다시 뛰는 공정도시 서울!

문서번호 기록정책과-204 결재일자 2023. 2. 17. 공개여부 부분공개(5) 방침번호 시 민 주무관 기록정책과장 서울기록원장 디지털정책관 김희진 김은실 고경희 02/17 김진만 「2023년 서울기록원 보유기록물 평가 사업」 추진 계획 2023. 2. 서울기록원 (기록정책과) 제1항제5호 「2023년 서울기록원 보유기록물 평가사업」추진 계획 공공기록물법 제27조, 동법 시행령 제53조의 의무를 수행하고, 서울기록원 보유기록물 가치를 평가하여 서울시 중요기록물을 평가·선별하기 위한 사업을 ’23년 추진하고자 함 1 추진개요 추진근거 ㅇ「공공기록물 관리에 관한 법률」제27조 (기록물의 폐기) - 영구기록물관리기관은 보존 중인 기록물의 보존가치를 재분류하여 폐기하려는 경우 대통령령으로 정하는 기준과 절차를 준수하여야 함 ㅇ 동법 시행령 제53조 (영구기록물관리기관의 평가 및 폐기) - 영구기록물관리기관은 평가 시점이 도래한 기록물에 대하여 보존가치를 평가하여 보존기간을 재책정하거나 보류 또는 폐기로 구분하여야 함 추진목적 ㅇ 공공기록물법에 따라 영구기록물관리기관으로서 평가·선별 의무 수행 - 서울기록원 보유기록물 보존 가치를 평가하여 보존기간 재책정, 보류 및 폐기 ㅇ 지방기록물관리기관의 특성을 고려한 평가·선별체계 수립 및 이행 - 서울의 역사적·사회적 가치를 반영한 서울기록원 고유의 평가·선별체계 수립 ㅇ 정보기술 기반의 지원도구 개발을 통해 객관적인 평가·선별 기준 마련 - 언어 기반 빅데이터 분석 및 메타데이터 기반의 평가·선별 지원도구 개발 - 업무기능 외 다각적인 평가지표 및 명시적인 평가·선별 기준 마련 2 추진성과(’21년~’22년) ㅇ 서울기록원 평가·선별 프로세스(안) 구축 - 메타데이터 기반 평가·선별 지원도구를 통해 1~3단계 기록물 평가 수행 - 지원도구 적용 결과에 대한 아키비스트의 최종 판단 - 아키비스트 판단까지 마친 기록물 대상 기록물평가심의회의 평가 심의 ① 메타데이터 기반 평가·선별 지원도구 활용 평가 1단계 : 법규 기반 평가 ？ 영역1. 결재권자 직급 검토 ？ 영역2. 법정 서식 검토 ⇒ 시장, 부시장, 구청장 결재 기록 : 장기보존 ⇒ 법적으로 30년 이상 장기보존을 권고하는 기록 유형 : 장기보존 ⇒ 해당하지 않는 기록 : 2단계 평가 진행 2단계 : 업무 기반 평가 ？ 영역1. 언어기반 빅데이터 분석을 통한 보존기간 검토 ？ 영역2. 공문서분류표 반영 보존기간 검토 ？ 영역3. 서울시 공약시책 관련 여부 검토 ⇒ 3개 영역 평가 결과 종합 : 장기보존, 폐기권고, 3단계 평가 진행 3단계 : 주제 기반 평가 ？ 영역1. 주제 라이브러리(역사적 사건, 장소) 반영 여부 검토 ？ 영역2. S-NAP 반영 여부 검토 ⇒ 3개 영역 평가 결과 종합 : 장기보존, 폐기권고, 실물평가 권고 ？ ② 평가기술서 작성 및 기록물 실물 평가 실물평가 및 폐기 권고 기록물에 대해 아키비스트의 기록물 가치 재검토 ？ ③ 기록물평가심의회 개최 평가결과 및 평가기술서 바탕 서울기록원 기록물평가심의회 운영 ㅇ 메타데이터와 정보기술을 활용한 평가·선별 지원도구 개발 단계 대상 사 업 내 용 1단계 (2021년) 84,140건 - 메타데이터 기반 평가·선별 체계 마련을 위한 기준·절차 수립 - 평가·선별 체계 수립을 위한 업무 기능기준표 비교·분석 2단계 (2022년) 181,050건 - 보유기록물 전체 기록관리기준표 단위업무 분류 - ’21년 메타데이터 기반 평가·선별 체계 검증 및 재평가 - ’21년 메타데이터 기반 평가·선별 체계 결과 확대 및 보완 - 메타데이터 품질 가이드라인 제시 ㅇ 메타데이터 기반 평가·선별 결과 - 단계별 평가 결과 평가단계 평가결과 분야별 수량 합계 감사 건설 교통 1단계 (법규기반 평가) 장기보존 639 63,260 8,015 71,914 2단계 평가 적용 8,650 89,505 10,981 109,136 2단계 (업무기반 평가) 장기보존 8,049 77,052 8,023 93,124 폐기권고 47 4,639 2,208 6,894 3단계 평가 적용 554 7,814 750 9,118 3단계 (주제기반 평가) 장기보존 23 832 22 877 폐기권고 110 4,501 535 5,146 아키비스트 실물평가 권고 421 2,481 193 3,095 - 종합 평가 결과 평가결과 수량 비율 장기보존 165,915 92% 폐기권고 12,040 7% 아키비스트 실물검토 권고 3,095 2% 　총합계 181,050 100% 3 사업개요 사 업 명 : 2023년 서울기록원 보유기록물 평가 사업 사업기간 : 계약일로부터 6개월 소요예산 : 210,000천원(부가가치세 포함) 계약방법 : 제한경쟁입찰(협상에 의한 계약) 사업대상 : 평가대상 기록물 