다시 뛰는 공정도시 서울!

문서번호 정보공개정책과-27615 결재일자 2019.12.6. 공개여부 부분공개(2) 방침번호 시 민 주무관 기록관리팀장 정보공개정책과장 이세진 이희옥 12/06 임진희 협조 주무관 서찬석 주무관 진종권 기록관 보안 및 재난대비 계획 2019. 12 행 정 국 (정보공개정책과) 기록관 보안 및 재난대비 계획 기록관의 기록물 및 시설에 대한 보안 및 재난대비 계획을 수립하여 재난에 사전적으로 대비하고 재난발생 시 기록물의 안전 확보 및 피해예방을 최소화하고자 함 1 추진개요 ？？ 추진근거 ○ 공공기록물 관리에 관한 법률 제30조(기록물의 보안 및 재난대책) ○ 공공기록물 관리에 관한 법률 시행령 제38조(기록관 및 특수기록관의 서고관리) ○ 공공기록물 관리에 관한 법률 시행령 제62조(기록물의 재난·보안대책) ○ 기록물관리기관 보안 및 재난관리 기준(v1.1)(기록관리업무 표준) ？？ 추진방향 ○ 기록물 대피는 불가피한 경우에만 실시 - 분명한 지시가 있을 때까지는 기록물을 보존시설로부터 반출 금지 - 도난, 기록물 손상 등의 피해가능성이 있으므로 문서고에서의 보존이 불가능하다고 판단된 경우에 한하여 기록물 대피 ○ 신속한 복구체제의 확립 - 침수 등의 손상을 입은 기록은 2차 피해 방지를 위해 격리시켜 복구조치 - 보존가치와 손상도에 따른 우선순위를 적용하여 이동 ○ 기록물 재난대비계획은 인명의 안전과 보호가 우선 - 문서고에서의 인명피해 및 안전사고에 대한 위험요소가 없는지 확인 - 가스소화시설 작동 시 가스가 완벽히 배출된 이후에 기록물 대피 ？？ 문서고 현황 구 분 본관문서고 서소문문서고 위 치 서울도서관 B4층 서소문 1동 B1층 개 관 일 2012.10.15 구 서울문서고(’99. 3. 1) 이전 2012.12.1 구 남산문서고(’09. 5. 1)이전 시설규모 580.6㎡ (문서고1. 253.2㎡ / 문서고2. 327.4㎡) 574㎡ 비 고 (사진) 2 보안관리 ？？ 출입자 보안 ○ 문서고별 관리책임자 지정 : 문서고 출입, 기록물 입출고 통제관리 - 문서고는 제한구역으로 지정하고, 비인가자의 출입을 제한 ※ 제한구역 : 비인가자의 접근을 방지하기 위하여 그 출입에 안내가 요구되는 지역(보안업무규정 시행규칙 제54조) 관리책임자(정) 관리책임자(부) 정보공개정책과장 본관문서고 서소문문서고 본관문서고 시설관리자 서소문문서고 시설관리자 ○ 문서고별 보안관리자 : 문서고 기록물 열람 및 대출 시 동행확인 - 본관문서고 : 본관문서고 기록물 열람담당자 - 서소문문서고 : 서소문문서고 기록물 열람담당자 ○ 문서고 제한구역 설정 : 기록관 상시근무자에게만 출입권한 부여 ？？ 기록물 열람 및 대출보안 ○ 기록물 열람대장에 열람자, 열람내역(기록물철명) 등을 기재 ○ 기록물 대출 시 반출입대장에 기록물철제목, 대출자정보 기재 - 보존기간 30년 이상 기록물은 문서고 외의 지역으로의 반출을 금지 - 부득이한 사유로 문서고 외 지역으로 반출하고자 하는 때에는 기록관장의 승인 ※ 근거 : 공공기록물 관리에 관한 법률 시행규칙 제32조(보존기록물의 반출제한) ？？ 기록물 폐기 시 보안 ○ 폐기실시를 외부업체에 위탁한 경우 기록물의 폐기가 완전히 이루어질 때까지 담당공무원이 입회하여 감독 ○ 민간업체 수행자에게 보안서약서 징구 ？？ 