제96차 사규심의위원회

부  의  자  료(안)

□ 일   시 : 2021. 2. 25. (목)

□ 의   안 : 기록물 관리에 관한 지침 제정(안)

서울시농수산식품공사

부  의  안

제96차 사규심의위원회
연 월 일	2021.02.25.	의안번호	제 1 호
의 안	○ 기록물 관리에 관한 지침 제정(안)
구 분	의 결 사 항

□ 제 안 자 : 총무팀장

□ 주    문 : 의안 제 1 호를 원안과 같이 의결한다.

□ 제안사유

○ 공사의 투명하고 책임 있는 행정 구현과 기록물의 생산, 등록, 분류, 정리, 보존 공개 및 활용 등 기록물관리 업무 수행에 필요한 절차와 그 구체적인 사항을 정함

□ 의결사항 : 주문과 같이 의결한다.

□ 참고사항

○ 제안근거 :「공공기록물 관리에 관한 법률」(이하 “공공기록물법”) 제2조와 동법 시행령(이하 “시행령”) 제3조

○ 예산조치 : 해당 없음

○ 합    의 : 해당 없음

○ 절    차 : 사규심의위원회 심의․의결 및 사장 결재 후 공포 시행

○ 기    타 : 기록물 관리에 관한 지침 제정(안) 1부.

	의안 1호		기록물 관리에 관한 지침 제정(안)

1. 제정(개정) 이유

○ 공사 기록물의 진본성, 무결성, 신뢰성 및 이용가능성이 보장된 기록물관리 기준 마련

○ 기록물에 관한 정보 탐색, 감사 및 민원 대비, 교육 훈련 등 기록물의 효율적인 이용

○ 공사의 투명하고 책임 있는 행정 구현과 기록물의 생산, 등록, 분류, 활용 등

2. 주요 내용

○ 제1장 총칙

- 지침을 제정하게 된 목적, 적용범위, 지침에 사용되는 용어의 정의, 비전자기록물 및 전자기록물 관리의 원칙 등의 조항들로 구성

○ 제2장 기록관의 운영 및 인력구성

- 기록관 설치 및 운영, 기록관의 업무, 기록물전문요원의 배치에 관한 사항

○ 제3장 기록물의 관리

- 기록물의 생산 및 등록, 기록물의 분류 및 편철, 기록물의 정리 및 이관, 기록물의 보존, 기록물 평가 및 폐기 등의 관련 조항들로 구성

○ 제4장 기록물평가심의회

- 공사의 보존중인 기록물의 평가‧폐기 등에 대한 조정을 위한 기록물평가 심의회 기능, 심의회 구성, 위원장, 심의회 기록관리 등의 관련 조항들로 구성

○ 제5장 보칙

- 비밀기록물 관리, 정보공개 공개여부 관리 조항들로 구성

3. 참고 사항

○ 제안근거 : 상기 제안사유 참조

○ 사장 사전 보고 :′21.2.23.

○ 사전예고 및 부패영향평가(해당사규) : 부패영향평가 완료

○ 예산조치 : 해당 없음

○ 합    의 : 해당 없음

○ 절    차 : 사규심의위원회 심의․의결 및 사장 결재 후 공포 시행

○ 기    타 : 기록물 관리에 관한 지침 제정(안) 1부

[붙임 1]

지침  제   000   호

기록물 관리에 관한 지침 제정(안)

제 1 장  총  칙

제1조(목적) 이 지침은 「공공기록물 관리에 관한 법률」 및 동법 시행령, 동법 시행규칙(이하 ‘법률’, ‘시행령’, ‘시행규칙’이라 한다)과 행정업무의 효율적 운영에 관한 규정 제49조에 의하여 서울특별시농수산식품공사(이하 “공사”라 한다)의 투명하고 책임 있는 행정 구현과 기록물의 생산, 등록, 분류, 정리, 이관, 수집, 평가, 폐기, 보존, 공개 및 활용 등 기록물관리 업무 수행에 필요한 절차와 그 구체적인 사항을 정함을 목적으로 한다.

제2조(적용범위) 이 지침은 공사의 업무와 관련하여 생산ㆍ접수․취득한 기록물 중 보존할 가치가 있다고 인정되는 기록정보 자료 등 기록물에 대하여 적용하며 관련 법령이나 규정에 특별한 규정이 있는 경우를 제외하고는 이 지침에서 정하는 바에 따른다.

제3조(정의) 이 지침에 사용하는 용어의 정의는 다음과 같다.

1. “기록물”이란 공사가 업무와 관련하여 생산하거나 접수한 문서·도서·대장·카드·도면·시청각물·전자문서 등 모든 형태의 기록정보 자료와 행정박물을 말한다.

2. “기록물관리”란 기록물의 생산·분류·정리·이관·수집·평가·폐기·보존·공개·활용 및 이에 부수되는 모든 업무를 말한다.

3. “주관부서”란 기록물 관리를 주관하는 부서를 말하며, 주관부서는 총무팀으로 한다.

4. “처리부서”란 기록물을 생산․접수․보관하는 부서를 말한다.

