다시 뛰는 공정도시 서울!

문서번호 정보공개정책과-15101 결재일자 2018.7.20. 공개여부 대시민공개 방침번호 시 민 주무관 기록관리팀장 정보공개정책과장 행정국장 이세진 김종필 임진희 07/20 황인식 2019 기록물 및 행정정보데이터세트 현장방문조사 추진계획 2018. 7 행 정 국 (정보공개정책과) 2019 기록물 및 행정정보데이터세트 현장방문조사 추진계획 본청부서에서 보유하고 있는 비전자기록과 각 부서의 행정정보시스템의 데이터세트에 대한 조사를 실시하여 이에 대한 체계적인 관리방안 및 보존·활용전략을 마련하고자 함 1 추진근거 및 방향 ？？ 추진근거 ○ 공공기록물 관리에 관한 법률 제13조(기록관) - 관할 공공기관의 기록물 관리에 대한 지도·감독 및 지원 ○ 공공기록물 관리에 관한 법률 제3조 및 시행령 제2조(정의) - “전자기록물”은 전자문서, 웹기록물, 행정정보 데이터세트 등을 포함 ※ 웹기록물 : 웹사이트에 포함된 모든 형태의 기록정보자료, 웹사이트 운영 및 구축과 관련된 관리정보 ※ 행정정보 데이터세트 : 행정정보시스템에서 생산되는 문자, 숫자, 도형, 이미지 및 그 밖의 데이터 ？？ 추진배경 ○ 업무관리시스템 외 각 부서에서 개별운영하는 행정정보시스템을 통해 생산되는 기록(행정정보 데이터세트)에 대한 실태 조사 시급 - 과거 종이대장의 형태로 관리되던 기록이 효율적인 업무추진과 정보이용 활성화를 위해 행정정보시스템으로 구축·운영되고 있음 ※ 예시 : 공무원 인사기록카드 → 인사전산(인사과), 국외훈련보고서 → 학습성과공유시스템 ○ 시민의 신분 및 자격증명, 재산관리 등 주요 정보가 행정정보시스템의 데이터세트로 관리되어 전자문서로 포착되지 않는 기록정보가 처리과에 산재 - 시민이나 기관·단체·조직의 권리, 신분 증명 및 의무부과 등의 행정정보 데이터셋(dataset)의 준영구 이상의 주요기록물로 관리하여야 함 ※ 공공기록물법 시행령 별표1 [보존기간 책정기준] ○ 처리과 비전자 기록물 관리 미비 및 인식부족으로 중요기록의 훼손·망실, 임의폐기 등이 우려됨 - 업무관리시스템 중심의 기록관리체계로 인해 비전자기록 관리의 상대적으로 관리가 소홀해지고 있으며, 개인 캐비닛 보관과 잦은 인사이동으로 기록물 관리가 미흡 ○ 서울기록원으로의 기록물 이관 후 서울기록관 문서고 보관공간이 확대 - ’19년 상반기 서울기록원 개관에 따라, 약 18만권이 서울기록원으로 이관됨에 따라 서울기록관 문서고의 보존공간이 확대되어 적극적인 수집이관이 가능 ？？ 추진방향 ○ 행정정보데이터세트 관리체계 수립을 위한 정확한 실태조사 실시 - 부서에서 관리되는 각종 행정정보데이터세트 및 웹기록물에 대한 조사를 실시 - 관리대상 행정정보 데이터세트 선별하고 유형별 관리방안 설계를 위한 기초작업 ○ 부서 보유기록물 조사와 문서고 이관을 연계추진하여 체계적인 기록관리 - 보존가치가 높은 기록을 문서고로 이관하여 체계적이고 안전한 관리 도모 - 활용도 높은 기록물에 대한 원문DB화하여 기록관리시스템에서 편리하게 검색 2 사업개요 ○ 사 업 명 : 2019 기록물 전수조사 용역 ○ 사업대상 : 부서 보유 비전자기록물 및 행정정보데이터세트 등 ○ 사업범위 : 서울시 본청 154개 부서 ○ 추진기간 : 계약일로부터 4개월 ○ 소요예산 : 106,000천원 - 행정국 정보공개정책과, 정보관리강화, 기록관리체계 구축, 기록물 시설관리, 기록정보관리, 사무관리비(100-201-01) ○ 사업내용 - 서울시 본청 전 부서를 대상으로 방문 기록물 전수조사 추진 - 비전자기록물(일반기록, 시청각, 행정박물 등)에 대한 부서별 보유목록 작성 - 조사결과를 토대로 한 다양한 통계작성 및 분석 - 행정정보시스템 및 홈페이지의 데이터세트 및 웹기록물 조사 3 세부추진계획 ？？ 