				★ ◎									본부장 방침 제43호
문서번호	총무부-1011			부 원			파트장			총무부장			경영지원처장			기획경영본부장
보존기간	5년																04/20
				조윤선			김건우			민동조			신동국			황상하
결재일자	2021.04.20
공개여부	비공개(6)			협조
일상감사	대상아님
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2021년 기록관리 추진계획
		서울주택도시공사
(기획경영본부 경영지원처 총무부)

사전 검토항목

■ 해당사항이 있는 부분에 ‘√’ 표시하시기 바랍니다. (※ 비고 : 필요시 의견 입력 가능)

구 분	사전 검토사항 점검 사항	검토 완료	해당 없음	비고
사 회 적 가 치	▶ 사회적 가치에 관한 사항을 검토하였습니까? 예) 일자리 확대, 주민참여, 윤리경영, 노사상생, 지역사회 공헌활동, 사회적 약자배려, 청렴 등
고 객 만 족 도	▶ 고객만족도 향상을 검토하였습니까? 예) 고객 및 주민참여, 주거만족도, 하자관리 등
사전협의	▶ 이해당사자와 충분한 협의를 하였습니까? 예) 공사내 관련부서, 중앙부처, 시 자치구, 민간단체 등
전 문 가 자 문	▶ 관련 전문가 의견을 반영하였습니까? 예) 변호사 등 전문가 자문, 자문위원회, 타당성 검토 등
업무개선	▶ 업무개선 사항이 있는지 검토하였습니까? 예) 법령개정, 제도개선 등
홍 보	▶ 사업 홍보 방안을 검토하였습니까? 예) 보도자료, 설명회 등
안 전	▶ 안전 위험요인과 안전대책을 검토하였습니까? 예) 시설물 점검, 재난·안전관리 등
통 합 경영공시	▶ 지방공기업법에 의한 경영정보 통합경영공시 항목에 해당하는지를 검토하였습니까? 예) 지방공기업법 제46조 제3항 및 시행령 제44조의 2
결재문서 공 개	▶ 공개여부를 “비공개”로 설정했다면 법적근거를 명확히 검토하였습니까? 예) 정보공개법 제9조 제1항 제1호~제8호
바 른 우 리 말	▶ 불필요한 외국어․외래어 표현 대신 바른 우리말을 사용하였습니까? 예) 스페이스, 플랜, 앵커시설, 거버넌스, 인큐베이팅, 매칭 등

2021년 기록관리 추진계획

공사 중요기록의 체계적인 관리와 안전한 보존 및 활용을 위하여 2021년 기록관리 추진계획을 수립하고 시행하고자 함.

Ⅰ		추진근거

□「공공기록물 관리에 관한 법률」, 동법「시행령」및「시행규칙」

□   공사「기록물관리규정」

Ⅱ		2020년 추진실적

□ 기록관리 관련 규정 및 지침 개정

○ 공사「기록물관리규정」개정

- 기록물평가심의회 위원 위(해)촉 및 운영 관련 조항 정비(’20. 1. 6. 확정·공포 )

- 위원 위촉시 직무윤리 사전진단, 위원 위(해)촉 규정 신설, 회의록 공개 등의  조항 신설을 통하여 위원회 개최 전 과정의 기록화 및 투명성 확보

○「기록관리기준표」개정 및 공사 홈페이지 공개

- 관련근거

「공공기록물 관리에 관한 법률 시행령」제25조(기록관리기준표 등)

① 법 제19조제1항에 따라 공공기관은 업무과정에 기반을 둔 기록관리기준표를        작성ㆍ운영하여야 하며, 기록관리기준표의 관리항목은 업무설명, 보존기간       및 보존기간 책정 사유, 비치기록물 해당 여부, 보존장소, 보존방법, 공개여부       및 접근권한 등의 관리기준을 포함하여야 한다. 이 경우 기록관리기준표는       제2조제8호에 따른 기록관리시스템으로 생성ㆍ관리하여야 한다. <개정          2014. 11. 4., 2015. 3. 3.>

