업무관리시스템 요청사항

이행담당자매뉴얼

○ 시스템 개발 : 정보화기획단 정보시스템담당관

- 업무관리시스템 콜센터 ☏ 2133-1136(김동훈)

○ 시스템 운영 : 기획조정실 평가담당관

- 평가담당관 평가2팀 김현강 ☏ 2133-6911

업무관리시스템 요청사항

이행담당자 매뉴얼

□ 요청사항이란?

시장 요청사항에 대한 이행과정 및 처리결과를 온라인상에서 기록․관리함으로써, 신속하고 정확한 전달, 시정방향을 정확히 숙지하고 요청사항에 대한 능동적 처리가 가능하도록 한 업무관리시스템의 기능을 말합니다.

□ 전산관리 절차

요청사항 시 달		∘ 기획담당관 - 요청사항 수명 및 문서 시달(부서배정)
요청사항 전산등록		∘ 평가담당관 - 수명한 요청사항 시스템 입력
처리부서 및협조부서 접 수		∘ 추진부서 요청사항 이행관리자 - 이행담당자(주관․협조) 지정 및 변경
요청사항 처 리		∘ 추진부서․협조부서 이행담당자(주관․협조) - 요청사항에 대해 이행방향 검토 등 실적 등록
요청사항 종료요청		∘ 추진부서 이행담당자(주관) - 요청사항 완료시 매월 말 기준으로 종료요청
요청사항 종료처리		∘ 평가담당관(실․본부․국 담당) - 전산 이행실적 결과를 종합 검토 후 종료처리

□ 시스템 접속방법(행정포털)

○ 방법 1 : 시장 요청사항

(방법1)

○ 방법 2 : 업무데스크→시정기획→시장 요청사항

(방법 2)

□ 사용자 구분

○ 부서 요청사항 이행관리자 : 요청사항 접수, 이행담당자 지정

○ 추진부서 이행담당자(주관) : 이행방향 보고, 추진계획 및 이행실적 등록, 종료요청 등록

○ 추진부서 이행담당자(협조) : 요청사항에 대한 업무협조 실적 등록

○ 협조부서 이행담당자(주관) : 추진부서의 요청사항에 대해 협조사항을 이행실적에 등록

○ 협조부서 이행담당자(협조) : 협조부서내  이행담당자(주관)의 업무협조 사항을 이행실적에 등록

부서 요청사항 이행관리자

□ 부서 요청사항 이행 관리자 지정 및 변경

○ 부서 요청사항 이행 관리자가 발령, 업무분장, 퇴직 등으로 변경되면 업무관리시스템 부서 관리자(부서 문서접수 담당)가 변경합니다.

- 업무관리 시스템 접속

- 부서관리자 접속

- 담당자 성명 클릭

※ 부서 요청사항 관리자가 동일 부서에 근무할 경우, 전 담당을 먼저 선택하여 권한 설정 해제 후 작업해야 합니다.

- 권한정보 [요청사항 이행 관리자] 설정, 저장

□ 이행담당자 지정하기

○ 부서 요청사항 이행관리자는 [처리할 요청사항] 메뉴에서 부서로 하달 받은 요청사항 중 [이행상황]이 [부서배정]으로 나타나는 요청사항을 선택, 이행담당자를 지정 후 요청사항을 요청 처리합니다.

○ [요청사항]-[처리할 요청사항]을 차례로 선택하면 요청사항 목록이 나타납니다.

○ 요청사항 제목을 선택하면 요청사항 카드가 나타납니다.

○ 화면 하단의 [요청이행담당자] 항목의 [추가] 버튼을 누르면 이행담당자 선택 화면이 나타납니다.

○ 요청사항을 이행할 담당을 선택하고 아래방향 화살표를 눌러 하단의 박스로 옮깁니다. 이 때 화면 오른쪽의 [구분] 항목을 체크해야 하는데, 이 구분에 따라 주관 이행담당자와 협조 이행담당자가 지정됩니다.

- 이행담당자는 주관 이행담당자와 협조 이행담당자를 지정하되 주관 이행담당자는 1인만 지정할 수 있습니다.

○ 이행담당자를 지정 후 요청사항카드 화면 하단의 [요청처리] 버튼을 선택합니다.