약 36.7만건 (약 2만철) 구 분 건 철 법정 평가대상 보존기간 30년 기록 36,900 189 보존기간 준영구 기록 184,768 1,892 가치재평가 대상 보존가치 재평가 기록 144,434 20,639 보존기간 재평가 기록 1,252 114 총 합 계 367,354 22,834 ㅇ (법정평가대상) 공공기록물법에 따른 법정 평가대상 기록물 (약 22만건) - (보존기간30년) 보존기간 30년 기록물 중 30년 경과 기록물 ※ 보존기간 30년 기록철은 영구·준영구 기록건이 혼재되어 보존기간 적정성 검토 필요 - (보존기간준영구) 70년 경과 및 보존가치가 낮은 50년 경과 기록물 ㅇ (가치재평가대상) 중요기록물 보존을 위한 가치재평가 필요 기록물 (약 14만건) - (보존가치재평가) 법정 평가대상이 아닌 기록물 중 보존가치 재검토 필요 기록물 - (보존기간재평가) 보존기간 30년 미만 기록물 및 보존기간 미책정 기록물 주요과업 ㅇ 서울기록원 보유기록물 평가·선별 (약 36.7만건) ㅇ 서울기록원 디지털 아카이브시스템(SDA) 평가 기능 구축 4 세부 사업내용 서울기록원 보유기록물 평가·선별 (약 36.7만건) ㅇ ’21~’22년 사업에서 개발한 메타데이터 기반 평가·선별 지원도구를 적용한 평가·선별 진행 - 1단계(법규기반평가), 2단계(업무기능평가), 3단계(주제기반평가)로 이루어진 메타데이터 기반 평가·선별 지원도구를 적용하여 평가·선별 진행 - 최종 평가 결과 및 목록 작성 ㅇ 기록물 분류 및 평가·선별 필수 항목 메타데이터 검수 - 미분류 기록물에 대해 기록관리기준표 및 기록물분류기준표에 따른 분류 - 결재권자, 유관 법령, S-NAP(서사 기반 수집 실행 지침), 주제 키워드 등 평가·선별을 위한 필수 항목 메타데이터 검수 ㅇ 아키비스트 및 분야별 전문가의 기록 실물 평가체계 구축 지원 - 분야별 전문가 자문 등을 통해 기록 내용에 대한 입체적 평가가 가능할 수 있도록 협조 및 지원 ㅇ 서울기록원 평가·선별을 위한 단계적 로드맵 수립 - 서울기록원 보유기록물의 체계적인 전수평가를 위한 단계적 로드맵 수립 ㅇ 최종 산출물 - 보유기록물 평가·선별 결과 목록 - 평가·선별 필수 항목 메타데이터 검수 및 기록물 분류 결과 - 기록 실물 평가 결과 및 자문위원회 등 전문가 협조 결과 - 서울기록원 보유기록물 평가·선별 로드맵 서울기록원 디지털 아카이브시스템(SDA) 평가 기능 구축 ㅇ 디지털 아카이브시스템(SDA) 평가 기능 구축을 위한 기능요건 개발 - 평가 및 기록관리시스템 기능요건 관련 국내외 표준 등의 분석 및 검토 - 추후 디지털 아카이브시스템(SDA) 평가 기능 구현에 적용할 수 있도록 기능요건 개발 ㅇ 디지털 아카이브시스템(SDA) 업로드를 위한 템플릿 설계 및 작성 - 평가·선별 결과물의 디지털 아카이브시스템(SDA) 업로드를 위한 템플릿 설계 - ’21년~’23년 서울기록원 보유기록물 평가 사업 결과물에 대한 템플릿 작성 ㅇ 최종 산출물 - 서울기록원 디지털 아카이브시스템(SDA) 평가·선별 기능요건 - 서울기록원 디지털 아카이브시스템(SDA) 평가·선별 업로드 템플릿 5 소요 예산 ㅇ 소요예산: 210,000천원(부가가치세 포함) ㅇ 산출내역 (천단위 절사) 구 분 소 요 예 산(천원) ？ 인건비(7명) 149,320 ？ 직접경비(SW사용비, 자문비, 장비임대비 등) 17,570 ？ 제경비(일반관리비, 이윤, 부가가치세 등) 43,110 합 계 210,000 ※ 예산 내역 및 집행방법은 업무 추진 상황에 따라 변경될 수 있음 ㅇ 사업비 산정기준: 2023년 학술용역인건비 기준단가 적용 6 사업자 선정방식 계약방법 ㅇ 계약방법: 제한경쟁입찰(협상에 의한 계약) ㅇ 관련 근거 -「지방자치단체를 당사자로 하는 계약에 관한 법률 시행령」제43조 ㅇ 제안서평가 방법 - 제안서평가위원회를 구성하여 기술능력평가(90%)와 가격평가(10%)에 의한 종합평가 실시 ㅇ 제안(입찰) 참가 자격 - 「지방자치단체를 당사자로 하는 계약에 관한 법률 시행령」 제13조 및 동법 시행규칙 제14조에 의한 요건을 갖춘 업체 - 「중대재해 처벌에 관한 법률」에 따라 안전 및 보건 확보 의무사항을 이행하는 업체 7 추진 일정 ㅇ 계약심사 : ’23년 2월 ㅇ 사전규격 공개 및 입찰공고 : ’23년 3월 ㅇ 제안서 접수 및 평가 : ’23년 3월 ㅇ 기술협상 및 사업착수 : ’23년 4월 붙임 1. 2023년 서울기록원 보유기록물 평가 사업 제안요청서(안) 1부. 2. 2023년 서울기록원 보유기록물 평가 사업 산출내역서(안) 1부. 끝.

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20230218053008

본청

기록정책과-204

D0000047409045