다시 뛰는 공정도시 서울!

문서번호 정보공개정책과-13716 결재일자 2017.6.21. 공개여부 대시민공개 방침번호 시 민 주무관 기록관리팀장 정보공개정책과장 행정국장 이세진 김종필 조영삼 06/21 김인철 자치구 기록관 방문컨설팅 결과보고 2017. 6 행 정 국 (정보공개정책과) 자치구 기록관 방문컨설팅 결과보고 ’17년 4월 자치구 기록관의 기록물 보존 및 DB구축현황과 ’17년 5월 서울시 25개 자치구의 기록관 방문조사 결과를 종합하여 보고드림 1 추진개요 󰏚 추진경과 ○ 방문기간 : 2017.5.15.(월)~6.2(금), 13일간 ※ 자치구 기록관 기록물 보존 및 DB구축현황조사 : ’17.4.14~4.19 ○ 방문대상 : 자치구 기록관(기록관리 담당부서) ○ 조사내용 : 기록관 조직 및 인력, 시설·장비현황, 기록관 운영현황 등 ○ 조 사 반 : 2인 1개조(김종필 기록관리팀장, 이세진, 조진숙) 󰏚 방문 점검항목 평가항목 대항목 세부항목 조직 및 인력 조직현황 기록관리부서(과/팀) 기록관리 전문요원 직급, 배치일자,근무기간 서고환경 보존서고 보유여부 서고형태(기록관 전용서고/청사 종합서고) 운영형태(개가제/폐가제) 서고면적(㎡) 시설․장비 항온항습기 설치용량 및 설치대수 온습도계 종류 및 설치대수 소화설비 소화설비종류(스프링쿨러,가스소화시설) 보안장비 CCTV 설치여부, 출입문 잠금장치 등 서고소독 상시소독/정기소독, 소독방식 등 기록관 운영 기록관 운영규정 규정형태(규칙/훈령), 제정일자 기록관리교육 전문요원 교육이수여부, 부서대상 교육실시여부 부서 지도․점검 부서 지도점검 횟수, 점검방법, 추진계획 등 기록물 이관 이관방법, 연 이관량 등 평가심의회 운영 평가심의회 심의위원 구성 및 금년 추진현황 폐기기록물 처리 폐기기록물 처리방법(소각,파쇄,용해) 기록물 열람․대출 열람․대출 처리절차, 열람․대출현황 DB구축사업 추진 사업추진여부, 추진내용 및 활용계획 보존매체 수록 수록여부 및 수록형태 등 2 조사결과 󰏚 방문조사개요 ○ 25개 자치구에 대한 방문컨설팅은 2011년 이후 5년만에 실시하였으며, ’17년 현재의 자치구 기록관 현황과 2011년의 조사결과를 비교하였음 - ’13~’14년 자치구 인센티브 사업으로 자치구 평가를 시행한 바 있음 󰏚 기록관리 조직현황 ○ 24개 자치구가 민원부서(민원여권과)에서 기록관리 업무를 수행하고 있으며, 대부분 주무팀(민원행정팀)에서 민원총괄과 함께 기록관리를 병행하고 있음 - 서대문구는 정책기획담당관(정책평가팀)에서 기록관리업무를 담당하며, 이 외 24개 자치구는 민원부서에서 담당하고 있음 - 기록관리를 정보공개의 부수적인 업무로 취급되는 관행이 현재로 이어진 것으로, 전 부서를 대상으로 관리·감독업무를 수행해야 하는 기록관리 업무 특성상 전 조직에 대한 파급효과를 나타내는데 한계로 작용하고 있음 󰏚 기록물관리 전문요원 현황 ○ 자치구별 각 1인의 기록물관리 전문요원이 배치되어 있으며, 기록관리 업무 외 다른 업무를 병행하고 있는 경우도 여전히 많은 것으로 확인됨 - ’10년 자치구별 전문요원 배치가 완료된 이후, 추가 증원은 없었음. ’12년 서울시 정보공개정책과 신설 등으로 기록관리 업무가 확장되고 있는 것을 감안하면 업무규모에 비해 인력이 턱없이 부족한 실정임 ※ 서울시청 현황 : 정보공개정책과장 포함 총 7인(기록연구사 5/ 행정7급(정보공개전문) 1 ) - 1명의 전문요원이 기록관리 외 다른 업무를 병행하는 비율이 소폭 줄었지만(’11년 76% →’17년 60%), 여전히 높았으며, 심지어 기록관리와 전혀 관련성이 없는 업무 등을 수행하는 사례도 있었음 조사연도 전문요원 변경횟수 전문요원 업무분장 변경없음 1회 2회 3회 기록관리전담 다른업무병행 2017 13 9 2 1 10 15 2011 25 - - - 6 19 ○ 2개 자치구(마포,서대문)를 제외한 대부분의 자치구가 전문요원이 행정직이며, 배치 초기보다 전문요원의 