5. “전자기록물”이라 함은 정보처리능력을 가진 장치에 의하여 전자적인 형태로 작성하여 송신·수신 또는 저장되는 전자문서, 웹기록물 등의 기록정보자료를 말한다.

6. “기록물철”이라 함은 1건 이상의 관련기록물을 함께 담아 관리하는 서류철‧카드‧도면‧사진 등의 보관봉투, 테이프‧필름 등의 롤, 개개인의 디스켓 또는 컴퓨터파일의 디렉토리 등 기록물 편철의 기본단위를 말한다.

7. “단위과제”라 함은 조직기능의 업무 간 유사성, 독자성 등을 고려하여 영역별, 절차별로 세분화된 업무를 말한다.

8. “웹기록물”이란 공공기관의 웹사이트에 포함된 모든 형태의 기록정보자료와 웹사이트 운영 및 구축과 관련된 관리정보를 말한다.

9. “기록관”이란 공사 기록물의 체계적인 관리를 위해 기록관리 업무에 필요한 시설·장비 및 기록물관리 전문요원 등을 갖추고 기록물관리 업무를 수행하는 조직을 말한다.

10. “기록물관리 전문요원”(이하 ‘전문요원’이라 한다)이란 시행령 제78조제1항에 따른 자격요건을 갖춘 전문인력을 말한다.

11. “기록관리기준표”란 정부기능분류별, 처리부서별, 단위과제별로 업무설명, 보존기간, 보존기간 책정사유, 비치여부, 보존장소, 보존방법, 비치여부, 공개여부, 열람범위 접근권한 등을 정한 기준을 말한다.

12. “전자문서시스템”이라 함은 행정안전부 「행정 효율과 협업 촉진에 관한 규정」제3조 10호부터 12호까지의 규정에 따른 전자문서시스템 및 행정정보시스템(업무시스템)을 말한다.

13.  “기록관리시스템”이라 함은 기록관에서 기록물 관리를 전자적으로 수행하는 시스템을 말한다.

제4조(기록물 관리의 원칙) ① 기록물은 생산부터 활용까지의 모든 과정에 걸쳐 진본성(眞本性), 무결성(無缺性), 신뢰성 및 이용가능성이 보장될 수 있도록 관련 법령에서 정하는 기준과 절차에 따라 관리되어야 한다.

② 전 항에 따른 기록물관리 정책 및 절차의 수립·시행을 위하여 이 지침을 마련하여 시행하며, 그 결과를 기록물로 남겨 관리하여야 한다.

제5조(기록물의 전자적 생산·관리 원칙)  ① 기록물은 전자적으로 생산·관리되도록 별도의 시스템을 구축·운영하여야 하고, 전자적 형태로 생산되지 아니한 기록물을 전자적으로 관리하고 활용하기 위하여 기록물 전자화계획을 수립·시행한다. 단, 접수된 도서 및 도면 등 전자화가 적절하지 않다고 판단되는 사항은 전자화 대상에서 제외할 수 있다.

제 2 장  기록관의 운영 및 인력구성

제6조(기록관 설치 및 운영)  ① 공사는 법률 제13조에 따라 기록물을 효율적으로 관리하기 위하여 기록관을 설치하고 운영한다.

② 기록관은 주관부서인 총무팀에 설치 및 운영하고, 기록관장은 주관부서의 실장으로 한다.

제7조(기록물 전문요원의 배치) ① 공사는 기록관리 업무의 효율적 수행을 위하여 기록물의 정리·기술, 기록정보관리, 보존업무, 그 밖에 기록물관리 업무수행을 전담할 적정규모의 전문요원을 배치하여야 한다.

② 기록관장은 기록물관리 업무를 효율적으로 수행하기 위하여 처리과의 장이 부서 내 담당팀별로 기록물관리책임자를 지정하여 처리부서의 기록물관리 업무를 수행 및 협업 하도록 하여야 한다.

제8조(기록관의 업무) 기록관은 기록물의 원활한 관리 및 운영을 위하여 다음의 업무를 수행한다.

1. 공사 기록물관리에 관한 기본계획 수립 및 시행

2. 공사 기록물 수집·관리 및 활용

3. 공사 기록물 이관 및 보존

4. [별지 제1호 서식]기록관리기준표의 작성 및 관리

5. 기록물생산현황 취합 및 영구기록물관리기관으로 기록물 통보·이관

6. 기록물평가심위회 구성 및 운영

7. 처리과의 기록물관리에 대한 지도·교육·감독 및 지원

8. 공사 기록물의 생산·분류·정리·이관·평가·폐기·보존·공개 및 활용

9. 기록물에 대한 정보공개 청구의 접수

10. 그 밖에 기록물관리에 관한 사항

제 3 장  기록물의 관리

제 1 절  기록물의 생산 및 등록

제9조(기록물 생산) 기록물을 생산하는 부서는 「공공기록물 관리에 관한 법률 시행령」제17조부터 제19조의 어느 하나에 해당하는 업무를 수행하는 경우에 따라 업무의 입안단계부터 종결단계까지 업무수행의 모든 과정 및 결과를 기록물로 생산·관리하여야 한다.