⑤ 공공기관은 매년 기록물 정리기간 종료 직후 전년도에 신규로 시행하였거나       보존기간이 변경된 단위과제명, 단위과제 업무설명 및 단위과제별 보존기간       등을 관보(지방자치단체의 경우에는 공보를 말한다) 또는 그 기관의 홈페이지 등       정보통신망에 고시하여야 한다. (이하 기재생략)

공사「기록물관리규정」제10조(기록물분류기준표)

①「공공기록물 관리에 관한 법률 시행령」제25조 제1항에 따라 업무과정에       기반한 기록관리기준표를 작성·운영하여야 한다.<개정 2018.12.28.>

- 업무 신설에 따라 수시로 발생하는 단위과제를 정리‧확정하여 효율적인  기록관리 분류체계를 마련하고 공사 홈페이지에 공개

- 단위과제별 보존기간 책정 현황(2020. 2. 18. 기준)

(단위: 건)

업무구분	계	영구	준영구	30년	10년	5년	3년	1년	비고
고 유	1,218	367	3	514	248	69	15	2	부서별 고유업무
부서공통	17	-	-	-	3	9	5	-	전 부서 공통업무
유사공통	18	4	-	2	7	5	-	-	센터 등 공통업무
합계	1,253	371	3	516	258	83	20	2

□ 전자기록 이관 및 열람‧대출서비스 제공

○ 전자기록 실시간 자동이관을 통하여 업무효율성 확보

- 2020년 생산된 (결재)문서 기록철 12,611권, 기록건 725,033건 이관 완료

- 2002~2020년 생산된 모든 문서에 대하여 통합 검색 및 열람‧대출 신청 가능

- 전자기록 자동이관 현황

보존기간 수량	계	영구	준영구	30년	10년	5년	3년	1년
기록철(권)	12,611	1,782	54	2,071	2,958	2,541	1,336	1,869
기록건(건)	725,033	59,173	2,960	60,648	137,994	114,807	181,294	168,157

- 최근 3년간 기록관리시스템을 통한 기록물 열람‧대출 신청현황

년도 신청건수	2020년	2019년	2018년
열람신청(건)	775	212	60
대출신청(건)	48	105	49

□ 기록물 보존서고 운영

○ 사옥(지하 1~3층) 및 가든파이브(지하 3, 4층) 보존서고 운영

- 보존서고별 기록물 배치 현황

연번	문서고번호	분류	기록물철 수량(권)	보존상자 수량(개)	비고
1	B3-문서고01	공급, 건축	7,154	565
2	B3-문서고02	공급수납	5,063	264
3	B3-문서고03	보상	6,318	331
4	B3-문서고04	계약	8,636	749
5	B3-문서고05	택지조성	6,101	253
6	B3-문서고06	기계공사	5,195	372
7	B3-문서고07	전기공사	3,957	176
8	B3-문서고08	건축공사	579	-	도면
9	B3-문서고09	기반시설	5,215	194
10	B3-문서고10	분양수납	8,186	677
11	B3-문서고11	회계	6,199	-	전표
12	B3-문서고12	건축공사	2,389	284
13	B2-문서고13	기계전기공사	4,385	443
14	B2-문서고14	택지조성공사	781	25
15	B1-문서고15	맞춤임대	70	70	장기안심계약서
13	B4-가든파이브 문서고1	종합	64,462	3,859
14	B4-가든파이브 문서고2	종합	30,022	2,050
15	B3-가든파이브 문서고3	종합	44,774	2,651
계			209,486	12,963

□ 기록관리 교육 실시

○ 기록관리 및 정보공개 교육자료 배포를 통한 부서내 자체교육 실시

(※ 코로나19 확산 방지를 위하여 모든 집합교육을 서면교육으로 대체)

일자	교육명	교육내용
2020. 6. 30.	정보공개 직무교육	∙ 정보공개청구 및 사전정보공표 제도 ∙ 회의정보 및 전자문서 공개
2020. 9. 17.	정보공개 및 기록관리 직무교육	∙ 기록물관리 제도 및 공사 기록관리 현황 ∙ 부서별 기록관리 업무절차
2020. 10. 20.	정보공개제도 및 사례	∙ 정보공개처리 사례 및 판례 해석
2020. 11. 12.	정보공개 확대 관련 교육	∙ 전자문서시스템 기능 개선 - 민감정보 비식별화(마스킹) - 기안문서 비공개 결정시 세부사항 입력 의무화

