다시 뛰는 공정도시 서울!

문서번호 공동주택과-24205 결재일자 2016.12.29. 공개여부 부분공개(6) 방침번호 시 민 ★주무관 실태조사1팀장 공동주택과장 주택건축국장 오윤경 권영섭 진경식 12/29 정유승 협 조 주무관 강성수 同幸․相生 2016년 맑은 아파트 만들기 공동주택 관리실태 기획조사 결과 보고(11월) 2016. 11. ☞ 해당사항이 있는 부분에 ‘ ■ ’ 표시하시기 바랍니다. (※ 비고 : 필요시 검토내용 기재) 구 분 사전 검토항목 점검 사항 검토완료 해당없음 비 고 시민 참여 ● 시민 의견 반영 및 사업 참여 방안을 검토하였습니까? 예) 청책토론회, 설문조사, 시민공모 등 □ ■ 전문가 자문 ● 관련 전문가 의견을 반영하였습니까? 예) 자문위원회 개최, 타당성 검토, T/F 운영 등 □ ■ 갈 등 ● 이해 당사자 간 갈등발생 가능성을 검토하였습니까? 예) 주택가 공공주차장 조성, 택시 불법영업 단속 등 ■ □ 사회적 약자 배려 ● 사회적 약자에 대한 배려를 검토하였습니까? 예) 여성, 아동, 장애인, 한부모 가정 등 □ ■ 선거법 ● 공직선거법에 저촉 여부를 검토하였습니까? 예) 홍보물 배포, 표창수여, 경품지급, 기부행위 등 ■ □ 안전 ● 시민 안전 위험요인과 안전대책을 검토하였습니까? 예) 장소·시설물 점검, 안전관리 인력확보 등 □ ■ 타 기관 ● 타 기관 협의·협력(타 자원 활용 등)을 하였습니까? 예) 중앙부처, 타 지자체, 투자·출연기관, 민간단체 등 ■ □ 홍 보 ● 사업홍보 방안을 검토하였습니까? 예) 보도자료, 기자 설명회, 현장 설명회 등 ■ □ 바른 우리말 ● 서울시 행정 순화어 목록을 확인하였습니까? 예) 별첨, 첨부 ⇒ 붙임, 가이드라인 ⇒ 지침 등 ■ □ 목 차 Ⅰ 조사 개요 1 Ⅱ 조사 결과 총괄 2 Ⅲ 주요 지적 사례 3 ① 공사․용역 분야 ................................... 3 ② 장기수선계획(장기수선충당금) 분야 ............ 5 ③ 회계 분야 .......................................... 5 ④ 기타 분야 .......................................... 7 Ⅳ 향후 계획 9 Ⅰ. 조사 개요 □ 조사 기간 일 정 추진사항 기간 비 고 `****************** 예비 조사 3일 사전 조사 및 조사장 준비 `****************** 본 조사 5일 ***************** □ 조사 대상 : 1개단지 자치구 단지명 위 치 준공년도 세대수 선정사유 *** ********* *********** **** **** ************************************************* □ 조사 방법 : 시․구 공무원 및 외부전문가 합동 조사 □ 조사범위 : 2013년 이후 처리한 공동주택관리 업무 전반 □ 조사 내용 ○ 관리비·사용료·잡수입 부과 및 징수 실태, 예산회계 운영 적정성 ○ 외부 회계감사 지적사항 개성여부 확인 ○ 공사·용역 등 입찰과정 적정여부 및 공사관리·감독 실태 ○ 장기수선계획 검토·조정 및 장기수성충당금 집행 실태 ○ 관리비 낭비 요소 제거 방안 및 우수 사례 적극 발굴 조사의 기본방향 ◊ 공사․용역 분야, 장기수선계획 분야 등 사례분석을 통하여 공동주택 관리 갈등구조 근원적 해결 방안 모색 ◊ 입주민 실생활과 밀착된 관리비의 낭비 요소를 적출하여 주민 관심 및 참여를 유도하고, 규정이 미흡한 사항은 제도개선 적극 추진 Ⅱ. 