기록물 생산현황 통보 매뉴얼 검토 의견

< 2021. 2. 23(화) >

국가기록원에서 작성한 기록물 생산현황통보 자동화 개선방안 및 매뉴얼에 대한 의견을 요청하여 서울기록원에서 관련 내용을 검토하고, 의견을 작성하여 송부함

□ 검토 사항

○ 검토 배경

- 공문 : 행정기록지원과-206(2021.2.22.) “기록물 생산현황 통보 매뉴얼 관련 의견 조회”

- 국가기록원은 기록물관리시스템을 통한 생산현황 통보 자동화 개선방안        관련 관계기관의 의견을 수렴 중

- 서울기록원은 기록물 생산현황 관련 프로세스와 서식 검토 의견을 작성함

○ 세부 검토 의견

1. 기록물 등록 의무 강조 및 이행 점검

- [기록물 등록 의무 강조] 비전자문서(일반기록물) 뿐 아니라 간행물, 행정박물, 시청각 유형의 기록물의 시스템 등록 의무 사항을 공문, 지침 등에 강조 필요

- [기록물 시스템 등록 이행 점검] 기록물 시스템 등록 이행 점검 프로세스, 절차 등을 마련하여 이행 현황이 시스템에 반영되어야 자동화를 통한 정확한 단위별(철, 건) 정보 파악 가능할 것으로 예상

2. 기록물 유형별 서식 변경

- 하나의 엑셀(excel) 서식 안에 삽입된 2개 이상의 목록 항목을 별개의 스프레드시트(spreadsheet)로 분리 시 기관의 작성·제출 편의성 증대 예상 (참고자료 참조)

□ 참고 자료

○ [서식 2] 일반기록물 생산목록

○ [서식 11] 비밀기록물 생산목록