Ⅲ		2021년 기록관리 추진계획

□ 기록물 생산현황통보

○ 기록물처리부서(생산부서)에서 전년도에 생산‧접수한 기록물 생산현황을
통보받아 서울기록원에 제출

- 관련근거

「공공기록물 관리에 관한 법률」제19조(기록물의 관리 등)

⑥ 공공기관은 기록물의 원활한 수집 및 이관을 위하여 대통령령으로 정하는       바에 따라 매년 기록물의 생산현황을 관할 기록물관리기관에 통보하여야 한다.       (이하 기재생략) <개정 2017. 3. 21.>

「공공기록물 관리에 관한 법률 시행령」제33조(처리과의 기록물생산현황통보)

법 제19조제6항에 따라 공공기관은 매년 5월 31일까지 관할 기록관 또는 특수기록관의     장에게 전년도의 기록물 생산현황을 통보하여야 한다. 이 경우 기록물 생산현황의    통보는 관할 영구기록물관리기관의 장이 정하는 방식에 따라 제20조제1항      및 제23조제2항에 따른 기록물 등록정보를 전자기록생산시스템을 통하여 제출한다.      <개정 2010. 5. 4., 2020. 3. 31.>

- 기간: 2021. 5. 1.~8. 31.

- 내용: 기록물처리부서(생산부서)에서 생산된 기록물을 정리 완료 후, 기록물관리부서
(총무부)로 5월 31일까지 전년도 기록물 생산현황을 통보하고, 기록물관리부서  (총무부)는 8월 31일까지 서울기록원(지방기록물관리기관)에 통보함.

□ 비전자기록물 정리․이관 및 평가․폐기

○ 비전자 기록물 정리 및 이관

- 관련근거

「공공기록물 관리에 관한 법률 시행령」제32조(기록물의 이관)

① 법 제19조제2항에 따라 공공기관은 공공기관의 기록물을 처리과에서 보존기간의       기산일부터 2년의 범위 내에서 보관한 후 기록물철 단위로 관할 기록관 또는       특수기록관으로 이관하여야 한다. (이하 기재생략)

③ 제1항 및 제2항에 불구하고 기록관 또는 특수기록관이 설치되지 아니하거나       업무에 수시로 참고할 필요가 있는 경우에는 보존기간의 기산일부터 10년의       범위 내에서 기록물철 단위로 이관시기를 연장할 수 있다.

「공공기록물 관리에 관한 법률 시행령」제35조(처리과 기록물 인수)

① 기록관 또는 특수기록관은 그 공공기관 및 소속기관의 이관 대상 기록물을        인수ㆍ관리하여야 한다.

- 기간: 2021. 5. 1.~10. 31.

- 대상: 부서내 보유 중인 생산종결 후 2년 이상 경과된 기록물(※부서내  업무활용을 목적으로 이관 연기한 비치기록물 제외)

- 내용: 비전자 기록물 정리 완료 후 서고로 이관, 기록물 정리용역 실시

○ 비전자 기록물 평가 및 폐기

- 관련근거

「공공기록물 관리에 관한 법률 시행령」제43조(기록관 및 특수기록관의 소관   기록물 평가 및 폐기)

① 기록관 또는 특수기록관의 장은 보존중인 기록물 중 보존기간이 경과한         기록물에 대하여는 법 제27조제1항에 따라 생산부서 의견조회, 법 제41조제1항에       따른 기록물관리전문요원(해당 기록관 또는 특수 기록관 소속 기록물관리             전문요원을 말한다)의 심사 및 제5항에 따른 기록물평가심의회의 심의를 거쳐       보존기간 재책정, 폐기 또는 보류로 구분하여 처리하여야 한다.

<개정 2010. 5. 4., 2017. 9. 19.>

- 기간: 2021. 5. 1.~6. 30.