제10조(기록물의 등록)  ① 기록물을 생산 또는 접수한 때에는 전자문서시스템 또는 기록관리시스템으로 등록번호를 부여하여야 한다.

② 제1항에 따른 등록정보를 임의로 수정 또는 삭제되지 아니하도록 관리하여야 한다.

③ 제1항에 따른 등록번호는 처리부서명과 연도별 등록일련번호로 구성한다.

④ 기록물의 본문과 첨부물의 규격차이가 심하거나 상호 다른 기록매체로 구성되어 있는 등, 첨부물을 본문과 분리하여 각각 관리할 필요가 있는 경우에는 첨부물을 별도로 등록하여야 한다. 이 경우 첨부물의 등록번호는 본문의 생산등록번호 또는 접수등록번호에 첨부 일련번호를 추가한 번호로 구성한다.

제11조(비전자기록물의 등록) 처리부서의 장은 비전자적으로 생산·접수한 기록물에 대하여 제10조에 따라 전자문서시스템에 등록하여야 한다. 다만, 동일한 내용의 사진과 필름 등에 대하여는 동일한 생산등록번호를 표기한다.

제12조(공식문서외의 중요기록물의 등록) 기록물을 생산하는 부서는 「공공기록물 관리에 관한 법률 시행령」제21조의 어느 하나에 해당하는 업무를 수행하면서 생산 된 기록물을 등록하여 관리하여야 한다.

제13조(기록물의 생산현황 통보) ① 처리부서는 매년 5월 31일까지 기록관에게 전년도 기록물 생산현황을 통보하여야 한다.

② 기록물 생산현황의 통보는 기록물 등록정보를 전자문서시스템을 통하여 제출한다.

제 2 절  기록물의 분류 및 편철

제14조(기록물의 관리)  ① 공사는 기록물의 보존기간, 공개 여부, 비밀 여부 및 접근권한 등을 분류하여 관리하여야 한다.

② 주관부서는 정기적으로 또는 수시로 기록물의 관리상태를 점검하여야 한다.

제15조(기록물의 분류) ① 기록물은 기록관리기준표(별지 제 1호 서식)에 따라 처리부서별․단위과제별로 해당기록물을 편철, 관리하여야 한다.

② 기록물 분류기호는 부서기호로 한다(예. [부서명 기재: 총무팀]-[생산번호 또는 등록번호 기재])

③ 기록물 분류단위는 조직 직제순서에 따라 순차적으로 지정하며, 필요시 주관부서장이 별도로 지정할 수 있다.

제16조(편철 및 관리) ① 기록물의 분류 및 편철은 등록과 동시에 실시하며, 업무가 진행중에 있거나 또는 업무에 활용중인 일반 문서류는 진행문서파일에 발생순서 또는 논리적 순서에 따라 끼워 넣어 관리한다.

② 처리가 끝난 문서는 사장이 정하는 기록물철에 완결 일자 순으로 최근문서가 위로 오도록 철하되, 수개의 문서가 내용적으로 관련이 있는 때에는 그 내용을 최종적으로 종결하는 문서가 처리 완결된 때에 발생경과 및 완결 순으로 최근 문서가 위에 오도록 하여 1건의 문서로 철하여야 한다.

③ 전자문서의 편철은 완결 순으로 자동으로 편철되도록 하여야 한다.

④ 기록물철은 처리부서, 기능명칭, 등록번호, 등록일로 구성하여 식별한다.

⑤ 전자적 형태로 생산되지 아니한 기록물은 기능명칭별로 별도로 기록물철을 작성하고 유사한 성질/종류별로 보존용 파일 및 용기에 넣어 안전하게 관리하여야 한다.

제 3 절  기록물의 정리 및 이관

제17조(기록물의 정리) 처리부서는 매년 2월말까지 전년도에 생산 완결된 기록물에 대하여 공개여부 재분류, 접근권한 재분류, 분류 확정, 편철 확정을 완료하여야 한다.

제18조(기록물 인수) ① 주관부서는 기록물을 인수할 때에는 원본 및 목록의 일치 여부 등의 검수절차를 거쳐야 한다.

② 주관부서는 기록물 인수시 검수과정에 미비사항 또는 오류사항을 발견한 경우에는 인수를 중지하고, 이관을 요청한 처리부서로 즉시 통보하여야 하며, 해당 처리부서는 미비사항 또는 오류사항을 수정·보완한 후에 재이관하여야 한다.

제19조(기록물의 회수) ① 기록물이 유출되어 타인이 이를 소유하거나 관리하는 경우에는 그 기록물을 회수하거나 위탁보존 또는 복제본 수집 등 필요한 조치를 하여야 한다.

② 제1항에 따른 기록물의 회수를 위하여 필요하다고 인정하면 관계기관으로 하여금 타인이 소유하거나 관리하는 기록물의 목록 및 내용의 확인, 그 밖에 필요한 조사를 하게 할 수 있다.

제20조(기록물의 이관) ① 기록물은 처리부서에서 보존기간의 기산일로부터 2년의 범위 내에서 보관 후 주관부서에 인계하여야 한다. 다만 처리부서에서 업무수행 상 계속 보관하여야 할 필요가 있는 기록물에 대하여는 기록물관리부서와 협의하여 각 처리부서에서 계속 보관하도록 할 수 있다.

