다시 뛰는 공정도시 서울!

문서번호 도시계획과-11150 결재일자 2017.7.21. 공개여부 부분공개(5) 방침번호 시 민 ★주무관 상임기획단장 도시계획과장 도시계획국장 김종규 김세신 양용택 07/21 김학진 협 조 도시관리정책팀장 명노준 도시행정팀장 이준형 주무관 신지연 주무관 이남휘 도시계획 관련 위원회 운영 및 체계적 자료 관리를 위한 「도시계획위원회 통합관리운영 시스템 」구축 방안 2017. 7 도 시 계 획 국 (도시계획상임기획단) 도시계획 관련 위원회 운영 및 체계적 자료관리를 위한 「도시계획위원회 통합관리 운영시스템 」구축 방안 도시계획 관련 위원회의 운영 및 체계적 자료 관리를 위해 통합관리 운영시스템을 구축하여 효율적 위원회 의사결정 지원 및 지속가능한 자료관리 체계를 구축하고자 함 Ⅰ 사업 개요 󰏚 사 업 명 :「도시계획위원회 통합관리운영 시스템 (EZ-UP System)구축」 󰏚 사업대상 : 도시계획위원회, 도시·건축공동위원회 ※ 시범운영(도시계획위원회, 도시‧건축공동위원회) 후 시스템 표준화를 통한 타 위원회 및 자치구 확산계획 수립 󰏚 소요예산(안) : 197백만원 (2018년 예산확보 예정) 󰏚 사업기간 : 2018.1. ~ 2018. 12. 󰏚 용역발주 : 일반경쟁입찰 (협상에 의한 계약, 전산용역) 󰏚 주요내용 : 위원회 운영 전 과정을 등록‧관리 할 수 있는 시스템 구축 - (자료관리) 위원회 관련 자료 체계적 관리 : 위원회 상정 안건 자료, 참석 위원명부, 개최결과, 회의록, 녹취록 등 관련 자료를 시스템에 등록하여 관리 할 수 있는 DB 구축 - (운영지원) 효율적 위원회 운영지원 : 효율적 위원회 운영 및 의사결정 지원을 위한 온라인 시스템 구축 Ⅱ 시스템 구축 기본 방향 “도시계획 관련 위원회의 효율적 운영 및 체계적 자료관리를 위한 통합관리운영 시스템” 구축 ○ 도시계획 관련 위원회의 체계적 운영‧관리를 위한『도시계획위원회 통합관리운영 시스템』구축 - 현재 위원회별 담당자가 위원회 관련 자료를 개별 저장장치(외장하드)에 보관함에따라 자료 보관의 지속가능한 관리 체계 정비 방안 필요 → 위원회 상정자료 및 참석 위원명부, 개최결과, 회의록, 녹취록 등 관련 자료를 시스템에 등록 관리 ○ 온라인 시스템 구축을 통한 위원회 상정 안건별 이력관리제 도입 - 위원회 상정 안건의 최초 심의, 소위원회, 재상정 및 최종 심의 결과 등 안건별 이력을 한 번에 효율적으로 파악 어려움 → 위원회 안건 수합 및 운영 전 과정을 시스템에 등록‧관리하여 안건의 상정 및 심의 결과까지의 이력을 일괄 정리 <시스템 구축 기본 구상안> 󰏚 위원회 운영 현황 및 개선방안 <위원회 개최 전> · 개별 위원회 운영부서에서 상정안건 별도수합 · 상임기획단 상정 안건 검토(위원회 담당자가 상정 안건 자료 이메일 전달) · 위원회 위원에게 상정자료 이메일 사전 배부 · 상정안건 설명자료의 반복 수정 및 임의수정으로 심의시 자료와 사전 배부 자료에 대한 정합성 부족 사례 방지 대책 필요 · 외부 위원들에게 각각의 개인 이메일로 안건 설명 자료 배부에 따른 보안 강화 필요 · 위원회 및 안건별 추진 경위에 대한 상정 안건이력을 한번에 파악할 수 있는 체계 필요  <위원회 개최 시> · 회의장에 설치된 위원들 개별 노트북(25대)마다 심의자료 PPT파일 복사 · 위원 참석 명단 수기 확인(개별 위원 서명) · 위원회 운영시 위원의 