다시 뛰는 공정도시 서울!

문서번호 정보공개정책과-23473 결재일자 2021. 11. 15. 공개여부 부분공개(2) 방침번호 시 민 주무관 기록관리팀장 정보공개정책과장 김아름 김성민 11/15 김숙희 기록물 생산현황(2020년 생산분)완료보고 2021. 11. 행 정 국 (정보공개정책과) 기록물 생산현황(2020년 생산분) 완료보고 2020년도 생산한 시정기록물 현황을 조사(’21.5월 ~ 8월)하여 서울기록원으로 통보를 완료하고 그 결과를 보고드림. ？？ 추진근거 ㅇ 공공기록물 관리에 관한 법률 제19조 제6항 - 기록물의 원활한 수집과 이관을 위하여 매년 기록물의 생산현황을 통보 ㅇ 공공기록물 관리에 관한 법률 시행령 제33조, 제42조 - 처리과 및 기록관은 생산의무대상 기록물 및 주요시정기록물의 생산·현황 파악 ㅇ 2021년 관할기관 기록물 생산현황 관리 계획 알림(서울기록원 기록정책과-350, ’21.4.3) ？？ 추진내용 ㅇ 조사기간: 2021. 5. 6. ~ 8. 31. (3개월) ㅇ 조사기관 : 서울시 본청, 본부 및 사업소, 시의회사무처 (서울시립대 제외) ㅇ 조사대상 : 각 처리과의 2020년 생산 기록물 ？ 일반기록물 (전자·비전자) 생산현황 ？ 비밀기록물 생산현황 및 목록 ？ 일반기록물(비전자)보유현황 및 목록 ？ 행정박물 보유현황 및 보유목록 ？ 회의록 생산현황 및 목록 ？ 간행물 생산현황 ？ 시청각 기록물 생산현황 및 목록 ㅇ 조사방법 : 처리과 기록물 생산현황 취합(총12종) 및 서울기록원 제출 - 처리과 → 기록관 (5월限) , 기록관 → 서울기록원 (8월限) ㅇ 추진내역 - 2021년 관할기관 기록물 생산현황 관리 계획 알림 ( 서울기록원 → ) : ‘21. 4. 30. - 2021년도 기록물 생산현황통보 제출 요청 ( → 처리과 ) : ‘21. 5. 6. - 처리과 취합된 생산현황 확인 : ‘21. 5. ~ 7. - 취합자료 확인 및 수정·보완 : ‘21. 7. ~ 8. - 2021년 서울시 생산현황 서울기록원 통보 : ‘21. 8. 31. ？？ 조사결과 ？ 일반기록물 생산현황 : 99,663권 (비전자 56,298권, 전자 43,365권) ㅇ 일반기록물의 생산량 전년대비 감소 : 108,643권 → 99,663권 (△8.3%) - 비전자기록물과 전자기록물의 생산 비율은 1:0.7 정도이며, 비전자기록물의 감소세(△13.1%), 전자기록물은 전년과 비슷한 생산량 유지(△1.2%) ㅇ 보존기간 10년 이하 기록물이 전체 생산량의 79% 차지 - 보존기간 10년 이하 기록물 : 78,683권 / 보존기간 30년 이상 중요기록물 : 20,980권 (단위: 기록물 철/권) 구 분 총계 보존기간 영구 준영구 30년 10년 5년 3년 1년 2019년 생산분 총계 108,643 9,414 (9%) 11,986 (11%) 1,458 (1%) 8,294 (8%) 40,826 (37%) 36,545 (34%) 120 (0%) 비전자기록 64,760 6,980 10,765 174 1,846 22,632 22,251 112 전자기록 43,883 2,434 1,221 1,284 6,448 18,194 14,294 8 2020년 생산분 총계 99,663 4,448 (5%) 15,079 (15%) 1,453 (1%) 8,600 (9%) 34,135 (34%) 35,810 (36%) 138 (0%) 비 전 자 기 록 소계 56,298 1,976 13,891 330 2,368 16,300 21,304 129 문서 (대장포함) 54,505 1,362 12,996 327 2,161 16,231 21,299 129 카드 16 6 -　 　- 1 6 3 　- 도면 1,777 608 895 3 206 63 2 　- 전자기록 문서 (권) 43,365 2,472 1,188 1,123 6,232 17,835 14,506 9 (건) 8,554,014 200,118 253,688 118,666 1,064,175 2,226,336 4,690,388 643 크기(MB) 7,572 213 195 97 1,036 1,858 4,172 - 메모보고 단위과제 카드수 (개) 8,120 336 155 209 931 2,453 4,034 2 메모보고 (건) 740,680 3,133 884 3,456 10,036 43,867 679,287 17 크기(MB) 122,706 3,132 799 3,462 7,732 12,014 95,565 - ？ 