② 주관부서는 제1항에 따라 이관된 기록물에 대해서는 보존기간이 만료될 때까지 보존하여야 한다.

③ 제1항에도 불구하고 업무에 수시로 참고할 필요가 있는 경우에는 보존기간이 만료될 때까지 처리부서에서 보관할 수 있다. 이를 위하여 처리부서는 주관부서에 별지 제4호 서식인 이관연장신청서를 작성하여 이관시기의 연장을 요청하고, 주관부서의 장은 주관부서 소속 본부장의 결재를 득하여야 이관시기 연장을 승인한다.

④ 전자문서는 디지털저장장치에 보존하고, 손실방지를 위하여 백업시스템을 별도로 갖추어야 한다. 다만 중요한 문서에 대하여는 마이크로필름 또는 종이문서 등 육안으로 판독이 가능한 보존매체에 수록할 수 있다.

⑤ 전자적 형태로 생산되지 아니한 기록물을 이관하는 경우에는 이관대상 기록물철을 단위과제별로 구분하여 별지 제2호 서식 기록물 인계·이관서와 별지 제3호서식인 이관목록을 작성하여 보존상자에 넣은 후 함께 제출하여야 한다.

제 4 절  기록물의 보존

제21조(문서고 관리) ① 기록물은 기록물 형태, 처리부서 등을 구분하여 문서고에 배치하여야 하며, 구체적인 배열방식은 주관부서의 장이 정한다.

② 주관부서의 장은 보존중인 기록물에 대하여 정수 및 상태 등의 점검을 실시하여야 한다.

③ 문서고는 제한구역으로 지정 관리한다.

④ 기록물을 열람하거나 대출할 경우에는 주관부서의 허가를 받아야 하며, 열람은 문서고 내에서만 할 수 있다. 다만, 대출이 필요할 경우 대출기간은 요청부서와 주관부서가 협의하여 별도로 결정한다.

제22조(기록물의 보존) ① 기록물의 보존기간은 영구, 준영구, 30년, 10년, 5년, 3년, 1년으로 구분하며, 보존기간별 책정기준은 별표 1과 같다.

② 기록물 보존기간은 별지 제1호 서식과 같이 단위과제별로 작성하는 것을 원칙으로 하며, 단위과제별 세부적인 보존기간은 주관부서 소속 본부장이 별도로 정한다.

③ 주관부서의 장은 특별히 보존기간을 달리 정할 필요가 있다고 판단되면 단위과제별 보존기간의 변경을 요구할 수 있고, 처리부서의 장과 협의하여 수정에 대한 의견을 제시하여 주관부서 소속 본부장의 최종 결재를 득하여야 한다.

④ 보존기간의 기산일은 단위과제별로 기록물의 처리가 완결된 날이 속하는 다음 연도의 1월 1일로 한다. 다만, 여러 해에 걸쳐서 진행되는 단위과제의 경우에는 해당 과제가 종결된 날이 속하는 다음 연도의 1월 1일부터 보존기간을 기산한다.

⑤ 처리부서는 보존기간이 초과된 기록물을 보관하고 있는 경우 기록물관리고로 이관하여야 한다.

⑥ 처리부서는 기록물의 보존기간이 종료되어도 업무수행에 사용할 필요가 있는 경우에는 보존기간을 연장할 수 있다.

제23조(보존매체에 수록된 기록물의 원본 추정) 보존매체에 수록된 기록물은 원본과 같은 것으로 추정한다.

제 5 절  기록물 평가 및 폐기

제24조(기록물 평가 및 폐기) ① 공사가 기록물을 평가 및 폐기할 경우에는 처리부서의 의견을 바탕으로 전문요원의 심사를 거친 후 기록물평가심의회를 개최하여 해당 기록물의 보류, 보존기간 재 책정, 폐기 여부를 최종적으로 결정하여야 한다.

② 주관부서의 장은 보존중인 기록물 중 보존기간이 경과한 기록물에 대하여는 처리부서 의견조회 후 심사를 거쳐 보존기간 재책정, 폐기 또는 보류로 구분하여 처리하여야 한다.

③ 전자기록물을 폐기하는 경우에는 해당 기록물에 포함되어 있는 모든 정보를 물리적으로 복구할 수 없도록 삭제하여야 하며, 비전자기록물은 소각, 파쇄, 용해 등의 방식으로 폐기하여야 한다.

④ 처리부서에서 보관중인 기록물을 폐기하고자 하는 경우에는 실시계획에 따라 일괄적으로 폐기대상목록을 기록관에게 제출하여야 한다. 기록관은 이를 토대로 전체의 평가 및 폐기 대상 기록물 목록을 작성 및 취합하여야 한다.

⑤ 기록관으로 이관 후 보관중인 기록물을 폐기하고자 하는 경우에는 보존기간이 경과한 기록물 목록을 전문요원이 작성 후 평가 및 폐기 대상 기록물 목록을 각 처리부서로 송부하여 의견을 청취하여야 한다. 처리부서는 평가 및 폐기 대상 기록물에 대한 의견을 기록관에게 제출하여야 한다.