조사 결과 총괄 총 평 ********************************************************************************************************************************* ******************************************************************************************** □ 조사결과 : 총 **건 분야별 주요 내용 *************** ************************ ******************* ************************ ******************** ********************* ************* *********************** **************** ************* ********************* **************************** ***************************** □ 적출사항 처분의견(총***건) 단 지 명 계 행정지도 시정명령 과태료 고발 비고 ********* ** ** ** * Ⅲ. 주요 지적 사례 1 공사․용역 분야 1. 주택관리업자 및 사업자 선정 방법 위반 1-1. 입찰 부적격 공사 사업자의 선정 *********************************************************************************************** *************************************************************************************************************************************************************************************************************** *********************************************************************************************************************************************************************** 1-2. 용역 사업자 선정 시 적격심사제 표준평가표 점수 부적정 ❍ 관리규약으로 정하는 경우가 아니면 공사업자를 선정할 경우 사업자 선정지침 별표6의 평가기준에 따라 낙찰자를 선정해야 함에도 ************************************************************************* 1-3. 기존 용역 사업자와 재계약시 절차 위반 ❍ 기간이 만료되는 기존 용역업체에 대한 사업수행실적을 평가하지 아니하고 재계약을 체결. ❍ 계약서에 가격을 조정할 수 있다는 규정이 없음에도 입주자대표회의 의결을 통해 가격을 조정하여 납부받음. 2. 행위허가 없이 공사 시행 ❍ 관리주체에서 중앙통제실 제작 설치공사 과정에서 행위허가를 득하여 사용되어야 하나, 이러한 과정 없이 공사를 시행함. 3. 전문가 자문 미실시 ❍ 2013년 장기수선충당금으로 출입문통제시스템 공사를 진행한 바, 당시 관리규약 상 2억이상의 공사에 해당되어 전문가 자문단의 자문을 받아야 하는 공사임에도 불구하고 입주자대표회의 구성원 3분의 2이상의 의결없이 자문을 받지 않음. 4. 공사의 감독 및 준공검사 업무 소홀 ❍ 공사 내역서 상으로는 카메라가 총 15대이나, 현장조사 결과 설치된 개수는 추가카메라 총8대, 교체카메라 총6대로 14대이며, 내역서에 제시된 수량과 현장설치수량이 1대의 수량차이가 있으나, 1대의 수량 차이는 관리사무소 뒤편에 카메라 내부만 교체함. 5. K-apt 체계의 사적이용 ❍ 아파트 관리비 및 공사·용역입찰 비리를 방지하기 위하여 공동주택관리정보시스템(K-apt)을 운영하여야 함에도 불구하고 해당 아파트 관리주체는 2016.03.25. 