다시 뛰는 공정도시 서울!

문서번호 수집연구과-23309 결재일자 2022. 8. 8. 공개여부 부분공개(5) 방침번호 시 민 주무관 수집연구과장 학예연구부장 서울시립미술관장 한지숙 전소록 김희진 08/08 백지숙 소장작품 DB 및 관리시스템 재구축 계획(안) 2022. 8 서울시립미술관 (수집연구과) 소장작품 DB 및 관리시스템 재구축 계획(안) 온라인 디지털 업무환경으로의 급속한 변화와 신규 분관 개관에 대비하여 신속하고 효과적인 소장작품 관리기반 조성을 위해 소장작품 DB 및 관리시스템을 재구축하고자 함 Ⅰ 추 진 근 거 ㅇ 소장작품 DB 및 관리시스템 고도화 관련 출장결과보고 (메모보고 2022.5.13.) ㅇ 소장작품 DB 및 관리시스템 기능개선 의견조사 결과보고 (수집연구과-22263, 2022.6.23.) ㅇ 2022년 정보시스템 운영성과 측정 시행 요청 (정보시스템담당관-25267, 2022.7.6.) Ⅱ 배경 및 필요성 ㅇ 현행 미술관 소장품 관리시스템 노후화로 시스템 재개발 필요 - ’13년 개발, ’14년 고도화, 현재 시스템 노후화로 오류 및 개선요청 처리 한계 - 정보시스템 운영성과 측정결과 : 재개발 ㅇ 온라인 업무환경으로 급격한 변화 및 분관 시대(10개관)를 대비한 효율적, 효과적인 소장작품 업무기반 조성 필요 - 온라인 데이터 축적 및 활용이 급증하는 환경변화에 대응하여 소장작품 관련 모든 업무를 관리시스템을 통해 빠르고 정확하게 처리할 수 있는 환경 필요 ※ 직원 의견조사 결과 : 수집업무기능 추가, 이미지 대여 등 신규업무 시스템 반영, 컨디션 리포트 작성 등 전자화, 전시/대여 등 기능개선, 권한관리 및 화면개편 등 관리시스템 개선 요구 - 신규 분관 개관으로 다양한 형태의 데이터들을 관리해야 할 필요성이 대두됨에 따라 다량의 데이터를 효과적으로 관리할 수 있는 시스템 마련 필요 ㅇ 정보접근에 용이한 사용자 인터페이스로 개선 필요 - 소장작품 등록 및 활용 현황을 한눈에 파악하고 각 정보로 접근이 용이한 대시보드, 메뉴구조 개편 필요, 반응형 웹 디자인 적용으로 모바일 지원 ㅇ 서비스 성능향상을 위한 데이터베이스 재설계, DB 최적화 필요 Ⅲ 추진 방향 ㅇ 수집-등록-전시/대여-보존-보험관리 등 소장작품 관련된 모든 업무를 관리시스템 내에서 처리 및 데이터베이스화로 일관된 작품관리 ㅇ 사용자 편의 증진 및 효율적인 프로세스로 사용자 만족도 향상 ㅇ 신규 업무 추가 등에 유연하고 확장성 있는 시스템으로 개발 Ⅳ 사업 대상 현황 ㅇ 시스템 명 : 소장작품 DB 및 관리시스템 - 13년 최초 개발, 14년 고도화, 이후 유지보수 ㅇ 소장작품 현황 : 총5,654점 (2022. 7. 기준) 구분 총합계 한국화 회화 드로잉 &판화 사진 서예 디자인 조각 설치 뉴미디어 공예 총 작품수 5,654 682 1,944 544 1,241 87 19 545 165 274 153 구입 3,598 365 1,255 314 721 26 - 385 149 258 125 기증 2,047 309 688 230 520 61 19 160 16 16 28 관리전환 9 8 1 - - - - - - - - 비율(%) 100 12.1 34.5 9.6 21.9 1.5 0.3 9.6 3.0 4.8 2.7 평면/입체 평면: 4,517점(79.9%) 입체: 1,137점(20.1%) ㅇ 정보자원 현황 구분 운영(개발) 환경 비 고 ㅇ 소장작품 관리시스템 주요 기능 단위 하부단위 주요기능 비고 <문제점 및 개선 방안> ？ 수집업무 기능 부재, 매도신청 우편접수로 데이터 정리 및 삼사 준비 지연, 수집과정에서 생산된 데이터 미활용으로 작품등록 지연 및 누락 발생 가능 ⇒ 수집업무 및 온라인 공모 접수 신규 개발 ？ 