다시 뛰는 공정도시 서울!

문서번호 정보공개정책과-18834 결재일자 2018.9.13. 공개여부 대시민공개 방침번호 시 민 주무관 기록관리팀장 정보공개정책과장 이세진 김종필 09/13 임진희 협조 주무관 김보인 주무관 허옥재 2018 문서고 기록물목록 정비계획 2018. 9 행 정 국 (정보공개정책과) 2018 문서고 기록물목록 정비계획 서울특별시 기록관의 체계적이고 효율적인 관리를 위해 문서고 보유기록물 목록을 일제 정비하고자 함 ？？ 추진근거 ○ 공공기록물 관리에 관한 법률 시행령 제38조(기록관 및 특수기록관의 서고관리) - 기록관의 장은 기록물의 안전한 보존관리를 위한 필요한 조치하도록 함 ？？ 추진배경 ○ 최근 3년간의 대량이관과 문서고 관리인력 축소 등에 따라 문서고 기본목록의 체계적 관리가 미흡 - 업무수행과정에서 발생한 기록물이 아닌 단순출력물, 일반서적 및 개인자료 등이 문서고 보유목록에 혼재 - 동일한 유형의 기록물에 대해서 서로 상이한 보존기간이 책정되어 있어 기록물 평가업무에 혼선 발생 - 생산부서명에 용역수행기관명 등이 기재되어 있는 등 부적절하게 기재된 사항이 다수 ○ 일반기록물과 특수유형 기록물이 명확하게 구분되지 않은 상태로 관리 - (시청각기록)별도목록으로 관리되고 있으나, 일부 시청각기록물이 보유목록에 다수 섞여 있어 명확한 분리가 필요 - (행정박물)공공기록물법에서 규정한 행정박물 분류에 해당되지 않는 물품류 등이 다수 존재하여 이에 대한 선별작업 필요 - (간행물)다른 기관에서 배포받은 간행물도 납본간행물 서가에 함께 혼재되어 있어 서울시 간행물 선별해야 하며 발간번호 부여여부 확인이 필요 ？？ 사업개요 ○ 정비기간 : ’18.9월~’18.12월 ○ 정비대상 : 본관·서소문문서고의 보유목록 및 특수유형기록물별 목록 ○ 정비내용 - 일반자료 및 복본 선별하여 관리대상 기록물만 유형별 목록으로 정비 - 보유목록의 관리정보값(생산부서, 보존기간 등) 확인 및 보완 - 기록관리시스템 기록물철·건 등록된 기록물의 기록물철 분류번호 대조 ？？ 세부추진내용 ○ 일반자료 및 복본 등을 선별하여 관리대상 기록물 확정 - 일반자료 선별, 특수유형 기록물은 보유목록에서 분리하여 유형별 목록 이동 - 서울시 간행물이 아닌 간행물의 선별, 발간등록번호 부여여부 확인 - 행정박물 중 관리대상과 일반물품류를 구별하여 관리대상을 명확화 ○ 간행물 및 행정박물 기록관리시스템 목록 등록 - (간행물)간행물 실물-목록정비 후 기록관리시스템에 목록 일괄등록 - (행정박물)관리대상 선별 후 사진과 함께 기록관리시스템 등록 ○ 보유목록의 관리정보값의 정확도 제고를 위한 확인 및 보완 - 생산부서명 오류 시 조직이력을 확인하여 당시 생산부서 추적확인 및 수정 - 동일업무·유사유형의 기록물에 보존기간 보정하여 목록 수정 - 보유목록의 기록물평가심의회 정보 대조？확인 등 ○ 기록관리시스템에 등록된 비전자기록물의 기록물철 분류번호 검증 - ’09년~’17년 DB구축 업로드기록-엑셀목록 기록물철 분류번호 대조 - 문서고 기록물 중 (구)색인목록 전산화사업 등록분 확인 - 기록관리시스템 등록기록물 중 폐기된 비전자기록물 폐기정보 정리 ？？ 업무분장 구 분 담당자 담당내용 목록정비총괄 이세진(기록연구사) 목록정비계획 총괄, 보유목록 정비 DB구축, 행정박물 김보인(기록연구사) 행정박물 선별 및 기록관리시스템 등록, DB구축기록물 대조 간행물 허옥재(행정7급) 간행물 선별 및 기록관리시스템 등록 ※ 서가반출 및 작업지원 : 본관 및 서소문문서고 공무직 6인 ？？ 추진일정 ○ 관리대상 기록물 확정(일반자료 및 복본선별) : ’18.9월중 ○ 간행물 및 행정박물 기록관리시스템 목록등록 : ’18.9월~11월 ○ 보유목록의 관리정보값의 확인·보완 : ’18.10월~11월 ※ 보존기간 만료기록물 평가·폐기 병행추진(’18.9월~’18.12월) ○ RMS-보유목록 간 기록물철분류번호 대조 : ’18.11월~12월 추진내용 추진일정 9월 10월 11월 12월 관리대상 기록물 확정 (일반자료 및 복본선별) 간행물 및 행정박물 선별 기록관리시스템 목록등록 보유목록의 관리정보값의 확인·보완 기록관리시스템-보유목록의 기록물철 분류번호 대조 ？？ 향후계획 ○ ’19년 정수점검 시행주기에 올해 정비목록을 기준으로 정수점검 실시 - (본관·서소문)’19년 상반기 중 정수점검 실시 후 하반기에 서울기록원 이관 - (청도) 서울기록원 이관사업(’19.1월~8월)사업으로 정수점검 대체 ○ 동일업무 발생기록물의 보존기간 조정결과를 「기록관 평가기준서」에 반영 ○ 문서고 보유목록 기록관리시스템에 공지, 시 직원의 기록물 열람활용 지원

16097186

20210924224313

본청

정보공개정책과-18834

D0000034450180