다시 뛰는 공정도시 서울!

문서번호 정보공개정책과-29176 결재일자 2022. 7. 21. 공개여부 부분공개(5) 방침번호 시 민 주무관 기록관리팀장 정보공개정책과장 행정국장 최상미 代이세진 김숙희 07/21 김상한 협 조 IT투자심사팀장 김희정 2023년 중요기록물 정리사업 추진계획 2022. 7. 행 정 국 정보공개정책과 2023년 중요기록물 정리사업 추진계획 보존기간 30년 이상 종이기록물에 대한 전산화 및 시스템 등록으로 기록물의 체계적인 보존관리 기반 조성과 대시민 서비스 활용에 대비하고자 함 추진근거 o 공공기록물 관리에 관한 법률 제6조(기록물의 전자적 생산·관리) o 공공기록물 관리에 관한 법률 제21조(중요기록물의 이중보존) 추진방향 o 중요한 종이 기록물의 적기 전산화를 통해 내부 직원의 실시간 기록물 업무 활용 체계 구축 - 조직개편, 사무공간 이동 등으로 이관된 기록물에 대한 열람환경 구축 - 서울기록원 이관대상 기록물(30년이상)에 대해 우선 정리 사업개요 o 사업대상 : 보존기간 30년이상 기록관 보유 종이기록물 15,000권(200만면) o 사업기간 : 2023.2. ~ 10.(9개월) o 사업내용 : 종이기록물 정리, 색인작성, 공개분류, 원문스캐닝, 재편철, 광디스크 수록, 기록관리시스템 업로드 o 소요예산 : - 예산과목 : 정보관리강화, 기록관리체계 구축, 기록물 시설관리, 기록정보관리, 공공운영비 o 계약방식 : 제한경쟁입찰(협상에 의한 계약) 중요기록물 정리사업 추진현황 o 연도별 추진실적 (2021.12.31기준) 단위 합계 ~2016 2017 2018 2019 2020 2021 (권) 174,822 86,864 15,516 14,514 20,849 20,179 16,900 (면) 24,821,225 13,958,515 2,362,802 2,720,041 2,015,761 2,063,202 1,700,904 【2022년 추진현황】 - 사업대상 : 보존기간 30년이상 기록관 보유 종이기록물 15,000권 - 사업기간 : 2022. 2. 8. ~ 11. 4. (9개월) - 사업내용 : 정리, 색인작성, 공개분류, 원문스캐닝, 재편철, 기록관리시스템 업로드 - 사 업 비 : 836,000천원 - 기록물 유형 기록물 유형 생산부서 기록물 유형 생산부서 행정심판위원회, 소청심사위원회 기록물 법무담당관 도시공원매수청구보상 공원조성과 소비자생활협동조합 공정경제담담관 행정심판 기록물 주택공급과 도시계획시설입안및결정 도로시설과 지구단위계획 기록물 도시관리과 지방세소송수행 등 세제과 지하철건설관련 기록물 도시기반시설본부 미술작품심의 기록물 디자인정책과 수용재결신청관리 토지관리과 향후계획 o 정보화사업 예산타당성심사 의뢰(스마트도시정책관) : ’22. 7. o 계약심사 의뢰 및 입찰공고(20일간) : ’22. 12. o 제안서 접수 및 제안서평가위원회 : ’23. 1. o 협상 및 계약 : ’22. 1. 붙임 : 1. 중요기록물 정리사업 추진 절차 2. 중요기록물 정리사업 입찰 사항 3. 