다시 뛰는 공정도시 서울!

문서번호 보존서비스과-25 결재일자 2023. 1. 3. 공개여부 부분공개(5,6) 방침번호 시 민 주무관 보존서비스과장 서울기록원장 김을지 원종관 01/03 고경희 협조 주무관 신채호 【'22년 디지털아카이브시스템 유지보수 및 기능개선 사업 】 전자기록 시범이관(2차) 결과보고 2023. 1 서울기록원 (보존서비스과) 【'22년 디지털아카이브시스템 유지보수 및 기능개선 사업】 전자기록 시범이관(2차) 결과보고 「서울특별시 기록관 - 서울기록원」 간 전자기록 시범이관(2차) 결과를 보고함. Ⅰ 개요 ○ 근 거 - 공공기록물 관리에 관한 법률 시행령 제40조 (기록관 및 특수기록관의 소관기록물 이관) - NAK31. 전자기록물 장기보존패키지 기술규격 개정(‘20.10월) - 「서울특별시 기록관 ？ 서울기록원」 전자기록물 이관 사전작업 계획(보존 서비스과-2307호, ‘20.12.28) - '21년 전자기록 시범이관 결과보고 (보존서비스과-89호, '22.1.12) ○ 대 상 : 보존기간의 기산일로부터 10년이 경과한 보존기간 30년 이상의 기록물 ○ 방 법 : 국가기록원 이관프로세스를 준용하되, BagIt 형태로 이관 Ⅱ 추진경과 ○ 「서울특별시 기록관 ？ 서울기록원」간 BagIt으로 전자기록 이관 추진 (‘19.12) - 시스템간 전자기록 이관은 기존 국가기록원 이관절차를 준용. 다만, 전자 기록이관 및 보존 포맷은 NEO2가 아닌 BagIt 파일로 진행 함. ○ BagIt 파일 생성 및 이관을 위한 사전작업 추진(‘20.12) - 「RMS ？ SDA」 간 전자기록 이관을 위한 시스템 구성 ○ 「서울특별시 기록관 ？ 서울기록원」 간 전자기록 시범이관 수행 (‘21.4) - 생산시스템 (전자문서시스템, 업무관리시스템)별로 국가기록원 이관 절차에 따라 테스트를 진행하기로 협의 - 2011년 업무관리시스템에서 생성된 전자기록 (철3개, 건87개)을 RMS에서 BagIt 파일 생성하여 서울기록원 SDA로 이관 ○ 「서울특별시 기록관 ？ 서울기록원」 간 전자기록 시범이관(1차) 완료 (‘21.12) - 검증서버에서 기계검수/육안검수 통과한 철1개, 42건의 이관완료 통보 ※ 육안검수에서 관인누락 오류(1건), 메일주소 누락(2건) 발견 ○ 「서울특별시 기록관 ？ 서울기록원」 간 전자기록 시범이관(2차) 수행 ('22.4) - 기 간 : 22.4.19.(화) ~ 9.30.(금) - 대 상 : 신전자(16철, 258건), 구전자(5철, 199건) ※ 비전자 27건 제외 ○ 「서울특별시 기록관 ？ 서울기록원」 간 전자기록 시범이관(2차) 완료 ('22.10) - 기계검수 및 육안검수 완료 후 서울특별시 기록관에 오류결과 통보 - 육안검수 결과 신전자 구전자 비 고 정상 오류 합계 정상 오류 합계 이관기록(건) 258 27 285 199 0 199 비전자기록은 이관대상 제외 검수결과(건) 172 86 258 165 34 199 1건: 본문 + 첨부문서 파일 = 원본파일 + 보존파일 검수파일(개) 741 186 927 355 72 427 오류율 33% 17% ※ 검수건(258건)과 검수파일(927개)의 차이 이유 - 각 전자문서 1건(본문, 첨부문서)에 대하여 문서보존포맷(PDF)파일 생산 - 기안문 + 첨부문서(2개) -> 원문파일(3개) + PDF파일(3개) 총 6개 파일 이관 신전자_927파일 구전자_427파일 ※ 본문기타 : 메일주소, 담당자연락처, 본문과 상관없는 첨부파일 이관 등 본문손상 : 파일변환오류, 빈문서, 표깨짐, 이미지깨짐 등 Ⅲ 이슈사항 Ⅳ 향후계획 ○ 생산시스템별(업무관리시스템, 신전자, 구전자) 전자기록 시범이관이 완료 됨 ○ ('23년) 구체적인 「서울특별시 기록관- 서울기록원」 간 전자기록 이관 절차 및 방법 협의 필요 - 전자기록 이관대상에 구전자문서 포함여부 - 원본에서 누락되어 발생한 오류처리/인수방법 정의 등 ○ ('24년) 정의 된 내용을 반영하여 전자기록이관 기능 개선 및 전자기록 이관 · 서울특별시 기록관 RMS 시스템 및 서울기록원 SDA 시스템 전자기록 이관메뉴 기능개선 · 「서울특별시 기록관- 서울기록원」 간 전자기록 이관대상, 수량, 시기 협의 후 전자기록 이관 수행 붙 임 1. 따로붙임 누락 1부. 2. 이미지깨짐(도봉구청 이미지 및 관인) 1부. 3. 전화번호 메일주소 누락 1부. 4. 변환오류(변환불가)_원본 1부. 5. 엑셀파일 변환 오류 1부. 6. (기타)엑셀파일 인쇄범위 오류 1부. 7. (기타) 개인정보 1부.

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