기록물 분실, 도난, 훼손 방지 보안 ○ 문서고는 제한구역으로 설정, 출입권한이 부여된 자에 한하여 출입 (공무원증 태그방식) ○ 문서고 근무자는 안전규칙 숙지 - 소화기 사용법 숙지, 작업 실 내 흡연 및 음식물 반입금지 - 문서고 및 작업공간 내의 전기제품 취급 주의 ？？ 기록관리시스템 보안 ○ 기록관리시스템 유지보수 투입작업자는 보안서약서 작성 ○ 기록관리시스템의 기록관리팀 직원 외의 자에게 관리자권한 부여 시 기록관장의 허가를 득한 경우 부여 3 재난대비계획 ？？ 재난의 유형 ○ 화재로 인한 소실 : 전기사고, 발화물질 취급 부주의, 방화 등 ○ 침수로 인한 소실 : 누수, 폭우, 급수시설 파손 등 ○ 매몰로 인한 훼손 : 지진, 기타 사고로 인한 건축물 붕괴 ○ 미흡한 보존관리 : 열, 오염된 환경, 부적절한 서가정리, 운송부주의 등 ？？ 재난대비 예방활동 1. 기록물 시설·장비 점검 ○ 문서고관리 - 보존기간이 높은 순부터 출구에서 가까운 곳에서 보존 - 보존기간별 문서고 집중관리, 문서고 온·습도 1일 4회 점검 <재해종류별 위험도> 1등급 화재 및 연기, 홍수, 장비 및 시스템 장애 급배수 누수 2등급 부주의한 보관 및 취급, 많은 먼지 3등급 곰팡이 발생, 고의적 파괴, 해충의 침입, 폭발, 도난 ○ 기록물 정수점검 및 시설·장비점검 - 1회/2년 기록물 정수점검 및 상태점검 실시 - 기록물의 훼손종류와 상태를 점검하여 관리 ○ 소화시설·장비 점검 : 총무과 시설관리팀 정기점검 2. 보존환경 점검 ○ 온·습도 보존환경 - 문서고 온·습도확인(온도 : 20 ± 2˚C, 습도 : 50% ± 10% 유지) - 평상시 조명을 사용하지 않을 때는 소등 3. 재난복구장비 확보 및 유지관리 ○ 점검목적 : 피해기록물의 즉각적인 응급조치로 피해 최소화 ○ 점검내용 및 방법 - 비상장비 상자는 즉시 접근한 곳에 위치하고 있는지 여부 - 응급조치 물품 구비 여부 및 작동여부 ？？ 기록물 점검등급(준영구, 영구) ○ 1등급 - 어떤 대가를 치르더라도 반드시 보존하여야 하는 기록물로 역사적 가치 높은 것, 손실시 대체가 불가능한 기록물, 복구 불가능한 기록물 (준영구이상 기록물 중 DB 및 MF 미구축 기록물) ○ 2등급 - 중요하며 손실시 심각한 문제 발생 가능성, 비용이 많이 드나 대체 가능한 기록물 (준영구이상 기록물 중 DB구축 완료된 기록물) ○ 3등급 - 손실 시 문제가 발생하지 않고 대체가 가능한 기록물 (준영구이상 기록물 중 MF 촬영완료 기록물) 4 재난대응계획 ？？ 행동요령 ○ 기록물 보호 및 구조활동에 앞서 인명의 안전과 보호가 우선 ○ 재난대책반이 모든 권한을 가지며, 재난대책반장이 총괄지휘 ○ 재난대책반의 지시 없이 기록물은 문서고 밖으로 피난시키지 못함 ○ 재난 상황과 복구 활동은 사진과 기록으로 상세히 남김 ？？ 재난대응 조직구성 ○ 목적 : 재난 발생 시 신속·정확한 상황대처 및 기록물의 안전보호 <재난대책반 구성> 구 분 임 무 직 위 재난대책반장 문서고 재난대응 및 현장지휘 정보공개 정책과장 현장책임 본관 및 서소문 현장담당자 지휘 기록연구사 행정지원 상 황 관 리 (피해조사, 보고, 연락, 지원협조, 물품구입) 기록관리팀 전직원 보존관리 재난 및 피난 복구작업 ○ 재난대책반의 역할 - 공통임무 : 비상근무 동원시 즉시 응소하여 위원장으로부터 지휘를 받아 신속히 임무 수행 - 비상연락체계 가동 : 재해의 최초 발견자 또는 인지자는 비상대책위원장에게 보고 후 비상연락망을 구성하여 전달 - 청사 내 조직비상연락망을 통한 전달 및 연계활동 병행 - 각 팀장은 팀원에게 전파하여 재난대책반 임무 수행 - 자체적으로 대처가 불가능한 경우 외부 지원기관 이용 - 인근 소방관서, 경찰관서 및 소방안전본부 등 연락처 확보 후 연락망 가동 ？？ 