다시 뛰는 공정도시 서울!

문서번호 정보공개정책과-1990 결재일자 2019.1.22. 공개여부 대시민공개 방침번호 시 민 주무관 기록관리팀장 정보공개정책과장 행정국장 이세진 김종필 임진희 01/22 황인식 협 조 주무관 진종권 서울시 청도문서고-서울기록원 기록물 이관계획 2019. 1 행 정 국 (정보공개정책과) 서울시 청도문서고-서울기록원 기록물 이관계획 2019년 서울기록원 개관에 따라 우리시 청도문서고(경북 청도군)의 기록물을 서울기록원(서울 은평구 녹번동)으로 안전하고 정확하게 이관하고자 함 1 추진근거 및 방향 ？？ 추진근거 ○ 공공기록물 관리에 관한 법률 제19조(기록물의 관리 등) - 기록관(정보공개정책과)은 보존기간 30년이상으로 분류된 기록물을 영구기록물관리기관(서울기록원)으로 이관 ？？ 추진방향 ○ 이관기록물 색인목록(건 목록)과 실물기록 대조검증을 통한 정확한 이관 - 기록물철-기록물건의 정확한 대조실사를 통해, 서울기록원으로 이관된 기록물의 상세내역을 확인 후 이관 실시 ○ 서울기록원의 조속한 기록정보서비스 안정화를 위한 관리이력 제공 - 기록관에서의 관리이력(DB화, M/F화 여부 등)을 함께 인계인수하여, 서울기록원이 개관 후 빠른 기간 내에 안정적인 기록정보서비스 제공할 수 있도록 사업 추진 ○ 원거리 이동(경북 청도→서울)과정에서의 기록물 손상없이 안전한 이관 - 기록물 이동경로가 장거리이며, 마이크로필름 등은 온습도에 민감한 점을 고려하여 이동과정에서 기록물 손상시키지 않는 포장·이송계획 수립이 중요 2 사업개요 ○ 사 업 명 : 서울시 청도문서고-서울기록원 기록물 이관사업 ○ 사업기간 : 계약일로부터 5개월 ○ 소요예산 : 356,200천원 ※ [붙임2]산출내역서 - 행정국 정보공개정책과, 정보관리강화, 기록물 시설관리, 기록정보관리, 사무관리비(100-201-01) ○ 사업내용 : [붙임1]제안요청서 - 이관대상 기록물 식별 및 정수점검(기록물철, 기록물건목록) - 서울기록원 이관대상 기록물 유형별 목록작성 - 마이크로필름별 수록된 기록물철 대조 및 상태확인 - 기록물 매체별 특성에 맞는 기록물 포장 및 이송계획 수립 - 기록물 반출, 적재, 이송, 서울기록원 지정서고 입고 등 3 세부추진계획 ？？ 사업대상 ○ 청도문서고 보유현황(총괄) 생산기관 일반문서(권) M/F필름(롤) 시청각(점) 계 영구 준영구 30년 계 101,439 42,703 58,704 32 8,003 234 서울시 84,792 30,874 53,886 32 8,003 234 자치구 16,647 11,829 4,818 - - - ○ 매체화현황 - 보존기간 준영구 이상 서울시 기록은 매체화(DB구축 또는 MF수록)완료 대상 구분 DB화 마이크로필름 수록 계 영구 준영구 계 영구 준영구 84,760권 수량(권) 61,662 (72.7%) 20,139 41,523 23,098 (27.3%) 10,735 12,363 ？？ 세부추진내용 ○ 이관대상 기록물 식별 및 정수점검(기록물철, 기록물건 정보) - 이관대상 기록물철을 서가에서 식별하여 위치정보 확인 - 서울시(정보공개정책과)의 청도문서고 기록물철/건목록과 실물기록물 대조 ○ 서울기록원 이관대상 기록물 유형별 목록 작성 - 기록물철 단위 이관목록 작성, 상자번호 등 위치식별번호 정리 - 일반기록(문서,카드,도면), 마이크로필름, 시청각 등 매체별 이관목록 작성 ○ 마이크로필름별 수록된 기록물철 대조 및 상태확인 - 마이크로필름을 재생하여 수록된 기록물철의 정합성 확인 - 마이크로필름 상태확인 및 보완이 필요한 사항에 대한 기록화 ○ 기록물 매체별 특성에 맞는 기록물 포장 및 이송계획 수립 - 기록물 형태 및 크기에 맞는 이관상자 제작, 포장재 선택하여 포장 - 장거리 이송과정 중 기록물의 훼손 및 멸실을 방지하기 위한 이송계획 수립 ○ 기록물 반출, 적재, 이송, 서울기록원 지정서고 입고 등 - 문서고 반출, 적재, 상차 및 이송까지의 일정계획 및 작업계획 수립 - 서울기록원(은평구 녹번동)에서 지정하는 서고에 입고 및 최종확인 검수 등 ？？ 계약방법 ○ 계약방법 : 협상에 의한 계약(기술평가 90점, 가격평가 10점) -「지방자치단체를 당사자로 하는 계약에 관한 법률 시행령」제43조 (계약이행의 전문성？창의성？긴급성 등에 따른 협상에 의한 계약) - 기록물의 유형별 메타데이터 항목에 대한 이해와 기록관리시스템에 대한 정보처리기술 등 고도의 전문지식이 요구되는 사업이므로 협상에 의한 계약을 추진함 ○ 입찰자격 : 제한경쟁입찰 - 지방자치단체를 당사자로 하는 계약에 관한 법률 시행령 제20조 제1항 제5호에 의거하여 최근 10년이내 공공기관의 5천만원 이상 기록관리 용역 준공실적을 갖춘 업체 ※ 공공기관 : 「공공기록물 관리에 관한 법률」 시행령 제3조에 해당하는 공공기관 ※ 기록관리 용역범위 : 기록물 정리 및 DB구축, 기록물 공개재분류, 기록관리시스템 구축 및 유지보수 - 주사업자는 공공기록물법에 따른 기록관리 용역 수행경험을 보유한 업체로 한정하며, 과업 중 포장 및 이송작업에 대해서는 하도급 또는 공동수급이 가능함 ○ 협상적격자 선정 및 협상 -「지방자치단체 입찰 시 낙찰자 결정기준」에 따라 제안서 평가결과 기술능력과 가격평가 총점이 70점 이상인 참가업체를 선정 - 종합평가점수의 고득점순에 의해 협상실시 ○ 특이사항 - 실효성 있는 제안을 위해 제안서 접수 전일까지 청도문서고 현장방문 가능 ※ 방문자와 방문일자 사전협의 ？？ 추진일정 ○ 계약심사 의뢰 및 입찰공고(20일간) : 2019.2월 ○ 제안서 접수 및 제안서평가위원회 : 2019.2월(예정) ○ 협상 및 계약 : 2019.3월(예정) 붙임 : 1. 제안요청서 1부. 2. 산출내역서 1부. 끝.

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D0000035412482