- 내용: 기록물평가심의회 개최 후 폐기결정 기록물 물리적 폐기 실시

․평가대상 기록물 현황: 보존기간이 만료된 보존기간 10년 이하 기록물

보존기간	계	10년	5년	3년	1년
수량(권)	41,973	35,643	3,351	2,884	95

․ 기록물 폐기절차

< 1차 > 생산부서 의견조회	→	< 2차 > 기록물관리전문요원 심사	→	< 3차 > 기록물평가심의회 심의
①생산부서 의견 요청(총무부) → ②생산부서 의견 회신		③총무부 심사 및 기록물평가심의서 정리		④폐기보류, 보존기간 재책정, 폐기 결정 심의

○ 기록물평가심의회 운영 및 외부 심의위원 위촉

- 관련근거

공사「기록물관리규정」제25조(기록물평가심의회의 구성)

① 기록물평가심의회(이하 “심의회”라 한다.)는 위원장을 포함하여 5인 이상의      위원으로 구성한다. 내부위원은 각 본부 부장 중에서 지명하고, 외부위원은        기록물 보존가치의 평가에 적합하다고 인정되는 외부전문가 중에서 사장이        위촉하는 자로 하되, 심의위원 중 외부위원은 1/2 이상이 되도록 구성하며      감독기관 공무원은 제외한다. (이하 기재생략) <개정 2020.01.06.>

② 외부위원의 임기는 2년으로 하며, 한 차례 연임할 수 있다. <개정 2020.01.06.>

③ 심의회에 참석한 외부위원에 대하여는 예산의 범위 안에서 수당을 지급할 수 있다.     <개정 2020.01.06.>

④ 심의회의 위원장은 경영지원처장으로 하고, 심의회의 사무를 처리하기 위하여 간사    1명을 두고 간사는 기록물관리전문요원이 맡는다. <개정 2020.01.06.>

- 심의회 기능: 보존기간이 경과한 기록물의 보존기간 재책정, 폐기보류, 폐기결정에  관한 사항 등 심의

- 외부 심의위원 위촉 계획

․자격요건: 기록물의 보존가치 평가에 관하여 전문지식과 경험이 풍부한 외부인사

․구성: 위원장을 포함하여 5인으로 구성하고, 외부위원 3인 위촉

․신규 외부위원 위촉일(임기): 2021. 7. 1.(2021. 7. 1.~2023. 6. 30.)

- (現)외부위원 현황

성 명	약 력	위촉일(임기)
*** (여 / 1973)	**********************	2019. 7. 1.(2019. 7. 1.~2021. 6. 30.) (최초 위촉일: 2017. 5. 22. / 연임)
*** (여 / 1981)	**************************	2019. 7. 1.(2019. 7. 1.~2021. 6. 30.) (최초 위촉일: 2017. 5. 22. / 연임)

※ 현재 외부위원 전원이 2021. 6. 30. 자로 임기 만료(1회 연임)됨에 따라 신규위원으로 위촉 예정

	< 참고자료 > 기록물평가심의회 구성
사규개정 전		사규개정 후(2020. 1. 6.)
∙ 위원장: 기록물관리부서의 장 ∙ 위 원: 내부위원 3인(위원장 포함) 외부위원 2인		∙ 위원장: 경영지원처장 ∙ 위 원: 내부위원 2인(위원장 포함) 외부위원 3인

□ 전자기록 관리 및 기록관리시스템 운영

○ 기록관리시스템 유지보수 및 기능 개선

- 유지보수 계약일(기간): 2021. 5. 1.(2021. 5. 1.~2022. 4. 30.)

- 유지보수 수행 및 시스템 기능 개선 내역

항목	수행내역		비고
유지보수대상	- 기록관리시스템 응용 소프트웨어, 검색엔진, 레포팅툴		유지 보수 (기존)
정기점검	- 월 1회 정기점검 실시(점검결과보고서 제출)
장애복구	- 장애․오류사항 발생 시 원인 분석 및 처리
기술지원	- 응용 소프트웨어 장애 시 복구 - 장애유형별 조치방법 등 사용자 교육지원 - 연계된 타 시스템의 기능 개선 및 장애처리 시 기술지원
서버보안	- 서버보안(SSL) 인증서 서버 및 어플리케이션 적용
긴급점검	- 직제개편 및 인사발령으로 인한 사용자 코드 변경 등 시스템 사용에 대한 긴급지원 필요시 방문 지원		유지 보수 (추가)
기능개발	- 부서코드 생성 기능 적용 - 매뉴얼 영상 제작 - 열람대출신청서 서식 변경 - 비전자 기록물철 기능 개선	- 로그인 화면 이미지 삽입 - 알림메일 'SH톡'으로 변경 - 전자 기록철 열람 기능 개선	기능 개선

