붙임1	행정정보 공동이용 자체점검 손책자(매뉴얼)

Ⅰ		개인정보 보호

□ 사전동의서 징구

○ 행정정보 공동이용을 통하여 처리한 민원사무(공시성 정보 제외)를 무작위로 선정(20개 내외)하여 민원인에게 사전 동의를 받았는지 확인

☞ 아래 화면(일별이용현황)에서 검색결과의 목록 참조, 이용부서의 사용자에게 각 이용사무의 공동이용정보에 대한 사전동의서를 받았는지 확인.

☞ www.share.go.kr 접속 > e하나로민원 바로가기 선택 > 인증서 로그인

일별 이용현황 (확인메뉴 : 통계/이력 > 정보이용현황 > 일별이용현황)

- 검색조건의 사무유형(민원사무)을 선택, 체크 후 검색결과 조회(공시성정보 제외)

□ 정보주체의 열람청구 처리

○ 민원인의 열람청구 신청을 기한 내 처리·통보 여부 확인

- 일반사무는 신청한 날부터 10일 이내, 범죄수사인 경우는 공소를 제기한 날 또는 입건이나 공소제기를 하지 아니하는 처분(기소중지 결정은 제외)을 한 날부터 30일 이내에 정보주체에게 통보

<업무처리 절차>

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☞ 처리절차 관련 메뉴 경로

①“열람청구 신청접수”(확인메뉴 : 열람청구관리 → 열람청구신청접수)

②“열람청구 관리”(확인메뉴 : 열람청구관리 → 열람청구신청접수 → 열람청구관리 상세조회 → 담당자전달)

②-1“열람내역 조회”(확인메뉴 : 열람청구관리 → 열람청구신청접수 → 열람청구관리 상세조회)

③“민원인통보”(확인메뉴 : 열람청구관리 → 열람청구신청접수 → 열람청구관리  상세조회 → 민원인통보)

□ 정보조회 모니터링

○ 업무처리 담당자들이 정보이용 형태를 모니터링하고 비정상적인 이용패턴 발견 시 이를 확인하여 부적절한 열람 여부를 파악하여 대응조치를 하였는지 확인

- 동일사무 과다 열람, 특정인 정보 반복 열람, 단말기 등록대수 과다(5대 이상),  3개월 이상 열람하지 않은 사무 등

☞ 아래 화면(정보조회 대응이력관리)에서 검색결과의 목록 조회는 1개월 전 까지의 자료만 처리가 가능, 그이상의 자료는 처리 할 수 없음. (관리자는 주/월별로 주기적으로 아래화면을 통해 특이이용패턴에 검출된 자료를 대응처리 관리하여야 함.)

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☞ 대응이력관리(보안관리 → 정보조회모니터링 → 대응이력관리)

