자치단체 물품 재물조사 매뉴얼

자치단체 물품 재물조사 매뉴얼

2023.05

	시도․새올 행정정보시스템
	(물품관리)

□ 시스템적 재물조사 흐름 (새올)

1.  재물조사계획수립

- 수 행 자 : 자치단체 물품업무 자치단체총괄담당자

- 새올위치 : 보급관리 > 재물조사현황 > 재물조사계획관리

- 설명

· 지침 수령 후, 재물조사관련 ‘제목’과 ‘기준일’, ‘조사기간’ 등을 입력하여 시스템에 재물조사 시작을 알립니다. 연도에 하나의 계획만 세울 수 있습니다.

· 재물조사 특정시점에 업무총괄이 마감할 수 있습니다. 마감되었다면 입력, 수정, 삭제가 불가능하게 되니 만약 이후에도 자료를 입력하시려면 업무총괄관리자분과 협의합니다.

· 본 기능과 상관없이 재물조사 시작 전에 시스템상의 물품과 현실의 물품이 같게 조정이 되어 있어야 합니다. 그렇지 않으면 초과품이나 부족품이 발생할 수 있습니다.

- RFID 관련

· RFID 시스템이 정상적인지 체크합니다. 발행기나 리더기로의 정상적인 로그인이 가능한지 점검합니다.

· RFID 태그가 붙어있어야 하는데 그렇지 못하거나 재발행이 필요한 물품들을 정리합니다.

2.  보유현황기준자료 생성

- 수 행 자 : 각 부서담당자 또는 자치단체총괄담당자 가능

- 새올위치 : 보급관리 > 재물조사현황 > 보유현황기준자료관리

- 설명

· 위에 설명한 재물조사계획수립 시 입력 된 ‘기준일’을 기준으로 각 부서별로 당시 보유현황의 자료를 생성하게 됩니다. 기준일 당시 보유현황이기 때문에 현재 보유현황과는 다른 자료입니다. 다시 생성할 수 있으며, 재생성 시 이후 작업한 자료는 모두 삭제됩니다. 이후 실사를 하게 됩니다. RFID 시스템이 도입되어 있다면 병행할 수도 있습니다.

- RFID 관련

· 기준일 기준 보유현황자료가 생성되면 재물조사의 기준이 생성된 것으로, 이 기준자료를 RFID 리더기로 알려주어야 합니다. 이를 위하여 동기화를 진행해야 합니다. 방향은 서버 → 단말기입니다.

· RFID 리더기를 사용하여 물품의 태그를 읽습니다. 종료 후 다시 동기화를 진행합니다. 방향은 단말기 → 서버입니다. 한 부서가 종료되면 다른 부서도 진행합니다.

· 정상적으로 읽혀서 동기화되었다면 해당 물품은 화면의 ‘태그발행/재물조사’라는 항목부분에 ‘발행/조사완료’로 표시됩니다. ‘발행/미완료’로 표시된다면 태그는 발행된 상태이나 이번 재물조사 시에 태그가 읽혀지지 않았거나 그 내용이 동기화 되지 않았다는 뜻입니다. ‘미발행’은 RFID 태그가 발행되지 않은 상태입니다. 이곳의 미발행 상태를 발행 상태로 변경하기 위하여 태그를 신규로 발행하였다면 보유현황기준자료를 다시 생성해야 합니다.

3.  재물조사 결과입력 (재물조사결과 일괄생성)

- 수 행 자 : 각 부서담당자 또는 자치단체총괄담당자 가능

- 새올위치 : 보급관리 > 재물조사결과 > 재물조사결과관리

- 설명

· RFID 적용여부와 관계없이 결과정보 일괄생성은 필수입니다. 이후 재물실사 시에 나타났던 초과품이나 부족품 및 불용대상이었던 자료를 검색하여 수정합니다.

- RFID 관련

· 정상적으로 읽혀서 동기화되었다면 해당 물품은 화면에 보이는 ‘RFID조사현황’이라는 항목의 ‘조사수량’에 숫자가 표시됩니다.