컨디션 리포트 작성, 대여/전시관리 등 각 기능에서 비효율적인 프로세스 개선 필요 ⇒ 현행 컨디션리포트 등 수기 작성 및 업로드 → 시스템 내에서 직접 자료 입력 및 관리 ⇒ 대여담당자가 정보입력 → 대여 신청>접수>승인>반출>반입의 대여 전 과정을 스템화 ？ 사진 촬영 및 실견 등 임시 작품이동, 이미지 대여 등 소장작품 관련 업무 전반의 시스템화 ？ 단순한 구조의 사용자 권한설정으로 정보접근 및 업무 처리 제한 ⇒ 다양한 업무처리를 위해 업무 권한(등록, 수정, 열람 등)과 접근정보에 대한 세분화 필요 Ⅴ 사업 개요 □ 사업개요 ㅇ 사 업 명 : 미술관 소장작품 DB 및 관리시스템 재구축 ㅇ 사업기간 : 2023.3월 ~ 12월 (10개월) ㅇ 계약방법 : 제한경쟁입찰 (협상에 의한 계약) ㅇ 소요예산 : - 예산과목 : 시립미술관, 문화예술진흥, 소장작품 확보 및 관리, 소장작품 보존관리, 연구개발비, 전산개발비(100-207-02) ※ [붙임1] 산출내역서 참조 □ 성과지표 지표명 대상기간 측정산식 목표치 이용자 만족도 2024년 1월 ~ 12월 시스템 사용자를 대상으로 설문조사 결과 85점 이상 ※ □ 목표시스템 개념도 □ 사업내용 ㅇ 소장작품 온라인 공모 및 수집업무 기능 신규 개발 - 소장작품 관리시스템을 통해 작품 수집업무를 진행하여 수집 초기 데이터를 등록, 관리, 후속 과정으로 연계함으로써 신속하고 효과적인 업무기반 마련 - 온라인 공모 신청 접수 페이지 신설(매도신청 관련 서류 온라인 작성·제출) - 단계별 수집심의 등 수집업무 프로세스 개발 - 매도신청자 및 심의 위원 본인 확인 기능 구현 - 구입, 기증 등 다양한 수집업무에 유연한 설계 필요 ※ 국립현대미술관, 서울역사박물관, 서울공예박물관 등 관리시스템을 통해 수집업무 진행 [붙임 2] 기관별 소장품 관리시스템 구성체계 참조 ㅇ 편리하고 효율적인 소장작품 관리시스템 구축 - 컨디션 리포트 등 양식의 아이패드 등을 활용한 전자적 작성 기능 구현 - 대여 신청, 승인, 반출입 전 과정을 시스템에서 관리하도록 대여/전시관리 기능 개선 - 업무 알림 메일 또는 SMS 발송 기능 (소장작품 반입 대상, 대여기간 연장 등) - 최근 급증하고 있는 이미지 대여 신청 및 관리기능 구현 - 작품 사진촬영, 실견, 등 임시반출 관리 기능 구현 - 작가검색, 작품검색 및 통합검색 등 다양한 검색 기능 구현 - 도움말, 매뉴얼, 시스템 공지사항, 의견접수 등 업무지원 기능 구현 - 신규 분관 및 신규 업무 추가에도 유연한 시스템 개발 - 업무별/정보별 사용자 권한 세분화 ㅇ 업무처리 및 정보접근 향상을 위한 사용자 인터페이스 구현 - 대시보드, 메뉴구조 개편, 반응형 웹 디자인 적용으로 모바일 지원 ㅇ 서비스 성능 개선을 위한 DB 최적화 등 - 서비스 성능 개선을 위한 데이터베이스 최적화, DB 재구성 - 전자정부 프레임웍 및 웹표준 준수 등 Ⅵ 추진 일정 ㅇ 2022. 8. : 정보화사업 예산타당성 검토 의뢰 ㅇ 2022. 12. : 시스템 재구축 세부계획 수립 ㅇ 2023. 1. : 과업심의위원회 검토, 제안요청서 검토 의뢰 ㅇ 2023. 2. : 사업발주 및 제안서평가 ㅇ 2023. 3.~12. : 사업계약 및 사업수행 ㅇ 2024. 1. : 관리시스템 운영 Ⅶ 기대 효과 ㅇ 소장작품 관련 모든 업무의 시스템화로 일관된 작품관리 ㅇ 시스템 개선으로 효율적, 효과적 업무기반 조성 ㅇ 편리한 인터페이스 제공으로 사용자 만족도 향상 붙임 1. 산출내역서 1부. 2. 기관별 소장품 관리시스템 기능체계 1부. 끝.

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수집연구과-23309

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