이석 등으로 정족수 미달시 빠른 확인 어려움 · 회의장 개별 노트북에 심의자료 PPT파일 복사에 따른 행정력 낭비 개선 필요 · 위원회 개최시 회의장 노트북에 개별 위원 로그인 시스템으로 참석 여부 확인 · 위원의 이석 등으로 정족수 미달시 위원회 노트북에 메시지 팝업으로 빠른 확인 가능  <위원회 개최 후> · 위원회 운영부서에서 개최결과를 각 상정부서에 개별 통보 및 결과관리 · 위원회별 운영 담당자가 위원회 관련 자료를 담당자(개인) 별도 보관 · 위원회별 안건 목록 및 결과에 대한 수기 입력(엑셀) 관리 · 위원회 소관 부서별 담당자가 위원회 관련 자료를 개별 외장하드에 보관함에 따라 담당자 변경시 자료 이관의 연속성 및 분실 우려에 대한 개선 필요 · 위원회 안건별 상정 안건 및 심의 결과에 대한 일괄 검색 및 통계 정리 기능 필요 · 상정 안건의 고유 번호 등록을 통해 최초 상정 후 보류 등 최종 결정시 까지 안건의 이력을 확인 할 수 있는 자료관리 체계 필요 ⇛ 위원회 통합관리운영 시스템 구축을 통해 위원회의 효율적 운영 및 체계적 자료관리 등 종합적 개선방안 필요 ※ 도시계획 관련 위원회 현황 ○ 도시계획국 소관 위원회 구 분 위원회 명(위원장) 운영부서 1 도시계획위원회 (행정2부시장) 도시계획과 2 도시‧건축공동위원회 (행정2부시장) 도시관리과 3 지방토지수용위원회 (시장) 토지관리과 4 지방지적위원회 (도시계획국장) 토지관리과 5 좋은빛 위원회 (도시계획국장) 도시빛정책과 6 옥외광고심의위원회 (도시계획국장) 도시빛정책과 ○ 주택건축국 및 도시재생본부 소관 위원회 소관국 소관 위원회 도시재생본부 - 도시재정비위원회 - 시장정비사업심의위원회 - 도시재생위원회 주 택 건 축 국 - 건축위원회 - 민간임대주택 통합심의위원회 - 한옥위원회 ※ 위원회 결정사항이 다른 경우 동일한 안건으로 위원회 결정사항에 따라 도시계획위원회, 도시‧건축공동위원회, 도시재정비위원회 등 중복하고 심의‧자문을 하고 있음 - 2가지 이상 위원회 심의·자문 안건 ‧ 지구단위계획 내 용도지역간 변경 : 도시계획위원회, 도시건축공동위원회 ‧ 정비구역 해제 및 촉진지구 해제 : 도시계획위원회, 도시재정비위원회 ‧ 특별계획구역 지정 및 정비계획수립: 도시건축공동위원회, 도시계획위원회 ‧ 개발진흥지구지정 및 지구단위계획수립: 도시계획위원회, 도시건축공동위원회 ⇛ 동일 안건의 심의를 위해 다른 위원회에 상정되는 경우 기정 심의 자료에 대한 일괄적 관리 및 종합적 안건 이력관리 시스템 필요 Ⅲ 시스템 구축 방안 및 주요내용 󰏚 단계별 추진계획(안) ○ 1단계(2017년) 시스템 구축을 위한 사전 기획 및 타당성 검토 - 추진 계획 및 내부 타당성 검토(상임기획단) - 도시계획과, 도시관리과 위원회 운영 개선 사항 내부 협의 - 시스템 구축을 위한 사전 전략계획수립 용역 시행 (예산: 5,000천원) - 전산용역 예비 타당성 심사 의뢰 ○ 2단계(2018년) 용역 발주 및 시스템 구축(용역 시행) - 소요예산(안) : 197백만원 (일반경쟁입찰, 전산용역) - 사업기간 : 2018.1. ~ 2018. 