보존기간 30년 이상 비전자기록물 처리과 보유현황 : 195,665권 ㅇ 보존기간 30년 이상 기록물 보유량 대폭 감소 : 237,302권 → 195,665권 (△17.5%) - 처리과 보유 기록물의 기록관으로의 이관 증가로 처리과 보유량 감소 ※’19년: 26,213권 이관 / ’20년: 36,002권 이관 ㅇ 보존기간 준영구인 비전자기록물이 보유현황의 80% 이상 차지 - 특히 소방서의 경우 ‘소방안전관리자선임’, ‘화재증명원’ 등 대장 형태의 중요기록물 보유량이 큼 (단위: 기록물 철/권) 구 분 총계 보존기간 영구 준영구 30년 2019년 보유분 237,302 106,341 129,822 1,138 2020년 보유분 총계 195,665 37,505 156,856 ㅣ1,304 문 서 (대장포함) 168,305 21,300 145,704 1,301 카 드 545 545 - - 도 면 26,815 15,660 11,152 3 ？ 회의록 작성현황 : 1,389회 ㅇ 회의 개최횟수는 전년대비 증가 : 1,151회 → 1,389회 (20.7%) - 특히 서면회의 증가는 사회적 거리두기 등 코로나 방역 지침에 따른 결과로 보여짐 ※ ’20년 회의록을 작성한 회의체는 117개 ㅇ 속기록 작성횟수도 증가 : 755회 ？ 850회 (12.6%) - 시의회와 도시계획 관련 위원회 속기록이 대부분을 차지 ※ 서울기록원 장이 지정한 회의는 속기록 또는 녹음기록을 작성하도록 되어 있으나 ’20년 기준 속기록 작성 대상으로 지정된 회의는 없음 (단위: 회) 구 분 회의개최 회의록 속기록 녹음기록 총계 대면회의 서면회의 2019년 생산분 1,151 1,085 66 1,086 755 498 2020년 생산분 1,389 1,163 226 1,133 850 471 ？ 시청각기록물 생산현황 : 6,570건 ㅇ 대부분 사진류로 전년대비 생산량 증가 : 5,231건 ？ 6,570건 (25.6%) - 언론담당관에서 생산한 브리핑이나 기자설명회, 기념식 등의 시 주요 행사 관련 사진 ※ 공공기록물 관리에 관한 법률 시행령」 제19조에 따라 지방자치단체장 등 주요 직위자의 업무관련 활동과 인물사진, 지방자치단체의 주요 행사 등의 시청각기록물 생산 (단위: 기록물 건/건) 구 분 총계 보존기간 영구 준영구 30년 10년 5년 2019년 생산분 5,231 4,824 238 29 110 30 2020년 생산분 총계 6,570 6,570 - - - - 사진/필름류 6,130 6,130 - - - - 녹음/ 동영상류 오디오 - - - - - - 비디오 440 440 - - - - ？ 비밀기록물 생산현황 : 212건 ㅇ 일반문서 형태로만 비밀기록물이 생산됨 ※ 도면·카드류, 시청각류, 간행물 형태는 생산되지 않음 ㅇ 등급별 비밀기록물 중 대외비의 문서의 증가 : 99건 ？ 150건 (51.5%) - 자체 ‘방호계획’ 등 대외비 문서가 증가하였으며, 주로 소방서, 수도사업소에서 생산 (단위: 기록물 건/건) 등급별 총계 문서류 1급 2급 3급 대외비 2019년 생산분 4,486 4,304 9 74 99 2020년 생산분 총계 212 - 2 60 150 전자 9 - - 1 8 비전자 203 - 2 59 142 ？ 행정박물 기록관 보유현황 : 2,895점 ㅇ 전년대비 다양한 유형의 행정박물류의 증가 : 2,718점 ？ 2,895점 (6.5%) - ’그 밖의 유형’은 국제교류담당관에서 이관된 선물류의 기념품, 장식품 및 협정서 등이 포함 - 조직개편 등으로 처리과에서 보관하던 행정박물의 기록관 인수 수량 증가 ※ 2020년 보유분 = 2019년 보유분 + 처리과 인수 ？ 서울기록원 이관 (단위: 점) 구 분 총계 유형 관인류 견본류 상징류 기념류 상장· 상패류 사무 집기류 그 밖의 유 형 2019년 보유분 2,718 2,599 - - - 8 - 111 2020년 보유분 2,895 2,599 37 6 - 7 - 246 처리과 인수 275 - 37 6 - 11 - 221 서울기록원 이관 98 - - - - 12 - 86 ？ 간행물 생산현황 : 356종 ㅇ 전년과 비슷한 생산량 유지 : 355종 → 356종 - 저작물 이용 동의 미해결, 인쇄 문제 등을 이유로 4종은 추후 납본 예정 ※국가기록원에 납본한 수량은 생산부서의 미납본으로 수량 차이 있음 (단위: 종) 구 분 생 산 납 본 총계 발간번호 부여대상 발간번호 생략 수량 비고 신규 연속 2019년 생산분 355 345 6 4 355 ·국가기록원 355종 2020년 생산분 356 349 - 7 352 ·국가기록원 348종 ·서울기록원 352종 ？？ 향후계획 ㅇ 생산현황 목록 확정 및 결과 통보 (서울기록원 → 정보공개정책과) : ’21. 11. ~ 12. ㅇ 기록물 유형별 후속조치 계획 수립 및 이행 (정보공개정책과 → 서울기록원) : ’21. 11. ~ 12. 붙임 서울시 2021년 기록물 생산현황(2020년 생산분) 1부. 끝.

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20211116055013

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정보공개정책과-23473

D0000044073711