-  -

서울특별시 중구 처리과 기록물 정리지침

2017. 2.

	서울특별시 중구

						목 차

Ⅰ. 기록물의 생산·등록·정리·이관·평가·폐기	1

1. 기록물 등록 및 편철	1

2. 기록물 정리 및 생산현황 통보	10

3. 기록물 이관 (처리과 → 기록관)	13

4. 기록물 평가 및 폐기	15

Ⅱ. 기록물의 유형별 관리	17

1. 조사·연구·검토서 관리	17

2. 회의록 관리	19

3. 간행물 관리	22

4. 시청각기록물 관리	30

5. 행정박물 관리	34

6. 비밀기록물 관리	37

Ⅰ		기록물의 생산·등록·정리·이관·평가·폐기

1.		기록물 등록 및 편철

□ 법적 근거

ㅇ ｢공공기록물 관리에 관한 법률｣ 제18조(기록물의 등록ㆍ분류ㆍ편철 등)

ㅇ 동법 시행령 제20조(기록물의 등록) 내지 제23조(편철 및 관리)

ㅇ 동법 시행규칙 제4조(기록물의 등록) 내지 제13조(기록물철의 분류번호 표시)

ㅇ NAK/S 3:2015(v2.2) ｢처리과 기록관리 업무처리 절차｣제5절, 제6절

□ 기록물의 등록방법

ㅇ 기록물을 생산ㆍ접수한 때에 해당 부서의 업무관리시스템 ‘문서등록대장’에 등록하여 관리

- 전자문서로 생산한 경우 최종 결재권자의 결재와 동시에 자동으로 등록되나, 비전자문서로 생산한 경우에는 생산자가 수동으로 등록해야함

- 업무관리시스템을 통해 유통되어 접수한 기록물은 부서별 문서배부자가 접수한 때에 해당부서의 문서등록대장에 자동으로 등록되나, 우편 또는 담당자의 전자우편 등으로 접수한 경우에는 접수자가 비전자문서로 수동 등록해야함

※ 문서의 접수방법은 「행정효율과 협업촉진에 관한 규정」 제18조(문서의 접수ㆍ처리) 참조

■■ 업무관리시스템 비전자문서 등록 방법 (1/2) ■■

■■ 업무관리시스템 비전자문서 등록 방법 (2/2) ■■

ㅇ 규격의 차이가 심하거나 서로 다른 기록매체로 구성된 첨부물의 ‘분리등록’

- 기록물의 본문과 첨부물의 규격차이가 심하거나 상호 다른 기록매체로 구성되어 별도 관리가 필요한 경우 본문과 첨부물을 분리등록하여 동일한 관리번호에 따라 별도 관리하여야 함

<< 예 시 >>

- 본문은 전자, 붙임파일은 비전자기록물(종이기록, 도면류, 카드류, 시청각기록물 등)인 경우

- 기록물 한건에 두 가지 매체가 함께 존재하는 경우

→ 슬라이드필름 + 음성테이프, 종이도면 + 도면CD 등

- 기록물의 본문과 첨부물의 규격차이가 심한 경우

→ 본문(종이문서)에 첨부된 붙임파일이 대형도면인 경우 등

■■ 업무관리시스템 첨부문서 분리등록 방법 ■■

- 분리등록한 첨부물의 경우 ｢공공기록물 관리에 관한 법률 시행규칙｣【별표 1】에 따라 등록하고, ‘등록번호’에는 본문의 생산(접수)등록번호에 ‘ - 분리연번’을 추가하여 기재(‘분리연번’은 문서등록대장 해당 기록물 건의 ‘분리등록현황’에서 확인 가능)

<< 예 시 >>

- 해당 기록물 건의 등록번호 : 민원여권과-50

- 분리등록 첨부물의 등록번호 : 민원여권과-50-1

ㅇ 생산등록번호의 부여시기 : 결재 또는 보고가 끝난 후

- 조사ㆍ연구서ㆍ검토서의 반려 문서 또는 재작성 전 원본문서

: 반려된 직후 또는 재작성된 문서로 교체된 직후

- 사진ㆍ필름류의 시청각기록물

: 보존 기록물로 적합한 대상을 선정한 후

- 영화ㆍ비디오ㆍ오디오류의 시청각기록물

: 촬영ㆍ녹화 또는 녹음된 기록물을 편집하여 기록물이 완성된 후

- 편집장비를 보유하지 않은 경우

: 편집되지 않은 상태의 기록물로 등록 가능

ㅇ 접수등록번호의 부여시기 : 접수기록물은 접수와 동시에 부여

ㅇ 기록관의 등록

- 기록관이 직접 수집한 기록물의 경우

: 기록관리시스템에 의해 획득된 시점에 RMS에 직접 등록

□ 기록물 등록번호의 표시

ㅇ 생산등록번호의 표시방법

- 전자적으로 생산한 문서(문서관리카드 등)는 관리정보의 ‘문서번호란’에 생산등록번호가 자동적으로 표기되나, 비전자기록물을 수동으로 등록한 경우에는 업무관리시스템에서 부여된 등록번호를 시행규칙 별표 1의 방식대로 표기해야함

- 기안문 형태 등 관리정보의 문서번호를 표기할 수 있는 경우에는 ‘문서번호란’에 생산등록번호 표기

- 생산등록번호 또는 문서번호란이 없는 문서ㆍ카드류ㆍ도면류

: 당해 기록물의 좌측 상단 여백에 생산등록번호 표기

- 사진 또는 필름류의 기록물

: 사진 뒷면이나, 당해 사진ㆍ필름 등을 넣은 봉투 또는 당해 사진ㆍ필름 등을 부착한 종이의 좌측 상단의 여백에 표기

※ 동일한 내용의 사진과 필름 등은 동일한 생산등록번호를 표기

- 테이프ㆍ디스크ㆍ디스켓류

: 당해 기록물과 그 보존용기에 생산등록번호를 표기

- 기록물의 재질 또는 규격상 기록물 자체에 생산등록번호를 표기하기 곤란한 기록물

: 당해 기록물을 넣은 봉투 또는 보존용기에 생산등록번호를 표기

ㅇ 접수등록번호의 표시방법

- 시행문 서식 또는 접수인에 의하여 접수된 기록물 외의 접수기록물

: 우측 상단의 여백에 접수등록번호 표기

ㅇ 생산등록번호 또는 접수등록번호를 그 기록물에 표기 시 처리과기관코드는 반드시 처리과명으로 표기

[시행규칙 별표 1]

