ver.1.7   .

2014년도 지방자치단체 (시도용)

물품수급관리계획 작성 매뉴얼

2014. 1.

	통합행정정보운영지원센터

■ 시도시스템 수급관리계획 작성 방법

2014년 수급관리계획 및 현재액보고서 작성 매뉴얼

통합행정정보운영지원센터        .

1. 개요

○ 2014년도 수급관리계획이 시도/새올 행정시스템을 통한 전자적 보고가 이루어짐에 따라 시도/새올 물품관리시스템 사용자의 ‘수급관리계획’ 및 ‘물품 증감 및 현재액 보고’ 작성 시 이해를 돕고자 함.

2. 금년도 주의사항

○ 본 문서의 ‘수급관리계획’ 이라 함은 공유재산 및 물품 관리법 제62조의 물품의 현황 작성등(물품증감및현재액보고서)과 제57조의물품의 수급관리계획(수급관리계획서)을 함께 표현한 것 임.

○ 수급관리계획 작성 시 구매, 관리전환, 양여, 기타취득, 매각, 관리전환, 양여, 기타처분 중 필요한 항목의 수량과 금액을 작성하면 취득합계와 처분합계가 계산됨.

○ 관리전환, 양여 항목을 바탕으로 증감현황과 증감사유별 현황을 출력할 수 있으며, 본 양식들은 결산양식과 동일 함.

○ 금액의 단위는 천원으로서, 원단위 입력이 되지 않도록 주의.

○ 금액은 각 물품의 단가가 아닌 보유한 물품의 총합계 금액임.

○ 2014년 정수 물품은 조달청의 정수와 개수(31개) 및 항목이 일치함. 다만, 기존에 유지되어 왔던 정수목록과의 호환을 위해 정수연번은 다를 수 있음.

○ 부서별 정수 현황에서 책정, 배정, 보유현황을 확인 하여 전산대장과 실제 물품 상태를 파악

○ 특정 물품의 물품분류번호가 정수에 속하면 정수물품으로 간주하고, 반대로, 정수물품 분류번호에 속하지 않는다면 정수물품이 아닌 것으로 처리.

○ 물품업무총괄담당자는, 각 부서에서 입력한 자료를 언제든지 ‘취합’ 할 수 있지만, ‘취합’은 기존의 취합되었던 자료를 삭제한 후 새롭게 취합자료를 만드는 것임을 감안하여야 함. 만약, 상위기관 보고 후에 다시 ‘취합’하면 상위기관에 보낸 자료와 현재 취합된 자료가 달라질 수 있음을 주의.

3. 2014년 정수관리대상 물품

순번	정수 연번	물 품 분류번호	품명	비고	구분
1	2	25101501	미니버스	소형승합차, 중형승합차, 경형승합차
2	3	25101503	일반승용차	일반승용차, 승용화물겸용차
3	4	25101502	버스	대형승합차
4	5	43191598	키폰주장치	키폰주장치, 무선키폰주장치
5	7	45111705	구내방송장치	구내방송장치
6	8	25101507	스포츠유틸리티차량	다목적승용차
7	9	43222805	구내교환장비	교환기회로보드, 전자교환기
8	10	25101611	화물트럭	화물트럭, 픽업트럭
9	11	45101507	인쇄기	수동식윤전등사기, 디지털인쇄기, 명함인쇄기
10	12	44101501	복사기	전자복사기, 청사진기
11	14	40101715	항온항습기	항온항습기
12	15	40101806	열펌프	전기히트펌프, 가스엔진히트펌프, 지열히트펌프, 히트펌프
13	16	45111805	비디오편집기	비디오편집기
14	17	45111616	비디오프로젝터	비디오프로젝터
15	18	45121516	디지탈캠코더또는비디오카메라	텔레비전카메라, 비디오카메라
16	19	52161545	디지털비디오레코더	디지털비디오레코더
17	20	39121011	무정전전원장치	무정전전원장치
18	21	41115320	신호발생기	신호발생기, 펄스발생기
19	22	41115703	기체크로마토그래프	기체크로마토그래프
20	23	41115705	액체크로마토그래프	액체크로마토그래피
21	24	41115406	분광광도계	자외-가시선분광광도계, 오존분광광도계
22	25	41104510	건조캐비닛 또는 오븐	건조기
23	26	41103202	실험용세척기	실험용세척기
24	27	42281508	고압증기멸균기 또는 소독기	고압증기멸균기, 고압멸균기
25	28	41103901	미량원심분리기	미량원심분리기
26	29	41111703	실체현미경	실체현미경
27	30	45111810	실물화상기	실물화상기
28	31	43211503	노트북컴퓨터	노트북컴퓨터
29	34	40101787	냉난방기	냉난방기, 히트펌프용실내기
30	35	46171610	보안용카메라	CCTV카메라, 영상감시장치
31	36	43211501	컴퓨터서버	컴퓨터서버, 터미널서버

