문서번호	정보공개정책과-9103
결재일자	2020.4.17.
공개여부	대시민공개
방침번호

						시 민
주무관		기록관리팀장		정보공개정책과장
도선미		이희옥		04/17 임진희
협 조

기록관리시스템 기능개선 경과 보고

2020. 4.

행정국

(정보공개정책과)

☞ 해당사항이 있는 부분에 ‘ ■ ’ 표시하시기 바랍니다. (※ 비고 : 필요시 검토내용 기재)
구 분	사전 검토항목 점검 사항	검토완료	해당없음	비 고
정책의제 형성	◆ 정책현안에 대해 현황과 실태를 검토하였습니까? - 현황자료(통계자료 등) 및 실태조사서 검토 타지자체 유사정책 및 국내외 사례 분석 등	□	■
	◆ 시민 및 관련전문가 의견을 반영하였습니까? - (시민참여) 청책토론회, 시민공모, 설문조사 등 - (전문가 자문) 자문위원회, TF운영, 타당성 검토조사 등	□	■
정책수립	◆ 정책화를 위한 제반 법규(근거법령 및 규칙, 지침 등)는 검토하였습니까? - (선거법) 공직선거법 등 각종 법률 저촉여부 - (성별분리통계) 성별분리통계 분석 등	□	■
	◆ 정책(사업) 집행의 직·간접적 영향 및 효과성을 분석 하였습니까? - (갈등) 이해관계 당사자 간 갈등 및 대책 마련 - (사회적 약자) 사회적 약자에 대한 배려 등 - (일자리) 일자리 창출, 직·간접 채용, 전문인력 양성, 창업지원 - (안전) 시민 안전 위험요인 및 대책, 안전 관리 등	□	■
정책집행	◆ 타기관, 민간단체 등과의 협의·협력 및 이견 조정 등을 검토하였습니까? - (타기관) 타기관(중앙정부, 지자체), 민간(단체) 등의 자원 활용 방안 - (자치구 영향) 자치구 행정·인사·재정 부담 및 적정성, 파급효과 분석 등	□	■
	◆ 정책·계획 등의 지속가능성을 검토하였습니까? - (지속가능성) 지역경제 발전, 사회적 형평성, 환경보전 등	□	■
정책홍보	◆ 국내외 정책(사업)홍보방안을 검토하였습니까? - (홍보) 국내보도자료, 기자설명회, 현장설명회 - (정책영문화) 영문제목·요약, 해외언론보도, 외국어 홈페이지 게시 등	□	■
기타사항	◆ 불필요한 외국어·외래어 표현 대신 바른 우리말을 사용하였습니까?	■	□
	◆ 공개 여부를 "비공개"로 설정했다면 법적근거를 명확히 검토하였습니까? (정보공개법 제9조 제1항 제1호~제8호)	■	□

-기록물 평가·폐기 업무 관련-

기록관리시스템 기능개선 경과 보고

’20년도 기록물평가·폐기 업무 지원을 위한 기록관리시스템 기능개선 사항 및 향후 계획을 보고드림

□ 추진개요

○ 현황 및 문제점

<전자기록물>

- 다수의 보존기간 만료 기록물철에 분류된 기록물(건)이 기록관리기준에 맞지 않게 분류·관리되어 있음

·  유형 : ① 필수 존재해야할 기록물철이 없이 잘못된 기록물철로 분류

② 국장급 이상 고유업무 결재문서가 부서 공통기록물철로 분류 등

- 보존기간 만료 기록물은 평가·폐기 대상으로 선별되어 폐기 우려 상존

<비전자기록물>

- 문서고 보유기록물목록이 엑셀파일로만 관리되고 있어 기록관과 부서간   기록물평가·폐기 등 기록물관리·활용업무에 한계

○ 대응방안

<전자기록물>

- 기록관리기준을 적용한 「오분류 기록물건 검출 기능」을 신규 개발하여   기록물평가·폐기 업무 지원

<비전자기록물>

- 기록관보유 비전자보유목록(생산부서 등 메타정보 등)정보의 원활한 공유

※ RMS(기록관리시스템)의 비전자기록물 관리기능 개선·활용

□ 추진실적

○ 오분류 기록물건 검출 기능 설계 (‘20.2월)

- 설계기준 : 기록관리기준을 적용하고 기록물 단위과제 및 철 분류 오류유형을

파악하여 적절한 기록물철 제안

- 주요기능 : ①기록물철별 키워드 관리 ②건별 기록물철 키워드 선별

③오분류 점검 결과 작성

<오분류 점검 결과 제공 서식>

기록물철명(생산연도)

생산부서 / 단위과제명(자치단체 or 과공통여부 표기)

건명	점검결과				중요문서여부	검출 키워드	문서번호	생산/접수 여부	전결권자(과장 등)
	정상/ 오류/ 우선분류	예상 단위과제
		구분(공통/고유)	단위과제명	보존기간
․ 0(정상) : 해당 기록물철의 키워드가 검출키워드와 매칭된 경우 ․ 1(오분류) : 다른 기록물철의 키워드가 검출키워드와 매칭된 경우 ․ 2(점검대상) : 키워드가 매칭되지 않은 경우 ․ 3(우선분류) : 민원,법무,재산,보안 등 처리과공통업무 ․ 중요문서여부 : 국장급 이상 결재문서

○ 정확도 제고를 위한 시뮬레이션(3차) 진행 (‘20.3월)

- 2005년 생산 기록물 철(일반서무철, 서울광장철, 회계철)

□절  차 : ①1차 시뮬레이션 진행 → ②키워드 등 정비 →

③2차 시뮬레이션 → ④1,2차 시뮬레이션 결과 비교 검토

□결  과 : 빈출 키워드 추가 후 정상건 210건 증가, 점검대상 178건 감소

□ 향후계획 : 기록물평가·폐기 업무에 활용

○ 비전자보유목록 등록·활용                      : ’20.4월

- 비전자기록물 관리기능 오류 사항 수정

- 종이기록 보유목록 및 상태 등록·관리

○ 오분류 기록물건 검출                        : ’20.4 ~ 6월

- 생산연도별 기록물철별 키워드 기준표 정비 및 적용

- 평가․폐기대상 기록물철 오분류 자료 매칭

※ 대상자료 : 보존기간 1년 ~ 10년, 지출관련 기록물철 25,606개