과 업 내 용 서

과 업 명	『2020. 제9회 서울도시농업 국제컨퍼런스 개최계획
주관기관	서 울 특 별 시
주관부서	도시농업과 (☎ 02-2133-5432)

2020. 1.

서 울 특 별 시

(도시농업과)

과 업 내 용 서

1. 행사 개요

□ 행 사 명 : 2020 제9회 서울도시농업 국제컨퍼런스

□ 개최기간 : 2020. 9. 2.(수) ~ 9. 4.(금) (3일간)

※ 행사여건상 조정될 수 있음

□ 장    소 : 서울시청 시민청(잠정)

□ 행사주최 : 서울특별시

□ 행사내용 : 환영리셉션, 도시농업 현장투어, 워크숍(2~3개 세션) 컨퍼런스, 선언문 발표, 정리 회의 등

2. 과업 내용

가. 용역 개요

□ 과 업 명 :『2020 제9회 서울도시농업 국제컨퍼런스』

□ 사업기간 : 계약일(착수일) ～ 2020. 10. 8.

※ 행사기간 : 2020. 9. 2(수) ~ 9. 4(금) / 3일간

□ 행사장소 : 서울시민청(잠정)

□ 용역사 선정방법 : 제한경쟁입찰(협상에 의한 계약)

□ 용 역 비 : 60,000천원 이내(부가세, 대행료 등 일체 포함)

□ 주요 과업 요지 (세부 과업내용 참조)

❍ 발주자 및 민관협의회장의 지휘․감독 하에 전반적인 행사 준비 및 운영

❍ 행사장 공간구성계획에 따라 배치

❍ 컨퍼런스 기간 중 각종 행사 준비 및 진행

❍ 컨퍼런스 발표자 섭외 초청 및 체류 제반사항 조치

❍ 관람객 유치 등 홍보 및 행사장 질서, 안전에 관한 사항 등

나. 사업 목적 및 방향

□ 사업목적

❍ 도시농업의 다양한 국내외 주요 사안에 대한 논의의 장을 마련하여

❍ 도시 간 정보의 공유, 연대와 협력을 통해 도시농업의 공익적 가치를 확장 발전시킴으로써

❍ 자연과 사람이 조화로운 지속 발전 가능한 지구촌 도시 구현

□ 사업 추진 방향

❍ 국제 도시간 정보교류, 연대와 협력 강화

❍ 서울 세계도시농부 대회로 추진하되 정책적 대안 마련방안 강구

❍ 지속 가능한 민간 차원의 행사 추진체 육성(민·관 거버넌스 방식 추진)

다. 세부 과업내용

❍ 전체 사업의 기획 및 운영에 관한 계획 수립

- 사업목적과 사업취지를 살릴 수 있는 국제행사가 될 수 있도록 기획서 마련

- 선정 후 서울시가 지정한 기한 내에 행사 기획 및 운영에 관한 세부집행계획, 행사진행 매뉴얼 등을 서울시와 협의하여 최종 확정 후 별도 제출

❍ 세부 프로그램 기획․운영에 관한 사항(콘텐츠 발굴 등)

- 프로그램 기본 구성(안 )

일자별	’20.09.02.(수)	’20.09.03.(목)	’20.09.04.(금)	비 고
현장투어		￭도시농업 현장투어 (09:00~15:30)
워 크 숍		￭2~3세션: 주제별 발표 (16:00~18:00)
세계농부대회 (컨퍼런스)		￭선언문 검토회의 (18:00~19:30)	￭개회식(09:30~ ￭기조연설 ￭주제 발표 ￭종합토론 ￭선언문 발표
부대행사	￭환영리셉션(저녁) - 환영인사, 참가자별 소개	￭오리엔테이션 (08:20~09:00)	￭정리 회의 (18:00~20:00)

- 초청대상 : 국내외 20~30명(해외 6개 도시 내외)

· 해외 도시 우수 도시농업 사례별 관계자

· 해외 도시 우수 도시농업 사례 관련 행정공무원

· 국·내외 도시농업 관련 도서 저자, 설계자, 연구원, 대학교수 전문가 등

❍ 과업추진 방식(추진 체계)

- (행 사 자 문) 서울시 도시농업박람회 소위원회

- (결정․집행) 서울도시농업 국제컨퍼런스 민․관 추진협의회

- (행 사 대 행) 서울도시농업 국제컨퍼런스 대행업체

❍ 위 프로그램 기본 구성안 진행을 위한 각종 편의 제공 등 행사운영

- 추진협의회에서 동의(또는 제시)한 해외 6개 도시 내외의 연사 초청 행사참여에 필요한 숙식, 항공, 행사기간 중 행사를 위한 교통편의 제공 등 제공