12 - 시범운영 (도시계획위원회, 도시‧건축공동위원회) ○ 3단계(2019년) 시스템 홍보 및 확산 추진 - 시스템 표준화를 통한 서울시 타 위원회 확산 - 자치구 및 타시도 확산계획 추진 󰏚『도시계획위원회 통합관리운영 시스템 』(가칭:EZ-UP System) 구분 현 재 시스템 주요 기능(안) 위원회 개최 전 개별 위원회 운영부서에서 상정 안건 별도 수합 기간내 상정요청 부서에서 상정안건 시스템에 등록 (상정 방침서, 위원회 보고자료 PPT 등) 위원회 개최 시 회의장에 설치된 위원들 개별 노트북마다 심의자료 PPT파일 복사 위원들 개별 노트북에 시스템 접속 후 ‘심의자료 보기’ 바로가기 설치 위원회 개최 후 위원회 운영부서에서 개최결과를 각 상정부서에 개별 통보 운영부서에서 위원회 개최 결과를 시스템에 일괄 등록 후 이력 관리 심의관련 자료관리 위원회 및 담당자별로 심의관련 자료 별도 보관 상정자료, 상정방침, 참석위원 명단, 개최결과, 속기록, 녹취록, 상임기획단 종합검토의견 등 시스템에 일괄 등록 및 관리 ○ 위원회 상정 안건의 자료 및 개별 안건별 이력 관리 - 위원회 관련 상정자료 및 개최 결과 등 데이터 서버를 통한 통합적 관리 - 개별 안건의 고유번호 부여에 따른 검색 기능을 추가하여 최초 입안부터 결정까지 안건별의 처리과정 및 연혁에 대한 이력 관리 ○ 시스템 주요 기능 구상(안) - 위원회 개최 및 안건별 자료 관리 - 위원회 자료 이력 관리 및 일괄 검색·통계 기능 - 위원회 개최시 위원별 노트북에 상정자료 바로보기 기능 - 위원회 개최시 로그인으로 출·이석관리(위원장 모니터에 정족수 현황 표시) - 위원대상 공지 SMS발송, 심의자료 제공, 위원회 참석여부 확인 등 기능 - 안건 상정 업로드 및 다운로드 기능(권한 및 보완 강화), 필요시 표결 기능 󰏚 기대효과 ○ 안건수합 및 위원회 운영 전 과정을 시스템에 등록․관리함에 따른 위원회 운영의 효율성 제고 ○ 상정자료, 위원명부, 개최결과, 회의록, 녹취록 등 관련 자료를 시스템에 등록하여 체계적인이고 지속가능한 위원회 자료 관리 ○ 개별 안건의 처리과정에 대한 이력관리 및 관련 자료의 일괄검색을 통해 위원회 개최 연혁 및 안건 모니터링을 통한 정책연구 기초자료 활용 Ⅳ 시스템 구축을 위한 사전전략계획 수립 용역 시행 도시계획위원회 통합관리 운영시스템 구축을 위해 시스템 도입의 타당성, 시스템 구조 및 기본방향 등 기본계획 및 사전전략계획 수립 1. 과업명칭: 도시계획위원회 통합관리 운영시스템 구축을 위한 사전전략계획 수립 용역 2. 과업목적: 도시계획위원회 통합관리 운영시스템의 원활한 사업 추진을 위한 사전타당성 검토 및 시스템 구축의 기본방향 설정 등 사전전략계획 수립 3. 용 역 비: 5,000천원 ○ 예산과목 : 도시계획국 도시계획과, 도시계획의 발전기반 제고, 도시발전연구, 도시계획정책연구 수행, 일반운영비, 사무관리비 4. 과업기간: 계약일로부터 45일 5. 수행기관 선정방법 ○ 계약방법 : 수의계약 ○ 수의계약 근거 - ｢지방자치단체를 당사자로 하는 계약에 관한 법률｣ 시행령 제25조 1항 5호 제25조(수의계약에 의할 수 있는 경우) ① 지방자치단체의 장 또는 계약담당자는 다음 각 호의 어느 하나에 해당하는 경우에는 법 제9조제1항 단서에 따른 수의계약에 의할 수 있다. 5. 다음 각 목의 어느 하나에 해당하는 계약 나. 추정가격이 2천만원 이하인 물품의 제조·구매계약 또는 용역계약 - 지방자치단체 입찰 및 계약 집행기준(행정자치부 예규 제88호, ‘17.4.17.) ○ 수의계약 사유 - 추정가격 2천만원 이하(부가세 제외)인 경우 지정정보처리장치를 이용하지 않고 1인 견적서 제출로 수의계약 가능 - 현재 서울시 및 타시도의 심의 및 위원회 온라인시스템 구축 실적을 보유하고 위원회 운영 시스템 구축에 대한 전문성을 갖춘 외부 전문 기관으로 도시계획위원회 통합관리 운영시스템 구축 사전타당성을 조사하는 본 과업의 취지에 적합 6. 