■■ 등록번호의 표시방법 ■■

1. 생산등록번호

가. 문서ㆍ카드류ㆍ도면류 등 보통규격 이상의 기록물					나. 사진ㆍ필름ㆍ테이프ㆍ디스켓 등 소형규격의 기록물
등록번호		↑ ｜ ｜ ｜ 2.5㎝ ｜ ｜ ｜ ↓		↑ ｜ 1.5㎝ ｜ ↓		등록	(등록번호)
등록일자							(등록일자)
처 리 과						←---------------- 3.5㎝ -----------------→
←------------------ 5㎝ -----------------→

2. 접수등록번호

가. 문서ㆍ카드류ㆍ도면류 등 보통규격 이상의 기록물					나. 사진ㆍ필름ㆍ테이프ㆍ디스켓 등 소형규격의 기록물
접수번호		↑ ｜ ｜ ｜ 2.5㎝ ｜ ｜ ｜ ↓		↑ ｜ 1.5㎝ ｜ ↓		접수	(접수번호)
접수일시							(접수일시)
처 리 과						←---------------- 3.5㎝ -----------------→
←------------------ 5㎝ -----------------→

□ 기록물의 편철 원칙

ㅇ 기록물은 업무관리시스템 등록 시 단위과제별로 편철하여야 함

ㅇ 편철은 기록물 유형과 상관없이 동일 사안의 단위과제인 경우에는 하나의 단위과제에 편철되어야 함

ㅇ 처리과의 장은 단위과제별 기록물철 작성기준을 마련하여 체계적으로 기록물을 편철관리

□ 기록물의 편철 방법

ㅇ 공공기관은 단위과제별로 1개 이상의 단위과제카드 생성 후 업무관리시스템을 통해 해당 기록물을 편철

ㅇ 전자기록물의 경우 생산 또는 접수 시 관련 단위과제를 선택하여 편철

ㅇ 비전자기록물의 경우 업무관리시스템을 통해 등록･편철하되, 업무관리시스템상에 편철된 단위과제별로 물리적인 기록물철을 만들어 전자기록물과 동일하게 편철

※ 비전자기록물은 기록물종류별(일반문서, 카드류, 대장류 등) 관리에 적합한 보존용 파일 및 용기에 넣어서 관리

□ 비전자기록물의 편철 및 정리(일반문서류)

진행문서파일	➡	보존용표지	➡	면표시

보존상자	➡	캐비닛 또는 서가

ㅇ 처리과에서 업무가 진행 중에 있거나 또는 업무에 활용중인 문서는 진행문서파일에 위에서부터 아래로 사안의 발생순서에 따라 끼워 넣어 관리

- 종이문서류 형태로 분리등록한 첨부물의 경우 ｢공공기록물 관리에 관한 법률 시행규칙｣【별표 1】에 따라 등록하고, 관련 문서관리카드 본문(업무관리시스템)을 출력하여 분리등록한 첨부물과 함께 보관[업무관리시스템에서 출력한 문서는 반드시 원본대조확인(원본대조필 날인)을 하여야 함]

- 전자기안문에 비전자 붙임물이 있는 경우, 전자기안문을 출력하여 비전자 붙임물 앞면에 부착하여 편철․관리

※ 기안문 제목과 붙임물의 제목이 다른 경우가 많아 기안문과 붙임물간의 연계․유지를 위한 편철 관리 필요

ㅇ 사안이 종결되면 ‘진행문서파일’의 기록물을 꺼내어 ｢공공기록물법시행규칙｣제8조 [별표2]의 기록물철표지 및 [별지 제1호서식]의 색인목록을 작성한 다음 문서를 순서대로 배열하여 편철한 후‘보존용표지’를 씌움

ㅇ 기록물철표지는 직접 작성 후 출력

- 기록물철 표지의 연도표시는 시작연도-끝년도(종료년도)로 하며, 기록물 이관시의 기준은 끝년도가 됨

※ 업무관리시스템 등록 기록물은 표지를 직접 작성하여 사용(국가기록원 홈페이지 → 기록관리란?→ 기록관리 표준 → 지침 및 매뉴얼 → ‘기록물철 표지 및 색인목록’ 서식 참조)

ㅇ 기록물철의 편철은 위로부터 기록물철 표지, 색인목록(시행규칙 별지 제1호 서식), 문서의 순서대로 편철

[시행규칙 별지 제1호서식]

■■ 색  인  목  록 ■■

1. 일반문서류

기록물철 제목

분류번호* :                                                   (생산연도 :         )

일련 번호	일 자	등록번호	제 목	보낸 기관	받은 기관	쪽표시	전자문서 여 부**	비 고

* 분류번호 : 단위과제명(주의 : 단위과제코드 아님) 등

** 전자문서 여부 : 전자기록물 + 비전자기록물 혼합(본문 전자, 붙임 종이기록물 등)인 경우 ‘전자’로 기입, 그 외의 경우 공란으로 둠

ㅇ 처리완결된 일반문서류는 ‘진행문서파일’에서 분리하여 ‘보존용 표지’를 추가로 씌워 편철용 클립 또는 집게로 고정시킨 후 보존상자에 생산연도별‧보존기간별로 구분하여 넣기

- 보존상자의 측면에는 보존상자표지를 부착

- 기록물철당 편철량은 100매 이내로 함을 원칙으로 하며, 편철하여야 할 기록물의 양이 과다한 경우에는 2권 이상으로 나누어 편철하되, 각 기록물철에는 동일한 제목과 분류번호를 부여하고 괄호 안에 권호수를 다르게 표기

<< 예 시 >>

기록물의 편철관리(2-1), 기록물의 편철관리(2-2)

- 업무관리시스템에 등록한 비전자문서의 철제목은 ‘단위과제카드명’으로 하되, 필요시 본제목(단위과제카드명)의 우측에 부제목 추가

<< 예 시 >>

기록물 이관 관리 : 기록물인수인계서(중앙행정기관) (2-1)

↳ 단위과제카드명   ↳ 부제목                     ↳권호

※ 본 제목과 부 제목간 구분은 ‘쌍점(:)’

ㅇ 문서의 면 표시는 문건별 면수를 ‘중앙 하단’에, 문서철별 면수를 ‘우측 하단’에 위에서 아래의 순으로 부여하되 양면을 사용한 경우에는 양면 모두 순서대로 면수 부여

- 동일한 문서철을 2권 이상으로 나누어 편철한 경우 제2권부터는 앞 권호의 마지막 면수에 이어서 일련번호 부여

- 접혀있는 기록물은 펼친 상태에서 우측하단에 면 표시

- 표지 및 색인목록을 제외한 본문부터 면 표시

□ 비전자기록물의 편철 및 정리(카드류)

[업무진행중]	➡	[비치종결 후 봉투편성]	➡	[보존상자 편성]

ㅇ 처리과에서 비치활용기간이 종료될 때까지 편철하지 않고 카드보관함에 넣어 관리하며, 비치활용이 끝나면 카드류 보존봉투에 넣어 편철한 후 이를 보존상자에 넣어 관리

