다시 뛰는 공정도시 서울!

문서번호 정보공개정책과-15100 결재일자 2018.7.20. 공개여부 대시민공개 방침번호 시 민 주무관 기록관리팀장 정보공개정책과장 행정국장 이세진 김종필 임진희 07/20 황인식 2019 서울기록관-서울기록원 기록물 이관계획 2018. 7 행 정 국 (정보공개정책과) 2019 서울기록관-서울기록원 기록물 이관계획 서울기록원 개관에 따라 원활한 대시민 기록정보서비스를 이루어질 수 있도록 우리시 기록관 보유기록물 중 이관대상 기록물을 안전하게 이관하고자 함 1 추진근거 및 방향 ？？ 추진근거 ○ 공공기록물 관리에 관한 법률 제19조(기록물의 관리 등) - 기록관(정보공개정책과)은 보존기간 30년이상으로 분류된 기록물을 영구기록물관리기관(서울기록원)으로 이관 ？？ 추진방향 ○ 효율적인 기록물 이관을 위해 문서고 위치에 따라 이관사업 이원화 추진 - 이관대상 기록물의 선별 및 목록대조 등 수개월간 상주인력의 투입이 필요한 과업이므로, 서울소재 문서고와 청도문서고의 이관사업을 분리하여 추진 ○ 이관기록물 색인목록(건 목록)과 실물기록 대조검증을 통한 정확한 이관 - 기록물철-기록물건의 정확한 대조실사를 통해, 서울기록원으로 이관된 기록물의 상세내역을 확인 후 이관 실시 ○ 서울기록원의 조속한 기록정보서비스 안정화를 위한 관리이력 제공 - 기록관에서의 관리이력(DB화, M/F화 여부 등)을 함께 인계인수하여, 서울기록원이 개관 후 빠른 기간 내에 안정적인 기록정보서비스 제공할 수 있도록 사업 추진 ○ 원거리 이동(경북 청도→서울)과정에서의 기록물 손상없이 안전한 이관 - 기록물 이동경로가 장거리이며, 마이크로필름 등은 온습도에 민감한 점을 고려하여 이동과정에서 기록물 손상시키지 않는 포장·이송계획 수립이 중요 2 사업개요 ○ 사 업 명 : 서울기록관-서울기록원 기록물 이관사업 ○ 사업기간 : 계약일로부터 5개월 ○ 소요예산 : 총 573,700원 - 행정국 정보공개정책과, 정보관리강화, 기록관리체계 구축, 기록물 시설관리, 기록정보관리, 사무관리비(100-201-01) ○ 사업내용 - 이관대상 기록물 식별 및 정수점검(기록물철, 기록물건목록) - 서울기록원 이관대상 기록물 유형별 목록작성 - 기록물 매체별 특성에 맞는 기록물 포장 및 이송계획 수립 - 기록물 반출, 적재, 이송, 서울기록원 지정서고 입고 등 3 세부추진계획 ？？ 이관대상 ○ 보존기간 30년이상 기록물 정리(DB구축)가 완료된 기록물 우선 이관 ○ 신속한 대시민서비스를 위해 색인목록(건 목록) 작성된 기록으로 한정 ○ 청도문서고의 경우, 전체 보유기록물을 서울기록원으로 이관 구분 일반문서(권) M/F필름(롤) 시청각(점) 계 영구 준영구 30년 계 156,213 63,461 85,627 7,125 8,003 449 청도 101,439 42,703 58,704 32 8,003 34 본관 42,072 12,969 22,289 6,814 - - 서소문 12,702 7789 4634 279 - 415 ※ 본관 및 서소문 문서고의 이관량은 변동될 수 있음(’18년 DB구축 완료분 포함여부 검토) ？？ 