기록물 대피 ○ 재난위험 정도가 높다고 판단되어 기관장 및 서울기록원 보고 후 지시가 있을 때에만 실시 ○ 기록물의 중요도에 따라 피난 우선순위를 정하여 대피 <우선순위별 서가배치> 구분기준(보존기간) 피난 우선순위 영구, 준영구 [빨강]1순위 30년, 10년 [파랑]2순위 5년이하 [초록]3순위 ※ 높은 순위의 기록을 출입구와 가까운 순서로 지정 ○ 기록물 이동수단 - 기록물 이동 시 플라스틱 상자 사용(방수) - 신속대피를 위한 이동수레 사용 - 이동 시 비상계단 사용(엘리베이터 정전 위험이 있으므로 지양) ※ 단, 시설물 위험에 따른 경우가 아닌 경우 엘리베이터 사용 5 재난복구계획 ？？ 재난복구 ○ 피해조사 - 재난의 원인 및 재난의 유형(화재, 침수, 폭발 등)을 파악 - 피해기록물의 종류 및 수량 파악 - 피해 발생 이후부터 복구까지의 전 과정의 기록화 ○ 복구계획 수립 - 보존처리 및 복원행위 수준 결정 : 기록물 우선순위에 따라 결정 - 연락대상자, 보존처리 시 기술적 조언 필요여부 결정 - 훼손기록물의 이송 : 이송방법(냉동탑자, 손수레 등) - 복구과정 기록화 : 기록연구사 및 문서고 담당자 - 작업영역 : 작업장 규모, 장소, 보안문제 고려 ※ 이용가능성, 전시성, 복제본의 유무, 기록물의 상태와 처리시급성, 대상기록물의 양, 기록보존여건 고려 ○ 손상기록물 복원원칙 - 기록물의 원본 질서가 흐트러져서는 안됨 - 처리작업은 적절하고 빈틈이 없어야 함 - 처리의 성격과 범위가 분명해야 함 - 기록이 손상되어서는 안됨 - 처리 및 보충 재료들이 내구성을 지녀야 함 ○ 재난복구 절차도 재난현장 처리 ？오염된 서가, 벽 및 바닥 세척 ？재난지역 곰팡이 방지를 위한 제습 및 공기순환 ？오염문서고에 정기적인 온습도 확인 및 결과표 작성 반출기록물 정리 ？복구 완료된 기록물에 대한 재배치 ？기록물 상태점검 실시 ？재해장소 주기적 관리 - 체크리스트 작성을 통한 주기적 환경점검 재난보고서 작성 ？향후 유사재난 발생 예방을 위해 재난과 관련된 전반 사항들에 대해 상세하게 작성 【붙임 2. 재난보고서 서식】 ○ 재난현장 정리 - 일반 원칙 ？ 재난 현장의 원래상태로의 복귀가 목적임 ？ 재난 현장이 철저하게 청소？건조되고 모든 수선 작업 완료 후 모든 서가, 보관함의 사용 가능여부 점검 완료되기 전까지 재난 현장으로 복귀 불가 - 처리요령 : [붙임 4] 피해기록물 응급조치 요령 참고 - 반출 기록물 재정리 ？ 서가배열 재조정 ？ 피해 기록물은 재난 전보다 더 많은 공간을 요하므로 2배의 공간 배정(물에 젖은 기록물의 부피는 처음보다 약 1.5배 증가) ？ 새로운 보존상자 및 파일표지로 바꾸어서 보관 붙임 : 1. 기록물 대피 우선순위별 서가배치현황 2. 재난보고서(서식) 3. 재난복구용품 구성현황 4. 피해기록물 응급조치요령. 끝. 