직급이 상향된 자치구도 있었지만, 80% 이상의 자치구가 행정8급 이하로 직급을 유지하고 있음 - ’13년 12월 지방공무원법 개정으로 별정직·계약직을 폐지하면서 24개 자치구에서 기존 전임계약직이였던 전문요원을 임기제 행정직으로 전환 ※ 서대문구는 임기제 기록연구사로 전환 - 당시 유사직렬 통합이 원칙이였고 기록연구직렬이 있음에도 불구하고 기록물관리 전문요원을 행정직에 편입시킨 점은 다소 아쉬움 - 전문요원의 직급은 ’11년과 비교하여 상향되는 추세로, 이는 기록물관리전문인력 배치를 통해 기록관리의 효과가 나타내면서 전문인력의 중요성에 대한 인식이 확대된 결과로 판단됨 조사연도 전문요원 직급 임기제여부 비전임 행정9급 행정8급 행정7급 (연구사포함) 임기제 일반직 2017 - 5 15 5 24 1 2011 1 16 8 - 25 - 󰏚 서고 및 시설현황 ○ 서고현황 - 자치구 문서고의 평균면적은 346㎡이며 문서고가 별도건물로 분리되었거나, 신청사인 경우 상대적으로 넓었으나, 구 청사인 자치구는 문서고가 협소하고 시설이 열악하여 중요기록의 장기보존에 어려움이 많음 - ’11년 이후 청사 증축이나 리모델링으로 공간을 확대한 자치구(양천, 구로)도 있었고, 지속적인 노력으로 모빌랙 등의 시설을 확충하고 문서고 공간을 증설한 자치구(중구, 동작구)도 있었음 조사연도 문서고 위치 문서고면적(㎡) 청사내부 내외부 병행 독립건물 200미만 200~300 300~500 500이상 2017 19 4 2 3 8 8 6 2011 20 3 2 4 9 5 6 ○ 보존장비·시설 및 운영현황 - 자치구의 노력과 ’14년 자치구 인센티브 평가 등을 통해 문서고의 적정 보존환경을 유지하기 위한 시설·장비현황은 ’11년과 비교하여 크게 개선되었음 조사연도 항온항습기 온습도계 가스식휴대용소화기 자동소화시설(선택) 설치 미설치 비치 없음 비치 없음 가스식 스프링쿨러 없음 2017 19 6 25 - 19 6 13 11 1 2011 9 16 22 3 12 13 11 12 2 ※ 기록관 보존시설 및 장비기준(공공기록물법 시행령 별표6) 보존기간 30년 이상 기록물 보존서고에 항온항습기, 서고당 온습도계 1개, 가스식 휴대용 소화기, 이중잠금장치, 온도 18~22℃, 습도 40~55% 󰏚 기록관 보존 및 운영현황 ○ 기록관 기록물 보존현황 - 자치구 문서고별로 평균 42,916권을 보존하고 있으며, 처리과에서 평균 99,667권을 보유하고 있음 - 자치구 전체기록물 중 30%만이 문서고에 이관·보존중이지만 대부분의 자치구 문서고가 가득 채워진 상태로 추가 이관이 어려운 실정임 - 기록관 문서고 보존기록물 중 서울기록원 이관대상 기록물(보존기간 30년 이상, 생산 10년경과)은 평균 29,107권으로 현재 문서고 보존기록물의 67.8%을 차지하고 있음 (단위 : 권) 구 분 처리과 보유 기록관 보유 보존기간 전체 30년이상 보존기간 전체 30년이상 보유량 2,491,682 1,025,167 1,072,901 727,690 평균 99,667 41,006 42,916 29,107 (단위 : 권) 구 분 계 영구 준영구 30년 자치구평균 계 727,690 155,459 484,733 87,498 29,107 문 서 718,421 152,635 479,328 86,458 28,736 카 드 8,042 1,796 5,310 936 321 도 면 1,227 1,028 95 104 49 ○ 보존기록물 정리 및 DB구축 현황 - 기록관 보존기록물의 정리 및 DB구축사업(준영구이상)은 22개 자치구에서 추진하였거나 추진중인 것으로 확인했으며, 보존기록물 대비 DB구축 추진율은 자치구 평균 71.9%임 - 일부 자치구는 보존기록 대비 DB구축율이 100%를 초과하는 이상현상이 나타나는데(중구 109.1%, 서초 100%, 송파 125%), 이는 문서고 공간부족으로 DB구축 사업 완료 후 원본기록을 생산부서에 돌려주면서 발생하는 현상임 조사연도 