ㅇ 보존봉투에 넣을 때는 각 봉투의 맨 위에는 색인목록을 놓고 그 목록순서에 따라 배열, 보존봉투당 카드 편철량은 30건(매) 이내

ㅇ 카드의 면 표시는 문서의 면 표시 방법과 같음

□ 비전자기록물의 편철 및 정리(도면류)

[도면봉투에 넣어 활용]	➡	[도면 보관함]

ㅇ 도면류는 기록물철단위로 도면류 보존봉투에 편 상태로 넣어 관리

ㅇ 편철하는 경우에는 맨 위에 색인목록을 놓고 그 목록순서에 따라 도면을 배열, 보존봉투당 도면의 편철량은 30매 이내

ㅇ 보존봉투는 도면보관함에 편 상태로 눕혀 관리

ㅇ 도면의 면 표시는 문서의 면 표시 방법과 같음

2.		기록물 정리 및 생산현황 통보

□ 법적 근거

ㅇ ｢공공기록물 관리에 관한 법률｣ 제18조(기록물의 등록ㆍ분류ㆍ편철 등), 제19조(기록물의 관리 등)

ㅇ 동법 시행령 제24조(기록물의 정리), 제33조(처리과의 기록물 생산현황 통보) 및 제42조(기록물 생산현황 통보)

ㅇ 동법 시행규칙 제14조(기록물의 정리), 제21조(기록물 생산현황의 작성 시기) 및 제27조(기록물 생산현황 통보)

ㅇ NAK/S 3:2015(v2.2) ｢처리과 기록관리 업무처리 절차｣ 제5절, 제7절

□ 기록물의 정리 개요

영구기록물관리기관	…	기록물관리지침 수립ㆍ시행
↓
기 록 관	…	기록물 정리계획, 생산현황 통보지침 수립ㆍ시행(관련교육 포함)
↓
처 리 과	…	【기록물 정리】: 2월 말까지 □문서관리카드, 메모보고, 지시사항 등 종결 수행 【생산현황 통보】: 5월 31일까지 □이관 처리	…	- 업무관리시스템
↓
기 록 관	…	【생산현황 확인 및 취합】 □인수일정 수립 □검수, 인수 및 인수 통보 □생산현황 누락 처리과 확인 【생산현황 통보】: 8월 31일까지 □처리과 생산현황 취합 후 국가기록원에 통보	…	- 기록관리시스템
↓
영구기록물관리기관	…	【생산현황 접수 및 취합】 □향후 이관 Data 활용 □기록물 이관 중장기계획 반영	…	- 영구기록관리시스템

※ 업무관리시스템은 처리과에서 기록관리시스템(기록관)으로 이관 받은 후, 해당 이관내역이 “전년도 생산현황 파일”로 통보되는 체계임

□ 기록물의 정리는 다음 사항을 포함하여 실시

시스템 구분	내 용
업무관리 시스템 (전자기록물)	ㅇ업무관리시스템 기록물정리 - 생산자(문서관리카드, 메모보고) : 본인 생산문서의 문서카드 관리정보 수정(열람범위 재조정ㆍ공개여부 재분류), 과제가 미분류된 메모보고에 대한 단위과제 지정 - 과제카드담당자(단위과제카드) : 내용 및 취지, 과제이력 보완, 열람범위 재조정 - 진행중인 문서 유무 확인 및 처리(발송 및 담당자 확인)
공 통 (전자기록물) (비전자기록물)	ㅇ업무관리시스템의 기록물(문서)등록대장에 등록되지 않은 기록물이 있는지 여부를 확인하여 추가 등록 - 대면결재, 민원신청서, 회계기록 등 종이로 생산된 기록물 누락여부 확인 후 누락사항 추가 등록 - 별도로 첨부하여 내부결재를 받았거나 별송으로 접수한 종이문서 형태의 붙임자료도 빠짐없이 분리등록
	ㅇ기록물 건별 공개/비공개 여부 및 접근권한 재분류
	ㅇ기록물등록대장의 등록사항과 실제 기록물이 일치하는지 여부를 확인한 후 미비사항 보완
	ㅇ특수규격기록물, 비밀기록물, 개별관리기록물, 저작권보호대상기록물 등 해당여부를 확인하여 기록물(문서)등록대장의 특수기록물란에 해당항목 표시
비전자기록물	ㅇ기록물(문서)등록대장상의 쪽수와 실제 기록물의 쪽수가 일치되는지 여부를 확인한 후 기록물철 단위의 면표시를 최종적으로 확정ㆍ표기
	ㅇ기록물철 안에 남아있는 철침 등 이물질을 제거
	ㅇ기록물철의 색인목록과 실제 편철상태가 일치하는지 여부 확인

□ 기록물 생산현황 통보절차

ㅇ 처리과 ➡ 기록관 : 5월 31일

ㅇ 기록관 ➡ 영구기록물관리기관 : 8월 31일

□ 기록물 생산현황 통보대상

ㅇ 생산현황 통보대상 : 2016년도에 생산ㆍ접수 완료한 기록물

- 전자ㆍ비전자문서[문서(대장포함), 도면, 카드] 생산ㆍ보유현황

- 조사ㆍ연구ㆍ검토보고서 생산현황[공공기록물법 시행령 제17조 관련]

- 회의록 생산현황[공공기록물법 시행령 제18조 관련]

- 시청각기록물 생산ㆍ보유현황[공공기록물법 시행령 제19조 관련]

- 비밀기록물 생산현황[공공기록물법 시행령 제71조 관련]

- 행정박물 보유목록[공공기록물법 제24조 관련]

- 간행물 생산현황[공공기록물법 제22조 관련]

3.		기록물 이관

(처리과 → 기록관)

□ 법적 근거

ㅇ 「공공기록물 관리에 관한 법률」 제19조(기록물의 관리 등)

ㅇ 동법 시행령 제32조(기록물의 이관)