과업범위 ○ 위원회 관련 운영 시스템 구축 및 운영 사례 조사 - 국내 유사 시스템 구축 및 운영 사례 조사 - 유사 사례 검토결과 및 본 시스템 도입 방안 도출 ○ 시스템 구축의 기본 방향 및 기대효과 - 시스템 구축의 기본 방향 및 기본계획 수립 - 기존업무 특성에 따른 관리운영 프로그램 구성 - 시스템 구축에 따른 업무프로세스 개선 방안 및 기대효과 ○ 시스템 구축 및 운영 구조 - 업무 프로세스 및 요구사항 등 협의를 통한 시스템 구조 제시 - 업무시스템 구성, 소프트웨어 구성 및 하드웨어 구성방안 제시 ○ 시스템의 주요기능에 대한 구상 및 실행 방안 - 위원회 자료 및 안건별 자료 관리, 일괄 검색·통계 기능 - 위원회 개최시 위원별 노트북에 상정자료 바로보기 기능 - 위원회 개최시 로그인으로 출·이석관리(위원장 모니터에 정족수 현황 표시) - 위원대상 공지사항 SMS발송, 심의자료 제공, 위원회 참석여부 확인 등 기능 - 안건 상정 업로드 및 다운로드 기능(권한 및 보완 강화), 필요시 표결 기능 - 기타 위원회 효율적 운영 및 체계적 자료관리를 위해 필요한 기능 제시 ○ 시스템 도입시 유의사항 - 통합관리운영 시스템 구축에 따른 개인정보 보호 관련 지침 마련 - 각종 심의 자료에 대한 보안 관련 해결방안 제시 등 - 향후 시스템 확장을 위한 대응 방안 도출 ○ 시스템 구축 내역 및 단계별 소요예산(안) - 시스템 구축에 필요한 인프라 및 H/W 내역 - 각종 보안 및 기타 기능 구현을 위한 S/W 내역 - 인프라 솔루션, H/W, 기타 S/W에 대한 예산 등 Ⅴ 추진계획 ○ 2017.1.~6. : 시스템 구축을 위한 사전 기획 및 내부 타당성 검토 - 시스템 구축을 위한 실행전략 및 기본방향 검토 (상임기획단) ‧ ’17. 6.12. 관련 실무회의 개최(도시계획과, 도시관리과, 상임기획단) ‧ ’17. 6.16. 외부 전문가 자문회의 개최(서울연구원 장남종 박사, 외부 전산 전문가 등) ○ 2017. 7 : 시스템 구축을 위한 사전전략계획 수립 용역 시행 - 소요예산 : 5백만원(수의계약) - 용역기간 : 계약일로부터 45일 ※ 예비 타당성 심사 후 필요시 추가 발주(2차) 검토 ○ 2017.7.~8. : 전산용역 예비 타당성 심사 의뢰 ○ 2018년 : 용역 발주 및 시스템 구축(용역 시행) - 소요예산(안) : 197백만원 (일반경쟁입찰, 전산용역) - 사업기간 : 2018.1. ~ 2018.12. ○ 2018.10~12. : 시스템 시범 운영 및 확산 계획 수립 - 시범운영 (도시계획위원회, 도시‧건축공동위원회) - 시스템 표준화를 통한 타 위원회 및 자치구 확산계획 수립 구 분 2017년 2018년 4월 8월 12월 4월 8월 12월 시스템 구축 계획수립 사전 기획 및 타당성 검토 전산용역 예비타당성 심의 예산 및 발주계획 수립 시스템 구축 및 시범운영 용역 발주 시스템 구축 시범 운영 ※ 붙임. 도시계획위원회 통합관리운영 시스템 구축을 위한 사전 전략계획 수립 용역 관련 서류 각 1부. 끝.

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