※ '순번'은 단순한 현재 유효한 정수물품의 순서이며 관리상의 의미 없음

※ 영상감지장치(46171610 ▷▷ 46171622)는 보안용카메라에서 분리되어 물품분류번호가 변경됨

4. 수급관리계획 작성 흐름

○ 각 부서 담당자는

①물품수급관리계획 시행관련 문서 접수 후,

②수급관리계획을 작성 (메뉴: 수급관리>수급관리계획>수급관리계획작성)

③완료 후 선택적으로 물품업무총괄담당자에게 완료보고

○ 자치단체의 총괄물품관리 담당자는

①부서별로 수급관리계획 작성 완료 확인 및 마감

②부서별로 작성된 자료를 취합

(메뉴: 수급관리>수급관리계획>수급관리계획취합)

③취합 완료 후 선택적으로 결제권자에게 취합완료보고

④상위기관(행정안전부)에 보고.

5. 수급관리계획 작성 방법

□ 부서별 수급관리계획 작성 [모든 부서 담당자]

○ “수급관리> 수급관리계획> 수급관리계획작성” 메뉴를 클릭.

○ 본 작업은 모든 물품관리담당자 및 사업소 총괄 담당자가 실행.

○ 기본적으로는 물품보유현황에 정수 물품이 존재하는 모든 부서가 대상.

○ 본 화면은 크게 4가지 부분으로 구분 됨.

1. 조회조건 영역(작성년도, 부서)

2. 정수물품 영역[조회]

3. 정수물품별 증감 및 계획 영역[작성]

4. 버튼 영역

○ 먼저 1.조회조건영역에서 작성년도와 부서를 확인 및 선택 한 후 '검색'버튼을 클릭. 만약, 작성년도를 보고년도 외의 년도를 선택했다면 검색된 자료를 입력/수정/삭제 할 수 없음. (즉, 기존에 보고 된 자료를 수정하거나 입력할 수 없음) 또한 권한에 따라 부서를 선택할 수 없을 수 있음.

※ 검색 시 기존에 수급관리계획을 작성하지 않은 정수물품들의 전년도 증감내역이 보일 수 있음. 이는 전년도에 보유물품들의 변동 내역을 시스템에서 자동으로 추출하여 보여주는 숫자일 뿐 저장된 것이 아니기 때문에 꼭 저장하여야 함.

○ 현재 실 보유항목의 수량과 금액은 취득일과 관계없이 현재 검색된 부서와 정수물품분류번호를 기준으로 하여 조회되는 실제 결과 값으로 2012.12에 기능개선 됨

○ 조회가 정상적으로 되었다면 2.정수물품영역에 정수 내역들이 표시 됨. 먼저 2.정수물품영역에서 입력할 정수물품을 선택.

○ 3.정수물품별 증감 및 계획 영역에 알맞게 입력하신 후  4.버튼영역에 '저장'을 선택하면 입력 완료.

※ 화면 상단에 ‘수급관리계획 기안문작성’ 버튼으로 기안문 전송 가능.

※ 2.정수 물품영역은 두 종류로 하단의 ‘수급관리계획이 작성되지 않은 리스트’와 상단의 작성된 리스트로 나뉘어 있음.

