다시 뛰는 공정도시 서울!

문서번호 기록정책과-260 결재일자 2020.4.17. 공개여부 부분공개(5) 방침번호 시 민 주무관 기록정책과장 서울기록원장 김은아 김은실 04/17 조영삼 협조 기록관리팀장 이희옥 5·18 민주화운동 제40주년 서울기념사업 기록물 등록 및 정리 지침 2020. 4. 서울기록원 5·18 민주화운동 제40주년 서울기념사업 기록물 등록 및 정리 지침 「5·18민주화운동 제40주년 서울기념사업」을 추진하는 과정에서 생산된 기록물의 유형별 등록 및 향후 서울시기록관과 서울기록원으로의 이관을 위한 정리 방법을 안내하기 위한 지침임 Ⅰ 기록물 정리 지침 개요 ？？ 관련 근거 ？「공공기록물 관리에 관한 법률」제18조 ？「공공기록물 관리에 관한 법률 시행령」제20조, 제23조, 제24조 ？ 2020년도 서울기록원 기록물관리지침(기록정책과-175, 2020.3.10.) ※ 본 지침에서 정하지 아니한 사항은 ‘2020년도 서울기록원 기록물관리지침’을 적용함 ？？ 작성 배경 ？ 5·18민주화운동 40주년을 맞이하여 서울시 본청 및 산하 기관에서 대규모 기념사업이 추진됨에 따라, ？ 동시 다발적으로 생산되는 주요기록물에 대한 생산부터 정리단계까지 일괄적인 별도의 기록물 정리 지침을 작성·배포함 ？？ 적용 대상 : ‘5·18민주화운동 기념사업’ 추진 관련 생산·접수 기록물 연번 추진부서 사업내용 1 2 3 4 5 6 7 8 Ⅱ 기록물 관리 세부지침 1 기록물 등록 ？？ 기록물 등록 원칙 ？ 기록물을 생산·접수한 때에 해당 부서의 전자기록생산시스템(업무관리시스템)에 등록하여 관리함 - 전자문서로 생산한 경우 최종 결재권자의 결재와 동시에 자동으로 등록되나, 비전자문서로 생산한 경우에는 생산자가 생산정보를 직접 입력하여 등록 ※ 기록물 : 공공기관이 업무와 관련하여 생산하거나 접수한 문서·도서·대장·카드·도면·시청각물·전자문서 등 모든 형태의 기록정보 자료와 행정박물 - 5·18기념사업 생산 기록물(예시) - ？？ 첨부물 분리등록 ？ (분리등록 대상) 규격 차이가 심하거나 서로 다른 기록매체로 구성된 첨부물은 본문과 첨부물을 분리 등록하여 동일한 관리번호에 따라 관리함 - 첨부물 분리등록 기록물(예시) - ① 본문은 전자기록, 붙임파일은 비전자기록물인 경우 → 전자문서+종이기록/시청각기록/간행물 ② 기록물 한건에 두가지 매체가 함께 존재하는 경우 → 사진+영상테이프, 종이기록+CD ③ 기록물의 본문과 첨부물의 규격차이가 심한 경우 → 본문(종이문서)에 첨부된 붙임파일 대형사진인 경우 등 ？ (첨부물 분리등록번호) 전자기록생산시스템에 분리등록한 첨부물은 본문의 생산(접수) 등록번호에 ‘분리연번’이 자동으로 생성되며, 해당 등록번호를 실물기록에 기재하여야 함(‘분리연번’은 문서등록대장 해당 기록물 건의 ‘분리등록현황’에서 확인 가능) - 첨부물 분리등록번호(예시) - ▶ 본 문 : 5·18 기념전시 홍보계획(보존서비스과-518) ▶ 첨부물 : 5·18 기념전시 홍보영상 CD(보존서비스과-518-1) ？？ 기록물 생산등록번호 부여시기 ？ 일반문서류 : 결재 또는 보고가 끝난 직후 등록 ？ 사진·필름류의 시청각기록물 : 보존기록물로 적합한 대상을 선정한 후 ？ 