다시 뛰는 공정도시 서울!

문서번호 정보공개정책과-17869 결재일자 2019.8.1. 공개여부 대시민공개 방침번호 시 민 주무관 기록관리팀장 정보공개정책과장 행정국장 이세진 이희옥 代김재봉 08/01 김태균 협 조 서울기록원장 조영삼 서울시 기록물 이관계획 (본청문서고→서울기록원) 2019. 7 행 정 국 (정보공개정책과) 서울시 기록물 이관계획(본청문서고→서울기록원) 영구기록물관리기관인 서울기록원에 우리시 본청문서고(본관,서소문)의 보존기간 30년이상 기록물 75,250권을 안전하고 정확하게 이관하고자 함 ？？ 추진근거 ○ 공공기록물 관리에 관한 법률 제19조(기록물의 관리 등) - 기록관(정보공개정책과)은 보존기간 30년 이상으로 분류된 기록물을 영구기록물관리기관(서울기록원)으로 이관 ？？ 사업개요 ○ 사 업 명 : 서울시 본청문서고(본관·서소문)-서울기록원 기록물 이관용역 ○ 사업기간 : 계약일로부터 3개월(’19.9월~11월) ○ 사업대상 : ’13~’17 DB구축 완료한 기록물 75,250권 - ’19년도 이관대상은 보존기간 30년이상 147천권 중 75,250권(51%) ※ ‘20년부터는 매년 중요기록물 14,000권씩 DB구축 완료 후 자체 이관 문서고 이관대상(권) 보유량(권) 이관비율 계 영구 준영구 30년 전체 30년이상 전체 30년이상 계 75,250 31,150 32,219 11,881 233,978 147,059 32.1% 51.1% 본 관 59,562 18,888 29,074 11,600 155,016 107,411 38.4% 55.4% 서소문 15,688 12,262 3,145 281 78,962 39,648 19.8% 39.5% ○ 소요예산 : 140,100천원 ※ [붙임2]산출내역서 - 정보공개정책과, 정보관리강화, 기록물 시설관리, 기록정보관리, 사무관리비 ○ 입찰 및 계약방법 : 일반경쟁입찰, 협상에 의한 계약 ？？ 세부추진내용 ○ 이관대상 기록물 식별 및 정수점검(기록물철, 기록물건 정보) - 이관대상 기록물철을 서가에서 식별하여 위치정보 확인 - 기록관리시스템에 등록된 기록물철·건 정보와 실물기록물 대조 검증 ○ 서울기록원 기록물 이관목록(철/건) 작성 - 상자번호 등 위치식별번호 정리된 기록물철 이관목록 작성 - 건목록-실물 대조를 토대로 정확하게 검증된 기록물건 목록 작성 ○ 기록물 매체별 특성에 맞는 기록물 포장 및 이송계획 수립 - 기록물 형태 및 크기에 맞는 이관상자 제작, 포장재 선택하여 포장 - 포장 및 이송과정 중 기록물의 훼손 및 멸실을 방지하기 위한 이송계획 수립 ○ 기록물 반출, 적재, 이송, 서울기록원 지정서고 입고 등 - 문서고 반출, 적재, 상차 및 이송까지의 일정계획 및 작업계획 수립 - 서울기록원(은평구 녹번동)에서 지정하는 서고에 입고 및 서가배치 ？？ 계약방법 ○ 입찰 및 계약방법 : 일반경쟁입찰, 협상에 의한 계약(기술평가 90점, 가격평가 10점) - 「지방자치단체를 당사자로 하는 계약에 관한 법률 시행령」제43조 (계약이행의 전문성？창의성？긴급성 등에 따른 협상에 의한 계약) - 기록물의 메타데이터 항목에 대한 이해와 기록관리시스템에 대한 정보처리기술 등 전문지식이 요구되는 사업이므로 협상에 의한 계약을 추진함 ○ 수행방식 : 하도급 또는 공동수급 가능 - 기록물 이관 과업 중 포장 및 이송작업에 대해서는 하도급 또는 공동수급이 가능 ○ 협상적격자 선정 및 협상 - 제안서 평가결과 기술능력과 가격평가 총점이 70점 이상인 참가업체를 선정 - 종합평가점수의 고득점순에 의해 협상실시 ○ 특이사항 : 제안서접수 전일까지 문서고 현장방문 가능(사전협의) ？？ 추진일정 ○ 계약심사 의뢰 및 긴급공고(10일간) : 2019.8월 ○ 제안서 접수 및 제안서평가위원회 : 2019.8월(예정) ○ 협상 및 계약 : 2019.9월(예정) 붙임 : 1. 제안요청서 1부. 2. 산출내역서 1부. 끝. 참고자료 본청문서고 시설 및 기록물 보유현황 ？？ 시설현황 구 분 본관문서고 서소문문서고 위 치 서울도서관 B4층 서소문 1동 B1층 시설규모 580.6㎡ (서고1. 253.2㎡ / 서고2. 327.4㎡) 574㎡ 현장사진 ？？ 보유현황 (’19. 7월 현재) 계 영구 준영구 30년 10년 5년이하 합계 233,978 50,921 66,992 29,146 33,659 53,260 합계 문서 215,841 39,450 63,914 26,471 32,870 53,136 도면 13,258 6,708 3,052 2,673 702 123 카드 4,879 4,763 26 2 87 1 본관 계 155,016 33,865 51,909 21,637 15,248 32,357 본관 문서 145,190 26,124 51,364 20,761 14,653 32,288 도면 5,009 3,013 545 875 508 68 카드 4,817 4,728 - 1 87 1 서소문 계 78,962 17,056 15,083 7,509 18,411 20,903 서소문 문서 70,651 13,326 12,550 5,710 18,217 20,848 도면 8,249 3,695 2,507 1,798 194 55 카드 62 35 26 1 - -

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