다시 뛰는 공정도시 서울!

문서번호 기록정책과-669 결재일자 2019.11.26. 공개여부 부분공개(5) 방침번호 시 민 주무관 기록정책과장 서울기록원장 김승희 김은실 11/26 조영삼 협 조 보존서비스과장 원종관 운영지원과장 김현호 ‘19년 서울기록원 업무편람 작성계획 2019. 11. ‘19년 서울기록원 업무편람 작성계획 ‘19.5월, 본격적인 운영에 들어간 서울기록원의 업무편람을 작성을 통해 업무 노하우의 지속적 축적과 활용을 도모하고자 함. ※ 업무편람의 사전적 의미는 “업무에 대한 사항을 보기에 편리하도록 간추린 책”을 말함 Ⅰ 추 진 개 요 □ 추진근거 ○ 서울특별시 행정기구 설치조례 시행규칙 제135조 ○ 법률에 정의된 영구기록물관리기관의 주요업무 ※[붙임1]참조 □ 추진목적 ○ 서울기록원의 체계적인 업무처리 방식 정립을 위한 기초자료 마련 - 개원준비 시점부터 담당자가 실제로 수행한 업무처리에 대해 기술하고 관리함으로서 향후 서울기록원 업무분석 등의 자료로 활용 ○ 업무 수행방법, 업수 수행시 터득한 경험 및 노하우 축적 - 업무가이드의 역할이 가능하도록 업무수행방법과 애로사항 및 해결방법을 포함 - 업무공유 및 실질적인 업무 인수·인계서로 활용 □ 추진방법 ○ 업무편람 제작절차 ① 단위업무 선정 ？ ② 편람 작성 ？ ③ 취합·배포 ？ ④ 현행화 부서별 직원 의견수렴을 통한 최종선정 단위업무 담당자별 업무편람 작성 단위업무별 업무편람 취합·배포 매년실시 ※「단위업무」란? 업무편람 작성 기본 단위 (예: 기록물생산현황 관리) ○ 업무편람 작성내용 : ‘19년 수행한 업무 현황, 절차, 방법 및 노하우 - 현 황: ‘19년도 현황 작성 (예: ’19년 기록물 인수현황) - 업무절차: 해당 업무의 시작에서 종료까지의 절차(순서) 및 일정 작성 - 업무방범: 구체적인 업무처리 방법과 유관기관 및 협조부서 작성 - 노 하 우: 참고자료, 기록물 검색 팁, 고질민원 해결방법 등 업무경험 작성 Ⅱ 세부 추진 계획 ① 단위업무 선정 ○ 선정방법 : 전직원회의 실시 ⇒ 부서별 단위업무 최종안 선정 《직원회의 개요》 - 일 시 : 2019. 10. 16.(수) 15:00 - 안 건 : 서울기록원 업무편람 작성취지·방법 및 업무편람 단위업무 선정 검토 - 장 소 : 기록정책과 옆 회의탁자 - 참 석 자 : 서울기록원 전직원 - 회의결과 : 부서별 업무편람 단위업무 목록을 최종선정하여 우선 제출 ※ 담당자별 편람작성은 ‘19년 업무수행방법 및 결과 포함을 위해 20년 1월까지 작성 ○ 단위업무 최종안 구 분 업무편람 단위업무 참고자료 (서울특별시 행정기구 설치조례) 기록 정책과 ？ 조례 제·개정 ？ 기록물 생산현황 관리 ？ 비전자기록물 이관 · 정리 ？ 서울기록 수집 ？ 건립백서 편찬 ？ 홍보체계운영 ？ 공공기관 및 전문가단체 견학프로그램 운영 1. 기록물관리 총괄·운영에 관한 사항 2. 기록원 발전방안 기획 및 운영계획 수립 3. 기록물관리 표준, 지침 및 규정 제·개정 4. 이관·수집기록물의 정리, 기술, 평가업무 수행 5. 시민기록 수집 등 서울기록화 추진 6. 그 밖의 기록 분야 내 다른 과에 속하지 아니하는 사항 보존 서비스과 ？ 소독/탈산기 운영 ？ 보존서고 운영 ？ 기록물 공개관리 ？ 기록물 열람 ？ 소장기록 온라인 탐색도구(카탈로그) 개발 ？ 영구기록물관리 시스템 운영 ？ 전자기록물 이관 ？ 비전자기록 디지털화 ？ 전시 및 전시연계프로그램 운영 ？ 교육 (시민아키비스트 프로그램 운영) ？ 