문서번호	정보공개정책과-17869
결재일자	2019.8.1.
공개여부	대시민공개
방침번호

				시 민
주무관	기록관리팀장	정보공개정책과장		행정국장
이세진	이희옥	代김재봉		08/01 김태균
협 조
	서울기록원장		조영삼

서울시 기록물 이관계획

(본청문서고→서울기록원)

2019. 7

행  정  국

(정보공개정책과)

☞ 해당사항이 있는 부분에 ‘ ■ ’ 표시하시기 바랍니다. (※ 비고 : 필요시 검토내용 기재)
구 분	사전 검토항목 점검 사항	검토완료	해당없음	비 고
정책의제 형성	◆ 정책현안에 대해 현황과 실태를 검토하였습니까? - 현황자료(통계자료 등) 및 실태조사서 검토 타지자체 유사정책 및 국내외 사례 분석 등	□	■
	◆ 시민 및 관련전문가 의견을 반영하였습니까? - (시민참여) 청책토론회, 시민공모, 설문조사 등 - (전문가 자문) 자문위원회, TF운영, 타당성 검토조사 등	□	■
정책수립	◆ 정책화를 위한 제반 법규(근거법령 및 규칙, 지침 등)는 검토하였습니까? - (선거법) 공직선거법 등 각종 법률 저촉여부 - (성별분리통계) 성별분리통계 분석 등	□	■
	◆ 정책(사업) 집행의 직·간접적 영향 및 효과성을 분석 하였습니까? - (갈등) 이해관계 당사자 간 갈등 및 대책 마련 - (사회적 약자) 사회적 약자에 대한 배려 등 - (일자리) 일자리 창출, 직·간접 채용, 전문인력 양성, 창업지원 - (안전) 시민 안전 위험요인 및 대책, 안전 관리 등 - (온실가스 감축) 건물 및 수송 분야 에너지사용 절감방법, 폐기물 발생 억제 대책 등	□	■
정책집행	◆ 타기관, 민간단체 등과의 협의·협력 및 이견 조정 등을 검토하였습니까? - (타기관) 타기관(중앙정부, 지자체), 민간(단체) 등의 자원 활용 방안 - (자치구 영향) 자치구 행정·인사·재정 부담 및 적정성, 파급효과 분석 등	□	■
	◆ 정책·계획 등의 지속가능성을 검토하였습니까? - (지속가능성) 지역경제 발전, 사회적 형평성, 환경보전 등	□	■
정책홍보	◆ 국내외 정책(사업)홍보방안을 검토하였습니까? - (홍보) 국내보도자료, 기자설명회, 현장설명회 - (정책영문화) 영문제목·요약, 해외언론보도, 외국어 홈페이지 게시 등	□	■
기타사항	◆ 불필요한 외국어·외래어 표현 대신 바른 우리말을 사용하였습니까?	□	■
	◆ 공개 여부를 "비공개"로 설정했다면 법적근거를 명확히 검토하였습니까? (정보공개법 제9조 제1항 제1호~제8호)	□	■

서울시 기록물 이관계획(본청문서고→서울기록원)

영구기록물관리기관인 서울기록원에 우리시 본청문서고(본관,서소문)의 보존기간 30년이상 기록물 75,250권을 안전하고 정확하게 이관하고자 함

□ 추진근거

○ 공공기록물 관리에 관한 법률 제19조(기록물의 관리 등)

- 기록관(정보공개정책과)은 보존기간 30년 이상으로 분류된 기록물을 영구기록물관리기관(서울기록원)으로 이관

□ 사업개요

○ 사 업 명 : 서울시 본청문서고(본관·서소문)-서울기록원 기록물 이관용역

○ 사업기간 : 계약일로부터 3개월(’19.9월~11월)

○ 사업대상 : ’13~’17 DB구축 완료한 기록물 75,250권

- ’19년도 이관대상은 보존기간 30년이상 147천권 중 75,250권(51%)

※ ‘20년부터는 매년 중요기록물 14,000권씩 DB구축 완료 후 자체 이관

문서고	이관대상(권)				보유량(권)		이관비율
	계	영구	준영구	30년	전체	30년이상	전체	30년이상
계	75,250	31,150	32,219	11,881	233,978	147,059	32.1%	51.1%
본 관	59,562	18,888	29,074	11,600	155,016	107,411	38.4%	55.4%
서소문	15,688	12,262	3,145	281	78,962	39,648	19.8%	39.5%