DB구축 추진현황 보존기록 대비 추진율 미실시 추진완료 추진중 0% 50%미만 50%이상 2017 3 11 11 3 15 7 ○ 문서고 운영 및 열람활용 - 제한구역임에도 불구하고 공용공간처럼 운영되던 문서고는 전문요원 배치 이후 보존목록정비, 출입 및 열람현황을 관리하는 방식으로 정착되었음 - 그러나, 별도 보조인력이 없는 자치구는 열람요청이 있을 때마다 전문요원이동행할 수 없어 엄격한 의미의 폐가제 운영은 어려운 실정임 ※ 폐가제 : 출입이 허용된 자가 문서고 담당직원 입회하에 또는 지정된 열람공간에서 보존기록물을 열람하는 방식(도서관과 기록관의 차이점) 3 종합의견 ○ 2008년~2010년에 걸쳐 서울시 자치구 기록물관리전문요원의 배치가 완료되었으며, 법령과 규정에 부합하는 기록관리 의무를 이행하기 위하여 문서고 정비, 기록관리 교육, 보존환경 개선, 기록물의 원활한 활용을 위한 정리 및 DB구축사업 추진 등 전반적인 기록관리 업무가 개선되었음 ※ 공공기록물 관리에 관한 법률 제41조 및 시행령 제78조 체계적·전문적 기록관리를 위해 기록물관리기관(기록관 등) 전체정원의 4분의 1 이상을 기록물관리전문요원으로 배치하도록 함 기록물관리전문요원은 기록관리학 석사학위 이상을 취득하거나, 행정자치부령으로 정하는 교육과정을 이수한 후 행정자치부 장관이 시행하는 자격시험에 합격한 자로 자격을 정함 ○ 정보공개 요구에 대응하기 위해서 체계적인 기록관리가 선행되어야 하며, 이에 따라 기록관리 업무는 점차 확장되는 추세이지만 자치구의 인적·물리적 여건은 이에 부응하지 못하고 있음 ○ 기록관리 업무를 대부분 민원부서에서 수행하고 있어 실효적인 추진이 어려우며, 전담팀을 구성하지 않아 기록관리 업무가 부서 내 부수적인 업무로 취급되는 경향은 ’11년 이후 크게 나아지지 않았음 ○ 또한, 자치구별 1명의 전문요원은 업무전문성과 근속연수에 비해 상대적으로 낮은 직급으로 근무하고 있고, 기록관리 업무 외 다른 업무를 병행하는 인원이 많아 잦은 이직을 유발하는 요인이 되고 있으며, 이로 인해 기록관리 업무의 연속성을 유지하며 안정적으로 업무를 추진하는데 차질이 발생하고 있음 ○ 자치구의 보존서고 공간은 매우 부족하며, 신청사 건립 등의 계획이 없는 자치구는 추가 공간확보가 현실적으로 불가능함. 지속적인 노력으로 항온항습기 설치 등 보존환경이 많이 개선되었지만, 보존가치가 높은 중요기록의 장기보존에는 부적절한 부분이 많음 4 향후계획 ○ 중앙행정기관 및 광역자치단체는 기록연구직(행정6·7급상당)에 해당하는 직렬로 기록물관리 전문요원을 배치하고 있으므로, 이에 부응하는 적정 직렬·직급으로 기록관리 업무를 수행하도록 하는 것이 바람직함 ○ 또한, 점차 확대되는 정보공개 요구와 이에 걸맞는 기록관리 기반을 조성하기 위한 자치구 기록물관리 전문요원의 추가 증원방안에 대해 자치구 및 관계기관과 협의하여 개선해나가도록 하겠음 ○ 자치구의 보존공간 확장은 사실상 한계가 있으므로 공공기록물법의 기록물 이관규정에 따라, ’18년 서울기록원 개관에 앞서 서울시 기록과 함께 자치구 기록에 대한 순차적 이관계획을 마련하겠음 ※ 공공기록물 관리에 관한 법률 제8조(지방기록물관리기관 미설치기관의 기록물 이관) 자치구가 지방기록물관리기관을 설립하지 않는 경우, 보존기간 30년 이상의 기록이 생산 후 10년이 경과 후 광역시도의 지방기록물관리기관(서울기록원)으로 이관하여야 함 ○ 본 보고내용을 자치구 부구청장 회의에 상정하여 공유하도록 하고, 앞으로도 정기적인 자치구 방문을 통해 기록관리 현장을 확인하고, 개선사항을 권고하고 독려하겠음 붙임 : 1. 2017 자치구 방문결과 총괄표 2. 자치구 보유기록물 및 DB구축현황(2017.4월) 3. 2017 자치구 기록관 방문컨설팅 조사서

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본청

정보공개정책과-13716

D0000030487016