교육 (오픈소스소프트웨어 컨설팅) ？ 교육 (기록전문가 프로그램 운영) 1. 비전자 및 전자기록물의 영구 보존정책 수립시행 2. 훼손된 기록물의 보존처리 및 복원 3. 영구기록관리시스템 구축 운영 4. 중요기록의 매체수록 및 장기 보존기술 연구 5. 기록정보 서비스 정책 수립, 열람실 운영, 열람서비스 제공 6. 기록물의 이용 활성화를 위한 전시, 교육, 체험프로그램 운영 운영 지원과 ？ 건축물 및 조경관리(보수, 하자관리 포함) ？ 기계(승강기포함) 및 소방설비 관리 ？ 통신시설 및 보안관리 (RFID, CCTV, 통신보안, 출입카드 등) ？ 전기(태양광 포함)시설 괸리 ？ 주차장 ,기념품샵, 카페, 대관, 차량 운영관리 ？ 청사·청소 등 유지관리(용역 위탁운영관리 등) ？ 자원봉사자 운영관리 1. 조직·인사·예산·회계·복무 등 운영지원 총괄 2. 시설 및 장비 유지관리에 관한 사항 3. 청사보안에 관한 사항 ② 업무편람 작성 ○ 작성방향 : 이해하기 쉽고 실제 업무처리에 적용할 수 있도록 작성 ○ 작 성 자 : 단위업무별 업무담당자 ○ 작성대상 : ‘19년 실제 수행한 업무 ※ 단, 서울시 공통업무 제외 (예)회계, 결산 ○ 작성방법 :【붙임2】양식에 의거 해더와 본문 작성 - (필수작성) 업무개요, 현황, 업무처리절차, 방법, 유관기관 및 협조부서 작성 - (권장사항) 참고자료, 애로사항 및 문체해결방법 등 업무 노하우 작성 해더 본문 붙임 필요시 붙임자료 첨부 (참고자료, 업무현황표, 사진 등) ※[붙임3] 작성사례 참조 ※ ‘19년 추진일정, 예산(실제 계약금액) 및 운영현황등을 작성함으로서 매년 편람의 누적만으로 개관시기부터 서울기록원의 업무처리방법 및 현황을 알 수 있음 ③ 업무편람 취합 및 배포 ○ 취 합 : 단위업무별 담당자가 작성한 편람 취합 및 교정 ○ 검 토 : 취합한 내용에 대한 직원의견 수렴 및 반영 ○ 배 포 : 최종 취합본을 전직원에게 배포 ④ 업무편람 현행화 ○ 정기 현행화 : 년1회 (매년 하반기) ○ 수시 현행화 : 신규 단위업무 발생 등 내용보강 사항 발생시 Ⅲ 추 진 일 정 ○ 업무편람 관련 직원회의 ※ 기시행 19.10.16 (수) 15:00 : ‘19.10월 ○ 담당자별 업무편람 작성 : ‘19.11월 ~ 12월 ○ 업무편람 취합 및 최종본 전직원 배포 : ‘20. 1월 Ⅳ 행 정 사 항 ○ 담당자별 업무편람 작성 및 부서별 취합 제출 : ‘20. 1. 10.(금) 붙임 1. 영구기록물관리기관 주요 수행 업무(공공기록물법) 1부. 2. 업무편람 작성서식 1부. 3. 업무편람 작성예시 1부. 끝. 붙임1 영구기록물관리기관 주요 수행 업무(공공기록물법) 구 분 수 행 업 무 소관부서 생산의무 ○ 속기록 또는 녹음기록 생산의무 부여 회의 지정 관리 (법 제17조, 영 제18조) ○ 공식문서 외 등록관리 할 중요기록물 지정(법 제21조) 기록정책과 생산현황 ○ 기록물 생산현황 통보(비밀기록물 포함) (법 제19조) 기록정책과 기록물 이 관 ○ 보존기간 30년 이상 기록물의 이관조치(법 제19조) - 일반기록물, 시청각기록물, 행정박물, 비치기록물, 비밀기록물, 기타공공기관 중 사료적가치가 높은 기록물 ○ 폐지기관의 기록물 이관(법 제25조) ○ 소관 기관의 30년 이상 기록물 중 사료적가치가 높지 않은 기록물 선별 후 보존장소를 기록관으로 지정 및 10년 이하 기록물 중 이관대상 선별(영 제30조) ○ 기록관 이관연기 요청에 대한 승인(영 제40조) ○ 다음연도 이관계획 수립(영 제44조) 기록정책과 