옥상방수 공사 업체 선정 등 총 4건에 걸쳐 사적인 업무영역으로 사용됨. 2 장기수선계획(장기수선충당금) 분야 1. 장기수선 공사비 타계정 집행 ❍ 장기수선충당금으로 지출하여야 할 주차관제시스템 설치공사비, 중앙통제실 제작·설치 공사비, LED조명 교체 및 보안 등 설치비 등을 소유자와 사용자가 함께 부담하는 주차장수선충당금, 수선비유지비, 예비비적립금 등에서 지출하고 있음. 2. 장기수선계획 조정 관련 부적정 ❍ 입주자대표회의와 관리주체는 2016년 6월에 장기수선계획을 조정하면서 주요 시설의 명확한 공사종별 구분도 없으며 공사물량 및 부분수선 인지 전면교체 여부 또한 명확하지 않음. 3 회계 분야 1. 잡수익의 관리 및 회계처리누락 ❍ 해당아파트 부녀회는 2014년 10월까지 재활용수거수입, 알뜰시장운용수입 및 광고수입 일체를 부녀회의 통장으로 입금하여 관리하여, 관리주체의 회계에서는 누락됨. 2. 내부감사 절차의 미비 ❍ 광장현대3단지아파트에서는 감사가 장부를 매월 검열하거나 분기별로 지출증빙서류에 대하여 감사를 실시하지 아니하였음. 3. 잡수입의 사용절차 위반 ❍ 입주자가 적립에 기여한 금액을 초과하여 장기수선충당금으로 적립하였음. 4. 잡지출의 사용항목위반 ❍ 경상적으로 발생하는 비용은 일반관리비로 회계처리하여 관리비로 부과하여야 함에도 불구하고, 경상적으로 발생하는 복리후생비 및 지급수수료 항목을 관리외 비용인 잡지출로 처리하였음. 5. 예비비의 사용항목위반 ❍ 복리후생비 및 소모품비항목을 일반관리비로 부과하지 아니하고 예비비로 사용하였음. 6. 유형자산을 당기비용처리함 ❍ 유형자산으로 인식하지 아니하고 당기비용으로 처리하여 일시에 관리비를 부과하였음. 7. 주차관리충당금 및 승강기유지비충당금 ❍ 관리주체는 차량초과대수세대에 대하여 부과하는 주차수입을 주차충당금으로 기재하고 있으며, 이사세대 및 내부공사시 승강기사용자에게 지급받는 승강기사용수입금을 승강기유지비충당금으로 기재하고 있으며, 2016년 10월 31일현재 주차충당금은 206,986,886원이며, 승강기수선유지충당금은 14,591,800 원임. ❍ 위의 충당금은 미래자산의 유출이 예상되는 부채가 아니고, 확정적으로 획득한 수익에 해당하므로 위 금액은 관리외수익으로 기재하고 잡수익과 동일하게 이익잉여금처분절차에 따라 사용하여야 함. 8. 소송비용 지출 부적정 ❍ 건물인도 소송 비용은 관리비등에 포함되지 않는 것으로 소유자가 관리비와는 별도로 부담하여야 하는 것으로 사용자의 부담분이 포함된 예비비나 잡수입으로 지출하여서는 아니됨에도, 광장현대3단지아파트아파트 입주자대표회의와 관리주체는 ****************************************************************************************************************************************** 소유자가 부담해야 할 소송비를 사용자도 함께 부담케 함. 9. 하자보수보증금 사용 부적정 ❍ 입주자대표외의와 관리주체는 2015년 9월3일 전문건설 공제조합으로부터 단지내 관목식재 하자에 대한 하자보수보증금 2,300,000원을 수령하여 하자보수에 사용하지 않고, 2016년 8월25일 예비비 등으로 이익잉여금 처리함. 10. 미화원 명절 격려금 부적정 지출 ❍ 관리주체는 청소용역 업체를 선정하여 매월 위탁관리업체에게 직원 인건비 등이 포함된 용역대금을 지불하고 있으며, 당해 아파트 공동주택 관리규약 및 청소용역 계약서에 외부 위탁관리업체 직원에 대한 명절 위로금에 대한 지급 근거규정이 없음에도, 미화원등에게 명절 위로금을 입주자대표회의 의결로 지출하고 있음. 11. 