다시 뛰는 공정도시 서울!

문서번호 보존서비스과-89 결재일자 2022. 1. 12. 공개여부 부분공개(5) 방침번호 시 민 주무관 보존서비스과장 서울기록원장 김을지 원종관 01/12 代김필래 협조 ‘21년 디지털 아카이브 시스템 유지보수 및 기능개선 사업 전자기록 시범이관 결과보고 2022. 1. 서울기록원 (보존서비스과) ‘21년 디지털 아카이브 시스템 유지보수 및 기능개선 사업 전자기록 시범이관 결과보고 「서울특별시 기록관 ？ 서울기록원」 간 전자기록 시범이관 결과를 보고함 1 개 요 ○ 근 거 - 공공기록물 관리에 관한 법률 시행령 제40조 (기록관 및 특수기록관의 소관기록물 이관) - NAK31. 전자기록물 장기보존패키지 기술규격 개정(‘20.10월) - 「서울특별시 기록관 ？ 서울기록원」 전자기록물 이관 사전작업 계획(보존 서비스과-2307호, ‘20.12.28) ○ 대 상 : 보존기간의 기산일로부터 10년이 경과한 보존기간 30년 이상의 기록물 ○ 방 법 : 국가기록원 이관프로세스를 준용하되, BagIt 형태로 이관 2 추진경과 ○ 「서울특별시 기록관 ？ 서울기록원」간 BagIt으로 전자기록 이관 추진(‘19.12) - 시스템간 전자기록 이관은 기존 국가기록원 이관절차를 준용. 다만, 전자 기록이관 및 보존 포맷은 NEO2가 아닌 BagIt 파일로 진행 함. ○ BagIt 파일 생성 및 이관을 위한 사전작업 추진(‘20.12) - 「RMS ？ SDA」 간 전자기록 이관을 위한 시스템 구성 - (서울기록원) BagIt 생성을 위한 SIP creator RMS 버전 개발 및 설치지원 - (서울특별시 기록관) SIP creator를 활용하여 BagIt 생성 이관프로세스 결과값 반영을 위해 RMS 기능개선 ○ 「서울특별시 기록관 ？ 서울기록원」간 전자기록 이관 테스트 시행 (‘21.4) - 생산시스템 (전자문서시스템, 업무관리시스템)별로 국가기록원 이관 절차에 따라 테스트를 진행하기로 협의 - 5차에 걸쳐 전자기록 이관 테스트 진행 (1~3차 : 이관목록 생성 및 접수 테스트, 4/5차 : BagIt까지 이관받아 테스트) - 2011년 업무관리시스템에서 생성된 전자기록 (철3개, 건87개)을 RMS에서 BagIt 파일 생성하여 서울기록원 SDA로 이관 ○ 「서울시 기록관 ？ 서울기록원」간 전자기록물 이관 테스트 완료 (‘21.12) - SDA검증서버에서 기계검수 및 육안검수 통과한 철1개, 42건의 이관통보 완료 ※ 육안검수에서 관인누락 오류(1건), 메일주소 누락(2건) 발견 (붙임2, 붙임3) 3 세부추진내역 ○「서울특별시 기록관-서울기록원」간 전자기록 이관방법 협의 : ‘20.12월 ※ 출처 : NAK29-2:2020( 제2부:영구기록물관리시스템과의 연계) ○ 「서울특별시 기록관-서울기록원」간 전자기록 이관 회의 : ’21.3월 - 이관테스트 방법, 절차, 시스템 구성 및 모듈설치 지원 등 협의 - 1단계 : 이관목록 생성 -> 접수 -> 승인 기능 및 RMS 시스템에 결과값 반영확인 - 2단계 : 기록물 이관 -> 기계검수/육안검수 -> 오류통보 -> 반려/인수확정 -> 인수통보 기능 및 RMS 시스템 결과값 반영 확인 ○「서울특별시 기록관-서울기록원」간 전자기록 이관 기술협의 : ’21.5월~7월 - (서울특별시 기록관) : 이관대상의 목록제공 및 BagIt을 만들 수 있는 DB정보 제공 - (서울기록원) : 서울시기록관 RMS시스템에 SIP creator 설치 및 환경 설정 ○「서울특별시 기록관-서울기록원」간 전자기록 이관 테스트(5차): ’21.8월~12월 - 보존포맷 변환 -> 이관목록확정-> 이관 및 검수 -> 오류통보-> 이관통보 완료 회 차 개 요 특이사항 결과 1차 (8월) ？ (RMS) 전자기록 이관목록 생성 - 생산시스템 : 업무관리시스템 - 생산부서 : 서울특별시 행정국 총무과(2010년) - 대 상 : 기록물철 19철, 기록물건 3,288건, 전자파일 9,446개 ？ (RMS) 서울기록원으로 이관목록 통보 없음 성공 2차/3차 (8월) ？ (서울기록원) RMS에서 받은 이관 목록확정 ？ (서울시기록관) 전자기록 이관을 위한 BagIt 파일 생성 테스트 - 성능향상을 위한 SIP creator 기능개선 RMS에 이관목록 확정 파일 적용 중 오류발생 - 항목 권호수가 NULL로 표시되어 수정 오류 개선 4차 (9월,10월) ？ 전자기록 이관 전 과정 (목록생성~인수통보) 테스트 - 이관목록파일 : TRNSLIST_4.20210907.txt - 기록물철 (19개), 기록물건 (3,288건) RMS에서 ‘이관목록접수결과’ 등록 중에 오류 - 파일명이 부서코드로 시작되어 기관코드로 수정 오류 개선 5차 (11월,12월) ？ 전자기록 이관 전 과정 (목록생성~인수통보) - 이관목록파일 : TRNSLIST_5.20211119txt - 기록물철 (3개), 기록물건 (87건) ？ 이관받은 전자기록 검수 (기계검수 및 육안검수) - 오류통보 3건(철 2개), 인수통보 42건(철1개) 육안검수 프로세스 추가필요 - 원본에서 오류가 생긴 경우 이관완료 처리필요 성공 (이관완료 통보) 4 이슈사항 정리 ○ 이관받은 기록 중 원본에서 누락되어 발생한 오류처리/인수방법 논의 필요 - 오류사례 : 관인 누락(1건, 붙임2), 담당자 메일주소 누락(2건, 붙임3) ※ 서울시기록관에 확인결과 RMS 원본 파일에서 관인 및 메일주소 누락 - 원본에서 누락되었고, 복구가 불가능한 기록에 대하여 ‘서울특별시 기록관’과 인수처리 방법 협의 필요 <국가기록원 사례> 국가기록원은 2015년부터 전자기록 이관업무를 수행하고 있고, 검수 중 발생한 오류를(상태, 문서)로 구분하고 인수처리를 진행 함 ○ 오류구분 - 상태오류 : 내용확인에 큰 지장이 없는 경우 (표, 관인 등의 이미지 왜곡, 담당자 메일주소 누락 등) - 문서오류 : 내용확인이 불가하여 오류처리가 필요한 경우 (암호걸린 문서, 본문 및 첨부문서 누락 등) ○ 처리방법 - 상태오류 : 오류값 확인 후 각 기록관과 협의하여 인수완료 처리 - 문서오류 : 기록관에 오류통보 후 원본의 훼손 등으로 복구가 불가할 시, 처리방법에 대한 모색 중 ○ 전자기록 검수기능 및 이관완료 처리 프로세스 개선 필요 - 2명 이상의 검수자가 크로스체크 하고 그 이력을 남길 수 있어야 함. (현재는 크로스체크하면 최근 검수자로 업데이트 됨) - 오류값이 처리되지 않아도 전자기록 인수 확인 및 통보가 가능해야 함. - (상태오류) 서울특별시 기록관과 협의한 내용을 기입하고 ‘인수완료’처리 필요 - (문서오류) 복구가 불가능한 경우, 국가기록원의 사례 및 처리방법에대한 모색 필요 <서울기록원 전자기록 검수 항목 (베타버전)>_붙임1 참조 프로그램으로 찾을 수 있는 오류는 기계검수를 통해 1차 점수를 하고, 1차 검수를 완료한 기록에 대하여 100% 육안검수 진행 (기계검수 항목을 차차 늘려 갈 예정) ○ 기계검수 : 바이러스체크, 본문 및 첨무문서 개수, 필수메타값 체크 등 20여 항목 ○ 육안검수 : 본문손상, 암호화 문서, 관인확인, 빈문서, 공개/비공개 누락 등 16개 항목을 육안으로 검수 5 향후 계획 ○ 서울시기록관과 협의하여 원본에서 누락되어 발생한 오류처리/인수방법 정의 ○ 정의 된 내용을 반영하여 검수기능 및 이관완료 처리 기능 개선 : ‘22.3월 ~ ○ 전자문서시스템에서 생성된 전자기록 시범이관 테스트 : ‘22년. 상반기 - 서울시기록관과 이관범위, 수량, 시기 협의 예정 · (‘21년) 업무관리시스템에서 생산된 전자기록(2011년 기록) 시범이관을 수행하였고, (’22년) 구 전자 및 신 전자시스템에서 생산된 전자기록 시범이관 필요 ※ (구전자) : 1998.12~2004.1월까지 생산, (신전자) : 2004.2월 ~ 2009년 까지 생산 붙 임 1. 기계검수 및 육안검수 체크리스트 1부. 2. 오류내역_관인누락 1부. 3. 오류내역_메일주소 누락 1부. 끝.

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보존서비스과-89

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