ㅇ NAK/S 3:2015(v2.2) ｢처리과 기록관리 업무처리 절차｣ 제9절

□ 준비사항

ㅇ 처리과 보유기록물의 파악 및 인계준비

- 처리과는 보존기간 기산일로부터 2년 이내의 보유기록물 및 전년도 미이관 기록물 현황을 파악하여 인계 준비

※ 이관시기가 도래된 기록물을 처리과에서 계속 활용할 경우, 「공공기록물법 시행규칙」별지 제3호 서식에 따라 기록물 이관시기 연장신청서 활용

ㅇ 처리과별 이관대상 확정 및 이관일 지정

- 기록관은 처리과 비치기록물을 제외하고 이관대상기록물 목록을 확정하여 이관일과 함께 처리과에 통보

ㅇ 이관대상 기록물의 공개여부 재분류

- 처리과(업무관리시스템)에서 기록관(기록관리시스템)으로 기록물을 이관하는 때에는 이관대상 기록물건별 공개여부를 재분류하여 이관

※ 개인정보 등을 포함한 문서가 공개로 이관되는 경우가 없도록 주의

□ 비전자기록물(문서ㆍ카드ㆍ도면ㆍ시청각 등) 이관

ㅇ 본 지침 편철 및 관리요령에 따라 편철ㆍ정리 완료 후 보존상자에 넣어 이관 준비

ㅇ 처리과에서 기록관으로 이관시 비전자기록물철에 전자기록물 출력물(사본)이 섞여 있는 경우 이를 분리하여야 함

※ 부득이하게 (제1장 제1절 기록물의 등록 및 편철 중, 전자기안문 출력 이관 참조)함께 편철시에는 원본대조확인(원본대조필 날인)을 하고, 기록관은 기록물 인수시 원본대조필 표시여부 등 편철상태를 확인

□ 업무관리시스템 이관 (업무관리시스템 → 기록관리시스템)

ㅇ 처리과 내 단위과제카드(이관대상이 나타남)가 제대로 정리되었는지 확인

(업무관리시스템→과제관리→기록관연계→기록물정리함)

ㅇ 이관실시(업무관리시스템→과제관리→기록관연계→이관현황함)

ㅇ 기관기록관담당자 : 각 부서의 이관이 기록관리시스템으로 제대로 전송되고 있는지 부서별 상태 조회(기록관연계→이관현황함)

※ 업무관리시스템으로 생산된 전자기록물은 매1년 단위로 전년도 생산기록물을 기록관리시스템으로 이관(시행령 제32조)

4.		기록물 평가 및 폐기

□ 법적 근거

ㅇ「공공기록물 관리에 관한 법률」 제27조(기록물의 폐기)

ㅇ 동법 시행령 제29조(보존방법), 제43조(기록관 및 특수기록관 소관 기록물 평가 및 폐기)

ㅇ 동법 시행규칙 제35조(기록물 평가심의서)

ㅇ NAK/S 3:2015(v2.2) ｢처리과 기록관리 업무처리 절차｣ 제11절

ㅇ NAK/S 5-1:2014(v2.2) ｢기록물 평가ㆍ폐기 절차｣ 제1부 : 기록관용

□ 기록물 평가방법

ㅇ 기록물의 폐기결정은 기록관에서 법령의 처리절차에 따라 수행하여야 하며, 처리과에서는 일체의 기록물을 폐기할 수 없음

ㅇ 평가 대상 기록물에 대하여 처리과 의견조회, 기록물관리전문요원의 심사, 기록물평가심의회의 심의를 거쳐 보존기간 재책정, 폐기 또는 보류로 구분하여 처리

□ 기록물 평가절차

■■ 기록물 평가 ■■

처리과				기록관
② 의견조회에 대한 회신				① 생산부서 의견조회 ③ 기록물관리전문요원의 심사
	④ 기록물평가심의회 심의
	- 기록물평가심의서 심의ㆍ의결 - 평가 및 폐기여부 등 결정
	⑤ 평가심의 결과 처리
	- 보존기간 재책정, 보류 - 폐기

①  기록관에서 보존중인 기록물 중 보존기간 경과기록물 등 평가 대상 기록물을 선정하여 기록물평가심의서를 작성하고 처리과에 의견조회를 의뢰함

② 의견조회에 대한 회신

- 기록물을 생산한 처리과의 장은 보존기간이 만료된 심의대상 기록물에 대한 보존기간 재책정, 보류, 폐기 등에 대한 의견을 기록관에 제출하여야 함

③ 기록물관리전문요원의 심사

- 기록관의 기록물관리전문요원은 소관부서의 의견을 수렴한 후 해당 기록물에 대해 심사

- 기록물의 보존가치 등을 평가하여 보존기간 재책정, 보류 또는 폐기 등에 대한 의견을 작성하여 심의회 개최

④ 기록물평가심의회 심의 (다음 사항을 고려하여 종합적 판단)

- 처리과 의견조회 결과, 기록물관리전문요원의 심사 의견

- 평가 대상 기록물의 기록관리기준표, 기록물분류기준표 및 해당 기록물의 관계법령에서 정한 보존기간

- 평가대상 기록물의 행정적ㆍ역사적 가치 및 활용가치

⑤ 평가심의 결과 처리

- 각 평가절차를 거치면서 기록물철별 평가의견을 기록물평가심의서에 작성(보존기간 영구)하고, 기록관에 비치

- 재책정 보존기간의 반영을 위해 기록물 재정리

- 기록물평가심의회 결과 기록관리시스템 반영(재분류 및 폐기)

- 폐기 확정된 기록물의 처분 시에는 담당자의 입회하에 용해, 소각, 파쇄 등의 방법으로 안전하게 폐기

□ 기록물 폐기 방법

ㅇ 전자기록물의 폐기 : 해당 기록물에 포함되어 있는 모든 정보를  물리적으로 복구할 수 없도록 삭제 또는 파기

ㅇ 비전자 기록물의 폐기 : 소각, 파쇄, 용해 등의 방식으로 처리

ㅇ 기록관의 장은 폐기대상 기록물이 유출되지  않도록 조치

※ 기록물 폐기 시행을 기관 외부의 민간업체에 위탁한 경우 기록물의 폐기가 완전히 이루어질 때까지 관련 공무원이 입회하여 감독

Ⅱ		기록물의 유형별 관리

1.		조사·연구·검토서 관리

□ 법적 근거

ㅇ ｢공공기록물 관리에 관한 법률｣ 제17조 제1항(기록물의 생산의무)

ㅇ 동법 시행령 제17조(조사ㆍ연구ㆍ검토서의 작성)

□ 작성 대상

ㅇ 공공기관은 다음과 같이 법령 제･개정, 주요 정책의 결정, 대규모 사업 등을 시행하는 경우 사전에 조사･연구･검토서를 작성하여야 함

- 법령의 제정 또는 개정 관련 사항

- 조례의 제정 또는 개정이나 이에 상당하는 주요 정책의 결정 또는 변경

- ｢행정절차법｣에 의하여 행정예고를 하여야 하는 사항

- 국제기구 또는 외국정부와 체결하는 주요 조약ㆍ협약ㆍ협정ㆍ의정서 등

- ｢국가재정법｣ 제38조제1항 및 동법 시행령 제14조에 해당하는 대규모 사업ㆍ공사

- 그 밖에 기록물관리기관의 장이 조사ㆍ연구서 또는 검토서의 작성이 필요하다고 인정하는 사항

□ 구성 요소

구성요소	구성요소 설명
조사ㆍ연구ㆍ검토배경	조사ㆍ연구ㆍ검토가 필요한 배경이 명확히 드러나도록 서술
소속ㆍ직급ㆍ성명	최초 제안자 및 해당 과제를 수행하는 관련자의 소속, 직급, 성명 등을 표시
기관장ㆍ관계기관의 지시ㆍ지침 또는 의견	조사ㆍ연구ㆍ검토서의 작성과 관련하여 지시사항, 지침, 의견이 있는 경우 이를 반영
관련 현황과 검토내용	조사 사항과 관련한 현황, 통계 등이 있는 경우 이를 포함
각종 대안과 조치의견	조사ㆍ연구ㆍ검토서의 작성으로 도출된 대안 및 조치에 필요한 의견
예상효과 또는 결과 분석	조사ㆍ연구ㆍ검토서의 업무 반영 이후 예상되는 효과 및 결과 반영