4.  부서별 통계 취합

- 수 행 자 : 각 부서담당자 또는 자치단체총괄담당자 가능

- 새올위치 : 보급관리 > 자치단체재물현황 > 부서별재물관리

- 설명

· 위에서 언급한 재물조사 결과 자료를 부서단위로 통계를 생성합니다. 재물조사결과를 취합하는 것이므로 결과입력이 종료된 후 본 작업을 합니다. 다음 단계의 취합자료로 사용되므로 매우 중요한 작업입니다.

5.  자치단체 통계 취합 및 상위기관 보고

- 수 행 자 : 자치단체 물품업무 총괄담당자

- 새올위치 : 보급관리 > 자치단체재물현황 > 자치단체재물관리

- 설명

· 본 자료는 상기 부서별 통계 취합 자료를 취합하는 것이므로 부서별 통계 취합이 완료된 후 작업합니다. 취합 후 생성된 자료를 본 화면에서 상위기관에 연계합니다.

※ 주의

- 특정 단계의 자료를 삭제하거나 수정하게 되면 그 하위 단계의 자료가 모두 지워질 수 있으므로 이를 고려하여 삭제, 수정 작업을 진행해야 합니다.

□ 새올 재물조사 화면설명

1.  재물조사 계획 등록

○ 메뉴 : “보급관리>재물조사현황>재물조사계획관리”

○ 권한 : 자치단체 물품업무 총괄 담당자

<< 처리방법 >>

① “보급관리>재물조사현황>재물조사계획관리” 메뉴로 이동합니다.

<그림 1> 예시 재물조사계획 관리

② “재물조사계획 관리” 메뉴의 ‘재물조사계획등록’ 버튼을 클릭하여 당해 연도의 재물조사 계획을 등록합니다.(아래의 입력 사항은 예제입니다.)

<그림 2> 예시 재물조사계획등록

➝ 년도 : 정기 재물조사년도

➝ 기준일자 : 재물조사 기준일자

➝ 조사기간 : 실태조사 기간

- 재물조사 시작 전 시스템의 물품과 현실의 물품을 맞추는 현행화 작업은 필수입니다.

- 연도에 하나의 계획만 세울 수 있습니다.

- 기준일자와 재물조사 기간은 재물조사지침 등으로 정해져 있는 것이 보통입니다.

- 재물조사기간은 사후에도 조정이 가능합니다. 필요 시 수정하시기 바랍니다.

- 기준일자를 변경할 경우, 이후에 있을 보유현황 기준자료 등 모든 자료들을 다시 생성해야 합니다.

<< RFID >>

- RFID 시스템이 정상적인지 체크합니다. 발행기나 리더기로의 정상적인 로그인이 가능한지 점검합니다.

- RFID 태그가 붙어있어야 하는데 그렇지 못하거나 재발행이 필요한 물품들을 정리합니다.

2.  보유현황 기준자료 생성

○ 메뉴 : “보급관리>재물조사현황>보유현황기준자료관리”

○ 권한 : 부서별 담당자

<< 처리방법 >>

① “보급관리>재물조사현황>보유현황기준자료관리” 메뉴로 이동

② ‘조사년도’ 항목에서 알맞은 재물조사계획을 선택한 후 ‘보유현황기준자료관리’를 클릭하여 당시 보유현황을 기준으로 재물조사 기준자료를 생성합니다. 그림은 생성한 후의 모습입니다. 최초 검색 시에는 아무것도 보이지 않는 것이 정상입니다.

③ 기준자료가 생성되면 재물조사목록표, 재물조사표에서 해당 기준자료를 조회할 수 있습니다.

<그림 3> 예시 보유현황기준자료 관리

※ <주의> 기준자료를 다시 생성하게 되면 기존 생성된 자료는 삭제됩니다. 뿐만 아니라 이후에 이루어진 ‘재물조사결과 입력’ 등의 자료도 재생성 하여야 되니 매우 주의하여 작업해야 합니다.

- 보유현황기준자료 생성 후, 보유현황기준자료에 추가해야할 물품이나 처분해야할 물품의 정보가 있다면 ‘물품취득관리’ 나 ‘불용결정처리’, ‘불용품처분관리’ 등에서 물품 대장을 추가하거나 삭제해야 합니다. 물품의 대장을 추가하거나 삭제한 후에 변동된 대장을 기준으로 보유현황기준자료를 재생성 해야 합니다.