붙임 1 기록물 대피 우선순위별 서가배치현황 □ 본관문서고 1순위 2순위 3순위 □ 서소문문서고 1순위 2순위 3순위 붙임 2 재난보고서(서식) 재난 보고서 작 성 자 : 일자 / 지속시간 : 1. 재난유형 2. 재난원인 3. 재난에 따른 피해 상황(인명, 기록물, 업무, 건물 등) 4. 재난 대응 방법 5. 재난 대응에 대한 권고사항 6. 기존 재난복구 계획의 변경 여부 확 인 자 : 붙임 3 재난복구용품 구성현황 품 목 용 도 상자 표지 나무상자 표지 압지 또는 흡습지 깨지기 쉬운 재질에 끼워 넣거나 건조시킴 양동이, 걸레 재난 초기 청소용 빨래줄 건조용 카메라 재난과 복구과정 기록 먼지 마스크 먼지와 곰팡이로부터 보호 구급상자 인명 보호 냉동용 봉지 냉동 거즈붕대 깨지기 쉬운 재질 보호 연필 표지 작성 지퍼 백 작은 물체나 깨진 물체를 담을 때 가위 끈, 종이 등 절단용 렌턴 어두울 때 사용 장갑, 일회용 상자 인명 보호 및 물체 보호 면장갑 마른 물건 취급 걸레 청소 본관문서고 서소문문서고 붙임 4 피해기록물 응급조치요령 (기록관리업무 표준「기록물관리기관 보안 및 재난관리기준(v1.1)」참고 종이기록물 ○ 원고, 문서, 작은 그림들 - 48시간 이내에 동결 또는 건조한다. - 낱장으로 분리하는 것을 금지한다. - 철(綴) 사이에 간지를 끼우고, 플라스틱바구니 또는 종이상자에 넣어 포장한다. - 공기 건조, 진공 건조, 동결 건조 등을 한다. ○ 수성칼라, 기타 수용성 기록재료로 된 기록물 - 즉각 동결 또는 건조시킨다. - 공기로 부는 행위는 금지한다. - 철(綴) 사이에 간지를 끼우고, 플라스틱바구니 또는 종이상자에 넣어 포장한다. - 공기건조 또는 동결건조 시킨다. ○ 도면 - 48시간 이내에 동결 또는 건조시킨다. - 낱장으로 분리하는 것을 금지한다. - 서랍속에 그대로, 쟁반, 판판한 상자 등으로 포장한다. - 공기건조, 진공건조 또는 동결 건조시킨다. ○ 코팅된 종이 - 즉각 포장하고, 48시간 이내에 동결 또는 건조한다. - 보관용기에 젖은 채로 보관한다. - 동결건조 한다. ○ 단행본 및 팜플렛 - 48시간 내에 동결이나 건조한다. - 펼치지도 덮지도 않는다. 커버를 분리하지 않는다. - 동결지로 분리, 플라스틱바구니나 골판지상자에 세워 보관한다. - 공기건조, 진공건조 또는 동결건조 마이크로필름 ○ 마이크로필름 - 72시간 내에 재세척 및 건조한다. - 상자에서 꺼내지 말고 고무 밴드를 이용하여 함께 묶는다. - 상자를 깨끗한 물로 채우고, 판지상자에 묶어 보관한다. - 아파처는 48시간 내에 동결이나 건조하고, 통속에 젖은 채로 보관 후 공기 건조한다. - 자켓은 72시간 내에 동결 및 건조하고, 통속에 젖은 채로 보관 후 공기 건조한다. - 디아조피시는 구난 시 맨 마지막으로 하고, 보관 서랍이나 상자에 그대로 포장하고 공기 건조한다. 자기매체 ○ 자기디스크 - 48시간 내에 건조, 필요하다면 -18℃이상에서 동결 - 디스크 취급시 가장자리를 잡고, 충격 금지한다. - 플라스틱 상자에 세워서 보관한다. - 공기 건조한다. ○ 자기테이프 - 동결 건조한다. 필요하다면, -10℃ 이상에서 동결한다. - 플라스틱 상자 또는 판지용 상자에 세워서 보관한다. - 릴 또는 카세트 가장자리에 무거운 것을 놓지 않는다. - 공기 건조한다.

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