□ 등록 및 관리방법

ㅇ 업무추진과정에서 조사ㆍ연구ㆍ검토서의 생산 및 등록 여부를 확인하고 미등록된 기록물은 추가 정리ㆍ등록

ㅇ 조사ㆍ연구ㆍ검토서의 보존기간은 해당 업무의 단위과제와 동일하게 책정

ㅇ 업무관리시스템과 같이 업무의 입안부터 중간과정을 포함하여 결과를 모두 관리할 수 있도록 한 경우에는 조사ㆍ연구ㆍ검토서를 작성하지 않고 업무관리시스템을 통해서 그 내용을 확인할 수 있으므로 별도의 조사ㆍ연구ㆍ검토서를 작성하지 않아도 됨

ㅇ 간행물 형태로 생산되는 조사ㆍ연구ㆍ검토서의 경우 간행물발간등록번호를 부여받아 관리될 수 있도록 조치

2.		회의록 관리

□ 법적 근거

ㅇ「공공기록물 관리에 관한 법률」 제17조 제2항(기록물의 생산의무)

ㅇ 동법 시행령 제18조(회의록 작성ㆍ관리)

□ 회의록 작성대상

ㅇ 공공기관은 다음과 같은 회의를 개최하는 경우 회의록을 생산･관리 하여야 함

- 대통령이 참석하는 회의

- 국무총리가 참석하는 회의

- 주요 정책의 심의 또는 의견조정을 목적으로 차관급 이상의 주요 직위자를 구성원으로 하여 운영하는 회의

- 정당과의 업무협의를 목적으로 차관급 이상의 주요 직위자가 참석하는 회의

- 개별법 또는 특별법에 따라 구성된 위원회 또는 심의회 등이 운영하는 회의

※ 지자체의 경우 조례에 따라 구성된 위원회 또는 심의회 등이 운영하는 회의도 포함

- 지방자치단체장, 교육감 및 ｢지방교육자치에 관한 법률｣ 제34조에 따른 교육장이 참석하는 회의

- 제17조제1항 각 호의 어느 하나에 해당하는 사항에 관한 심의 또는 의견조정을 목적으로 관계기관의 국장급 이상 공무원 3인 이상이 참석하는 회의

- 그 밖에 회의록의 작성이 필요하다고 인정되는 주요 회의

	< 회의록 관리 시 유의사항 >
• 2016년 국회 결산 시 국회 시정요구사항 - 정부는 각종 회의가 개최된 경우 공공기록물 관리에 관한 법률과 동법 시행령에 따라 회의록이나 기록물을 기록･관리･유지할 것 • 회의록의 생산 및 등록은 국회･언론 및 시민단체 등의 관심이 높은 사안으로 각급기관 에서는 회의록의 생산 및 관리 철저 요망 - 생산의무 부과된 회의에 대한 회의록 생산을 하지 않아 국회 등의 지적이 발생하지 않도록 주의 요망

□ 회의록 구성요소 및 작성주체

ㅇ 구성 요소

구성요소	구성요소 설명
회의명	회의의 정식 명칭 기재
회의 개최 부서(기관)	회의 주관부서(기관)
일시 및 장소	회의가 개최된 일시와 장소를 기재
참석자ㆍ배석자 명단	참석자ㆍ배석자의 성명과 직위 기재
회의 진행순서	회의 개최부터 폐회까지 전체적인 진행상황 기재
상정 안건	회의에 상정된 안건명을 순서대로 기재
발언요지	참석자들의 상정안건에 대한 발언 내용을 발언 순서대로 정리하여 기재
결정사항 및 표결내용	회의에서 결정된 사항, 표결이 있는 경우에는 표결의 결과도 기재

ㅇ 작성 주체

- 당해 회의를 소집 또는 주관하는 공공기관에서 작성하여야 하며, 주관기관이 불분명하거나 공공기관이 아닌 경우에는 회의참석자 중 회의안건과 관련하여 업무 연관성이 가장 높은 공공기관을 정하고 해당 공공기관이 작성

□ 등록 및 관리방법

ㅇ 각급 공공기관의 회의 담당부서는 업무추진과정에서 회의록 생산 및 등록 여부를 확인하고 미등록된 기록물은 추가 정리ㆍ등록

- 회의록은 생산과 동시에 업무관리시스템에 등록하여야 함

ㅇ 회의록을 생산하여 등록(회의록 단독 등록, 붙임자료로 문서 또는 시청각기록물 첨부)할 경우 회의록임이 명확히 드러날 수 있도록 문서제목에 명기

※ 예시 : ○○○정책위원회 제○차 회의결과 보고 및 회의록

○○차 월례회의 회의 결과(회의록)

ㅇ 회의록의 보존기간은 해당 업무의 단위과제와 동일하게 책정

- 다만, 보존가치가 높다고 판단되는 회의록의 경우 해당 단위과제의 보존기간을 영구 또는 준영구로 책정

ㅇ 회의록이 간행물 형태로 생산되는 경우 간행물발간등록번호를 부여받아 관리될 수 있도록 조치

□ 회의록 관리 지도ㆍ점검

ㅇ 기록관의 장은 해당 기관(소속기관 포함) 기록물관리 지도ㆍ감독 시 부서별 회의록 생산의무부과 이행 및 등록관리 여부를 포함하여 실시

ㅇ 국가기록원에서는 중앙부처 등에 대해 분기별로 회의록 속기록 작성의 적절성에 대해 실태점검하고 미흡기관에 대하여 시정요구 등 조치 예정

※ 공공기록물 관리에 관한 법률 시행령 제64조

□ 속기록 또는 녹음기록 작성

ㅇ 회의록 작성 대상 중 영구기록물관리기관의 장이 지정하는 회의는 회의록과 함께 속기록 또는 녹음기록 중 어느 하나를 생산하여야 함

※ 녹음기록 방식으로 생산할 경우 녹음파일에 대한 녹취록을 작성하여 등록･관리하여야 함

ㅇ 회의록의 경우 발언요지로 작성 가능하나, 속기방식의 경우 참석위원 발언 전체 내용을 작성하여야 함

※ 국가기록원에서는 정기 또는 수시로 속기록 의무부과 회의에 대한 속기록 작성여부 점검 추진 예정

ㅇ 영구기록물관리기관장의 속기록 또는 녹음기록 의무부과에 따라 속기록 또는 녹음기록을 작성한 경우 보존기간의 기산일로부터 10년을 초과하지 않는 범위 내에서 비공개 가능