- 위에 설명한 재물조사계획수립 시 입력된 ‘기준일’을 기준으로 각 부서별로 당시 보유현황의 자료를 생성하게 됩니다. 기준일 당시 보유현황이기 때문에 현재 보유현황과는 다른 자료입니다. 본 작업 이후 실사를 하게 됩니다. RFID 시스템이 도입되어 있다면 병행할 수도 있습니다.

- 기준일자에 맞추어 조직개편이 일어난 경우 및 불가피하게 시군구 일정이 맞지 않는 경우는 ‘기준일자변경 현황기준자료관리’버튼을 클릭하여 ‘기준일자’를 변경하여 보유현황기준자료를 생성합니다. ‘기준일자’를 변경하여 보유현황기준자료를 생성 할 시, 기존자료는 삭제되니 매우 주의하여 작업해야 합니다.

<< RFID >>

- 기준일 기준 보유현황자료가 생성되면 재물조사의 기준이 생성된 것으로, 이 기준자료를 RFID 리더기로 알려주어야 합니다. 이를 위하여 동기화를 진행해야 합니다. 방향은 서버 → 단말기입니다.

- 동기화는 매우 많은 시간이 걸릴 수 있습니다.

- 이후 RFID 리더기를 사용한 실사를 합니다.

- 태그가 두 번 이상 읽히는 것은 문제가 되지 않습니다.

- 다른 부서 물품의 태그가 읽혔을 경우, 해당 부서도 재물조사를 해야 한다면 문제되지 않습니다.

- RFID 리더기를 사용하여 물품의 태그를 읽습니다. 읽기 종료 후 다시 동기화를 진행합니다. 방향은 단말기 → 서버입니다. 한 부서가 종료되면 다른 부서도 진행합니다.

- 정상적으로 읽혀서 동기화되었다면 해당 물품은 화면의 ‘태그발행/재물조사’라는 항목부분에 ‘발행/조사완료’로 표시됩니다. ‘발행/미완료’로 표시된다면 태그는 발행된 상태이나 이번 재물조사 시에 태그가 읽혀지지 않았거나 그 내용이 동기화 되지 않았다는 뜻입니다. ‘미발행’은 RFID 태그가 발행되지 않은 상태입니다.

※ 주의

- 이곳의 미발행 상태를 발행 상태로 변경하기 위해서는 ①해당 물품이 RFID관리대상품목으로 지정되어 있는지 확인, ②태그발행시스템을 통하여 태그발행을 완료하고 ③태그정보를 새올행정시스템과 동기화 후에 보유현황기준자료를 다시 생성해야 합니다.

- 재생성시 기존자료는 삭제되며, 뿐만 아니라 이후에 이루어진 ‘재물조사결과 입력’ 등의 자료도 재생성 하여야 되니 매우 주의하여 작업해야 합니다. 이곳은 재물조사의 대상을 생성하는 메뉴입니다.

3.  재물조사목록표 출력

○ 메뉴 : “보급관리>재물조사현황>재물조사목록표”

○ 권한 : 부서별 담당자

<< 처리방법 >>

<그림 4> 예시 재물조사목록표

① “보급관리>재물조사현황>재물조사목록표” 메뉴로 이동합니다.

② 검색 후 “재물조사목록표 출력” 버튼을 클릭하여 목록표를 출력합니다.

③ 재물조사목록표에는 보관위치가 같고, 물품 규격번호가 같은 경우에만 하나로 표시, 다른 경우는 각각 표시합니다. 각 품목별로 실사내역(활용품, 불용대상품 수량 및 불용대상품 발생 사유 등)을 기입합니다.

<그림 5> 예시 재물조사목록표 (출력화면)

- 재물조사 목록표를 출력하여 실사에 참고하는 것은 시스템 상으로는 필수적인 요소가 아닙니다.

- 본 재물조사 목록표는 같은 종류의 물품은 하나로 묶어서 숫자로 표현하기 때문에 같은 물품이라도 한줄씩 표현되는 보유현황과는 다릅니다.

- 비어있는 실사계, 활용품, 사용가능품, 폐품, 과부족, 사유 등을 실제로 조사하면서 기입하는 것이 원칙입니다.

