다시 뛰는 공정도시 서울!

문서번호 기록정책과-699 결재일자 2019.12.16. 공개여부 대시민공개 방침번호 시 민 주무관 기록정책과장 서울기록원장 우혜린 김은실 12/16 조영삼 협조 보존서비스과장 원종관 ‘20년 기록물 관리지침 작성 및 배포 계획 2019. 12. 서울기록원 (기록정책과) ‘20년 기록물 관리지침 작성 및 배포 계획 ‘20년 기록관리 업무에 변화된 점을 관할 공공기관에 알리고 기록관리 업무의 효율적인 운영을 위해 기록물 관리지침을 수립하고 배포하고자 함 1 개 요 추진근거 ？ 공공기록물 관리에 관한 법률 제11조(지방기록물관리기관) ？ 서울특별시 기록물 관리에 관한 조례 제6조(서울기록원의 기능) 추진목적 ？ ‘20년부터 관할 공공기관을 대상으로 새롭게 시작하는 기록관리 업무에 대한 안내 ？ ‘20년 관할 공공기관 기록관리 업무에 대한 운영방법 수립 추진개요 ？ 기 간 : ‘19. 12월 ~ ‘20. 3월 ※ ‘20년부터 관할 공공기관에서 서울디지털아카이브시스템(SDA)을 통해 하는 업무 3개(생산현황통보, 간행물관리, 기록관리기준표 관리)를 중점으로 안내 ？ 대 상 : 관할 공공기관 대상 기록관리 업무 ？ 적용기관: 서울시, 자치구, 교육청, 공사·공단, 일부 출자·출연기관 ？ 방 법 - 각 업무별 내용 작성(개요, 절차, 현황, SDA 사용법 등) 취합 후, 관할 공공기관별 업무 설명회를 거쳐 시행 2 그간의 업무현황 관할 공공기관 관련 업무 현황 ？ ’19.1.~ 국가기록원과 서울기록원간 업무 인수·인계 - 생산현황관리, 간행물관리, 기록관리기준표 등 업무별 인수·인계 진행 ？ ’19.3.7. ‘19년 서울기록원 기록관리 업무 운영계획 시행 - (생산현황관리, 기록물이관, 지도·감독 및 지원) 서울기록원에서 추진 - (간행물관리, 기록관리기준표) 국가기록원에서 추진 ※ ‘19년 서울특별시교육청 대상 기록관리 업무는 국가기록원에서 추진 ？ ’19.3.13. ‘19년 서울기록원 기록관리 업무 설명회 개최 - 서울시, 자치구 대상 연간 업무 운영 계획 및 현안 공유 ？ ’19.4.8. 교육청 담당자 업무협의회 - 서울교육청 대상 연간 업무 운영 계획 공유 및 각 기관 현황 공유 ？ ’19.10.~ 서울디지털아카이브시스템(SDA) 기능 구축 - 생산현황관리, 간행물관리, 기록관리기준표 등 기능 개발 진행 ？ ’19.12.6. 자치구 대상 업무 일정 및 방법 안내 - SDA사용 업무 3개에 대한 추진일정 및 업무변경사항 안내 3 세부추진계획 관할 공공기관 관련 업무 지침 작성 ？ 국가기록원 지침의 ‘20년 업무 변동사항을 반영하여 작성 ？ 기록물 관리 지침 주요내용(붙임2 참고) - 관련근거, 관리대상, 대상기관, 중요성 - 관련절차, 절차별 업무 설명 및 방법, SDA 사용법 - 업무 시 유의사항, 기관협조 사항 - SDA 시스템에 대한 그 밖에 활용사항 ‘20년 기록물 관리 업무 관련 설명회 실시 ？ 일 시 : ‘19. 2월 중 ？ 장 소 : 5층 컨퍼런스룸 ？ 대 상 : 서울시, 자치구, 교육청, 공사·공단, 일부 출자·출연기관 ※ 대상 기관별로 일정 추진 ？ 내 용 - 생산현황통보, 간행물관리, 기록관리기준표 관리 등 변경업무 중심으로 설명 - SDA 화면설명 및 사용법 교육 4 추진일정 ？ 업무일정 및 방법 안내(자치구) : ‘19. 12월 ？ 주요변경 3개 업무관련 공문 발송(관할 공공기관) : ‘19. 12월 ？ 업무 담당자별 지침 작성 : ‘20. 1월 ？ 기록물 관리 업무 설명회 개최 : ‘20. 2월 ？ 기록물 관리 지침 배포 : ‘20. 2월~3월 5 행정사항 ？ 기록 관리 지침 작성 : 기록정책과, 보존서비스과 ？ SDA 사용법 내용 협조 및 교육 : 보존서비스과 - 기록물 관리 지침 작성 시 관련 내용 협조 - ‘20년 기록물 관리 업무 관련 설명회 때 교육 실시 붙임 1. 