- 대통령이 참석하는 회의의 경우 보존기간의 기산일로부터 15년을 초과하지 않는 범위 내에서 비공개 가능

	< 지방기록물관리기관의 속기록 지정 >
• 광역자치단체에서 지방기록물관리기관 설치 시 관할 공공기관에서 운영하고 있는 회의를 대상으로 속기록 작성대상 회의 지정ㆍ관리

3.		간행물 관리

□ 법적 근거

ㅇ「공공기록물 관리에 관한 법률」 제22조(간행물의 관리)

ㅇ 동법 시행령 제55조(간행물의 관리)

ㅇ「정부간행물 발간등록 및 송부 지침」(2015, 국가기록원)

□ 간행물의 정의

ㅇ 정부간행물(이하 간행물)은 공공기관이 그 기관의 목적이나 업무수행의 내용을 기관 내부나 일반인에게 전달하기 위해 발간하는 자료

ㅇ 책자, CD, 전자파일 등의 형태로 생산되며 문서와 달리 여러 부가 간행됨

ㅇ 발간 시 발간관련 결재문서와 원고는 일반 문서로 등록하고, 그 외 인쇄 등 다양한 형태로 여러 부를 생산할 경우 간행물로 취급함

<< 간행물 유형 예시 >>

연감백서류, 통계류, 업무편람, 법규집, 사업보고서, 연구조사보고서(용역보고서 포함), 교육자료,

기관지, 회의자료, 목록류, 사료연혁집, 연설강연지, 전시도감화보집 등

□ 간행물의 중요성

ㅇ 간행물은 그 기관의 업무수행 및 그 결과를 체계적으로 정리한 것으로, 정부가 예산을 투입하여 생산‧배포하는 공식 자료임

ㅇ 간행물을 통해 국민은 국정의 현실을 올바르게 파악할 수 있으며, 정부는 정책수행과정 및 결과를 공개적으로 국민에게 알릴 수 있음

ㅇ 또한 각종 통계자료의 경우 조사‧연구의 기초 자료로 활용되며, 장래 국가정책 입안 및 주요 행정자료로 이용됨

ㅇ 간행물은 학술적‧사료적‧행정적으로 가치 있는 자료가 많아 체계적으로 수집‧정리하여 대국민 열람서비스 체계를 갖출 경우 유용한 활용이 예상됨

□ 간행물 발간등록번호 신청 및 확인

ㅇ 신청절차

발간등록번호 신청	…	□국가기록원 홈페이지(www.archives.go.kr)를 통해 신청 □홈페이지 초기화면 중앙 하단 바로가기 메뉴에서 “정부간행물 발간 등록/송부-발간등록번호 신청보기” 클릭 → 신청 양식 작성 후 등록
↓
발간등록번호 확인	…	□“정부간행물 발간등록/송부” 게시판에 부여된 발간등록번호 확인 □기관별 발간등록현황은 간행물제목, 발행기관명 등으로 검색 가능 □발간등록번호가 부여되지 않은 신청 건은 발간등록번호란이 공란으로 나타남

ㅇ 발간등록번호 신청은 인쇄가 확정된 최종본을 대상으로 제목, 발행기관, 주관부서 등을 작성(번호가 부여되면 수정 불가)

ㅇ 간행물 발간 담당자는 영구기록물관리기관으로부터 부여받은 발간등록번호를 해당 간행물 앞표지에 표기하여 인쇄

□ 간행물 송부

ㅇ 공공기관은 발간된 간행물을 인쇄 후 지체 없이 관할 기록관, 소관 영구기록물관리기관 및 중앙기록물관리기관으로 각각 3부씩 송부하여야 함

■■ 간행물 송부 방법 ■■

유 형 별	책자·전자파일 송부 방법	비 고
전자적 형태로 생산되지 않은 간행물	▪책자는 중앙기록물관리기관 등으로 3부씩 송부 ▪전자파일(PDF(A)-1)은 국가기록원 홈페이지 (www.archives.go.kr)에 등록	(전자파일 등록 메뉴) 기록관리업무–정부간행물 발간등록/송부–발간등록 신청내역/전자파일 등록
전자적 형태(e-Book)로만 생산되는 간행물	▪제작 전 발간등록번호를 부여받고, CD 또는 DVD에 수록하여 송부 ▪전자파일(PDF(A)-1)은 국가기록원 홈페이지 (www.archives.go.kr)에 등록

- 다만, 파일용량 초과 등으로 국가기록원 홈페이지에 전자파일 등록이 불가할 경우 매체(CD, DVD)에 담아 책자와 함께 우편송부 가능

가급적 간행물 발간 계약 체결 시 과업지시서에 편집 최종본에 대한 PDF(A)-1파일을

국가기록원 홈페이지를 통해 제출하도록 명시 요망

ㅇ 발간등록 생략대상 유형에 해당하는 간행물은 송부를 생략함

- 발간등록 생략대상 간행물은 국가기록원에 송부되더라도 영구 보존 및 보존매체수록, 열람 등으로 활용되지 않을 수 있음

- 다만 각 기록관은 사료적 가치 등을 고려하여 자체적으로 별도 등록·관리할 수 있음

ㅇ 송부방법

- 간행물 발간 내역을 공문으로 송부 시 아래 서식을 활용하여 서울기록관으로 송부

■■ 간행물 송부 서식 ■■

연번	발행기관	주관부서	간행물명	발간등록번호	송부 부수
					책자	전자매체
1
2

ㅇ 송부처

구분	담당권역	전화번호	송부주소
서울기록관	서울, 인천, 경기, 강원, 세종중앙부처 소재	031)50-2375	13449 경기도 성남시 수정구 대왕판교로 851번길 30번(시흥동 231) 국가기록원 서울기록관 수집공개과

ㅇ 저작권법 제24조의2(공공저작물의 자유이용)에 따라 국가․지자체에서 생산된 간행물에 공공누리 마크를 표기하여 허락 없이 이용 가능한 저작물임을 표시