- ‘재물조사표’에서는 같은 종류의 물품은 하나로 묶어서 숫자로 표현하는 반면, ‘재물조사 목록표’에서는 같은 종류의 물품을 현재 보관되고 있는 보관장소에 따라서 구분되어 출력됩니다. 따라서, 같은종류의 물품이 보관장소에 따라서 다르게 출력 될 수 있습니다.

<< RFID >>

- RFID로 진행하신다면 본 단계는 진행하지 않으셔도 됩니다.

4.  재물조사표 출력

○ 메뉴 : “보급관리>재물조사현황>재물조사표”

○ 권한 : 부서별 담당자

<< 처리방법 >>

<그림 6> 예시 재물조사표

① “보급관리>재물조사현황>재물조사표” 메뉴로 이동합니다.

② 검색 후 “재물조사표 출력” 버튼을 클릭하여 재물조사표를 출력합니다.

③ 재물조사표는 보유현황 기준자료 생성한 것을 기준으로 장부수의 숫자가 표시되어 있습니다.

<그림 7> 예시 재물조사표 (출력화면)

- 재물조사표를 출력하여 실사에 참고하는 것은 시스템 상으로는 필수적인 요소가 아닙니다.

- 비어있는 실사계, 활용, 사용가능품, 폐품, 과부족, 사유 등을 실제로 조사하면서 기입하는 것이 원칙입니다.

- 재물조사표에서는 보관장소에 상관없이 같은 종류의 물품은 하나로만 표시되어 출력됩니다.

<< RFID >>

- RFID로 진행하신다면 본 단계는 진행하지 않으셔도 됩니다.

5.  실사

<< 처리방법 >>

① 부서별 담당자들은 재물조사목록표를 통해 실사를 합니다.

② 태그 부착 물품의 경우, RFID 리더기를 통해 재물조사 실사를 진행합니다.

※ 리더기를 통한 재물조사 결과는 데이터 동기화 후 시도 물품관리 시스템에 반영합니다.

<< RFID >>

- RFID로 진행하신다면 본 단계는 매우 간편할 수 있습니다.

- RFID 리더기를 사용하여 물품의 태그를 읽습니다.

- 읽기 종료 후 다시 동기화를 진행합니다. 방향은 단말기 → 서버입니다. 한 부서가 종료되면 다른 부서도 진행합니다. 리더기가 여러 대 존재한다면 동시에 진행하여도 무방합니다.

- 정상적으로 읽혀서 동기화되었다면 해당 물품은 ‘보유현황기준자료관리’ 화면 ‘태그발행/재물조사’라는 항목부분에 ‘발행/조사완료’로 표시됩니다. ‘발행/미완료’로 표시된다면 태그는 발행된 상태이나 이번 재물조사 시에 태그가 읽혀지지 않았거나 그 내용이 동기화 되지 않았다는 뜻입니다. ‘미발행’은 RFID 태그가 발행되지 않은 상태입니다.

※ 주의

- 보유현황기준자료관리메뉴의 미발행 상태를 발행 상태로 변경하기 위해서는 ①해당 물품이 RFID관리대상품목으로 지정되어 있는지 확인, ②태그발행시스템을 통하여 태그발행을 완료하고 ③태그정보를 새올행정시스템과 동기화 후에 보유현황기준자료를 다시 생성해야 합니다.

- 재생성시 기존자료는 삭제되며, 뿐만 아니라 이후에 이루어진 ‘재물조사결과 입력’ 등의 자료도 재생성 하여야 되니 매우 주의하여 작업해야 합니다.

- 태그가 두 번 이상 읽히는 것은 문제가 되지 않습니다.

- 다른 부서 물품의 태그가 읽혔을 경우, 해당 부서도 RFID로 재물조사를 해야 한다면 문제되지 않습니다.

6.  재물조사결과 등록

○ 메뉴 : “보급관리>재물조사결과>재물조사결과관리”

○ 권한 : 부서별 담당자 또는 사업소총괄

<< 일괄생성 방법 >>

① 부서별 담당자는 재물조사 목록표(태그발행 물품인 경우 리더단말기)로 실사를 마친 후 실사한 내역을 “보급관리>재물조사결과>재물조사결과관리” 메뉴를 통해 등록합니다.

- 부서별 담당자가 재물조사 내역을 시스템 상에 직접 입력하는 작업을 줄이기 위해 “재물조사결과기초자료 생성” 기능이 존재합니다.

