지방자치단체 정부합동감사 기록관리 분야 주요 지적사례

단계	지적사항	지적사례	관련근거 ｢공공기록물법｣
기반	시도기록물관리기관 미설치	・시도기록물관리기관 설치를 위한 연구용역을 실시하지 않고, 기관장이나 지방의회 인식제고 등 공감대 조성을 위한 조치를 하지 않는 등 시도기록물관리기관 미설치	법 제11조
	기록물관리 전문요원 업무분장 부적절	・기록물관리 전문요원에게 기록관리 이외에 과도한 업무분장으로 기록관리 부실 초래 - 〇〇군 : ‘정부혁신 국정과제 업무’, ‘알려드림e시스템 관리’, ‘협업포인트 운영’ 등 - 〇〇군 : ‘온나라시스템 및 서버관리’, ‘구내식당관리‘, ‘맞춤형 복지제도 운영’ 등 - 〇〇군 : ‘지방행정공제회 운영’, ‘각종 통계조사’, ‘당직근무제도 운영’ 등 - 〇〇군 : ‘문서접수 및 배부’, ‘우편물관리’, ‘공인관리’ 등	법 제13조 영 제78조
생산	영구보존대상 중요기록물(연도별업무계획)의 등록관리 부적정	・영구보존대상 중요기록물(연도별 업무계획)을 전자기록생산시스템에 미등록하거나, 보존기간을 하향책정하여 부적정하게 등록□관리 - 〇〇시 : 연간업무계획을 생산하고도 전자기록생산시스템에 미등록하고 보존기간 5년으로 하향 책정하여 등록	법 제19조 영 제20조
생산	생산 의무대상 회의록 미생산 및 미등록	・생산의무대상 회의를 개최하고도 회의록을 미생산하거나, 회의록을 작성하고도 전자기록생산시스템에 등록하지 않아 정책결정과정을 알 수 없게 함 - 〇〇군 : ‘수산조정위원회’ ‘16~’19년까지 11회 개최하였으나 회의록 미생산 - 〇〇군 : ‘조례규칙심의회’ ‘16~’19년까지 43회 개최하였으나 회의록 미생산 - 〇〇군 : ‘통합방위협의회’ ‘16~’18년까지 12회 개최하였으나 회의록 미생산 - 〇〇구 : ‘도시계획위원회 ’16~‘19년까지 25회 개최하고 회의록을 생산했으나 미등록 - 〇〇구 : ‘건축위원회’ ‘16~’17년까지 12회 개최하고 회의록을 생산했으나 미등록	법 제17조 영 제18조
	공식문서외의 중요기록물 등록관리 부적정	・자치단체장의 업무관련 메모, 일정표, 방명록 등을 등록□관리하지 않은 채 방치하고 ‘대내외 일정관리’ 보존기간이 영구임에도 보존기간을 하향책정하여 등록관리 - 〇〇군 : 자치단체장의 메모, 일정표, 방문객명단을 전자기록생산시스템에 미등록 - 〇〇시 : 자치단체장의 일정표를 보존기간 3년인 ‘서무일반’ 에 편철	법 제18조 영 제21조
	시청각기록물 등록관리 부적정	・시청각기록물을 생산 후 사안별로 전자기록생산시스템에 등록하지 않거나, ‘주요시청각기록물 관리’ 보존기간이 영구임에도 보존기간을 하향책정하여 부적정하게 등록관리 - 〇〇군 : 행사사진을 사안별로 전자기록생산시스템에 등록하지 않고 담당자 컴퓨터에 관리 - 〇〇구 : 시청각기록물을 연 1회 목록만 등록하고 보존기간 5년인 단위과제에 편철	법 제23조 영 제19조 영 제26조
이관	기록관리기준표 운영 및 전자기록물 이관 부실	・신설□변경된 단위과제 보존기간을 협의・확정하지 않고, 단위과제 보존기간 미확정으로 인해 전자기록물이 기록관리시스템으로 미이관되어 전자기록관리 부실 초래 - 〇〇구 : 업무관리시스템 도입(‘13년) 이후 단위과제 보존기간을 미협의하고, 업무관리시스템으로 생산한 전자기록물을 기록관리시스템으로 이관하지 않고 검수, 보존포맷변환 등을 하지 않은 채 방치	법 제19조 영 제25조 영 제32조
평가	기록물 평가 및 폐기절차 부적정 보존기간 30년 이상 기록물을 평가□폐기 보존기간 미경과 기록물을 평가□폐기 - 기록물평가심의회 서면심의 등 부실 운영 처리과 보유기록물 자체 폐기	・기록관에서 평가 시 보존기간 30년 이상 기록물을 대상으로 선정・심의하여 폐기 - 〇〇시 : 보존기간 30년 이상은 관할 영구기록물관리기관으로 이관해야 함에도 ‘인감증명발급대장’ 등 보존기간 30년 기록물을 평가하여 폐기함 ・기록관에서 평가 시 보존기간 미경과한 기록물을 평가대상으로 선정・심의하여 폐기 - 〇〇구 : 보존기간이 경과하지 않은 기록물을 평가대상으로 선정하여 폐기함으로써, 해당기록물을 보존기간 동안 보존・활용할 수 없게 함 ・기록물평가심의회를 서면심의로 개최하는 등 운영 부적정 - 〇〇군 : 2년 동안 서면심의서도 없이 심의의결서에 서명만 하는 방식으로 형식적인 운영 ・처리과 보유기록물을 기록관으로 이관하지 않고 자체 폐기 - 〇〇구 : 폐업의료기관으로부터 이관 받은 진료기록부를 폐기물업체를 통해 자체 폐기 - 〇〇군 : 보건소의 보건행정 관련 기록물을 폐기물업체를 통해 자체 폐기	법 제19조 법 제27조 영 제40조 영 제43조
보존	기록관 보존서고 시설 및 운영 부적정	・기록관 보존서고 시설 및 운영 부적정 - 〇〇군 : 적정 서고면적 미확보, 이중잠금장치 미설치, 보존서고 출입로 미확보, 햇빛에 노출된 기록물 훼손 등 보존서고 시설운영 부적정	법 제28조 영 제38조 영 제60조