-시정 비전자 기록물 관리실태 전수조사에 따른-

비전자기록물 이관 추진 계획

서울시 전 부서를 대상으로 비전자기록물 보유실태 일제 전수조사를 실시하였기에 이를 토대로 각 부서에서 관리하고 있는 비전자기록물을 기록관 서고로 이관하여 통합 관리를 추진하고자 함

1		추 진 근 거

○ 공공기록물 관리에 관한 법률 제19조(기록물의 관리) 2항

『공공기관은 대통령령으로 정하는 기간 이내에 기록물을 소관 기록관 또는 특수기록관으로 이관하여야 한다.』

○ 공공기록물 관리에 관한 법률 시행령 제32조(기록물의 이관)

『공공기관은 공공기관의 기록물을 처리과에서 보존기간의 기산일부터 2년의 범위 내에서 보관한 후 기록물철 단위로 관할 기록관 또는 특수 기록관으로 이관하여야 한다.』

○ 공공기록물 관리에 관한 법률 제3조(정의)

『2. “기록물” 이란 공공기관이 업무와 관련하여 생산하거나 접수한 문서·도서·대장·카드·도면·시청각물·전자문서 등 모든 형태의 기록정보자료와~』

2		시정 비전자 기록물 관리실태 전수조사 결과 개요

○ 조사대상 : 과 단위 기록물 생산부서가 부여한 기록물

- 본청 119개 부서, 4본부, 소속기관 31개소

○ 조사항목

- 기록물 형태별, 보존기관별, 보관위치별로 서면조사 결과와 대조확인

- 자체서고 보유현황, 누락 기록물 추가, 서면조사 결과 중 오류정보 수정      및 현장 확인 등

○ 조사결과 : 비전자기록물 총 보유수량 289,291철

<표 1> 유형별 기록물 보유 현황

구분	총계	유 형
		문서(사무실)	문서(부서서고)	시청각	박물
계	289,291	95,657	164,902	27,661	1,071
본청	68,408	43,745	23,761	546	356
본부	24,363	6,884	16,323	1,081	75
사업소	188,413	44,000	123,892	19,945	576
시의회	8,107	1,028	926	6,089	64

<표 2> 보존기간별 기록물 보유 현황

유형	총계	보존기간
		1년	3년	5년	10년	30년	준영구	영구
계	289,291	625	15,600	139,773	13,059	6,772	55,679	57,783
문서	260,559	625	15,600	139,773	13,059	6,772	28,018	56,712
시청각	27,661	-	-	-	-	-	27,661	-
행정박물	1,071	-	-	-	-	-	-	1,071

3		세부추진계획

○ 기록물 이관 대상

- 보관기간의 기산일(생산연도)로부터 2년이 경과된 모든 기록물

- 중요기록물의 훼손 방지 및 DB구축을 위하여 30년, 준영구, 영구로      보존기간이 설정된 기록물은 이관 필수

※ 업무에 수시로 참고할 필요가 있는 경우, “이관 연기 사유” 작성

○ 기록물 이관장소 및 이관 일정 협의

- 이관일정 : 이관신청서 접수 후 부서별 이관양에 따라 이관 일정 협의

- 이관장소 : 기록관(정보공개정책과)에서 지정

- 이관방법 : 처리과에서 문서고로 이관

※ 1,000권 이상의 대량이관 시 기록물 포장, 이송, 재배치 등 이송지원

○ 기록물 이관 절차

❶ 기록물 이관 목록 제출

- 기록물 철 단위로 이관 여부 작성

- 이관 연기 사유가 있을 시, 이관 사유 및 이관 가능연도 작성

<작성예시-전수조사결과 목록 및 이관신청서>

필수이관구분	이관여부	연기사유	가능연도
보존기간 30년, 준영구, 영구 ☞ 필수이관 1, 3, 5, 10년 ☞ 신청이관	O X☞이관연기사유작성

❷ 기록물 일련번호 표시 및 포장 방법

- 기록물철 배면(세로면) 하단에 이관 목록상의 연번(견출지, 라벨지 활용)기재

※ 연번 수정 금지

- 기록물 보존상자에 기록물철 일련번호 순서대로 기록물 적재 및 포장

기록물 보존상자	기록물 이관상자
수령처 ☞ 본관문서고(서울도서관 지하4층), 서소문문서고(서소문1동 지하1층)

- 기록물보존상자를 순서대로 이관상자에 담아 이관상자 옆면에 부서명-일련번호      기재(예 : 정보공개정책과 - 1100~1350)

4		행 정 사 항

○ 기록관으로 이관된 기록물 열람 방법

- 열람자격 : 서울특별시 및 소속기관 직원

※ 자치구 및 타 기관 공무원은 처리과 공무원 입회하 열람 가능

- 열람방법 : 유선연락(본관 문서고:행5587, 서소문 문서고:행1625)

‣ 문서고 방문 ‣ 열람대장 작성

- 반출입방법 : 기록물열람업무담당자 입회하여 열람, 복사 대출(7일, 1회 연장)

붙임 : 전수조사 결과 목록 및 이관신청서(본청) 1부.

전수조사 결과 목록 및 이관신청서(본부 및 사업소) 1부