다시 뛰는 공정도시 서울!

문서번호 기록정책과-236 결재일자 2020.4.3. 공개여부 대시민공개 방침번호 시 민 주무관 기록정책과장 서울기록원장 김은아 김은실 04/03 조영삼 2020년 기록물 생산현황 관리 계획 2020. 04. 서울기록원 (기록정책과) 2020년 기록물 생산현황 관리 계획 서울기록원 관할공공기관(서울시, 자치구, 교육청, 교육지원청)에서 전년도에 생산ㆍ접수한 시정기록물의 현황을 조사하고, 생산유형별 분석 및 장기적인 이관(수집) 대상 범위를 설정하고자 함 Ⅰ 추진 근거 및 목적 ○ 추진근거 -「공공기록물 관리에 관한 법률」제19조, 제34조 -「공공기록물 관리에 관한 법률 시행령」제33조, 제42조, 제71조 -「공공기록물 관리에 관한 법률 시행규칙」제21조, 제27조 ○ 추진목적 - 기록 유형별 생산현황을 분석하여「공공기록물 관리에 관한 법률」에서 정하는 ‘생산의무기록물’ 및 ‘주요 시정기록물’의 관리 방안 마련 - 관할 공공기관의 시정기록물 생산현황에 대한 정기적 관리를 통해 서울기록원 이관 및 수집 계획 수립의 기초 자료로 활용 <중점 사항> √ 기록물 생산현황 통보방법(서식/제출방식) 변경 - 제출서식 : 조사·연구·검토서 항목 폐지→비전자기록물 보유현황·목록 항목 추가 - 제출방법 : 공문 제출 →SDA를 통한 서식 업로드 제출(서울시 및 자치구) √ 서울기록원 생산현황 관리 대상기관 확대 - ’19년 : 서울시, 자치구(25개) - ’20년 : 서울시, 자치구(25개), 서울시교육청, 서울시교육지원청(11개) √ 생산현황 분석결과를 토대로 기록물 유형별 후속 관리 추진 - 회의록·시청각기록물 : 생산의무 기록물 생산 및 관리 이행 점검 - 행정박물·간행물 : 행정박물 선별이관 및 간행물 납본 관리 Ⅱ 추진 개요 ○ 추진기간 : 2020. 4월~11월 시기 내용 추진 기관 ’20. 4월 생산현황 관리 계획 수립 및 일정 통보 서울기록원 ’20. 5월 생산현황 통보서식 작성 및 제출 처리과→기록관 ’20. 8월 생산현황 통보서식 작성(수합) 및 제출 기록관→서울기록원 ’20. 9월~10월 생산기록물 유형별 분석 및 관리 체계 수립 서울기록원 ’20. 11월 ’20년 서울시 기록물 생산현황 분석 결과 통보 서울기록원→기록관 ○ 제출기관 : 서울기록원 관할공공기관 기록관 - 서울시, 자치구(25개), 서울시교육청, 서울시교육지원청(11개) ○ 제출대상 : ’19년 기록물 생산 및 보유현황 [붙임] 서식1~12 구분 서식명 통보 대상 기간 서식 1 일반기록물(전자·비전자) 생산현황 2019.1.1. ∼ 2019.12.31. 서식 2, 3 <신설> 일반기록물(비전자) 보유현황 및 보유목록 ∼ 2019.12.31. 서식 4, 5 회의록 생산현황 및 생산목록 2019.1.1. ∼ 2019.12.31. 서식 6, 7 시청각기록물 생산현황 및 생산목록 2019.1.1. ∼ 2019.12.31. 서식 8, 9 비밀기록물 생산현황 및 생산목록 2019.1.1. ∼ 2019.12.31. 서식 10, 11 행정박물 보유현황 및 보유목록 ∼ 2019.12.31. 서식 12 간행물 생산현황 2019.1.1. ∼ 2019.12.31. <삭제> 조사·연구·검토서 생산현황 및 생산목록 ○ 제출방법 기관 방법 서울시, 자치구(25개) ― ▶ 서울기록원 디지털아카이브 시스템(SDA)에 접속 후 작성이 완료된 통보서식 업로드 제출 ※ SDA시스템 생산현황 상세등록 매뉴얼은 기관별 담당자 행정메일로 송부 예정(6월중) (등록절차/기관별 ID/패스워드 수록) 서울시교육청, 교육지원청(12개) ― ▶ 서울기록원 기록정책과로 공문 제출 ※ [붙임] 통보서식만 제출 (국가기록원 SORA시스템 미등록, 시스템파일 미제출) Ⅲ 주요 추진 내용 ○ 업무 인계인수 및 협의(서울기록원-국가기록원) - 서울기록원 관할공공기관(서울시교육청 및 교육지원청)에서 국가기록원으로 기제출한 생산현황 통보 자료 인계인수(최근 3개년 제출 자료) - 국가기록관리 통계관리를 위한 자료 제출시기 및 제출항목 등 협의 (서울기록원 관할기관 생산현황 통계 자료 공유) ○ 생산기록물 유형별 분석 및 개별 관리 체계 가동 - 제출항목 중 오류·누락 사항 보완요청 및 생산현황 목록 확정 - 생산현황 통보 사항을 반영하여 기록물 유형별 심층 분석 ※ ’20년 생산현황 분석 대상 : 회의록, 시청각기록물, 행정박물, 간행물 - 기록물 유형별 관리 체계 수립 및 후속 조치(조사, 점검, 지침 작성 등) 이행 - ’20년 서울시 기록물 생산현황 분석 결과 보고서 작성 및 통보 Ⅳ 행정 사항 ○ SDA 생산현황통보 기능 개선 및 매뉴얼 송부 : ’20. 4월~6월 - SDA 기능 관련 협의(보존서비스과), 매뉴얼 송부(서울시 및 자치구) ○ 국가기록원-서울기록원 업무 인계인수 및 협의 : ’20. 5월~8월 ○ 생산현황 기록물 유형별 분석 및 관리체계 수립 : ’20. 9월~10월 ○ ’20년 기록물 생산현황 분석 결과보고서 작성 : ’20. 11월 붙임 2020년 기록물 생산현황 통보 서식(서울기록원) 1부. 끝.

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기록정책과-236

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