문서번호	정보공개정책과-10079
결재일자	2014.5.16.
공개여부	대시민공개
방침번호

				시 민
주무관	기록관리팀장	정보공개정책과장		행정국장
협 조

시정 비전자 기록물 관리실태 전수조사 추진계획

2014. 5

행   정   국

(정보공개정책과)

::: 해당사항이 없을 경우 ‘무 ■’ 표시하시기 바랍니다.
검토항목	검 토 여 부 (■ 표시)
시민참여 고려사항	●	시민	:	유 □	(		)		무 □
	●	이해당사자	:	유 □	(		)		무 □
	●	전문가	:	유 □	(		)		무 □
	●	옴 브 즈 만	:	유 □	(		)		무 □
법령및기타 고려사항	●	법령규정	:	교통 □ 환경 □ 재해 □
				기타 ■	(	공공기록물관리에관한법령	)		무 □
	●	기타사항	:	고용효과 □ 노동인지 □ 균형인지 □
				홍보 □ 취약계층 □ 성인지 □ 빗물순환 □
				장애인 □ 디자인 □ 갈등발생 가능성 □
				유지관리 비용 □ 바른 우리말 □				무 □
타자원의 활용	●	중앙부처	:	유 □	(		)		무 □
	●	민간단체	:	유 □	(		)		무 □
	●	기업	:	유 ■	(	용역수행	)		무 □
관 계 기 관 및 단체 협의	●	관계기관	:	유 □	(		)		무 □
	●	민간단체	:	유 □	(		)		무 □
	●	시산하기관	:	유 ■	(	사전교육 및 공문시행	)		무 □
언론홍보 계획	●	홍보계획	:	보도자료 □ 기자설명회 □ 현장설명회 □ 기획보도 □
				기고문 □ 기타 □ ( ) 없음 ■

시정 비전자 기록물 관리실태 전수조사 추진계획

서울시 전 부서를 대상으로 비전자 기록물 보유실태 일제 전수조사를 실시하여 정확한 자료에 기반한 시정기록물 관리 보존 대책을 추진 하고자 함

1		비전자 기록물 보유실태 및 개선과제

□ 실   태

○ 처리과의 비전자 기록물 관리 미비 및 인식부족으로 중요기록의 훼손·망실, 임의폐기 등 상시 우려

- 담당자의 잦은 인사이동에 의한 인계․인수 미흡, 보존장소의 부적합 등 기록물 훼손 망실 또는 보존기간 도래 전 임의폐기 등 우려.

○ 관련법률에 의해 생산현황을 매년 집계하고 있으나, 목록정보가

포함된 구체적 보유현황 자료는 부재

-  세부정보 부재로 관련정보의 신뢰성 저하 및 관련 정책수립에 활용 곤란

※ 국가기록원 지침상 ’12년까지 전자·비전자 기록물에 대한 생산현황 미구분, 목록정보 부재

○ 미파악 중요기록의 발굴과 체계적이고 안전한 보존에 대한 대책미흡

- 중요기록의 전문 기록관으로 이관 보존, 향후 건립될 서울기록원을 통한 체계적이고 종합적인 관리방안 필요

□ 개선과제

○ 비전자 기록물에 대한 일제 전수조사를 통해 보유자료의 현행화 및 신뢰성 확보

○ 그동안 관리가 미흡했던 부서보유 중요기록의 발굴, 행정박물,

시청각기록 등에 대해서도 적극적 기록보존 추진

○ 종합적이고 체계적인 시정기록물 관리보존 대책 추진 강구

2		현장 전수조사 추진계획

□ 추진목적

○ 각 부서에서 생산·접수 보유하고 있는 비전자 기록물 보유실태를   현장점검, 보유현황의 객관성․신뢰성․정확성 확보

○ 조사결과는 숨겨진 중요 기록물의 선별 및 이관대책 수립, 서울기록원 건립 및 운영방안 마련 등 시정기록물 관리보존 대책의 기초자료로 활용

□ 추진방향

○ 기록관리 분야 노하우가 축적된 전문 기관 용역 수행을 통해 신속하게 추진

○ 현장점검을 통해 비전자 기록물 관리상의 취약요인에 대한 근원적 진단

○ 사전 서면조사 시행을 통해 전수조사 추진업무의 효율성 제고

□ 현장방문 조사개요

○ 조사기간 : 5. 22(목)~7.22(화) 약 2개월

○ 조사대상 : 과 단위 기록물 생산부서

-  본청 119개 부서, 4본부, 소속기관 31

※ 사업소 중 생산기록이 비교적 적은 사업소 산하 출장소는 서면조사로 갈음

○ 조사방법 : 전문기관 용역 수행(현장방문조사 단계부터 수행)

부서담당자 교육	➪	서면조사 시행	➪	현장 방문조사	➪	조사결과 보고
2.6 (자체추진)		2.7~현재 (자체추진)		5.22~7.22 (용역수행)		7월 말 (용역수행)