⑥ 기록관장은 폐기업무의 효율적 추진을 위해 기록물평가심의회 개최시기 및 폐기처리 시기를 별도로 정할 수 있다.

⑦ 기록물을 폐기할 때에는 전문요원의 입회 및 감독 하에 폐기의 전 과정이 이루어져야 한다.

제 4 장 기록물평가심의회

제25조(기록물평가심의회) 공사는 보존중인 기록물의 평가·폐기 등에 대한 심의·조정을 위하여 민간전문가를 포함한 기록물평사심의회(이하 ‘심의회’라 한다)를 둔다.

제26조(심의회 기능) 심의회는 다음 각 호의 사항을 심의·의결한다.

1. 기록물의 폐기, 보류, 보존기간 재책정에 관한 사항

2. 평가대상 기록물에 대한 심사결과의 적정성에 관한 사항

3. 기록물 및 단위과제의 보존기간 조정에 관한 사항

4. 기타 기록물관리에 관한 사항

제27조(심의회 구성) ① 심의회는 기록물평가심의위원장(이하 ‘위원장’이라 한다) 1인을 포함하여 5인 이내로 구성한다.

② 위원은 내부위원과 외부위원으로 구성하되, 2인 이내의 외부위원을 포함하여야 한다.

③ 심의회 위원장은 경영본부장으로 한다.

④ 심의회에 참석한 외부위원에 대하여는 예산의 범위 안에서 수당 및 여비 등 필요경비를 지급할 수 있다.

⑤ 위원장을 포함한 내부위원은 당연직 위원으로 한다.

⑥ 심의회의 사무를 처리하기 위하여 1인의 간사를 두며, 간사는 기록물관리전문요원이 맡는다.

제28조(위원장) ① 위원장은 심의회를 대표하며 회의를 주재한다.

② 위원장이 부득이한 사유로 직무를 수행할 수 없을 때는 주관부서의 팀장이 그 직무를 대행한다.

제29조(위원 임기) ① 당연직 위원의 임기는 그 직위에 재직하는 기간으로 하고, 당연직 위원을 제외한 위원의 임기는 2년으로 하되 한 차례 연임할 수 있다.

② 위원장을 포함한 위원이 그 임기 내 퇴사하거나 그 직위를 상실하는 경우 해당 시점에 임기가 만료되는 것으로 한다.

제30조(위원의 위촉 및 해촉, 사임) ① 외부위원은 기록물의 보존가치 평가에 지식과 경험이 풍부한 인사로 대표이사(사장)이 위촉한다.

② 내부위원은 주관부서 팀장, 전자문서시스템 운영·관리 부서의 팀장으로 한다.

③ 감독기관의 공무원으로 재직 중인 자는 위원으로 위촉할 수 없다.

④ 심의회는 위원이 다름 각 호의 어느 하나에 해당하는 경우 심의·의결하여 해촉할 수 있다.

1. 위원의 사망, 질병 등의 사유로 인하여 직무를 수행할 수 없게 된 경우

2. 비밀준수의무 등을 위반한 경우

3. 직무태만, 품위손상이나 그 밖의 사유로 위원으로 적합하지 않다고 인정되는 경우

4. 위원 스스로 직무를 수행하기 어렵다는 의사를 밝히는 경우

5. 기타 심의회 업무를 수행하기 부적절한 경우

제31조(소집 및 의결) ① 심의회는 위원장이 소집하며 위원장이 소집할 수 없을 경우에는 위원장의 직무대행자가 소집할 수 있다.

② 심의회는 재적위원 과반수의 출석과 출석위원 과반수의 찬성으로 의결한다.

③ 간사는 심의회가 개최되기 전에 심의안건, 별지 제5호 서식의 기록물평사심의서 및 평가심의에 필요한 자료를 위원 등에게 송부한다. 다만, 긴급을 요하거나 위원 전원의 동의가 있는 경우에는 회의 개최 당일에 안건을 교부할 수 있다.

④ 위원장 및 위원은 심의 종료 후 별지 제6호 서식의 기록물평가심의 의결서에 서명하거나 기명날인 하여 간사에게 제출하여야 한다.

제32조(서면심의) ① 심의회는 대면심의를 원칙으로 하되, 다음 각 호의 경우에는 서면심의로 대체할 수 있다.

1. 사항의 내용이 경미하다고 인정되는 경우

2. 긴급을 요하는 사항으로 회의 소집이 어렵다고 판단되는 경우

3. 그 밖에 위원장이 필요하다고 인정하는 경우

② 서면심의의 경우 위원장 및 위원은 별지 제7호 서식인 서면의결서로 의견을 제출하여야 한다.

③ 간사는 서면심의 결과를 차기 심의회에서 보고해야 한다.

제33조(비밀준수의무 등 준수사항) ① 위원장 및 위원은 기록물평가심의에 성실히 임하여야 하며, 업무상 취득한 정보 및 자료를 누설하거나 서류를 무단으로 유출하여서는 아니되며 위원직에서 물러난 이후에도 이 의무를 준수하여야 한다.