○ 소요예산 : 140,100천원 ※ [붙임2]산출내역서

- 정보공개정책과, 정보관리강화, 기록물 시설관리, 기록정보관리, 사무관리비

○ 입찰 및 계약방법 : 일반경쟁입찰, 협상에 의한 계약

□ 세부추진내용

○ 이관대상 기록물 식별 및 정수점검(기록물철, 기록물건 정보)

- 이관대상 기록물철을 서가에서 식별하여 위치정보 확인

- 기록관리시스템에 등록된 기록물철·건 정보와 실물기록물 대조 검증

○ 서울기록원 기록물 이관목록(철/건) 작성

- 상자번호 등 위치식별번호 정리된 기록물철 이관목록 작성

- 건목록-실물 대조를 토대로 정확하게 검증된 기록물건 목록 작성

○ 기록물 매체별 특성에 맞는 기록물 포장 및 이송계획 수립

- 기록물 형태 및 크기에 맞는 이관상자 제작, 포장재 선택하여 포장

- 포장 및 이송과정 중 기록물의 훼손 및 멸실을 방지하기 위한 이송계획 수립

○ 기록물 반출, 적재, 이송, 서울기록원 지정서고 입고 등

- 문서고 반출, 적재, 상차 및 이송까지의 일정계획 및 작업계획 수립

- 서울기록원(은평구 녹번동)에서 지정하는 서고에 입고 및 서가배치

□ 계약방법

○ 입찰 및 계약방법 : 일반경쟁입찰, 협상에 의한 계약(기술평가 90점, 가격평가 10점)

- 「지방자치단체를 당사자로 하는 계약에 관한 법률 시행령」제43조

(계약이행의 전문성․창의성․긴급성 등에 따른 협상에 의한 계약)

- 기록물의 메타데이터 항목에 대한 이해와 기록관리시스템에 대한 정보처리기술 등 전문지식이 요구되는 사업이므로 협상에 의한 계약을 추진함

○ 수행방식 : 하도급 또는 공동수급 가능

- 기록물 이관 과업 중 포장 및 이송작업에 대해서는 하도급 또는 공동수급이 가능

○ 협상적격자 선정 및 협상

- 제안서 평가결과 기술능력과 가격평가 총점이 70점 이상인 참가업체를 선정

- 종합평가점수의 고득점순에 의해 협상실시

○ 특이사항 : 제안서접수 전일까지 문서고 현장방문 가능(사전협의)

□ 추진일정

○ 계약심사 의뢰 및 긴급공고(10일간) : 2019.8월

○ 제안서 접수 및 제안서평가위원회   : 2019.8월(예정)

○ 협상 및 계약                      : 2019.9월(예정)

붙임 : 1. 제안요청서 1부.

2. 산출내역서 1부.  끝.

참고자료

본청문서고 시설 및 기록물 보유현황

□ 시설현황

구 분	본관문서고	서소문문서고
위 치	서울도서관 B4층	서소문 1동 B1층
시설규모	580.6㎡ (서고1. 253.2㎡ / 서고2. 327.4㎡)	574㎡
현장사진

□ 보유현황

(’19. 7월 현재)

		계	영구	준영구	30년	10년	5년이하
합계		233,978	50,921	66,992	29,146	33,659	53,260
합계	문서	215,841	39,450	63,914	26,471	32,870	53,136
	도면	13,258	6,708	3,052	2,673	702	123
	카드	4,879	4,763	26	2	87	1
본관 계		155,016	33,865	51,909	21,637	15,248	32,357
본관	문서	145,190	26,124	51,364	20,761	14,653	32,288
	도면	5,009	3,013	545	875	508	68
	카드	4,817	4,728	-	1	87	1
서소문 계		78,962	17,056	15,083	7,509	18,411	20,903
서소문	문서	70,651	13,326	12,550	5,710	18,217	20,848
	도면	8,249	3,695	2,507	1,798	194	55
	카드	62	35	26	1	-	-