- 하달 받은 요청사항이 해당부서의 요청사항이 아니거나 부서배정에 이견이 있는 경우 요청사항카드 하단의 [부서재배정요청]을 할 수 있습니다. 단, 공문(기획담당관 발송)과 병행하여 시행해야 합니다.

□ 진행 중인 요청사항에 대한 담당자 재배정

○ 이행담당자의 부서이동, 휴직, 퇴직으로 인하여 이미 이행중인 요청사항의 이행담당자를 변경할 필요가 있을 경우 자동으로 담당자재배정요청이 되어 부서의 요청사항 이행관리자의 처리할 요청사항 목록에 나타납니다. 부서의 요청사항 이행 관리자는 [부서요청사항] 메뉴에서 진행중인 요청사항을 조회하면 [이행자변경처리] 버튼이 나타납니다.

○ 요청사항 이행관리자가 진행중인 요청사항의 주관/협조 이행담당자를 추가/삭제한 다음 [이행자변경처리] 버튼을 클릭하면, 변경된 사용자로 주관과 협조 이행담당자가 배정됩니다.

○ 변경된 주관 이행담당자로 로그인해서 처리할 요청사항 목록을 조회하면 해당 요청사항이 ‘담당확인중’인 상태로 나타납니다.

[주관 이행담당자의 처리할 요청사항 목록 화면]

이행담당자의 요청처리 하기

□ 요청사항 승인

○ 이행담당자로 지정된 사람이 [요청사항]-[처리할 요청사항] 메뉴를 선택하면 하달 받은 요청사항카드 목록이 나타납니다.

○ 처리할 요청사항 목록에서 제목을 선택하면 요청사항카드가 나타납니다. 요청사항의 내용을 확인 후 화면 하단의 [요청처리] 버튼을 클릭합니다.

- 내용을 확인 후 담당이 아닌 경우 부서 요청사항 이행관리자에게 담당재배정요청을 할 수 있습니다. 화면 하단의 [재지정요청] 버튼을 누르고 요청사유를 입력 후 [등록] 버튼을 클릭합니다.

- [이행상황] 항목의 [이행이력] 버튼을 클릭하면 담당자재배정요청 사유를 확인할 수 있습니다.

- 이행담당자가 [요청처리] 후에는 [이행상황] 항목에 [담당확인중]에서 [진행중]으로 표시됩니다.

○ 요청사항 주관 이행부서의 주관 이행담당자로 지정된 경우 [처리할 요청사항]에서 해당 요청사항을 선택해서 [요청처리]를 클릭하면, 요청사항카드 실적부 화면으로 전환됩니다.

□ 요청사항 실적등록 하기

○ 이행담당자로 지정된 담당이 [요청사항]-[하달된 요청사항] 메뉴를 선택하면 하달 받은 요청사항카드 목록이 나타납니다.

○ 제목을 선택하면 요청사항카드가 나타납니다.

○ 상단 실적부를 선택하여 실적을 입력합니다.

- 이행방향 보고

∙ 이행부서 이행담당자(주관)는 [이행방향]을 등록 후 [닫기] 버튼을 클릭합니다. [이행방향]은 주관부서 이행담당자(주관)만 입력이 가능하며 한건의 이행방향만 입력됩니다.

∙ 이행방향이 변경될 경우 [요청이행실적]에 제목 ‘이행방향 변경’, 본문 변경내역을 등록합니다.

- 표제부 [공개여부], [추진기간]

∙ 이행방향 보고가 끝나면 표제부 [공개여부]를 입력해야 합니다.

∙ 추진기간은 최초 등록시 임의로 설정되며 추진부서가 이행방향 보고 후 수정 입력합니다.

- 요청이행실적 등록

∙  [요청이행실적] 항목은 직접 실적을 등록하거나 전자문서, 메모보고의 관련정보를 통하여 과제와 연결하여 등록할 수 있습니다.

․등록 : [등록] 버튼을 클릭하면 실적등록 화면이 나타납니다.

․내용을 입력하고 [등록] 버튼을 누르면 직접 입력한 내용이 실적으로 등록됩니다.

․수정 : 등록한 실적 내용을 수정할 때 사용합니다.

․문서작성 : [문서작성] 버튼을 클릭하면 전자문서 작성 화면이 팝업으로 나타납니다. [관련정보] 항목에 [요청사항]이라고 표시되며 요청사항 실적으로 등록됩니다.