- ‘재물조사결과기초자료 생성’ 버튼은 보유현황기준자료를 기준으로 자료를 일괄 생성하는 반면, ‘재물조사결과 추가’ 버튼은 재물조사 결과를 물품별로 하나씩 입력하는 기능입니다.

<그림 8> 예시 재물조사결과관리

② 재물조사결과관리 화면에서 “년도”, “부서”등의 항목을 입력한 후 ‘재물조사결과기초자료 생성’을 클릭하면 “재물기초자료 생성처리” 화면(<그림 9>)이 나타납니다.

<그림 9> 예시 재물기초자료 생성처리

③ 재물기초자료 생성처리 화면에서 ‘생성’ 버튼을 클릭하면 재물조사기초자료 생성이 완료되며 자동으로 본 화면은 사라집니다.

④ 재물조사 기초자료가 생성되었다면 장부값과 실사값이 다른 물품만 검색하여 수정하거나, 장부에 존재하지 않는 초과품의 경우는 재물조사결과관리 화면 우측하단의 “재물조사결과 추가” 버튼을 클릭하여 입력합니다.

<그림 10> 예시 재물조사결과 목록조회

- 조회된 내역 중 RFID 태그발행 품목은 리스트상에 RFID 조사현황이 표시됩니다.

- 결과 작업이 완료 되면 조사 내용 중 장부수량 상하5개 물품 및 장부금액 상하5개 물품을 엑셀 저장버튼 클릭하여 저장합니다.

- ‘정기재물조사 지침’에 있는 물품금액별현황에 시군구 물품금액별(상위5종),     시군구 최다보유물품수량(상위5종) 에 입력합니다.

※ 금액은 천원 단위이므로 주의 요망

<< 실사후 상황별 처리방법 >>

➝ 실사한 물품의 갯수와 장부(대장)에 개수가 같을 경우 처리

- 보통은 아무것도 할 필요가 없습니다. 불용대상이 있을 경우에만 수정화면에서 불용대상품 여부를 확인 후 해당 항목의 수량 및 금액을 기재합니다.

➝ 실사한 물품의 갯수와 장부(대장)상 개수가 같지 않을 경우 처리

- <그림 10>의 재물조사결과 관리 화면에서 재물조사 기초자료 중 장부값과 실사내역이 상이한 품목을 클릭하여 “재물조사결과 상세조회” 화면<그림 11>으로 이동한 후 우측하단의 “수정” 버튼을 클릭하여 재물조사 수정화면<그림 12>으로 이동합니다.

- 입력이 불가능한 항목은 자동으로 산출되는 항목입니다, 재물조사결과 입력 시 과부족이 발생하는 경우에는 “과부족 내역” 부분의 내역을 입력해야 하며, 불용품 내역이 존재하는 경우에는 “불용품 내역” 부분의 사유를 입력해야 합니다. 입력 후 “저장” 버튼을 클릭하여 등록 처리합니다.

<그림 11> 예시 재물조사결과 상세조회

<그림 12> 예시 재물조사결과 등록, 수정

➝ 실사한 물품이 기준자료에 존재하지 않는 경우

- <그림 10>의 재물조사결과 관리 화면에서 우측하단의 “재물조사결과 추가” 버튼을 클릭하여 재물조사결과 등록 화면으로 이동합니다.

- 물품번호 조회를 통해서 초과품의 물품을 검색한 후 ‘실사한 물품의 개수와 장부(대장)상 개수가 같지 않을 경우 처리’ 항목을 참고하여 실사내역을 입력하고 “저장” 버튼을 클릭하여 등록합니다.

<< RFID >>

- RFID 적용여부와 관계없이 결과정보 일괄생성은 필수입니다. 이후 재물실사 시에 나타났던 초과품이나 부족품 및 불용대상이었던 자료를 검색하여 수정하는 것은 위에 설명한 것과 동일합니다.

- 정상적으로 읽혀서 동기화되었다면 해당 물품은 화면에 보이는 ‘RFID조사현황’이라는 항목의 ‘조사수량’에 숫자가 표시됩니다.

7.  요정비품 등록

○ 메뉴 : “보급관리>재물조사결과>요정비품관리”

○ 권한 : 부서별 담당자 또는 사업소총괄

<< 처리방법 >>

① 요정비품 목록조회 화면으로 이동합니다.

