다시 뛰는 공정도시 서울!

문서번호 정보공개정책과-9103 결재일자 2020.4.17. 공개여부 대시민공개 방침번호 시 민 주무관 기록관리팀장 정보공개정책과장 도선미 이희옥 04/17 임진희 협 조 기록관리시스템 기능개선 경과 보고 2020. 4. 행정국 (정보공개정책과) -기록물 평가·폐기 업무 관련- 기록관리시스템 기능개선 경과 보고 ’20년도 기록물평가·폐기 업무 지원을 위한 기록관리시스템 기능개선 사항 및 향후 계획을 보고드림 ？？ 추진개요 ○ 현황 및 문제점 <전자기록물> - 다수의 보존기간 만료 기록물철에 분류된 기록물(건)이 기록관리기준에 맞지 않게 분류·관리되어 있음 · 유형 : ① 필수 존재해야할 기록물철이 없이 잘못된 기록물철로 분류 ② 국장급 이상 고유업무 결재문서가 부서 공통기록물철로 분류 등 - 보존기간 만료 기록물은 평가·폐기 대상으로 선별되어 폐기 우려 상존 <비전자기록물> - 문서고 보유기록물목록이 엑셀파일로만 관리되고 있어 기록관과 부서간 기록물평가·폐기 등 기록물관리·활용업무에 한계 ○ 대응방안 <전자기록물> - 기록관리기준을 적용한 「오분류 기록물건 검출 기능」을 신규 개발하여 기록물평가·폐기 업무 지원 <비전자기록물> - 기록관보유 비전자보유목록(생산부서 등 메타정보 등)정보의 원활한 공유 ※ RMS(기록관리시스템)의 비전자기록물 관리기능 개선·활용 ？？ 추진실적 ○ 오분류 기록물건 검출 기능 설계 (‘20.2월) - 설계기준 : 기록관리기준을 적용하고 기록물 단위과제 및 철 분류 오류유형을 파악하여 적절한 기록물철 제안 - 주요기능 : ①기록물철별 키워드 관리 ②건별 기록물철 키워드 선별 ③오분류 점검 결과 작성 <오분류 점검 결과 제공 서식> 기록물철명(생산연도) 생산부서 / 단위과제명(자치단체 or 과공통여부 표기) 건명 점검결과 중요문서여부 검출 키워드 문서번호 생산/접수 여부 전결권자(과장 등) 정상/ 오류/ 우선분류 예상 단위과제 구분(공통/고유) 단위과제명 보존기간 ？ 0(정상) : 해당 기록물철의 키워드가 검출키워드와 매칭된 경우 ？ 1(오분류) : 다른 기록물철의 키워드가 검출키워드와 매칭된 경우 ？ 2(점검대상) : 키워드가 매칭되지 않은 경우 ？ 3(우선분류) : 민원,법무,재산,보안 등 처리과공통업무 ？ 중요문서여부 : 국장급 이상 결재문서 ○ 정확도 제고를 위한 시뮬레이션(3차) 진행 (‘20.3월) - 2005년 생산 기록물 철(일반서무철, 서울광장철, 회계철) ？？절 차 : ①1차 시뮬레이션 진행 → ②키워드 등 정비 → ③2차 시뮬레이션 → ④1,2차 시뮬레이션 결과 비교 검토 ？？결 과 : 빈출 키워드 추가 후 정상건 210건 증가, 점검대상 178건 감소 ？？ 향후계획 : 기록물평가·폐기 업무에 활용 ○ 비전자보유목록 등록·활용 : ’20.4월 - 비전자기록물 관리기능 오류 사항 수정 - 종이기록 보유목록 및 상태 등록·관리 ○ 오분류 기록물건 검출 : ’20.4 ~ 6월 - 생산연도별 기록물철별 키워드 기준표 정비 및 적용 - 평가？폐기대상 기록물철 오분류 자료 매칭 ※ 대상자료 : 보존기간 1년 ~ 10년, 지출관련 기록물철 25,606개

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정보공개정책과-9103

D0000039782648