- 추진협의회에서 동의(또는 제시)한 국내 발표자 및 토론자에 행사참여 편의제공

※ 행사운영 및 진행 경비 중 일부 발주자 부담 내역

(표1) 행사 운영 중 발주자 부담 경비

① 현장투어 버스 용차비, 현장 체험비, 현장투어 일자 중식비

(행사진행은 수탁자 수행)

② 추진협의회 구성 운영에 따른 회의비 일체

(수탁자 소속 실무자를 회의에 반드시 참관시켜 행사진행에 반영해야함-별도 회의참가비 등 지급 없음)

❍ 각종 발표자 섭외 및 시설물(무대 등) 제작․운영

- 행사장 특징 및 행사 취지에 맞는 장식 등 세부 기획 및 운영

- 발표무대를 비롯한 행사별 조명, 음향 등 장비 확보 및 설치․운영

(시설물 제작 및 장소 등 행사운영과 관련한 사항은 시와 사전 협의 필요)

❍ 매체․타깃별 광고와 각종 홍보 마케팅에 관한 계획 수립 및 이행

- 서울시가 지정한 기한 내에 참관객 확대를 위한 구체적 홍보 마케팅 계획을 별도로 수립하여 제출

- 포스터, 리플릿, 초청장 등을 비롯한 각종 홍보물, 영상물 및 사인물

(현수막, 옥외광고, 각종 배너)의 제작(디자인 포함)․발송, 설치․철거

- 온라인(페이스북, 트위터 등) 및 오프라인(보도자료 제공, 미디어  광고 등) 홍보활동 추진에 관한 제반 사항

❍ 행사장 조성과 행사 운영을 위한 각종 필요물품․장치 준비 및 철거(청소)

- 쓰레기통, 휴게 공간(식탁, 의자, 차양) 등 시민 편익 제고방안 마련

- 참관객 편의 극대화를 위한 각종 필요물품․장치 준비 및 철거(청소)

- 외국어 안내표지, 관람객 편의서비스 시설 설치

- 행사장 전체 청소 및 종량제 봉투 구입· 수거, 음식물 쓰레기 처리

❍ 원활한 행사운영을 위한 자원봉사자 및 진행요원 모집․관리

- 프로그램별, 공연단별 진행요원 모집 및 운영에 관한 제반사항(사전교육 포함)

- 자원 봉사자 모집․교육․운영

❍ 안전관리 및 위기상황 대책 계획수립(행사장 안전관리 매뉴얼 준수)

- 행사기간 도난, 화재, 분실, 안전사고 등 종합 안전대책 수립 및 시행

- 유관기관과의 협조체계 구축 및 각종 필요 보험 가입

❍ 재난․우천 등에 대비한 별도/대체 프로그램 구성

- 재난․우천 등 갑작스런 상황 변화에 대비한 각종 대처 방안(대안  프로그램 구성 등) 수립

❍ 안내 및 각종 현장 운영체계 구축(종합상황실, 현장 안내센터 등)

❍ 관람객 설문조사 실시 및 분석, 향후 개선방안 도출

❍ 각종 보도 및 노출내역, 사진, 동영상 등 자료를 포함한 결과보고서 제출

❍ 회계 처리에 관한 사항(정산 내역서 제출)

❍ 기타 발주기관이 요구하는 사항 등

- 행사 운영과 관련하여 발주기관이 추가로 요구하는 사항

- 행사 추진과 관련한 인․허가 업무 및 유관기관 협조요청 사항

- 기타 성공적인 행사 개최를 위한 창의적인 아이디어 제언 등

※ 대행사의 과업범위 세부내역은 최종 계약(협상)시 일부 조정될 수 있음

3. 과업수행 지침

가. 입찰참가 시 유의사항

○ 제출서류가 사실과 일치하지 않을 경우, 심사 및 선정대상에서 제외될 수 있음

○ 제출서류는 주최 측이 요청하지 않는 한 변경할 수 없으며, 필요시 추가 제안이나 자료를 요청할 수 있음

○ 제출서류는 일체 반환하지 않으며, 공모참가와 관련된 일체의 소요 비용은 참가자의 부담으로 함

○ 제출서류 미비로 인한 책임은 참가업체에 있으며, 기재사항이 누락되거나 제출서류에 언급이 없는 항목은 해당 사항이 없는 것으로 간주함

나. 운영단체 선정에 따른 계약 일반사항

○ 계약상대자는 본 과업을 수행함에 있어 관계법령 및 제규정에 따라 성실히 수행해야 하며, 과업목적의 달성을 위하여 필요한 사항은 발주기관 의 지시에 따라 보완해야 함