각종 협회비 지출 부적정 ❍ 각종 협회비는 회원들로부터 회비를 징수하는 것은 협회와 회원의 관계에서 행하는 사법상의 행위라 할 수 있으므로 관리비로 부과하는 것은 부적절함에도, 광장현대3단지아파트 관리주체는 지급수수료와 복리후생비에서 대한주택관리사협회비, 소방안전협회비 등을 지출하고 있음. 4 기타 분야 1. 입주자대표회의 운영비 사용내역 관리 미흡 ❍ 조사기간동안(2013년~2014년)의 운영비사용내역에 관련된 서류를 보관 하고 있지 않음. 2.동별대표 후보자 구비서류 미비 ❍ 동별대표 후보자 등록서류를 갖추지 않은 자들의 신청서를 접수하여 대표자로 선출한 바 있음. ❍ 동별대표 후보자는 물론 동별대표 후보자에게 자격을 위임한 주택 소유자의 결격사유도 함께 조사하여야 함에도 이에 대한 결격여부는 이행하지 않음. 3. 세대 수도료 부과방식의 부적정 ❍ 수도료를 초과하여 사용자에게 징수할 수 없으며 서울시 상수도 사업본부에서는 세대별 30㎥ 이상 사용자에게 상수도요금과 하수도요금에 대한 누진제를 적용하지 않음에도 광장현대3차아파트 관리주체는 30㎥ 이상 사용자에게 상수도에 대한 누진제를 적용하여 관리주체가 조사기간동안(2013년~2016년 현재까지) 부과한 수도요금은 수도공급자의 규정보다 많게 부과하고 있음. 4. 공동체활성화단체 관련 정보공개 미흡 ❍ 광장현대3차아파트에서는 도란도란봉사회, 광장현대3단지 노인회를 자생단체로 규정하고 있으며, 공동체활성화단체 운영규정을 정하고 있지만 이와 관련된 활동내역을 공개하고 있지 않음. 5. 공동 수도료 부과방식의 부적정 ❍ 2013년 1월~2016년 1월 동안 공동수도료 세대별 부담액 산정시 매월 실제 소요된 비용(검침)에 의거 세대별 주택공급면적에 의하지 않고 동일한 금액으로 계속하여 산정한 사실이 있음. 6. 입주자대표회의 구성을 위한 선거절차 부적정 ❍ 2014년 6월에 실시한 16기 동별대표자 선거 시 연명부 형식의 동의형태로 선출함. ❍ 또한 해당 아파트 선거관리위원회는 조사한 기간 동안(2014년~2016년) 동별대표자 선거를 위한 공고문에서 관리규약에서 규정하고 있는 후보등록서류 중「주택법 시행령 제50조 제4항에 따른 동별 대표자의 결격사유 확인서」를 공고하지 않음. 7. 어린이놀이터 용도변경 후 사용검사 미신청 ❍ 2007년 2월 6일, 단지 내 어린이놀이터를 주차장으로 용도변경하겠다는 행위허가를 신청하였으나 공사 후 사용검사를 신청하지 않은 상태로 현재까지 사용하고 있음. 8. 입주자대표회의 운영 및 윤리교육 미이수 ❍ 입주자대표회의 구성원들은 운영 및 윤리교육 참석의무를 소홀히 함. 9. 자문위원 선정 및 수당지급에 대한 근거 미비 ❍ 자문위원을 어떻게 선정하였는지에 대한 근거가 없으며, 자문실적에 대한 기록없이 입주자대표회의 참석만으로 자문비가 지급되고 있어 이에 대한 행정지도를 함. Ⅳ. 향후 계획 □ 조치계획 ❍ 조사결과 및 개선사항 주민 홍보(단지 게시) - 조사결과 주요 지적사항에 대한 포스터 작성ㆍ게시(1개월) ※ 세부내역 : 관리사무소 및 구청 보관‧열람 - 단지별 공동주택통합정보마당에 공개 ※ 전체 홈페이지(공지사항 등)에 적출 사례 별도 게시 - 지적사항에 대한 개선내용 게시판 게시(15일) ❍ 시정명령․과태료부과․고발 등 행정처분 및 행정지도 - 각 자치구에 통보하여 해당 자치구에서 조치 □ 추진일정 ❍ 실태조사 결과 자치구 통보 : `16. 12월 중 ❍ 실태조사 결과 해당단지 통보 및 게시 : `16. 12월 중 - 해당 자치구에서 조사결과 해당 단지에 직접 부착 ❍ 해당 자치구 조치사항 점검 : `17. 2월 중 붙임 ******************* ******************** 끝.

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본청

공동주택과-24205

D0000028591350