기록물 관리지침 목차 구성 및 작성 분장 1부 2. 기록물 관리지침 작성서식 1부 3. 자치구 대상 변경사항 안내서(‘19.12.6.) 1부. 끝. 붙임1 기록물 관리지침 목차 구성 및 작성 분장 연번 제목 담당과 제1장 제1장 처리과의 기록물관리 기록정책과 제1절 기록물의 생산·등록·분류·정리 1 기록물 등록 및 편철 2 분류기준표 및 기록관리기기준표 관리 3 기록물 정리방법 제2절 기록물의 유형별 관리 1 조사·연구·검토서 관리 2 회의록 관리 3 간행물 관리 4 시청각기록물 관리 보존서비스과 5 행정박물 관리 기록정책과 6 비밀기록물 관리 제3절 개인정보가 포함된 기록물의 관리 제4절 기록물 생산현황 통보 제5절 처리과에서 기록관으로의 이관 제2장 기록관의 기록물관리 보존서비스과 제1절 처리과 기록물의 인수 제2절 전자기록물의 보존포맷 변화·관리 1 보존포맷변환 개요 2 보존포맷변환 실시 3 보존포맷변환시 오류처리절차 제3절 영구기록물관리기관으로의 기록물 이관 1 이관 개요 2 RMS를 이용한 기록물 이관 3 전자기록물의 오프라인 이관 제4절 기록물의 공개재분류 제5절 기록물의 평가 및 폐기 기록정책과 부록 SDA 사용법 보존서비스과 붙임2 기록물 관리 지침 작성서식 지침작성업무명 담당부서: (☏ ) □ 법적근거 □ 대상기관 □ 관리개요 - 대상 기록 정의 - 관리대상 ※ 중요성, 일정 등 비교적 자유롭게 기술 순서도 삽입 □ 관리절차 - 절차별 설명/ 방법(시기, 대상, 내용, 방법) ※ 법정 관리 서식이 있을 시 서식 첨부 및 내용 설명 SDA 화면 캡쳐 및 설명 - 절차별 SDA사용법 □ 기관협조사항/ 유의사항 [부록] SDA 매뉴얼(관할 공공기관용) - 계정부여 방법 등 SDA 활용방법 붙임3 자치구 대상 변경 사항 안내서 2020년 주요 변경사항 ？ ‘20년 생산현황, 간행물, 기록관리기준표 관리업무 서울기록원이 업무 수행 ？ ‘19년 12월 중 해당 업무에 대한 SDA(서울디지털아카이브)안내서 배포 사업명 2019년 2020년 1. 기록물 생산현황 관리 가.통보방법 변경 ？ 공문 제출 ？ SDA를 통한 생산현황 보고, 통계 데이터 확인 - 기록관 담당자 계정으로 직접 입력, 통계관리 ？ 제출서식 : [서식1]~[서식12] ？ 제출서식 변경 : [서식1]~[서식14] - 일반기록물(비전자) 보유현황 추가 - 일반기록물(비전자) 보유목록 추가 (보존기간 30년 이상) 나.결과 활용 ？ 생산현황통보 자료 및 국가기록원 인계 자료를 기초로 생산기록 유형 분석 ？ 관할공공기관 지도감독 및 이관(수집) 대상 선정 , 생산의무기록물 관리 근거 자료로 활용 2. 간행물 관리 가. 신청 시스템 변경 ？ 국가기록원 홈페이지 ？ 서울기록원 SDA - 기관별 계정 부여 (기록관 1개, 처리과 1개) 나.납본처 추가 ？ 국가기록원 ？ 국가기록원(기존동일) 및 서울기록원 3. 분류기준표 관리 가. 신청방법 동일 (변동사항 없음) ？ 국가기록원 CORA 신청 ？ 국가기록원 CORA 신청 CORA상 처리자가 서울기록원으로 변경 ※ 클라우드 업무관리시스템 관련 이슈로 CORA그대로 사용 4. 기록관리기준표 관리 가. 신청방법 변경 ？ RMS 신청 ？ 국가기록원 CAMS에서 처리 ？ RMS 신청 - 서울기록원 SDA 업로드 - RMS상에서 신청 후 TXT파일로 다운 - SDA상에서 TXT파일 업로드 후 처리 - 처리 결과는 BRM/RMS상 자동 반영 - 1월 중 SDA오픈(시스템 오픈 전까지 공문으로 처리)

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기록정책과-699

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