다시 뛰는 공정도시 서울!

문서번호 기록정책과-118 결재일자 2022. 2. 4. 공개여부 부분공개(5) 방침번호 시 민 주무관 기록정책과장 서울기록원장 우혜린 김은실 02/04 박태주 2021년 서울기록원 보유기록물 평가사업 완료보고 2022. 2. 서울기록원 (기록정책과) 2021년 서울기록원 보유기록물 평가사업 완료보고 「‘21년 서울기록원 보유기록물 평가사업」을 완료하고 그 결과를 보고함 1 사 업 개 요 ○ 사 업 명 : 2021년 서울기록원 보유기록물 평가 사업 ○ 계약기간 : ‘21.9.29.(수) ~ 12.28.(화) ○ 준공일자 : ‘21.12.24.(금) ○ 계약금액 : 금19,600,000원(금천구백육십만원) ○ 사 업 자 : 아카이브웍스 주식회사 ○ 계약방법 : 소액 수의계약(※ 지방계약법 시행령 제25조제1항제5호) 2 추 진 내 용 ○ 추진일정 및 내용 구 분 주요내용 주요결과 착수보고회 (‘21.10.22.(금)) 평가도구 적용 관련 사항 논의(보존기간 상향, 용어계층) 시범대상 기록물 선정 관련 사항 논의 타 기관 사업 관련 사항 논의 회의록 (기록정책과-858,‘21.11.3.) 중간보고회(회의) (‘21.12.9.(목)) 최종보고서 보완 사항 논의 · 평가 대상 기록 분석 관련 : 보존기간 만료 기록물, 보유기록물 현황 통계 추가, 메타 값 중 분석한 것 기술 등 보완 · 메타데이터 기반 영구기록물관리 기관 평가방식 설계 : 용어집, 주요키워드 선정에 대한 부가적 설명 필요, 중요목적어, 비중요목적어 개수 추가 등 회의록 (붙임1) 최종보고회(회의) (‘21.12.13.(월)) ‘21년 최종 사업 결과물에 대한 총평 및 보완점 논의 · 평가도구의 적용 관련 : 폐기 중점이 아니라 장기보존이 필요할 것인가로 적용 : 단위과제는 본질적인 분류방법은 아님, 새로운 기록물 재조직화 단위가 필요할 수 있음 : RM단계 평가를 고려하기보다, 평가 지침이 중요 · 메타데이터 활용 관련 : 목록화 할 때부터 부정확한 정보가 많음, 재조직화 시메타데이터의 검증 필요 · 보완점 및 향후 방향성 관련 : 텍스트 맵핑을 위한 데이터처리 원칙에 대한 검증 필요 : 3단계 정책 평가를 중점으로 도구 보완 가능성 검토 필요 회의록 (붙임3) 하자보수 (~ ‘21.1.) 결과보고서 수정 및 보완(1,2차) 결과보고서 (붙임3) ○ 상세 추진내용 ① 기능분류 기반 평가·선별 체계 분석 - 연혁별 업무 기능 기준표(기록관리기준표 등) 비교 및 분석 - 중요 업무기능 및 해당 기록 메타 값 조사 - 보유기록물 중 시범대상 기록물에 대해 해당 분석 값 적용 ② 메타데이터 기반 평가·선별 체계 적용 방안 마련 - 메타데이터 기반 평가·선별 체계 마련을 위한 절차·기준 정립 및 방안 정리(메타데이터 조사, 분석 등) - 서울기록원 업무에서 발생하는 산출물에 대한 평가·선별 연계방안 가능성 검토(기록화, 카탈로그, 공개재분류, 콘텐츠 업무) ○ 주요 산출물 ① (과업 산출물) 기록물 평가·선별을 위한 메타데이터 추출 기준 및 방법, 가능성 검토 결과 【요약내용】 사업대상 : 21개 부서 총 84,140건(보존기간 30년↑) ※ 전체목록 2,870,502건 중 기관공통성 사무와 자치사무 부서 기록물 목록 선정 분석방법 : 정량적 분석(부서별, 결재권자, 공문서보존기간책정기준별 등) 정성적 분석(분류 및 편철 형태, 보존기간 책정 관련 등) 평가방식 설계 1차 평가 2차 평가 3차 평가 최종 평가 언어 기반 빅데이터 처리를 위한 품사 기준 자연어 맵핑 공문서분류표와 기록관리기준표 분류 및 맵핑 결재권자 직급, 시책 및 시장공약 등 평가 최종 종합 평가 평가결과 : 총 19,741건 가치 재검토(64,399건 보존) - 결과보고서 ② (과업 산출물) 연혁별 업무 기능 기준표 비교 분석 결과 - 공문서보존기간책정기준표 주제-단위과제 연결표 - 공문서분류표 정리표 ③ (과업 산출물) 중요 업무기능 및 메타데이터 조사 결과 - 주요공약·시책 및 기록 맵핑표 - 공약세부내용 정리 및 맵핑표 ④ (과업 산출물) 시범대상 기록물 적용 결과 - 대상기록물 적용 목록(공문서분류표·빅데이터처리·주제평가 등) 3 소 요 예 산 ○ 예 산 액 : 총 19,600천원(부가가치세 포함) ○ 예산과목 : 서울기록원 운영지원과, 기록관리강화, 기록관리 인프라 구축 운영, 서울기록원 기록수집보존관리, 일반운영비, 사무관리비(100-201-01) 4 향 후 계 획 ○ 2022년 보유기록물 평가사업 계획 수립 : ‘22. 3. ○ 보유기록물 평가사업 발주 및 계약 : ‘22. 3.~4. ○ 보유기록물 평가사업 착수 및 진행 : ‘22. 5.~ 붙임 1. 회의록(중간보고) 1부. 2. 회의록(최종보고) 1부. 3. 서울기록원 보유기록물 평가사업 결과보고서 1부. 끝.

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기록정책과-118

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