사업대상 ○ 조사범위 : 서울시 본청 154개 부서 ○ 조사대상 : 2018.12.31. 기준 생산·보유기록 - 비전자기록 : 부서 보유 종이기록물(문서, 도면, 카드 등), 행정박물 등 - 전자기록물 : 행정정보시스템 데이터세트, 홈페이지 웹 기록물 ○ 조사방법 : 본청부서 대상 현장 방문조사 ？？ 세부추진내용 ○ 서울시 본청 전 부서를 대상으로 방문 기록물 전수조사 추진 - 부서 캐비닛 및 개별서고에 보관하고 있는 비전자기록물에 대한 조사실시 ○ 비전자기록물(일반기록, 시청각, 행정박물 등)에 대한 부서별 보유목록 작성 - 기록물 촬영 또는 직접 목록화 등을 통해 부서별 기록물철 목록 작성 ○ 조사결과를 토대로 한 다양한 통계작성 및 분석 - 기록물 유형별·생산년도별·보존기간별 등 다양한 기준의 통계도출 및 분석 ○ 행정정보시스템 및 홈페이지의 데이터세트 및 웹 기록물 조사 - 부서 개별운영 행정정보시스템의 주요기능, 주요 행정데이터세트 포착·확인 ※ 효율적인 조사를 위해 「2018 공공데이터 전수조사(통계데이터담당관)」의 조사결과를 활용 ？？ 계약방법 ○ 계약방법 : 협상에 의한 계약(기술평가 90점, 가격평가 10점) -「지방자치단체를 당사자로 하는 계약에 관한 법률 시행령」제43조 (계약이행의 전문성？창의성？긴급성 등에 따른 협상에 의한 계약) - 기록물을 식별하고, 행정정보 데이터세트에 대한 이해를 필요로 하는 등 고도의 전문지식이 요구되는 사업이므로 협상에 의한 계약을 추진함 ○ 입찰자격 : 제한경쟁입찰 - 지방자치단체를 당사자로 하는 계약에 관한 법률 시행령 제20조 제1항 제5호에 의거하여 3천만원 이상 유사사업 수행실적을 갖춘 업체 ※ ？사회변화 유도를 위한 계약제도 혁신방안(2012)？에 따라 사업금액의 1/3배 금액으로 실적제한 ※ 유사사업의 범위 : 기록물 전수조사, 기록물 정리, 기록물 DB구축 사업 - 일관성 있는 사업수행과 산출물의 통일성을 확보하기 위해 하도급 및 공동수급을 불허함 ○ 협상적격자 선정 및 협상 -「지방자치단체 입찰 시 낙찰자 결정기준」에 따라 제안서 평가결과 기술능력과 가격평가 총점이 70점 이상인 참가업체를 선정 - 종합평가점수의 고득점순에 의해 협상실시 4 소요예산 (단위 : 천원) 구분 2019 예산안 세부내역 총 계 인건비(A) 106,000 사업PM(1), 사업PL(2), 조사원(8) 87,721 직접경비(B) 작업용PC, 유인물비 2,340 일반관리비(C) (A+B)×6%적용 5,403 이윤(D) (A+C)×10% 931 소계 A+B+C+D 96,396 부가가치세 소계×10% 9,639 합계 소계+부가가치세 106,000 ※ 합계금액 만원미만 절사 5 추진일정 ○ 계약심사 의뢰 및 입찰공고(20일간) : 2019.1월 ○ 제안서 접수 및 제안서평가위원회 : 2019.2월 ○ 협상 및 계약 : 2019.3월 ○ 사업추진 : 2019.3월~7월 붙임 : 산출내역서. 끝.

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정보공개정책과-15101

D0000034067076