다시 뛰는 공정도시 서울!

문서번호 정보공개정책과-1902 결재일자 2017.1.25. 공개여부 부분공개(5,6) 방침번호 시 민 주무관 기록관리팀장 정보공개정책과장 신영오 김종필 01/25 조영삼 2017년 청도문서고 운영계획 기록관리팀(청도문서고) 2017년 청도문서고 운영계획 우리시 중요기록물의 분산 보존을 위해 운영중인 원격서고 시설을 적정상태로 유지 관리하고, 기록물의 안전한 관리와 활용성 제고를 위해 노력하고자함. 2016년 실적 □ 보존기록물 목록 정비 ◦ 대상문서 : 5,019권 178,570건 (건설보상 관계 우선 추진) ◦ 정비방법 및 기준 : 별첨 ◦ 2016년 실적 : 578권 10,493건 (목록 별첨) □ 마이크로필름 관리 : 정기검사 1,174롤, 되감기 7,856롤 □ 데이터센터 소산자료 인수 : 소산가방 14개 □ 기록물 활용(청도문서고) : 전년대비 14.1% 감소 보존여부 확인 사본발급 청도방문(열람) 반 출 410건 147건(3,376매) 4건(43,277매) 5건(178매) - 열람 중 일반인은 2건으로 재산권 분쟁관련 지적측량원도 확인 - 반출은 전시(역사박물관) 1건, 지적위원회 적부심사 4건(측량원도) □ 시설물 유지관리 ◦ 일상 점검 및 유지관리 - 일일점검 : 서고 온․습도 검침 5회, 기타 설비 점검 3회 - 주간점검 : 비상발전기 시험운전 주 1회 - 외부전문가 점검 : 전기 월 2회, 승강기 월 1회, 소방시설 연 2회 ◦ 시설물 보수 - 옥상 방수, 항온항습기 및 공조기 보수, 출입문 셔터 수리 - 서고 온∙습도 관리 및 에너지 절감 위한 출입문 및 창호 보완 ◦ 서고 온․습도 부적정 일수 - 온도 : 21일 (지하1층 19.8일, 지하2층 1.2일) - 습도 : MF실 6.8일 (여름철 폭염에 따른 항온항습기 과부하) □ 2016년 예산집행 현황 (단위 : 천원) 예산과목 구분 계 사무관리비 공공운영비 업무추진비 예 산 액 91,546 35,544 54,202 1,800 집 행 액 83,584 33,150 48,638 1,796 잔 액 7,962 2,394 5,564 4 2017년 계획 □ 기록물 목록정비 – 2016년에 이어 계속추진 ◦ 2017 목표 : 500권 ◦ 추진기간 : 2017.1월~12월 ◦ 대상문서 : 건설 보상관계 문서 ◦ 추진방법 : 자체 인력 활용 □ 마이크로필름 관리 ◦ 정기 검사 : 882롤(보유필름의 20% 2년마다 상태 검사) ◦ 마이크로필름 실태 점검 : 2017 정수점검과 함께 추진 - MF목록 정비, 원본문서 보존여부 확인 등 - 필름 상태 (세부목록 여부, 보존상태 등) □ 시설물 유지관리 ◦ 일상점검 및 유지보수 - 일일 점검 : 서고 온․습도 확인(주간 3회-담당자, 야간 2회-당직자) 전기∙기계설비 (3회), 소방∙건축물∙옥외시설 점검 (1회) - 전기안전점검 : 월 2회 (한국전기안전공사) - 승강기 점검 : 월 1회 (오티스엘리베이터) - 소방시설점검 : 연 2회 (법정 자격 보유업체) ※ 자체 소방교육 실시 : 연 4회 이상 소방장비 사용법 및 긴급대처요령 - 서고 소독 : 부유균 상시소독기 운영 - 청사 소독 : 연 4회 (서고 외 청사 내외 분무소독) ◦ 청사 에너지 절감 지속 추진 - 서고 온∙습도 적정상태로 유지하는 범위내에서 에너지 절감 추진 □ 2017 청도문서고 예산현황 (단위 : 천원) 계 사무관리비 공공운영비 업무추진비 84,661 (전년비 6,885감소) 35,484 47,602 1,575 [따로붙임] 1. 건설사업 관련문서 목록보완 절차와 기준 2. 2016 정비 목록 <참고자료 1> 보존문서 및 M/F 보유현황 (2017. 1. 1현재) □ 문서고 수용능력 ◦ 일반서고 : 1,101㎡ (수용률 100%) - 일반서가 : 모빌렉 322개(6,416칸), 고정식 2개(33칸) - 도 면 함 : 17개 3,218칸(서랍) ◦ 마이크로필름 보관실 : 65㎡ - 보관함 : 44개 (수용률 98%, 16mm 400개 수용가능) - 금고1개 : 데이터센터 백업테이프 수용률 100%) □ 기록물 보유현황 ◦ 일반문서 구 분 철분류번호 분권수 건수 면수 계 90,362 101,439 4,124,897 19,776,978 문서,대장 72,692 83,433 2,207,985 16,728,527 카 드 9,556 9,621 1,316,889 2,505,273 도 면 8,114 8,385 600,023 543,178 ◦ 마이크로필름 : 8,003롤(14,639,223프레임) ◦ 서울1000타입캡슐 자료 : 71종 34점(비디오CD,메탈테이프) □ 문서 매체화 현황 ◦ 2013년말 1차 매체화 완료하였고 2014년부터 마이크로필름 촬영된 문서 중 중요문서 전산화 추진 대상문서 (분권수) 전산화(스캔) MF촬영 MF&스캔 분권수 비율 분권수 비율 101,407 70,470 69.5% 55,474 54.7% 24,537권(24.2%) * 자치구 토지대장(8,815권)은 이관 전 자치구에서 기 전산화 완료

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