□ 보존서고 운영

○ 가든파이브 보존서고 노후 설비 교체

- 관련근거:「공공기록물 관리에 관한 법률 시행령」<별표 6>

[기록관의 시설ㆍ장비 및 환경기준]
구분		종이기록물	전자기록물
1. 서고면적	고정식	1만권당 99m2	보존대상량 실소요공간
	이동식	고정식 면적의 40∼60%
2. 사무공간면적	작업실	근무인원 1명당 7m2(장비공간 별도)
	열람실	근무인원 및 열람좌석 1명당 7m2,(특수매체 열람공간 별도)
3. 시설ㆍ장비	공기조화 설비	항온ㆍ항습 설비
	온ㆍ습도계	서고당 1대
	소화 설비	가스식 휴대형 소화기
	보안 장비	이중 잠금장치 설치
	매체수록 장비	설치(전자매체ㆍ마이크로필름 수록 장비)
4. 보존환경	온도(℃)	20±2℃	20±2℃
	습도(%)	50±5%	40±5%
	조명	서고 100～300럭스(자외선 차단등 설치) 전시관 50∼200럭스(전시관을 운영하는 경우 원본전시 기준)

- 가든파이브 지하4층(1, 2번) 서고의 조명기구 노후로 적정 조도 확보가 어려움

- 서고의 보존환경 기준[100∼300룩스(자외선 차단등 설치)]에 따라 조명 교체

○ 가든파이브 보존서고 보안 강화

- 사옥 외부에 위치한 보존서고의 이용률 증가로 보안 강화 필요

․현재 가든파이브 주차장 CCTV를 통하여 출입자 관리 중

- ‘보존서고 출입자 관리대장’ 필수 기입 및 가든파이브 보존서고 내부 CCTV 설치

□ 기록관리 교육 실시

○ 2020년 행정안전부 경영평가 지적사항

- 기록물 관리 부서별 업무교육의 경우 참석인원이 기록관리 및 정보공개담당자 등    총 146명으로 참석률 60%, 유형별 교육의 경우 참석인원 총 174명(1차109명, 2차 65명)으로    참석률 65.5%로 유형별 교육 참여율 제고를 위한 방안을 모색할 필요성이 있음.

- 기록물전담관리 인력의 역량강화를 위한 전문교육 프로그램 운영의 내실화를 모색할    필요성이 있음.

○ 부서별 기록물관리책임자 교육 실시 및 참여율 제고

- 부서에서 생산되는 기록물의 등록, 편철, 정리, 이관,  열람․대출 신청 등  기록관리 유형별 교육 실시

- 공사 내부 강사 및 전문강사 초빙 집합교육, 서면교육, 온라인 교육 등  교육방법을 다양화하여 교육 참여율 제고

○ 기록물관리전문요원 역량강화를 위한 전문교육 프로그램 참여

- 국가기록원 기록관리교육센터에서 진행하는 전문교육 프로그램 참여  (※ 국가기록원은 중앙기록물관리기관으로서 중앙행정기관, 지자체, 공공기관 등에  배치된 기록물관리전문요원을 대상으로 다양하고 전문적인 기록관리 교육  프로그램을 운영하고 있음)

□ 예산운용계획

구분	세부내용	예산액 (백만원)
비전자기록물 평가·폐기	기록물평가심의회 운영	1
	기록물 파쇄 용역	15
비전자기록물 정리·이관	기록물 정리 용역	100
전자기록관리 및 시스템 운영	기록관리시스템 유지보수 및 기능 개선	50
보존서고 운영	보존서고 시설·장비교체	20
기록관리 교육	기록관리 교육 실시	2
계		188

끝.붙임표시