<그림 13> 예시 요정비품 목록조회

② 요정비품 추가 버튼을 클릭하여 요정비품 등록화면으로 이동합니다.

<그림 14> 예시 요정비품대상 검색

③ 물품분류번호 조회버튼을 클릭합니다. 재물조사의 결과에 입력했던 활용품,
불용대상품을 기준으로 요정비가 필요한 물품의 수량을 입력합니다.

<그림 15> 예시 요정비품 등록

8.  조사필라벨관리

○ 메뉴 : “보급관리>재물조사결과>조사필라벨관리”

○ 권한 : 부서별 담당자 또는 사업소총괄

<< 처리방법 >>

① 재물조사결과입력이 끝난 자료 중 전자태그 미부착 또는 부착대상이 아닌 물품에 대하여 재물조사필 라벨을 출력하여 부착 합니다.

<그림 16> 예시 재물조사결과 등록

② 출력구분은 재물조사 결과 값을 기준으로 아래의 항목을 선택하여 출력합니다.
1)재물조사결과-장부값수량
2)재물조사결과-초과품수량
3)물품보유수량-보관장소별수량

③기관명, 조사자직급, 조사자명을 입력하여 검색 버튼을 클릭하여 출력합니다.

9. 부서별 재물내역 취합

○ 메뉴 : “보급관리>자치단체재물현황>부서별재물관리”

○ 권한 : 부서별 담당자 또는 사업소총괄

<< 처리방법 >>

① 특정 부서가 재물조사를 완료하였다면 부서 담당자는 작업 내역을 취합하여 통계를 생성해야 합니다.

<그림 17> 예시 부서재물현황 목록조회

② “보급관리>자치단체재물현황>부서별재물관리” 메뉴에서 해당 부서를 선택한 후 ‘기초자료생성’ 버튼을 클릭하여 부서의 재물조사결과를 취합합니다.

- 위에서 언급한 재물조사 결과 자료를 기반으로 부서단위 자료를 생성합니다. 재물조사결과를 취합하는 것이므로 결과입력이 종료된 후 본 작업을 합니다. 다음 단계의 취합자료로 사용되므로 매우 중요한 작업입니다.

10.  재물조사 마감

○ 메뉴 : “보급관리>재물조사현황>재물조사계획관리”

○ 권한 : 자치단체 물품업무 총괄 담당자

<< 처리방법 >>

① “보급관리>재물조사현황>재물조사계획관리” 메뉴로 이동합니다.

<그림 18> 예시 재물조사계획 관리

② “재물조사계획 관리” 메뉴에서 당해연도 재물조사 계획을 클릭하여 상세페이지로 이동합니다.

<그림 19> 예시 재물조사계획 상세조회

- 재물조사마감 버튼을 클릭하면 입력, 수정, 삭제가 불가능합니다.

- 재물조사마감해지 버튼을 클릭하면 정상적으로 입력, 수정, 삭제가 가능합니다.

11.  자치단체 재물현황 취합

○ 메뉴 : “보급관리>자치단체재물현황>자치단체재물관리”

○ 권한 : 자치단체 물품관리 총괄 담당자

<< 처리방법 >>

<그림 20> 예시 자치단체재물현황 목록조회

① 자치단체의 취합자료를 생성하는 메뉴입니다. 생성한 자료는 광역자치단체로 보고되며, 광역자치단체에서 기초자치단체 자료를 취합하여 행정안전부로 보고합니다.

② <그림 18> 자치단체재물현황 목록조회 화면 상단의 ‘취합자료생성’을 클릭하여 취합자료를 생성합니다.

※ 취합자료가 생성된 상태에서 재취합을 하게 되면 기존 자료는 삭제되고 다시 취합됩니다.

③ 자료가 모두 취합되었으면 ‘상위기관연계’ 버튼을 클릭하여 해당 시도로 보고합니다.

※ 보고가 이루어지면 재전송이 불가능합니다. 재전송이 필요한 경우 해당 시도 담당자에게 보고내용 삭제를 요청한 후 재전송 처리해야 합니다.

전화 : 1522-0660 (내선 : 3-11)

팩스 : 02) 2195-1000

새올광장 : http://www.saiall.go.kr

●  시도․새올 행정정보시스템●