- 전자문서을 작성할 때, [관련정보] 항목에 요청사항을 선택해서 이행실적을 등록할 수도 있습니다.

∙ 전자문서 등록 화면[관련정보] 항목에서 [관련정보 지정]을 선택하면 관련정보의 요청사항 화면이 팝업으로 나타납니다. 하달 받은 요청 사항을 선택 후 [확인] 버튼을 누르면 문서관리카드 [관련정보] 항목에 하달 받은 요청사항이 [요청사항]이라고 표시되고 요청사항 실적으로 등록됩니다.

○ 종료처리 요청

- 요청사항 처리가 완료되면 실적부 [요청 이행실적] [문서작성]을 선택하여 제목 ‘추진부서 요청사항 종료’ 본문내용 ‘요청요지’, ‘추진사항 및 실적’, ‘종료근거’ 등을 기안하여 결재를 받습니다.

․ 전결권은 요청사항 업무 전결규정에 따라 처리합니다.

※ 요청사항 추진이 완료되었다고 판단되는 경우에는 매월 말일 기준으로 종료 신청을 하면 익월 평가담당관은 추진상황을 확인하여 종결처리합니다.

- 결재가 처리되면 요청사항카드 표제부 하단의 [처리결과 올림] 버튼을 눌러 종료를 요청합니다.

․ [처리결과올림] 버튼은 주관 이행부서의 주관 이행담당자에게 나타납니다.

․ [처리결과올림] 버튼을 선택하면, [부서 요청사항] 목록에서 [이행상황] 항목이 ‘종료요청’으로 표시됩니다.

○ 추진기한 연장요청

- 요청사항을 처리시한 내에 이행하지 못한 경우 처리시한을 연장요청 할 수 있습니다. 처리시한 당일이 되면 이행담당자의 [처리할 요청사항] 화면에서 [이행상황] 항목에 [종료대기]라고 표시됩니다. 연장요청을 원하는 경우 해당요청사항카드의 [연장요청] 버튼을 선택하면 연장신청 사유와 처리시한을 기재해서 연장요청을 할 수 있습니다.

∙ [연장요청] 버튼은 [처리결과올림] 버튼과 마찬가지로 이행부서의 이행담당자에게 나타납니다.

※ 기관 요청사항 관리자(평가담당관 실․본부․국 담당)가 기관요청사항 메뉴에서 연장요청에 대한 연장승인을 처리합니다.

- 요청사항 제목을 선택해서 요청사항카드를 조회하면 표제부 화면하단에 [연장요청] 버튼이 나타납니다. [연장요청사유], [처리시한]을 입력하고 [등록] 버튼을 선택합니다.

투자․출연기관 요청사항 처리방법

□ 투자․출연기관 요청사항은 본청 주무부서에서 직접 관리

○ 투자․출연기관 요청사항은 요청사항 시스템에서 주무부서로 배정됩니다

- 요청사항 제목에 투자․출연기관 명칭이 기재됩니다.

☞ 예시) 임대주택 안정화 철저 당부 요청사항이 처리부서가 SH공사일 경우 주택정책과로 부서배정

- 주무부서 담당자가 투자․출연기관의 추진실적을 받아 처리합니다.

□ 투자․출연기관 목록

연번	기 관 명	해당실국본부	부 서
1	시립대학교	기획조정실	조직담당관
2	농수산물식품공사	경제진흥실	민생경제과
3	도시철도공사	도시교통본부	교통정책과
4	서울메트로	도시교통본부	교통정책과
5	시설관리공단	도시안전실	보도환경개선과
6	SH공사	주택정책실	주택정책과
7	서울문화재단	문화관광디자인본부	문화정책과
8	서울복지재단	복지건강실	복지정책과
9	서울산업통상진흥원	경제진흥실	경제정책과
10	서울시립교향악단	문화관광디자인본부	문화정책과
11	서울연구원	기획조정실	조직담당관
12	서울신용보증재단	경제진흥실	소상공인지원과
13	서울여성가족재단	여성가족정책실	여성가족정책담당관
14	서울의료원	복지건강실	보건의료정책과
15	서울자원봉사센터	행정국	행정과
16	세종문화회관	문화관광디자인본부	문화정책과
17	디자인재단	문화관광디자인본부	디자인정책과