세부추진내용 ○ 이관대상 기록물 식별 및 정수점검(기록물철, 기록물건목록) - 이관대상 기록물철 서가에서 선별하여 기록물철 목록, 색인목록 대조확인 - DB화되지 않은 기록물의 경우, 기록물철 단위로 목록-실물기록 대조 ○ 서울기록원 이관대상 기록물 유형별 목록작성 - 기록물철 단위 이관목록 작성, 상자번호 등 위치식별번호 정리 - 일반기록(문서,카드,도면), 마이크로필름, 시청각 등 매체별 이관목록 작성 ○ 마이크로필름별 수록된 기록물철 대조 및 상태확인 : 청도문서고만 해당 - 마이크로필름 재생하여 수록된 기록물철(평균 20권) 내역 정합성 확인 - 마이크로필름 상태확인 및 보완이 필요한 사항에 대한 기록화 ○ 기록물 매체별 특성에 맞는 기록물 포장 및 이송계획 수립 - 기록물 형태 및 크기에 맞는 이관상자 제작, 포장재 선택하여 포장 - 장거리 이송과정 중 기록물이 훼손 및 멸실을 방지하기 위한 이송계획 수립 ○ 기록물 반출 및 적재, 이송, 서울기록원 지정서고 입고 등 - 문서고 반출, 적재, 상차 및 이송까지의 일정계획 및 작업계획 수립 - 서울기록원에서 지정하는 서고에 입고 및 최종확인 검수 등 ？？ 계약방법 ○ 계약방법 : 협상에 의한 계약(기술평가 90점, 가격평가 10점) -「지방자치단체를 당사자로 하는 계약에 관한 법률 시행령」제43조 (계약이행의 전문성？창의성？긴급성 등에 따른 협상에 의한 계약) - 기록물 기초목록 작성 및 유형별 포장 및 이송방법 판단 등 전반적인 기록관리 절차에 대한 이해가 필요한 사업이므로 협상에 의한 계약을 추진함 ○ 입찰자격 : 제한경쟁입찰 - 본 사업은 대량기록을 원거리(경북 청도→서울)로 이관하는 사업이므로, 사업의 안정적 추진을 위해 유사사업 수행경력이 있는 업체로 입찰자격을 제한하고자 함 ※ 유사사업 범위 : 기록물 정리, DB구축, 기록물 수집 및 전수조사 용역 - 지방자치단체를 당사자로 하는 계약에 관한 법률 시행령 제20조 제1항 제5호에 의거하여 공고금액의 1/3금액 이상 유사사업 수행실적을 갖춘 업체 ※ ？사회변화 유도를 위한 계약제도 혁신방안(2012)？에 따라 사업금액의 1/3배 금액으로 실적제한 - 주사업자는 기록물 수집·정리 실적을 보유한 업체로 한정하며, 과업 중 포장 및 이송작업에 대해서는 하도급 및 공동수급이 가능함 ○ 협상적격자 선정 및 협상 -「지방자치단체 입찰 시 낙찰자 결정기준」에 따라 제안서 평가결과 기술능력과 가격평가 총점이 70점 이상인 참가업체를 선정 - 종합평가점수의 고득점순에 의해 협상실시 4 소요예산 (단위 : 천원) 구분 세부내역 총 계 청도문서고 이관 서울문서고 이관 산출금액 산출금액 인건비(A) 사업PM 및 작업자 0 151,711 55,129 직접경비(B) 작업용PC, 포장재, 이송비 206,840 84,530 39,930 제경비(C) 인건비×76% 124,460 115,300 41,898 이윤(D) (A+C)×10% 157,198 23,624 9,505 소계 A+B+C+D 33,129 375,165 146,464 부가가치세 소계×10% 521,629 37,516 14,646 합계 소계+부가가치세 573,700 412,600 161,100 ※ 합계금액 만원미만 절사 5 추진일정(안) ○ 계약심사 의뢰 및 입찰공고(20일간) : 2019.1월 ○ 제안서 접수 및 제안서평가위원회 : 2019.2월 ○ 협상 및 계약, 사업착수 : 2019.3월 ○ 사업추진 : 2019.3월~8월 ※ 붙임 : 1. 청도문서고-서울기록원 기록물 이관 산출내역서. 2. 서울문서고-서울기록원 기록물 이관 산출내역서. 끝.

16897955

20210929190414

본청

정보공개정책과-15100

D0000034067075