○ 계약체결 후 “계약상대자”는 과업관리 책임자를 임명(보고)하고

『2020. 제9회 서울도시농업 국제컨퍼런스(이하 “행사”라 함)』사업을 책임 수행토록 해야 함(타 행사 겸직 금지)

○ 사업수행과정에서 발생하는 제반책임 및 행정적, 기술적 제반비용과 문제처리는 계약상대자가 부담함

○ 제안서의 총 사업비는 60백만원 이내로 하고, 제세(부가세 등), 대행수수료, 전문가 자문료, 연출진 용역비, 출연료, 임차료, 인건비, 홍보비 등을 모두 포함하여 작성해야 함

- 최종 사업비는 행사 종료 후 정산 완료시 지급

다. 사업의 시행

○ “계약상대자”는 발주기관의 승인을 받은 사업계획서에 따라 본 “행사”를 시행함

○ “계약상대자”는 “행사”를 실시함에 있어 관계법규 및 “발주기관”의 지침 등을 준수하여야 함

○ “계약상대자”는 “행사”를 실시함에 있어 출연진 및 관람객에게 불필요한 서류의 제출을 요구하거나 비용을 징수할 수 없으며, 종교적 명칭 사용이나 활동을 할 수 없음

○ “발주기관”은 “계약상대자”의 “행사” 운영이 적절하지 않거나 “행사” 목적에 부합되지 않을 때에는 이에 대한 시정을 요구할 수 있으며, 이 경우 “계약상대자”는 정당한 사유가 없는 한 이에 응하여야 함

○ 날씨, 장소 등 불가피한 사유로 인하여 “행사” 일정에 차질이 생겼을 경우에는 “발주기관”과 “계약상대자”의 협의에 의하여 행사 일정을 조정할 수 있음

○ “계약상대자”는  “행사” 중의 안전사고에 대비하여 출연진, 관계자 및 관람객의 피해를 보상으로 하는 보험에 가입하여야 하고 시설물(무대 등)을 완벽하게 설치하고, 안전관리에 철저를 기하여야 하며, 안전사고 발생 시 이에 대한 책임을 져야 함 (행사안전보험 가입 의무)

○ “계약상대자”는 본 “행사”가 TV, 라디오, 신문 등 언론매체에 보도될 수 있도록 하는 한편, 많은 시민이 참여하고 즐길 수 있도록 홍보물 제작 등 홍보 마케팅에 적극 노력하여야 함

라. 발주기관 지도․감독

○ “발주기관”은 이 “행사”와 관련한 “계약상대자”의 업무를 지도․감독함

○ “발주기관”은 필요한 경우에 “행사”와 관련된 각종 자료의 제출을 요구하거나, 소속직원 또는 지정하는 자로 하여금 “계약상대자”의 업무처리 또는 관련서류 등에 대하여 검사 또는 평가하게 할 수 있으며, “계약상대자”은 이에 따라야 함

○ “발주기관”은 “행사”와 관련한 “계약상대자”의 사무처리가 관계법규 등에 위배되거나 부당하다고 인정된 경우 이에 대한 시정을 요구하거나 직접 시정조치를 할 수 있으며 이 경우 “계약상대자”은 정당한 사유가 없는 한 이에 응하여야 함

마. 손해배상

○ “계약상대자”은 이 “행사”와 관련하여 발생하는 사건․사고에 대하여 민․형사상의 모든 책임을 부담하지만 다만, “계약상대자”가 귀책사유 없음을 입증하는 경우에는 그러하지 아니하며 귀책사유의 입증증명은 “계약상대자”에게 있음

○ “계약상대자”의 귀책사유로 인하여 “발주기관”이 제 3자에게 이 “행사”와 관련된 손해배상 등을 한 때에는 "계약상대자"은 이를 "발주기관"에게 지체 없이 배상하여야 함

