다시 뛰는 공정도시 서울!

문서번호 시민감사옴부즈만위원회-23486 결재일자 2022. 6. 9. 공개여부 대시민공개 방침번호 시 민 조사관 운영총괄팀장 위원장 유상선 신종철 06/09 주용학 협 조 위원회 업무의 생산성 향상을 위한 위원회 결재·보고·회의 운영방식 개선 2022. 6. 위원회 업무의 생산성 향상을 위한 위원회 결재·보고·회의 운영방식 개선 제3기 시민감사옴부즈만위원회 출범을 계기로 적극적으로 일할 수 있는 분위기를 조성하고, 성과 창출을 통한 시민의 체감도를 높이고 공감대를 형성하기 위하여 업무환경을 개선코자 함. 현 황 ○ 위원장 주재 회의 현황 - 팀장 회의는 격주 월요일(14:00) 운영 ※ 팀장 회의 후 각 팀장이 팀원에 공유 및 확산 - 고충민원 일일검토회의 운영(월~금, 오전 10:30) - 옴부즈만 위원 간담회는 매주 목요일 운영(오전 위원회 회의 종료 후) ※ 위원 간 자체 간담회의는 매주 화요일 별도 운영 ○ 결재·보고 현황 - 일과 시간 중 수시로 전자결재 상신 및 수기 보고사항 보고처리 문 제 점 ○ 팀장 회의 격주 개최로 성과 관리에 어려움 - 팀장 회의와 사업별 월간 실적보고 등을 통하여 위원회의 팀별 주요 사업 관리를 하고 있으나, - 팀장 회의의 경우 격주로 개최되어 사업 모니터링 및 성과관리에 한계 ○ 위원회 조직 비전 및 목표 공유에 어려움 - 3기 위원회 출범에도 불구하고 팀장 회의 결과의 전달만으로는 위원장과 조직 구성원 간 비전 공유 및 직접적 소통에 한계가 있음 ○ 고충민원 일일검토회의의 비효율성 - 위원회에서 접수·처리할 고충민원을 선정하기 위하여 매일 다수 인력이 시간비용을 투입하는 비효율 발생 ○ 결재·보고시간의 비예측성으로 업무 집중성 및 생산성 저하 - 결재·보고시간의 불확정성으로 관련 업무에 대한 예측가능한 처리가 곤란하며, 결재 가능성 및 진행상황에 대한 주의력 소모로 다른 업무 추진의 집중력 저하 - 민원의 경우 처리기간 종료 당일 결재 상신으로 인하여 시간에 쫒겨 불충분한 검토로 민원답변의 충실성 결여 가능성 개선 추진 ○ 주간 팀장 회의 개최로 위원회 업무관리 강화 - 위원회의 사업 모니터링 기능을 강화하고 성과를 제고하기 위하여 격주 팀장 회의를 매주 1회 개최하되, 회의자료 미작성으로 업무부담 경감 ○ 월례 회의의 신설로 위원회 비전 공유 강화 - 매월 첫째주 월요일 위원회 전원이 참석하는 월례회의를 개최하여, 월 단위 업무추진 실적 및 계획을 점검하고, 위원회의 비전 및 목표를 전체 조직 구성원이 공유함으로써 성과 지향적 조직 구현 ○ 고충민원 일일검토회의 개선으로 업무 생산성 제고 - 종전 위원장 주재, 옴부즈만 등이 참석하던 일일검토회의는 고충민원조사1팀장 주관하에 실시(참석 : 고충민원조사1,2팀장, 문한성 조사관) ※ 하반기 인사시 고충민원 분류 전담 조사관 확보, 일일검토회의 폐지 - 일일검토회의를 통하여 고충민원의 접수처리를 검토하던 방식에서 고충민원 접수기준을 명확히 하여 결정하는 방식으로 대체 - 고충민원조사1,2팀의 업무분장을 실？국？본부, 자치구로 구분하던 방식에서 순번제로 변경, 조사관별 업무 분담 균등화 ○ 결재·보고방식 개선 - 집중 결재·보고시간 운영 - 오전(10:00~11:30), 오후(14:00~16:30) 집중 결재·보고시간 운영 - 휴가 등은 가급적 전날 사전결재 상신, 초과근무는 당일 16:30 이전 결재 상신 - 기한이 있는 민원 등은 마감일 최소 하루 전에 결재 상신 추진 시기 : 2022. 6. 8. ~

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시민감사옴부즈만위원회-23486

D0000045532656