② 위원은 심의에 앞서 별지 제8호 서식 기록물평가심의 서약서를 작성하여 위원장에게 제출하여야 한다.

제34조(심의회 기록관리) ① 간사는 심의회와 관하여 별지 제9호 서식의 회의록을 작성하여야 하며, 회의록에는 다음 각 호의 사항을 기록·작성하여 보관한다.

1. 회의일시·장소 및 안건

2. 참석자 및 배석자 명단

3. 심의대상, 의결내용

② 간사는 기록물평가심의서, 심의의결서, 회의록 등 심의회 관련 기록을 전자문서시스템에 등록·관리하여야 한다.

③ 심의회 관련 기록물은 보존기간을 영구로 책정하여 보존하여야 한다.

제 5 장 보칙

제35조(비밀기록물 관리) ① 비밀기록물 관리 업무를 담당하였거나 비밀기록물에 접근․열람하였던 자는 그 과정에서 알게 된 비밀을 누설하여서는 아니 된다.

② 보안업무규정에 따른 비밀 기록물을 생산할 때에는 그 기록물의 원본에 비밀 보호기간 및 보존기간을 함께 정하여 보존 기간이 끝날 때까지 관리되도록 하여야 한다. 이 경우 보존기간은 비밀 보호기간 이상의 기간으로 책정하여야 한다.

제36조(정보공개 공개여부 관리) ① 외부 기관 및 민원인으로부터 공사의 보안, 정보분야의 기록물 공개 요구가 있을 경우 처리부서는 공공기관의 정보공개에 관한 법률 및 관련 내부규정 등 준수하여 공개여부를 결정하여야 한다. 기록물의 공개여부 재분류는 기록물평가심의회 심의를 거쳐 기록물관리부서의 장이 행한다.

부 칙

(시행일) 이 지침은 공포한 날부터 시행한다

[별표1] 기록물의 보존기간별 책정기준
보존기간	대상기록물
영구	1. 핵심적인 업무수행을 증명하거나 설명하는 기록물 중 영구 보존이 필요한 기록물 2. 조직의 지위, 신분, 재산, 권리, 의무를 증명하는 기록물 중 영구보존이 필요한 기록물 3. 역사경험을 증명할 수 있는 기록물 중 영구보존이 필요한 기록물 4. 중대한 영향을 미치는 주요한 정책, 제도의 결정이나 변경과 관련된 기록물 중 영구보존이 필요한 기록물 5. 조직구조 및 기능의 변화, 권한 및 책무의 변화, 기관장 등 주요직위자의 임면 등과 관련된 기록물 중 영구보존이 필요한 기록물 6. 일정 규모 이상의 사업·공사 등과 관련된 기록물 중 영구보존이 필요한 기록물 7. 영구보존이 필요한 기록물 8. 연도별 업무계획과 이에 대한 추진과정, 결과 및 심사분석 관련 기록물 9. 토지 등과 같이 장기간 존속되는 물건 또는 재산의 관리, 확인, 증명에 필요한 중요 기록물 10. 그 밖에 역사자료로서의 보존가치가 높다고 인정되는 기록물
준영구	1. 기록물로서 30년 이상 장기보존이 필요하나, 일정기간이 경과하면 관리 대상 자체가 사망, 폐지, 그 밖의 사유로 소멸되기 때문에 영구보존의 필요 성이 없는 기록물 2. 관계 법령에 따라 30년 이상의 기간 동안 민·형사상 책임 또는 시효가 지속 되거나, 증명자료로서의 가치가 지속되는 사항에 관한 기록물 3. 그 밖에 역사자료로서의 가치는 낮으나 30년 이상 장기보존이 필요하다고 인정되는 기록물
30년	1. 영구·준영구적으로 보존할 필요는 없으나 10년 이상의 기간 동안 업무에 참고하거나 기관의 업무 수행 내용을 증명할 필요가 있는 기록물 2. 관계 법령에 따라 10년 이상 30년 미만의 기간 동안 민·형사상 또는 행정상의 책임 또는 시효가 지속되거나, 증명자료로서의 가치가 지속되는 사항에 관한 기록물 3. 다른 법령에 따라 10년 이상의 기간 동안 보존할 필요가 있다고 인정되는 기록물 4. 그 밖에 10년 이상의 기간 동안 보존할 필요가 있다고 인정되는 기록물