분류체계 및 보존기간 ○ 단위과제별 보존기간 협의 및 확정(영 제25조) - 소관 공공기관이 별도 분류체계를 사용할 경우 협의 ○ 보존기간을 달리 정할 단위과제에 직접 보존기간 책정(영 제26조) 기록정책과 간행물 관 리 ○ 관할 기관에 간행물발간등록번호 부여 및 관리(법 제22조) - 간행물발간등록번호 생략대상 선정(영 제56조) 기록정책과 행정박물 관 리 ○ 보존가치가 높은 이관대상 행정박물 지정 및 관리(영 제57조) - 이관시기 연장, 행정박물 대여 사용관리 기록정책과/보존서비스과 기록물 폐 기 ○ 보유기록물의 폐기(법 제27조) - 보존기간 30년 이하 기록물 폐기, 준영구기록물의 평가 및 보존가치 재평가(영 제52조) - 기록물평가심의회 운영(영 제54조) 기록정책과 보 존 ○ 전자기록물의 재난대비 복구체계 운영(법 제30조) ○ 보존환경유지, 보안대책 및 재난대비 계획 수립·시행(영 제48조) - 서고배치를 위한 분류체계, 배열방식 결정 ○ 보존매체 수록 및 관리번호 부여(영 제49조) ○ 보존기록물 상태검사(영 제50조) 및 기록물 복원(영 제51조) ○ 보존매체 수록 사본 중앙기록물관리기관에 제출(영 제52조) 보존서비스과 비밀기록물 관 리 ○ 관할기관 비밀기록물 생산현황통보 접수(법 제34조) - 비밀 생산현황통보 취합 및 중앙기록물관리기관 통보(영 제71조) ○ 30년 이상 비밀기록물 이관 및 재분류(영 제68조) 기록정책과 공 개 ○ 소관 비공개기록물의 5년 재분류(법 제35조) ○ 비공개 상한기간 지정(법 제36조) ○ 비공개기록물의 열람(법 제37조) ○ 기록물공개심의회 운영(법 제38조, 영 제74조) ○ 비공개기록물의 제한적 열람(영 제73조) ○ 보존기록물의 정리, 기술, 편찬, 컨텐츠 구축(법 제38조의2) ○ 관할 공공기관 비공개기록물 30년 이상 기록물 이관연장 사유 접수(영 제72조) 보존서비스과 전자기록 관 리 ○ 전자기록물 인수 시 검수과정에서 미비시항 통보 및 수정보완요구(영 제44조) ○ 전자기록물 보존관리를 위한 대책 수립？시행(영 제46조) - 관리정보 및 시점확인정보 검증, 장기보존포맷 변환 - 전자적 복구체계 수립？시행 ○ 기록정보서비스 확대를 위한 비전자 기록물의 전자화 계획 수립·시행(영 제47조) 보존서비스과 기 타 ○ 관할 공공기관의 기록물관리에 관한 지도？감독？지원(법 제11조) ○ 관할 공공기관의 기록물관리 종사자에 대한 교육(법 제11조) ○ 유출된 기록물의 회수(법 제26조) ○ 영구기록물관리시스템 운영(영 제2조) ○ 관할 공공기관 중 기록관 설치대상 협의 지정(영 제10조) ○ 공식기록물 외 중요기록물 등록대상 지정(영 제22조) 기록정책과 보존서비스과 붙임2 업무편람 작성서식 부 서 명 단위업무 담 당 자 작 성 일 수정일 근 거 추진목적 주요업무 1. 주요업무 내용 2. 업무절차 관계부서 주요업무1 첫 번째 주요 업무 □ 업무개요 ○ 업무개요1 - 업무개요1 ○ 업무개요2 - 업무개요2 □ 업무추진 절차 순서도 ⑴ 첫번째절차 - 시기 : - 대상 : - 내용 : - 방법 : ⑵ 두번째절차 - 시기 : - 대상 : - 내용 : - 방법 : □ 업무관련 현황 ○ 현황1 - 현황1 내용 □ 업무처리 요령 ○ 요령1 - 요령1 내용 ※ 관계기관(부서) 담당자 연락처 업무내용 부서 성명 사무실 연락처 붙임자료가 있을 경우 새로운페이지에 작성 붙임1 참고자료

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