※ 작년 보고와 변한 것이 없다하여 아무 작업도 하지 않으면, 해당부서는 아무것도 보고되지 않음으로, 보유하거나 계획이 있는 모든 정수 물품을 저장하는 것이 옳음. 이해가 어려울 때는 ‘수급관리계획이 작성되지 않은 리스트’에 하나도 자료를 남겨놓지 말고 모두 저장하여도 무방함.

※ 사업소는 사업소 이하 부서를 가지고 있으므로 시스템 상 물품을 관리하는 여러 방법이 존재함. 시스템 상으로 상위 사업소의 모든 물품을 관리하며, 이하 부서에는 물품 전산 대장이 없을 경우는 상위 사업소에서만 수급관리계획을 작성하며, 시스템 상으로 상우 사업소 자체 부서에는 전산대장이 없고 하위 부서에 각각 나누어 전산대장을 관리하고 있다면 각 하위 부서별로 수급관리계획을 작성하는 것이 옳음, 즉, 보유물품이 있는 부서는 모두 수급관리계획을 작성하여야함.

□ 일반 사용자 주의사항

○ 새로 추가된 정수 물품 등 전전년도 대비 증가와 감소를 산출할 수 없는 경우는 다음과 같은 조치가 필요함. 2013년도는 모두 0으로 두고 2014년도의 기타 증가로 현재 보유현황과 일치 시켜야함. 예를 들어 A부서에 신규로 추가된 정수물품인 400만원상당의 냉난방기가 예전부터 2대를 보유하고 있었다면 이번 보고는 2012년도에는 0개, 0원 2013년도에 기타증가로 2대, 800만원으로 입력하여 2013년도 말 현황이 현재 현황과 같아 질 수 있도록 조치함.

○ 수급관리 계획을 특정시점에 업무총괄이 마감할 수 있음. 마감되었다면 [2014년도 수급관리계획이 마감되었습니다. 조회만 가능합니다] 라는 문구가 보여 지며 입력, 수정, 삭제가 불가능하게 되니, 만약 이후에도 자료를 입력하시려면 회계과(재무과, 회계계약심사과 등)의 업무 총괄관리자 분과 협의 요망.

6. 수급관리계획 취합 및 보고 처리 [물품업무 총괄담당자]

○ “수급관리>수급관리계획>수급관리계획취합” 메뉴를 클릭.

○ 아래 화면은 '수급관리 > 수급관리계획 > 수급관리계획취합' 화면으로서, 업무 총괄관리관 만이 실행할 수 있음.

○ 크게 4가지 부분으로 구분할 수 있음.

1. 조회조건 영역

2. 정수물품 영역

3. 정수물품별 증감 및 계획 영역

4. 버튼 영역

○ 본 작업을 진행하기 전에 각 부서나 사업소에서 추가적인 작업을 할 수 없도록 ‘201○년도 수급관리계획 마감’ 버튼을 클릭하여 마감 함. 이후 버튼은 ‘201○년도 수급관리계획 마감해제’로 변경되며 클릭 시 마감이 풀리게 됨.

○ 취합 진행은, 취합범위가 ‘본청’으로 선택된 상태에서, 4.버튼 영역에서 '보고자료 생성'을 클릭함. 만약, 먼저 취합을 실행 했었다면 기존자료를 지우고 다시 취합파일을 생성하게 되니 주의 요망.

○ 취합범위를 '사업소'로 하시고 다시 한 번 취합파일을 생성하면 취합자료는 완성됨. 이후  '수급관리계획 현황' 메뉴에서 출력하여 최종 내역을 확인.

○ 이렇게 시도의 모든 부서 자료 완비, 시군구의 모든 자료 완비, 본청, 사업소의 취합자료까지 모두 준비가 완료되면 '수급관리계획서 취합' 메뉴 하단의 '중앙부처보고' 버튼을 선택하여 행정안전부로 보고서를 전송하여 수급관리계획 업무를 종료함.

※ 상위기관 연계 실행은 먼저 모든 예하 시군구에서 수급관리 자료가 정상적으로 보고가 된 후에 진행을 함. 또한 시도의 모든 부서에서도 정상적으로 수급관리계획서 작성이 완료된 후에 작업을 진행.