비디오·오디오류의 시청각기록물 : 촬영·녹화 또는 녹음된 기록물을 편집하여 기록물이 완성된 후 ※ 편집장비 미보유 : 편집되지 않은 상태의 기록물로 등록 가능 ？？ 기록물 등록번호의 표시 ？ 생산등록번호의 표시 - 전자적으로 생산한 문서는 관리정보의 문서번호란에 생산등록번호가 자동적으로 표기되나, 비전자기록물(첨부물 포함)은 전자기록생산시스템에서 부여된 등록번호를 「공공기록물 관리에 관한 법률 시행규칙」[별표1]의 방식대로 표기하여야 함 ■ 공공기록물 관리에 관한 법률 시행규칙 [별표1] 등록번호의 표시방법(제5조 관련) 생산등록번호 생산 - ( . . ) 접수등록번호 접수 - ( . . ) ※ 비고 1. 등록번호 표기란의 크기는 기록물 유형에 따라 적절하게 조정하여 사용한다. 2. 등록번호 표기란의 첫째 줄에는 등록번호를 적되, 처리과명과 연도별 일련번호를 붙임표(-)로 이어 적는다. (예시) 행정지원과인 경우 : 행정지원과-123 3. 등록번호 표기란의 둘째 줄 괄호 안에는 생산·접수일자를 적는다. 다만, 민원문서 등 필요한 경우에는 접수일자와 함께 시·분까지 적는다. - 생산(접수)등록번호란 또는 문서번호란이 없는 문서(발표자료, 회의록, 홍보자료 등) : 생산기록물은 당해 기록물 좌측 상단 여백, : 접수기록물은 당해 기록물 우측 상단 여백에 표기 - 사진 또는 필름류의 기록물(※ 동일한 내용의 사진·필름은 동일한 생산등록번호 표기) : 사진 뒷면 또는 : 사진·필름 등을 넣은 봉투 또는 : 사진·필름 등을 부착한 종이의 좌측 상단의 여백에 표기 - 테이프·디스크·디스켓류 : 당해 기록물과 그 보존용기에 생산등록번호를 표기 - 기록물의 재질 또는 규격상 기록물 자체에 생산등록번호를 표기하기 곤란한 기록물 : 당해 기록물을 넣은 봉투 또는 보존용기에 생산등록번호를 표기 2 기록물 편철 ？？ 기록물 편철 원칙 ？ 기록물은 전자기록생산시스템에 등록과 동시에 단위과제별로 편철하여야 함 - 단위과제 하위에 단위과제카드를 만들어 해당 단위과제카드에 편철 ？ 기록물편철은 전자기록물과 비전자기록물 유형에 상관없이 동일 사안의 단위과제인 경우에는 하나의 단위과제에 편철되어야 함 ？？ 5·18 기념사업 기록물 편철 절차 ※[붙임1] 참고 ① 업무관리시스템에 해당 사업 단위과제카드 별도 신설 단위과제카드명 : 5·18제40주년사업관리 - 7개부서 동일한 단위과제카드명으로 사용하는 단위과제 아래에 신설 추진부서 단위과제명 (변경 전) 단위과제카드명 (변경 후) 단위과제카드명 ※ 기록물은 자체 문서관리시스템에서 ‘5·18제40주년 기념행사 추진’ 관련 기록으로 구분될 수 있도록 등록 관리 ② 생산·접수 기록물을 신설 단위과제카드에 편철 - 신설 단위과제카드에 제40주년 기념사업 문서를 편철하여 타사업 문서와 구분 - 단위과제카드 신설 전 생산한 문서는 단위과제카드 재편철 - 비전자문서는 업무관리시스템에 ‘비전자기록물등록’ 후 해당 단위과제카드에 편철 ？？ 