10년	30년 이상 장기간 보존할 필요는 없으나 회사의 주요업무에 관한 기록물로 5년 이상의 기간 동안 업무에 참고 하거나 회사의 업무수행 내용을 증명할 필요가 있는 기록물 관계법령에 따라 5년 이상 10년 미만의 기간 동안 민·형사상 책임 또는 시효가 지속되거나, 증명자료로서의 가치가 지속되는 사항에 관한 기록물 다른 법령에 따라 5년 이상 10년 미만의 기간 동안 보존하도록 규정한 기록물 그 밖에 5년 이상 10년 미만의 기간 동안 보존할 필요가 있다고 인정되는 기록물
5년	1. 처리부서 수준의 주요한 업무와 관련된 기록물로서 3년 이상 5년 미만의 기간 동안 업무에 참고하거나 기관의 업무 수행 내용을 증명할 필요가 있는 기록물 2. 회사를 유지하는 일반적인 사항에 관한 예산·회계 관련 기록물(10년 이상 보존대상에 해당하는 주요 사업 관련 단위과제에 포함되는 예산·회계 관련 기록물의 보존기간은 해당 단위과제의 보존기간을 따른다) 3. 관계 법령에 따라 3년 이상 5년 미만의 기간 동안 민사상·형사상 책임 또는 시효가 지속되거나, 증명자료로서의 가치가 지속되는 사항에 관한 기록물 4. 다른 법령에 따라 3년 이상 5년 미만의 기간 동안 보존하도록 규정한 기록물 5. 그 밖에 3년 이상 5년 미만의 기간 동안 보존할 필요가 있다고 인정되는 기록물
3년	1. 처리부서 수준의 일상적인 업무를 수행하면서 생산한 기록물로서 1년 이상 3년 미만의 기간 동안 업무에 참고하거나 기관의 업무 수행 내용을 증명할 필요가 있는 기록물 2. 행정업무의 참고 또는 사실의 증명을 위하여 1년 이상 3년 미만의 기간 동안 보존할 필요가 있는 기록물 3. 관계 법령에 따라 1년 이상 3년 미만의 기간 동안 민·형사상의 책임 또는 시효가 지속되거나, 증명자료로서의 가치가 지속되는 사항에 관한 기록물 4. 다른 법령에 따라 1년 이상 3년 미만의 기간 동안 보존하도록 규정한 기록물 5. 그 밖에 1년 이상 3년 미만의 기간 동안 보존할 필요가 있다고 인정되는 기록물 6. 각종 증명서 발급과 관련된 기록물(다만, 다른 법령에 증명서 발급 관련 기록물의 보존기간이 별도로 규정된 경우에는 해당 법령에 따름) 7. 처리부서 수준의 주간·월간·분기별 업무계획 수립과 관련된 기록물

1년	1. 단순하고 일상적인 업무를 수행하면서 생산한 기록물 2. 처리부서간에 접수한 일상적인 업무와 관련된 사항을 전파하기 위한 공문 3. 단순한 자료요구, 업무연락, 통보, 조회 등과 관련된 기록물 4. 각 본부 및 실별 요구에 따라 처리부서의 현황, 업무수행 내용 등을 단순히보고한 기록물(처리부서에서는 해당 단위과제의 보존기간 동안 보존하여야 한다)

[별지 제1호 서식]

기록관리기준표

조직정보	기능분류								기록관리 항목
처리과	정책분야	정책영역	대기능		중기능		소기능		유형구분	단위과제		현존여부	업무설명	보존기간	보존기간책정사유	비치여부	비치이관시기	공개여부	접근권한
			코드	명칭	코드	명칭	코드	명칭		코드	명칭

* 노란색 색칠 부분은 처리부서에서 작성하고 취합하여 문서부서에 제출한다.

* 제시된 기록관리기준표의 항목은 공사 여건에 따라 변경 가능하다.

※ 기록관리기준표 작성을 위한 기록물 분류 체계 상세설명

기록관리기준표 기능분류 항목
정책분야	회사 내 활동 등에 따른 구분(정책, 사업별)
정책영역	회사의 본부별 기능
대기능	실단위
중기능	팀단위
소기능	담당자(법적근거)
단위과제	소기능 세분화
단위과제카드	기록물건 편철 단위

[별지 제2호 서식]

기록물 인계․이관서

처리부서 : 처 리 자 : (인)
부서기호	처리년도	기 능 분 류
		대분류	중분류	소분류	기록물명
인수일 : . . .				인수자 소 속 : 성 명 : (인)

*처리년도: 생산문서의 경우 생산년도, 접수문서의 접수년도를 기재

[별지 제3호 서식]

이 관 목 록

1. 기록물철단위로 이관하는 기록물

기관명(처리과기관코드) :                      인계자 직급 및 성명 :

이  관  연  도 :                              인수자 직급 및 성명 :

기록물철 분류번호	기록물철 제 목	수 량		기록물형태	비 고
		건 수	쪽 수*

2. 개별관리기록물(건)단위로 이관하는 기록물

기관명(처리과기관코드) :                      인계자 직급 및 성명 :

이  관  연  도 :                              인수자 직급 및 성명 :

등록 번호	제 목	기록물 형 태	쪽수*	기록물철 분류번호	공개구분	공개제한 쪽표시	비 고

* 종이기록물의 경우에만 기재

[별지 제4호 서식]

기록물 이관시기 연장신청서

1. 기록물철의 이관을 연기하는 경우

기관명(처리과기관코드):

일 련 번 호	기록물철 분류번호	기록물철 제 목		생산연도	이관희망 연 도	연장사유

2. 개별관리기록물의 이관을 연기하는 경우

기관명(처리과기관코드):

일 련 번 호	등록번호	제 목		생산연도	이관희망 연 도	연장사유

[별지 제5호 서식]

기록물평가심의서

기록물철분류번호	생산 연도	기록물철제목	보존기간만료일	처리과		기록물관리전문요원		심의회 의견
				처리 의견	사유	평가의견	사유

[별지 제6호 서식]

기록물평가심의 의결서

1. 안건개요

안 건 주요내용

2. 의결주문

다음과 같이 의결한다.