※ 수급관리계획서 취합 화면에서 시군구 보고현황을 바로 확인 가능

※ 최종적으로 보고가 이루어지면 재전송이 불가능함. 재전송이 필요한 경우, 행정안전부 담당자에게 보고한 내용을 삭제 요청한 후 재전송 처리해야함.

○ 기존에 취합한 정보를 조회하려면, 1.조회조건영역에서 작성년도를 선택하고 '취합범위'를 '본청'으로 선택한 후 '검색'버튼을 클릭하여 조회. 작성년도를 보고해야하는 년도가 아닌 다른 년도를 선택했다면 자료를 취합/삭제 할 수 없음.(즉, 과년도 자료를 취합할 수 없음.)

※ 취합 전 검색을 한다면 해당년도의 취합자료가 없기 때문에 자료가 검색되지 않음. 또한 ‘조회대상’을 취합예상계획서로 선택하고 검색하면 현재 취합 시 예상되는 자료를 검색할 수 있음

7. 수급관리계획의 확인 및 결산관련출력물 [물품업무 총괄담당자]

○ 위 화면은 '수급관리 > 수급관리계획 > 수급관리계획현황' 화면으로서, 업무 총괄관리관이 실행할 수 있음.

○ 작성년도, 범위선택, 부서를 입력한 후 ‘검색’ 버튼을 클릭하여 작성된 수급관리계획을 조회 가능함.

○ ‘증감현황’, ‘증감사유별 현황’ 버튼을 클릭해 현황을 출력할 수 있음.

○ ‘증감현황’은 다음과 같은 형태로 출력됨. 이는 결산서양식과 일치함.

○ 금액은 천원단위

○ ‘증감사유별 현황’은 다음과 같은 형태로 출력됨. 이는 결산서양식의 ‘증감사유별 내역’과 일치함. 단, 금액은 천원단위.

○ 아래는 ‘사유별 취득 처분 현황' 으로서 2012년에 추가된 기능

○ 위 화면은 '수급관리 > 수급관리계획 > 사유별취득처분현황' 화면으로서, 업무 총괄관리관이 실행할 수 있음.

○ 취득/처분 년도, 정수연번, 조건구분, 범위선택, 부서와 같은 검색 조건을 선택한 후 ‘검색’ 버튼을 클릭하여 정수물품의 사유별 취득/처분 내역을 조회 함.

○ 검색된 내역은 엑셀다운로드 버튼으로 엑셀파일을 다운로드 할 수 있음.

8. 잘못 전송된 시군구의 보고 자료를 다시 보낼 수 있게 하는 방법

[업무총괄담당자]

○ 행정안전부로 보고된 자료는 한번 보고하면 별도의 조치 없이는 보고를 다시 할 수 없게 됨. 시군구 시스템에서도 같은 상황이 발생함. 따라서 시도에서 특별한 조치를 취해 주어야 시군구에서 잘못된 보고 자료를 수정하고 다시 보낼 수 있음.

○ 시도업무화면 상단에 '연계현황관리' 라는 메뉴를 선택. (아래 그림 참조)

○ '연계현황관리'를 선택하면 아래와 같은 화면이 별도로 생성됨. 아래 화면에서 잘못 보내진 정보를 검색하고 좌측 □ 박스에 V를 한 후 우측 상단의 '재전송요청'을 하면 해당 시군구 담당자는 다시 보고 자료를 보낼 수 있게 됨. 다른 자료에 V표를 하지 않도록 주의 요망.

□ 업무 총괄 담당자 주의사항

○ '취합'은 언제든지 할 수 있지만 기존 취합자료를 삭제하고 신규 취합자료를 생성하게 되니, 보고 후에 재 취합 하면 통계 수치가 보고 한 것과 달라질 수 있음으로 주의 요망.

○ 상위기관(행정안전부)까지 보고가 완료된 상태에서 시군구에서 보고 자료를 수정하여 다시 보낼 수 있으려면 행정안전부시스템에서 해당 시도 자료 반송 후 시도시스템에서 해당 시군구 자료 반송할 수 있음.