다시 뛰는 공정도시 서울!

문서번호 기록정책과-349 결재일자 2021. 4. 30. 공개여부 대시민공개 방침번호 시 민 주무관 기록정책과장 서울기록원장 김재원 김은실 04/30 조영삼 협 조 2021년 관할기관 기록물 생산현황 관리 계획 2021. 04. 서울기록원 (기록정책과) 2021년 관할기관 기록물 생산현황 관리 계획 서울기록원 관할기관(서울시, 자치구, 교육청, 교육지원청)의 전년도(‘20년) 기록물 생산현황 및 보유현황을 조사하여, 주요 시정기록물의 관리계획 수립 및 장기적인 이관(수집) 대상 범위를 정하고자 함 Ⅰ 추진 근거 및 목적 ○ 추진근거 -「공공기록물 관리에 관한 법률」제19조, 제34조 -「공공기록물 관리에 관한 법률 시행령」제33조, 제42조, 제71조 -「공공기록물 관리에 관한 법률 시행규칙」제21조, 제27조 ○ 추진목적 - 관할기관 기록물 생산현황을 기반으로「공공기록물 관리에 관한 법률」에서 정하는 ‘생산의무기록물’ 및 ‘주요 시정기록물’의 관리 방안 마련 - 관할기관 기록물 생산현황의 정기적 관리를 통해 서울기록원 이관 및 수집 계획의 기초 자료로 활용 Ⅱ 추진 내용 ○ 추진일정 : 2021. 4월~11월 시기 내용 추진 기관 ’21. 4월 생산현황 관리 계획 수립 및 일정 통보 서울기록원 ’21. 5월 생산현황 통보서식 작성 및 제출 처리과→기록관 ’21. 8월 생산현황 통보서식 작성(수합) 및 제출 기록관→서울기록원 ’21. 9월~10월 생산기록물 유형별 분석 및 관리 체계 수립 서울기록원 ’21. 11월 ’21년 서울시 기록물 생산현황 분석 결과 통보 서울기록원→기록관 ○ 제출기관 : 서울기록원 관할기관 기록관 - 서울시(본청, 서울시립대) 및 자치구(25개) 기록관 - 서울시교육청(본청) 및 서울시교육지원청(11개) 기록관 ※ 서울시 관할 투자·출연 26개 기관은 별도 안내 예정 ○ 제출대상 : ’20년 기록물 생산 및 보유현황 [붙임] 서식1~12 구분 서식명 통보 대상 기간 서식 1 일반기록물(전자·비전자) 생산현황 2020.1.1. ∼ 2020.12.31. 서식 2, 3 <신설> 일반기록물(비전자) 보유현황 및 보유목록 ∼ 2020.12.31. 서식 4, 5 회의록 생산현황 및 생산목록 2020.1.1. ∼ 2020.12.31. 서식 6, 7 시청각기록물 생산현황 및 생산목록 2020.1.1. ∼ 2020.12.31. 서식 8, 9 비밀기록물 생산현황 및 생산목록 ※ 서식8, 기록물 관리 지침 내용 정정 2020.1.1. ∼ 2020.12.31. 서식 10, 11 행정박물 보유현황 및 보유목록 ∼ 2020.12.31. 서식 12 간행물 생산현황 ※ 기록물 관리지침 SDA 입력 서식 적용 예정 2020.1.1. ∼ 2020.12.31. ※ ‘21년 서울기록원 기록물 관리지침 내용 정정 (26p, 서식8 비밀기록물 생산현황) · 작성대상(라) : ’20년 생산현황(가) 및 ’19년까지의 보유현황(전년도 (라)) 기관 방법 서울시, 자치구(25개) ― ▶ 서울기록원 디지털아카이브 시스템(SDA)에 접속 후 작성이 완료된 통보서식 업로드 제출 ※ SDA시스템 생산현황 상세등록 기능 매뉴얼 기관별 담당자 행정메일로 송부 (기능 업데이트 시 별도 안내) (등록절차/기관별 ID/패스워드 수록) 서울시교육청, 교육지원청(11개) ― ▶ [붙임] 서식1~12 통보서식 공문 제출 -제출처 : 서울기록원 기록정책과 ※ 제출서식 SDA 업로드는 서울기록원 수행 ○ 제출방법 Ⅲ 추진 방향 ○ 기관별 생산현황 제출 자료 상시 모니터링 및 지원체계 가동 - 각 기관별 생산현황 자료 제출 기간 내 상시적 SDA 오류 식별 및 수정사항 전달을 통해 기록물 생산현황 자료의 품질 향상 ○ SDA 기록물 생산현황 제출 및 관리 프로세스 정비 - 통계-목록 간 불일치, 부적합 여부 식별 기능 개발 - 기록물 생산보유현황 분석·통계 기능 (도식, 데이터 추출 등) 개선 ○ SDA 기록물 생산현황 서식 개선을 통한 일관성 있는 분석결과 도출 - 서식 12 간행물 생산현황 : ‘21년 서울기록원 기록물 관리지침 서식 적용 - SDA 목록 서식 별 입력 데이터 형태 통일성 도모 (수량, 기록물유형, 보존기간 등) Ⅳ 활용 계획 ○ 관할기관 기록관 협업 기반 일반 기록물 보유현황 상세 조사 - (전자) 기록유형 별 보유량, 분류체계, 편철 등 생산기반 점검 - (비전자) 기록물 보유현황(처리과 비치 기록물 포함) 상세 점검 체계 가동, 비전자기록 생산유형 및 분류체계 재검토 ○ 기 국가기록원에 제출된 기록물 생산현황 자료 통합관리 - 국가기록원을 통해 관리되었던 관할기관 기록물 생산현황 자료를 인계받아 통합관리 - 서울시？자치구 생산현황 자료에 이어 서울시교육청·교육지원청, 서울시립대 생산현황 자료 추가 인계·인수 추진 ○ 생산현황 자료 반영 기록물 유형별 후속 관리 기반 마련 - (회의록) 속기록 작성 대상 회의 지정 - (간행물) 간행물 관리 체계 개선 · 납본 방식(수량, 매체) 개선 및 생산현황에 따른 납본관리 체계 마련 · 간행물 생산현황을 생략대상까지 확대 조사·점검하여 발간번호부여 및 관리대상 간행물 결락 최소화 Ⅴ 행정 사항 ○ SDA 생산현황통보 기능 개선 및 매뉴얼 송부(서울기록원) : ’21.4월~6월 ○ 국가기록원-서울기록원 업무 인계인수 및 협의 : ’21.5월~8월 ○ ’20년 기록물 생산현황 작성 및 제출 (관할기관？서울기록원) : ’21.8월 - 서울시, 자치구 : SDA 업로드 제출 - 서울시교육청？교육지원청 : 통보서식 공문 제출 ○ ’20년 기록물 생산현황 분석 및 결과보고서 작성(서울기록원) : ’21.9월~10월 ○ 기록물 유형별 후속조치 계획 수립 및 이행(서울기록원) : ’21.9월~12월 붙임 1. ‘21년 기록물 생산현황 통보 서식(서울기록원) 1부. 2. ‘20년 관할기관 기록물 생산현황 조사결과 1부. 끝.

22820751

20210927153032

본청

기록정책과-349

D0000042468773