☞ 대응이력처리

1) 단건 처리

- 조회된 검색결과 목록에서 처리하고자 하는 패턴검출시각 선택

- 개인정보보호 상세정보 팝업 [상세정보] 패턴 내용 확인 후 처리

2) 다중 처리

- 조회된 검색결과 목록에서 체크박스 선택

- [일괄처리] 버튼 클릭

- 개인정보보호 패턴 일괄대응 처리에서 대응내용 입력 후 처리여부 선택

Ⅱ		공동이용 활성화

□ 공동이용 안내 및 홍보실적

○ 민원인에게 홈페이지 등을 통해 제출하지 않아도 되는 구비서류 안내 여부

○ 각종 민원신청서 등 행정정보 공동이용 안내 및 언론 홍보 실적이 있는지 확인

□ 행정정보 공동이용 민원사무 처리현황

○ 민원인이 신청한 업무처리 시스템 이용 등 처리방법 확인 및 분석

- 구비서류 징구, 공동이용 시스템 이용, 다른 정보시스템 이용 등 민원처리 방법 확인 및 분석

- 전체 민원처리 건수(00건/100%) : 서류징구+공동이용+다른 시스템이용

· 서류징구(00건/00%) : 민원인에게 직접 받은 서류징구 건수

· 공동이용(00건00%) : 아래 화면(이용정보별현황)에서 조회된 실적 건수

· 다른 시스템 이용(00건/00%) : 공동이용시스템이외 타 시스템으로 민원처리한 실적 건수

- 전년도 대비 당해연도 이용 증감율 비교 및 서류징구 사유 분석

☞ 아래 화면(이용정보별현황)에서는 공동이용 시스템의 공동이용 건수만 확인 할 수 있음

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☞ 이용정보별 현황 (통계/이력 → 정보이용현황 → 이용정보별현황)

☞ 검색조건 사뮤우형[“민원사무”]을 선택/체크후 검색결과 조회

Ⅲ		접근권한 관리

□ 행정정보를 권한 없는 직원 등이 이용

○ 업무상 열람권한이 없는 직원이 행정정보를 조회 하는지 확인

○ 다른 업무처리담당자 인증서로 해당사무를 열람하였는지 확인

□ 미사용자 권한회수 등 접근권한 관리

○ 행정정보 공동이용 장기 미사용자(파견자 포함) 현황을 파악, 사유를 확인하여 부적절한 권한을 회수하고 있는지 확인

＊부서(권한단위)내에서 업무변경으로 공동이용이 필요없는 직원 등

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☞ 공동이용 장기미사용자현황 (공동이용관리자 → 공동이용 장기미사용자 현황(3개월 이상))

- 검색조건의 미사용기관(“3개월 이상”)을 선택/체크후 검색결과 조회

○ 업무처리 담당자의 미사용 컴퓨터 이용권한 회수

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☞ 개인텀퓨터 사용 승인 (분임공동이용관리자 → 개인컴퓨터사용승인)

- 검색결과 목록에서 대상 컴퓨터선택 → 처리선택 및 사유입력 → [저장]버튼 클릭

□ 업무처리담당자 승인시 업무분장표 확인

○ 업무처리담당자 승인 시 업무분장표의 업무와 신청사무가 일치하는지를 확인하여 열람권한을 부여하고 있는지 확인

- 열람권한을 부여받은 업무처리담당자를 무작위로 선정(20명 내외)하여 권한부여 당시 업무분장표 확인

□ 권한부여 등에 따른 관련서류 징구여부 확인

○ 분임공동이용관리자(업무보조자), 업무처리담당자 지정 시 신청서· 서약서·업무분장표 등 구비서류를 징구하였는지 확인

Ⅳ		공동이용 관리

□ (분임)공동이용관리자 지정

○ 공동이용관리자를 공동이용 업무와 관련도가 가장 밀접한 부서의 장으로 지정하였는지 확인

- 행정·교육기관 : 과장급 이상, 공공·금융기관 : 부장급 이상

○ 분임공동이용관리자를 각 권한부여 단위별로 소속 부서의 장으로 지정 하였는지와 기관별 1명만 지정운영하고 있는지 확인(붙임1 참조 정비)

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☞ 이용기관의 분임공동이용관리자 (공동이용관리자 → 분임공동이용관리자)

- 처리상태[“승인”]를 체크후 [검색]버튼을 클릭하여 검색결과 조회

□ (분임)공동이용관리자의 업무보조자 지정

○ (분임)공동이용관리자의 보조자 지정여부 및 인원을 확인

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☞ 업무보조자 지정 (분임공동이용관리자 → 업무보조자 지정)

□ 행정정보 공동이용 교육

○ (분임)공동이용관리자는 기관부서 자체적으로 행정정보 공동이용 교육을 실시하였는지 확인

- 일시, 장소, 참석인원, 강사, 교육내용 등

○ 행정안전부 등 중앙부처 등에서 실시하는 집합교육, 맞춤형교육 등 공동이용 교육에 참석하는지 확인

- 일시, 장소, 참석인원, 교육기관, 교육내용 등