수점검 결과서 작성 ？？누락 기록물 목록 작성 2단계 2021.11.15.~12.31 ？？문서고 보존기록물 목록정보 수정 ？？실물 기록물 재정리 - 기록물 보존위치 변경, 상태불량 표지 교체 ？？오류내역 작성 및 점검결과 확인, 결과보고 [붙임] 1. 정수점검표(서식) 1부. 2. 누락기록물 목록작성서식 1부. 3. 정수점검 매뉴얼 1부. 끝. 참고 1 기록관 문서고 기록물 보존현황(’21.5월말기준) 구 분 합계 영구 준영구 30년 10년 5년이하 총 계 158,897 20,494 18,963 24,375 38,103 56,962 전체 문서 141,245 13,297 18,380 21,347 37,633 50,588 도면 9,478 7,125 551 1,223 458 121 카드 8,173 71 32 1,805 12 6,253 계 89,089 10,757 14,094 7,384 18,176 38,678 본 관 문서고 문서 78,880 7,617 13,674 7,336 17,895 32,358 도면 3,881 3,089 408 48 269 67 카드 6,328 51 12 - 12 6,253 계 69,808 9,737 4,869 16,991 19,927 18,284 서소문 문서고 문서 62,365 5,680 4,706 14,011 19,738 18,230 도면 5,597 4,036 143 1,175 189 54 카드 1,846 21 20 1,805 - 참고 2 기록관리시스템 비전자기록목록관리 ㅇ 개 요 : (기존)문서고목록 엑셀관리 → (개선)기록관리시스템 등록관리 -표준 기록관리시스템은 반드시 철-건을 함께 등록하도록 하고 있어, 기록물 건 정보가 없는 기록물철 등록이 불가 -2020년 기록물철 정보만을 등록 가능하도록 자체 기능개발 ㅇ 주요기능 : 문서고 비전자기록물 보유·이관·폐기현황 조회 - 기록물철관리 : 본관 및 서소문 문서고 보유기록물 정보 등록관리 - 기록물건관리 : 문서고 보유기록물철에 속한 기록물건 수기등록관리 - 이관 : 서울기록원으로 이관된 기록물철 관리 - 평가폐기 : 평가폐기대상 선별, 폐기된 기록물철 목록 조회 - 서가배치/보존상자편성 : 문서고 모빌랙 서가위치정보 관리 - 행정DB구축관리 : DB구축 대상 기록물철 선별 및 사업장 반출현황 관리 <기록관리시스템 비전자기록물목록관리 화면>

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