□ 간행물 발간등록 생략대상 유형목록

ㅇ 발간 형태별

유형	구 분	형 태	사 례
① 소책자	수첩류	메모형 수첩, 포켓식	고혈압건강수첩, 당뇨건강수첩 등
	팜플렛, 리플렛	50쪽 미만 자료	행사안내, 소식지, 길라잡이 등
	지침서, 핸드북	특정업무에 대하여 핸드북 형태로 제작한 지침서	○○업무담당자 실무지침서, 전화친절대응 간단 매뉴얼 등
	속보류	빠른 전달을 위한 인쇄자료	주요경제통계속보 등
② 만화	만화자료	국가정책이나 국민의 일상관련 문제를 알기 쉽게 만화로 작성	야호! 코리아!, 만화로 읽는 시정 등
③ 신문	기관신문	기관의 동향, 소식 등을 신문형식으로 발행	- ○○시보, ○구소식, ○○시정, ○○교육리뷰, ○○교육소식 등 - 청사초롱, 신문협회보, 경우신문, 한국○○협회보 등
④ 추록	추록분	규정이나 지침의 추록분만 발행	심사지침서 가제분

ㅇ 수록 내용별

유형	구 분	내 용	사 례
① 홍 보 자 료	일반국민 홍보용	국민의 일상과 관련해서 알기 쉽게 홍보하기 위한 자료	- 사이버정보마당 : 각종사이트, 교육정책소개 - 청소년수련시설안내서 : 만화, 삽화가 대부분 - 알기 쉬운 열린교육 - 통계바다 - 건설정보화사업 홍보자료 - 대전의 명품요리 : 요리책자 - 수자원공사 화보형 홍보물 - 남도로 떠나는 가을여행
	정책홍보용	국가정책에 대한 계획적 홍보자료	- 요즘 경제현안... - 세금정책... - 55년의 만남... : 엽서, 접히는 자료 포함 - Pictorial Korea : 영문 홍보잡지

유형	구 분	내 용	사 례
① 홍 보 자 료	소식지 안내지	지역 및 기관의 동향, 행사소식 등을 안내하기 위해 작성	- 방사선보건, 저작권소식 등 - 중랑의회보, 민족문화추진회보 등 - 행복을 꿈꾸는 ○○동 굿뉴스 - ○○구립도서관 이용안내
	홍보 브로셔	투자자들에게 홍보하기 위한 내용	- 진주시투자환경 등 홍보인쇄물
	지도	생활안내지도	- ○○시 새주소 생활안내지도 - ○○구 생활안내지도
② 교 육 자 료	장학자료	장학지도, 장학교재	교육과정에 의한 장학자료
	학습교재	색칠, 붙이기, 한자연습, 학습자료 등 학습내용을 연습 또는 일기식으로 기록하는 자료	- 신문교육활용자료 - 국어과 학습부진아 지도자료 - 유아과학 활동자료 등
	교육원 발간 교재	교육원 발간교재 및 활동자료	외국어교육교재, 직무연수 교재 등
	사용자매뉴얼	시스템 사용 매뉴얼	- NEIS 사용매뉴얼 - 기타 특정 프로그램 매뉴얼
	영농교재	농어민을 상대로 농수산물을 수확하기 위한 교육교재	- 농업기술센터 교육교재 등 - 영농순회교재, 영농교육교재
	교과서	초․중․고등학교 각 과목별 교과서	초․중․고등학교 각 과목별 교과서는 매우 광범위하고 내용상 발간등록의 가치가 적음
③ 공 보 자 료	관보, 구보, 군보, 시보	정부 및 각 지자체에서 발간	- 관보 : 기록물로 이관․관리됨 - 서울시보, 대구광역시 달성군 공보
	보도자료	대부분 인터넷에도 게재하며 간단히 프린트하여 발행	서울시 소비자물가, 생산물가 동향(월간)
④ 행 사 결과물	문집, 수기집, 글모음집	독서회, 수기공모전 및 학습결과물로 참가자의 글을 모아 발간	- 느티나무독서회 정기 작품집 - 사랑의 편지 공모전 모음집
	귀국보고서	국외출장 및 연수 결과보고서	해외연수귀국보고서
	사례집	민원 등의 결과물로 만들어진 각종 사례집	- 청소년 유해음반 심의 사례집 - 해피콜 민원처리 우수 사례집 - 대학생 청렴홍보단 활동 우수 사례집 - 생활공감정책 주부모니터단 활동사례집
⑤ 일 반 문서류	인쇄물	인쇄물을 단순히 철한 것	- 주요구정추진계획(월간) - 확대간부회의 서류 - ○○○준비상황보고서 - 중구회의(임시회) 심의(안)

□ 자주 묻는 질문 (간행물 관리)

1. 간행물 발간등록번호를 부여받은 후 어디에 표시하는 것입니까?

☞ 책 표지 좌측 상단에 지침에 따라 부여하면 됩니다.

2. 기관에서 발간한 간행물은 모두 다 등록해야 합니까?

☞ 기관에서 간행물 형태로 발간하는 자료는 모두 등록하게 되어 있지만 신문류, 소책자, 팸플릿 등을 비롯한 단순 홍보물은 발간등록번호를 부여하지 않고 있습니다. 간행물발간등록 생략대상 유형목록은 발간등록번호를 부여하지 않는 간행물이니 신청하실 때 참고하시기 바랍니다.

3. 기존에 발간등록번호를 부여받았는데 또 신청해야 합니까?

☞ 발간등록번호 뒷자리가 01인 간행물을 제외한 모든 간행물은 연속간행물이므로 한번 발간등록번호를 부여받으면 간행물의 제목이나 발간주기, 기관명이 바뀌지 않는 한 계속 같은 번호를 사용하시면 됩니다. 다만 발간등록번호를 다시 부여받지 않더라도 간행물을 새로 발간하면 국가기록원으로 3부씩 송부해 주셔야 합니다.

4. 신청양식의 저작물 이용 동의는 무엇을 뜻합니까?

☞ 저작물 이용 동의는 발간등록신청하시는 간행물의 인터넷 원문서비스를 제공하는데 대한 동의를 뜻합니다. 정부의 정책과 수행결과가 집약되어 있는 정부간행물을 디지털화하여 인터넷으로 제공하는 원문제공 서비스는 국민 모두가 시공간 상의 제약 없이 필요한 자료에 접근할 수 있게 합니다. 이와 같은 서비스를 제공하기 위해서는 저작권법에 의거하여 각급 저작기관(자)으로부터 저작물의 이용허락을 받아야 하므로, 귀 기관의 저작물을 국가기록원에서 복제하여 인터넷으로 전송할 수 있도록 협력하여 주실 것을 부탁드립니다.

5. 발간한 간행물에 개인정보(또는 민감한 사안)가 들어 있어서 열람공개하면 곤란합니다. 이러한 간행물도 발간등록을 해야 합니까?

☞ 열람공개가 불가능한 간행물이라면 신청양식 작성시 저작물 이용동의와 저작물 공개 여부를 동의안함으로 하시고 사유와 비공개기간을 적어주시면 저희가 참고하여 처리하도록 하겠습니다. 단, 비밀로 생산된 간행물의 경우 이를 간행물이 아닌 비밀기록물로 취급하여 그에 준하는 절차에 따라 관리하고 발간등록을 생략합니다.