기록물 유형별 편철 방법 ① 일반문서류 전자문서 업무관리시스템 기안서식→문서정보→신설 단위과제카드에 편철 비전자문서 업무관리시스템 문서함→문서등록대장→비전자문서등록 후 신설 단위과제카드에 편철 ② 시청각기록물 첨부물이 시청각인 경우 업무관리시스템 문서함→문서등록대장→분리등록 후 신설 단위과제카드에 편철 시청각으로만 생산된 경우 비전자문서등록으로 단독 등록 업무관리시스템 문서함→문서등록대장→비전자문서등록 후 신설 단위과제카드에 편철 - 시청각기록물은 기록물 1건당 용량이 크기 때문에 업무관리시스템에 매체 자체의 등록이 불가하므로 기록물 정보만 업무관리시스템에 등록 후 기록 자체는 폴더별로 편철하여 관리 ※ 기록물 1건은 사진파일 1개가 아닌 기록물생산 사안에 따른 단위 ③ 행정박물 - 관련문서(생산이나 접수와 관련된 문서)는 일반문서류 편철방법으로 등록 - 행정박물 자체는 업무관리시스템에 등록기능이 없으므로 [붙임2] 행정박물 관리대장에 별도 관리 - 행정박물은 서울기록원과 서울시기록관(정보공개정책과)이 해당기록물의 보존가치에 대한 선별심의를 거쳐 최종 이관 대상 선정 예정 ④ 간행물 - 간행물 발간관련 결재문서와 원고는 일반문서류 편철방법으로 등록 - 제작된 간행물은 간행물발간등록번호를 부여받고 일정부수를 납본해야 함 3 기록물 정리 ？？ 기록물 정리 원칙 ？ 공공기관에서는 매년2월말까지 전년도에 생산을 완결한 기록물에 대하여 기록물 정리(공개여부·접근권한 재분류, 분류·편철 확정 등)를 시행하여야 함 - 단, 본 지침의 적용을 받는 「5·18민주화운동 제40주년 서울기념사업」 추진 기록물은 즉시 이관을 위하여 사업 종료 직후 기록물 정리를 시행하여야 함 ？？ 기록물 정리 시 확인 사항 확인사항 검토여부 ○ 업무관리시스템 정리 - 생산문서의 문서카드 관리정보 수정(열람범위 재조정ㆍ공개여부 재분류), 단위과제(카드) 조정 등 분류·편철 확정 - 과제가 미분류된 메모보고에 대한 단위과제 지정 - 진행중인 문서카드 결재 등 종결처리 - 진행중인 문서 유무 확인 및 처리(발송 및 담당자 확인) 여/부 ○ 업무관리시스템의 문서등록대장에 등록되지 않은 기록물 추가 등록 - 비전자로 생산된 기록물 누락여부 확인 후 누락사항 추가 등록 - 별도로 첨부하여 내부결재를 받았거나 별첨으로 접수한 종이문서 형태의 붙임자료도 빠짐없이 분리등록 여/부 ○ 문서등록대장의 등록사항과 실제 기록물이 일치하는지 여부를 확인한 후 미비사항 보완 여/부 ○ 기록물 건별 공개/비공개 여부 및 접근권한 재분류 등 등록정보 수정 여/부 ○ 생산등록번호 또는 접수등록번호가 표시되지 않는 기록물이 있는지 여부 확인 - 누락된 기록물의 생산등록번호 또는 접수등록번호 표기 여/부 ○ 기록물철의 색인목록과 실제 편철상태가 일치하는지 여부 확인 여/부 Ⅲ 행정사항 ？？ 「5·18민주화운동 서울기념사업」기록물 이관 계획 수립 ？ 정보공개정책과(서울시기록관)와 이관 일정 협의 :’20.5월 - 부서별 사업 추진현황을 고려하여 이관대상 및 방법, 일정 등 협의 ？ 기록물 이관계획 수립 및 이관 수행 :’20.5월~7월 - 이관계획 수립 및 통보(서울기록원, 정보공개정책과) - 이관대상기록물 정리 이행 점검(정보공개정책과) - 기록물 이관(생산부서→정보공개정책과→서울기록원) 붙임 1. 단위과제 신설 및 기록물 유형별 편철 매뉴얼 1부. 2. 행정박물 관리대장 서식 1부. 끝.

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기록정책과-260

D0000039777695