바. 계약의 해지 등

○ “발주기관”은 다음사항에 대하여 계약을 해지할 수 있으며, 이 경우 “계약상대자”은 어떠한 보상도 받을 수 없으며, 또한 계약의 해지로 인해 “발주기관”의 손해(신뢰실추, 손해배상 등)가 발생할 경우에는 손해배상을 하여야 함

- “계약상대자”의 부도 및 기타 경영상의 중대한 사유로 과업수행이 불가능한 점이  명백히 인정되었을 경우

- “계약상대자”가 과업을 이행함에 있어 고의 과실 또는 무성의로 과업이 지연되거나 시정요구사항이 이행되지 않아 과업의 정상수행이  어렵다고“발주기관”이 인정하였을 경우

- “발주기관”의 사전승인 없이 “계약상대자”가 임의로 과업내용을 변경하는 경우

- 과업지시서 및 계약서에 명기된 계약해지사항을 위반하였을 경우

- 선정된 업체(단체)가 계약을 통보받은 날로부터 10일이내 계약하지 않으면 심사위원회에서 선정된 차순위 업체(단체)와 협약을 체결함

사. 사업비정산 등 회계처리

○ 사업비 정산은 지방재정법, 지방자치단체를 당사자로 하는 계약에 관한 법령, 안정행정부 계약․회계예규, 서울특별시보조금관리조례, 서울특별시재무회계규칙 등 관계 법규에 따라야 하며, 기업회계의 적정성을 확보하기 위하여 공인회계사의 회계 검사를 실시하고
보고서를 제출하여야 함(회계검사 예산 사업비에 3백만원 이내 포함)

○ 사업비의 정산은 “발주기관”이 제시한 금액과 협찬금액을 포함한 총액으로 정산하며, “발주기관”은 총액을 초과한 소요금액에 대한 지급 의무가 없음(지급하지 않음)

○ 사업의 이행확보를 위하여 사업비 청구시 “발주기관”을 피보험자로 하는 서울보증보험(주)에서 발행한「이행보증보험증권」원본을 제출하여야 하며, 이행보증 기간은 2020.10.30일까지로 함(단, 보험료는 “계약상대자”의 자체예산으로 부담)

○ “계약상대자”은 사업비를 “발주기관”이 정하는 목적과 용도에 따라 집행하여야 하며, 인건비(출연료 등)는 타비용에 우선 지출하여야 함

○ “계약상대자”은 별도의 회계 책임자를 지정하여 보고하고 운영하여야 하며, 예산집행은 세금계산서, 법인신용카드, 은행입금증(무통장입금)등의 방법으로 하며 특별한 경우 외에는 현금지출을 할 수 없음

○ “계약상대자”은 출연료 등 인건비 지출시에는 관계규정에 의거 원천징수 등을 하고 세무관서에 신고(납부)하여야 함

○ “계약상대자”은 본 “행사”를 담당하는 상근직원에 대하여는 운영단체에서 지급하는 임금 외에 별도의 인건비를 지급할 수 없으며, “발주기관”에게 직원 명부를 제출하여야 함

아. 기타사항

○ “계약상대자”는 “발주기관”에서 방침에 의해 설치한 ‘추진협의회’의 운영에 협조하여야 하며, 동 “행사” 시행과 관련하여 동 위원회가 의결한 사항을 이행하여야 함

○ “발주기관”은 사업목적의 달성에 적합한 능력있는 “실무감독”을 추천 하고, “계약상대자”는 “실무감독”과 “실무감독”이 선임한 연출진 등의 보수 지급 및 운영 등을 지원함

○ 계약서에 명시되지 않았지만 과업을 수행하는 도중 추가적으로 시행해야 하는 사항이 발생한 경우 발주기관과 계약상대자가 협의하여 진행할 수 있음

○ 이 계약에 관한 소송은 “발주기관”의 소재지를 관할하는 법원에서 행함

○ 기타 명시되지 아니한 사항은 “발주기관”과 “계약상대자”가 협의하여 정함

○ 제출된 제안서는 일체 반환하지 않으며, 제출된 자료의 기재내용이 허위사실이 인정될 경우 평가대상에서 제외되고, 최종선정 후에도 자격이 상실될 수 있음

자. 특    약

○ 특히 사업제안서의 “일괄 (재)하도급 금지 확약서”와 같이 사업일체를 수수료만 취하고 재하도급 하는 경우, 동 “행사”에 따른 계약이 취소될 수 있으며, 일정규모(우선선정 대상자와 협상시 결정)의 계약은 “발주기관”과 협의하여 추진하여야 함