세부산출내역서 붙임1 중요기록물 정리 사업 추진 절차 o 사전조사 및 기록물 반출 - 사업대상 선정 기준에 따라 정리 대상 기록물 확정 · 기록관 보유 미정리 기록물(보존기간 30년 이상) 중 역사적 중요성과 업무활용도가 높아 열람수요가 높은 기록물 · 생산된 지 오래되거나 부적절한 정리상태로 인해 훼손 우려가 있어 시급히 정리가 필요한 기록물 - 기본목록 미 작성된 기록물에 대해 기본 목록 작성 - 보안 지침 준수 및 반출서 작성 하여 사업장으로 기록물 반출 o 기록물 정리 및 색인 목록 작성 - 기록관리 관련법령 및 지침에 부합하는 기록물 물리적 정리 · 기록물 해철, 보수, 부착물 정리, 면표시, 건분류 등 - 검색？활용에 대비한 기록물철 및 건별 중요 색인정보(제목, 생산년도, 부서명, 결재자, 공개구분 등) 작성 o 종이기록물 원문스캐닝 - 컬러 스캔을 기본으로 한 기록물 디지털화기준(국가기록원 표준) 적용 하여 고품질 이미지 확보 - 원문 글씨농도 및 종이재질에 따른 스캐닝 농도 조절 등 최적의 스캐닝 시행 - 원본성 확보를 위해 이미지 보정 및 수정 최소화 o 기록관리시스템 업로드 및 매체 수록 - 색인 결과 및 PDF파일을 기록관리시스템 등록하여 전산적 관리？활용 - 외장하드에 수록(원본 및 서비스용PDF파일) 붙임2 중요기록물 정리 사업 입찰 사항 □ 입찰방법 : 제한경쟁입찰 □ 낙찰자 결정방식 : 협상에 의한 계약(기술평가 90점, 가격평가 10점) ○ 지방자치단체를 당사자로 하는 계약에 관한 법률 시행령 제44조 (계약이행의 전문성？창의성？긴급성 등에 따른 협상에 의한 계약) ○ 지방자치단체 입찰 시 낙찰자 결정기준(행정안전부 예규) □ 협상계약 사유 : 전문성이 요구되는 작업으로 역량있는 업체 선정 필요 ○ 업무맥락 파악을 통한 미정리 기록물의 재정리와 공개분류 판단, 한자가 포함된 오래된 문서의 해독 및 색인작성 등 세부과업내용에 전문성 요구 ○ 본 사업을 통해 구축된 자료는 우리시 역사자료로서 장기간 대내외적으로 활용되므로 정확하고 고품질의 산출물 확보가 필수적임 □ 입찰자격 : 제한경쟁입찰(중소기업자간 경쟁) ○ 지방자치단체를당사자로하는법률 시행령 제13조 및 동법 시행규칙 제14조에 의한 입찰 참가자격이 있는 업체 ○ 소프트웨어산업진흥법 제24조에 따라 입찰 마감일까지 소프트웨어사업자(데이터베이스제작？검색서비스사업)로 신고를 필한 업체 ○ 중소기업제품 구매촉진 및 판로지원에 관한 법률 제8조 및 동법 시행령 제9조에 의한 유자격자로서 중소벤처기업부 고시 「중소기업제품 공공구매제도 운영요령」 제28조 및 제29조에 의거 입찰 마감일의 전일까지 공공구매종합정보망(http://smpp.go.kr) “직접생산확인”[경쟁제품명 자료처리업무-데이터처리서비스]에 등재된 업체 ○ 공고일 기준 최근 10년 이내 공공기관의 1억 이상 기록물 정리 및 전산화(DB구축) 사업의 준공 실적이 있는 업체 ○ 일관성 있는 사업수행 및 산출물의 통일성 확보, 철저한 문서의 보안이 요구되는 사업특성을 감안하여 공동수급 불가 □ 협상적격자 선정 및 협상 ○ 「지방자치단체 입찰시 낙찰자 결정기준」에 따라 제안서 평가결과 기술능력과 가격평가 합산 결과 70점 이상(기술능력 평가 점수가 기술능력 평가분야 배점한도의 85% 이상인 자를 협상적격자로 선정)인 참가업체를 선정 ○ 종합평가점수의 고득점 순에 의해 협상실시

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