※ 1차 서면조사 자체실시 : 2. 7~현재 진행중(5.15현재 조사결과 별첨)

○ 조사반 구성 : 현장조사 7개팀 구성(용역수행 팀당 4명 구성)

- 용역수행기관 :  현장조사, 현황자료 현행화, 통계자료 작성 등

- 정보공개정책과 : 전수조사 전반에 대한 관리 감독

○ 조사항목

- 기록물 형태별, 보존기간별, 보관위치별로 서면조사 결과와 대조확인

- 자체서고 보유현황, 누락 기록물 추가, 서면조사 결과 중 오류정보 수정, 현장 전반 확인 등

○ 추진일정

- 예상 보유량 등 서면조사 결과를 토대로 방문부서를 그룹화하여 일정선정

- 현장 방문 일주 전 사전안내 후 방문 조사추진

□ 소요예산 및 계약조치

○ 소요예산 : 약 58백만원(간접비, 부가세 제외)

- 현장 조사원 : 24인×2월×기준단가(1,110천원)× 투입률(100%)

- 연구원 : 1인 × 2.5월×기준단가(5,410천원)× 투입률(40%)

※ 예산조치 :  ’14년 서울시 기능분류모델(BRM) 정비 확대 및

기록관리기준표 사업 예산(4억원) 내에서 확보

○ 계약추진 : ’14년 BRM 및 기록관리기준표 정비 용역사업의 세부사업으로 추진

- 용역체결 : ’14. 5.14(수) 체결

- 용 역 명 : 서울시 기능분류모델(BRM) 정비 확대 및 비전자기록물

전수조사 용역

- 수행기관 : 한국문헌정보기술

3		조사결과 조치 및 애로사항과 대책

□ 조사결과 조치

○ 조사를 통하여 발굴된 중요기록 선별 및 기록관으로 이관조치 연내시행

○ 확보된 기초자료를 토대로 향후 자료관리 현행화 지속 추진

- 법령에 의한 매년 기록물 생산현황 보고 업무와 연계방안 고려

○ 향후 건립될 서울기록원 보존 수요공간 설계에 반영

□ 애로사항과 대책

○ 방대한 수량으로 인한 조사기간(목표 2월) 내에 달성 불가 문제

⇒ 조사결과의 정확성을 최우선으로 하면서 업무추진 과정의 효율화   제고, 그럼에도 기간 내 달성 불가할 경우 계약건 내 사업물량 조정 등을 포함한 사업물량 변경조치

○ 조사원의 전문성 부족과, 자료의 외부유출 등 보안 문제

⇒ 용역수행 기관을 통한 사전 교육 철저 및 상시 모니터링 시행

○ 현장방문 부서의 비협조 등 현장에서의 갈등 문제

⇒ 현장방문 일주전 구체적 협조사항 등 사전 안내조치 및 부서 직원의 불만요소 해소방법을 조사원들에게 수시 교육조치

# 붙임 : 부서 비전자문서 보유현황 서면조사 결과(5.15 현재)

# 붙임

부서 비전자문서 보유현황 서면조사 결과

1. 서면조사 개요

- 기 간 : 2. 7~현재 진행중

- 대 상 : 과단위 부서(사업소 포함)

- 내 용 : 비전자기록물 목록정보(편철명, 보존기간, 기록물유형 등)

2. 결과총괄(5.15 현재)

- 수집대상

구 분	대상	제출	미제출	비고
총 계	154	116	38	※ 소속기관 - 4개 본부(소방, 상수도, 도시기반, 한강) · 소방방재본부(소방서 23) · 상수도사업본부(수도사업소8, 정수센터 6) - 인재개발원등 기타기관 31, 시의회사무처 1
본 청	119	91	28
소속기관	35	25	10

- 집계현황

(5.15 현재, 단위 : 철)

구 분	계	문서류	시청각류	행정박물류	비고
총 계	221,456	178,367	42,616	473
본 청	58,954	38,749	20,118	87
사업소	162,502	139,618	22,498	386

2. 유형별 현황

- 보존기간별 현황(문서류+시청각류)

구 분	계	1년	3년	5년	10년	30년	준영구	영구	미기재
총계	220,983	1,067	12,581	86,882	7,039	5,555	33,673	70,114	4,072
본청	178,367	1,065	12,581	86,842	7,025	5,549	33,635	30,034	1,636
사업소	42,616	2	-	40	14	6	38	40,080	2,436

※ 시청각 기록에 전자기록물 포함(현장방문 조사를 통해, 전자 및 비전자 구분 명확히 구분)

- 기록물 유형별(문서류)

구 분	소계	문서	대장류	도면	카드류	기타
총계	178,367	140,852	6,809	29,623	885	198
본청	38,749	37,596	113	972	12	56
사업소	139,618	103,256	6,696	28,651	873	142