심의결과	보존기간 재책정	폐기보류	폐기
심의의견

상기 주문과 같이 심의 의결하기로 결정함.

년    월    일

서울시농수산식품공사 기록물평가심의회

위원장                (서명 또는 인)

위  원                (서명 또는 인)

위  원                (서명 또는 인)

위  원                (서명 또는 인)

위  원                (서명 또는 인)

[별지 제7호 서식]

기록물평가 서면 심의의결서

일 시
안 건
검토의견
심의결과

심의위원                   (서명 또는 인)

[별지 제8호 서식]

기록물평가심의 서약서

본인은 서울시농수산식품공사 기록물평가심의회의 위원으로서 객관적이고 공정하게 기록물 평가를 수행하기 위해 다음 사항을 준수할 것을 엄숙히 서약한다.

1. 본인은 서울시농수산식품공사의 기록물평가심의에 있어 관련 법규를 준수하며, 공정하고 객관적으로 평가하고 심의할 것을 서약한다.

2. 본인은 기록물평가심의 과정에서 취득한 정보와 관련 자료를 누설 또는 유출하지 않으며, 이에 관여한 경우에는 관련 법규에 따라 처벌받을 것을 서약한다.

년    월    일

서 약 자

소    속 :

직위(급) :

성    명 :              (서명 또는 인)

서울시농수산식품공사 사장 귀하

[별지 제9호 서식]

기록물평가심의 회의록

□ 일시 및 장소 :

□ 상정 안건

○

○

□ 심의의결 사항

○

○

□ 참석자

직위         성명

위원장

위  원

위  원

위  원

위  원

※ 관리번호		사규 부패 영향 평가서
상위법령 명		공공기록물 관리에 관한 법률
구 분		제정( √ ), 개정( ), 현행( )
형 식		정관( ), 규정( ), 내규( ), 기타( √ )
규정 등 내부 규정 명			기록물 관리에 관한 지침
소관부서	입 안 소관부서		부서명(팀명)		총무팀
			담당자 직급․성명		4급 김택완
제․개정 일정(예정)	관련부서 협 의		대상부서	-
			협의기간	-
	완료예정일		2021. 2. ○.
의견 수렴 절차	○ 전산정보팀, 기록물 전문 요원 의견 수렴 후 제정 추진
붙임자료	○ 기록물 관리에 관한 지침 제정(안)
2021. 2. 23. 총 무 팀 장

평가지표	자치법규, 사규(규정 등) 자율평가 개선

□ 부패유발요인 발굴·개선

< 자치법규(사규) 개선 목록 >

(총 : 1건)

연번	자치법규명 (또는 사규명)	제정일	제정내용	담당자
1	기록물 관리에 관한 지침	‘21.2.○.	[붙임] 참고	총무팀 김택완 (02-3435- 0532)

【붙임】

세부 평가서

■ 규정명 : 기록물 관리에 관한 지침

평가대상 조문

○ 기록물 관리에 관한 지침 전부

□ 평가기준

○ 재량규정의 구체성·객관성, 공개성 등

□ 현황(문제점)

○ 공사 기록물에 관리에 명확한 기준이 없어 기록의 진본성, 무결성과 이용가능성을 확인하기가 어려움

□ 개선방안

○ 공사 업무수행 시 모든 과정 및 결과가 기록물로 생산․관리 될 수 있도록 기록물 관리 지침을 제정하여 더 나은 정보 청렴성과 기록물 이용성 제공

□ 개선결과 : 기록물 관리에 관한 지침 제정

※ 제정안은 상기 부의안 참조

부패영향평가 결과통보서

규 정 명	○ 기록물 관리에 관한 지침
평가담당	감사실	4급	신대창
입안부서	총무팀	통보(조치)일	2021. 2. 23.
관련조문	검토결과	조치사항
○ 기록물 관리에 관한 지침 제정 ※ 세부평가 기준 - 준수 ‣ 준수부담의 합리성 ‣ 제제규정의 적정성 ‣ 특혜발생 가능성 - 집행 ‣ 재량규정의 구체성･객관성 ‣ 위탁･대행의 투명성･책임성 ‣ 재정누수 가능성 - 행정절차 ‣ 접근의 용이성 ‣ 공개성 ‣ 예측 가능성 - 부패통제 ‣ 이해충돌 가능성 ‣ 부패방지장치의 체계성	○ 원안동의 - 위 지침은 기록물 관리에 관한 단순 내부 규정으로 부패유발요인이 없음 ○ 세부 평가 결과 - 지침 준수 관련 관련자에 대한 비용, 희생, 제재, 수익 등이 발생하지 않음 - 지침 집행 관련 외부 관련자 및 재정 집행이 없음 - 행정 절차 상 내부 문서 관리를 위한 단순 기술적인 지침으로 공개 또는 의견 수렴 대상이 아님 - 부패통제 측면에서도 이해 충돌 및 부패 발생 요인이 없음	○ 없음
2021. 2. 23. 감 사 실 장