6. 발간등록번호를 신청했는데 언제쯤 확인할 수 있습니까?

☞ 간행물 발간등록신청을 오전에 하셨다면 그날 오후에, 오후에 신청하시면 늦어도 다음날 오전 내로 확인하실 수 있습니다. 그러나 부득이한 경우 부여 및 확인이 지연될 수 있사오니, 인쇄 의뢰 3~4일 전에 부여받으시길 바랍니다.

7. 여러 권으로 나눠서 발간되는 간행물의 경우 별도의 발간번호를 신청해야 합니까?

☞ 같은 제목의 간행물로서 다권본 또는 합집으로 발간되는 것이라도 단행본으로 간주하여 별도의 번호를 부여받으셔야 합니다. 발간등록번호 신청 시 제목을 공통된 제목과 소제목 또는 부제목을 추가로 표기하여 신청하시면 됩니다.

8. 해마다 간행되는 간행물입니다. 2권으로 발간이 되는데 각기 다른 번호를 신청해야 합니까?

☞ 각기 다른 간행물이라면 따로 번호를 부여받는 게 맞습니다. 그러나 같은 간행물인데 분량이 많아서 또는 세부 주제별로 구분하기 위해 2권 이상으로 분리한 것이라면 공통된 대제목으로 한 번호를 신청해야 합니다. 즉, 연간으로 발행되는 간행물이 해마다 상황에 따라 1권으로 발행할 수도 있고 2권이나 3권으로 발행될 수도 있는 간행물이라면 처음 발간등록 할 때 공통된 제목으로 한 번호를 부여받고 해마다 그 번호로 간행물을 발간하시는 것이 맞습니다.

9. 연구용역보고서를 지방자치단체 소속기관에서 발간했는데 용역을 의뢰한 기관은 중앙행정기관입니다. 발간등록번호를 신청할 때 발행기관은 연구용역보고서를 발행한 기관으로 합니까? 아니면 용역을 발주한 기관을 발행기관으로 해야 합니까?

☞ 연구용역보고서는 용역을 발주한 기관이 발행기관이 됩니다. 발행기관에 용역을 발주한 기관명을 써 주십시오. 발간등록번호의 기관코드는 발행기관으로 부여되므로 용역을 발주한 기관코드가 부여됩니다.

10. 올해부터 간행물을 인쇄본으로는 제작하지 않고, 전자간행물로 제작하기로 하였습니다. 이 경우에도 간행물을 보내야 합니까?

☞ 전자간행물도 발간등록번호를 부여받은 후 납본을 하셔야 합니다. 다만 수록매체 없이 전자파일의 경우로만 제작된 경우에는 CD, DVD 등 이동식 매체에 수록하여 납본하여 주시기 바랍니다.

11. 기관에서 원고를 작성 후, 출판사에 위탁 출판하는 형식으로 발행되는 간행물입니다. 판매용으로 제작되는데, 이런 경우에도 간행물을 보내야 합니까?

☞ 판매용으로 제작되는 간행물이라 하더라도 기관이 주체가 되어 간행물을 발간하는 경우에는 마찬가지로 발간등록번호를 부여받은 후 납본을 하셔야 합니다.

4.		시청각기록물 관리

□ 법적 근거

ㅇ「공공기록물 관리에 관한 법률」 제17조(기록물의 생산의무) 제 3항및  제23조(시청각기록물의 관리)

ㅇ 동법 시행령 제19조(시청각기록물의 생산) 및 제56조(시청각기록물의 이관시기)

ㅇ 동법 시행규칙 제4조(기록물의 등록) 제3항, 제4항

□ 시청각기록물 생산의무 대상

유형	시청각기록물 생산 대상	동영상기록물 생산 대상
생산 방법	시행 전·시행 과정 및 시행 후의 주요상황을 체계적으로 파악할 수 있도록 생산	촬영 개요 및 시간별 촬영 세부사항 등을 포함한 설명문 별도 작성
1	대통령·국무총리 및 중앙행정기관의 장, 지방자치단체장 및 교육감, 교육장 등 주요 직위자의 업무 관련 활동과 인물사진	대통령 취임식
2	외국의 원수·수상, 그 밖에 주요 외국인사의 주요 동정 중 대한민국과 관련되는 사항
3	국가 및 지방자치단체의 주요 행사	｢국가장법｣에 따른 장의행사(葬儀行事)와 국가적 차원에서 추진이 필요하다고 인정되어 특별법으로 정한 국제행사 또는 체육행사
4	국제기구 또는 외국과의 조약·협약·협정·의정서·교류 등의 추진과 관련된 주요 활동	다수의 외국 국가원수 또는 행정수반이 참석하는 국제회의
5	｢국가재정법｣ 제38조제1항 및 동법 시행령 제14조에 해당되는 대규모 사업·공사	공공기관의 장과 중앙기록물관리기관의 장이 협의하여 정한 대규모 사업·공사
6	대규모의 토목·건축공사 등의 실시로 본래의 모습을 찾기 어렵게 되는 사항
7	철거 또는 개축 등으로 사라지게 되는 건축물이나 각종 형태의 구조물이 사료적 가치가 높아 시청각기록물로 그 모습을 보존할 필요가 있는 사항
8	다수 국민의 관심사항이 되는 주요사건 또는 사고로서 공공기관의 장이 시청각기록물의 작성·보존이 필요하다고 인정하는 사항
9	증명적 가치가 매우 높아 그 현장 또는 형상을 시청각기록물로 보존할 필요가 있는 사항
10	국내 최초의 출현물로서 사료적 가치가 높은 사항
11	그 밖에 시청각기록물의 생산이 필요하다고 인정되는 사항	그 밖에 동영상기록물의 생산이 필요하다고 인정되는 사항

□ 등록 및 편철방법

ㅇ 등록대상 선정

- 사진･필름류 : 촬영된 사진 및 필름 중 보존대상으로 적합한 작품 등을 선정하고, 선정된 사진을 업무관리시스템에 등록

- 녹음･동영상류 : 촬영･녹화 또는 녹음된 기록물의 편집이 완료된 시점에 편집 완성본을 업무관리시스템에 등록. 단, 편집장비가 없는 경우 편집되지 않은 원본 상태 그대로 등록가능

※ 단, 접수한 시청각기록물의 경우는, 유형에 상관없이 접수와 동시에 등록

- 시청각기록물의 경우 일반문서와 달리 등록이 지연될 경우 시청각기록물의 생산맥락(메타데이터 등)을 잃을 수 있으므로 반드시 생산과 동시에 등록이 되어야 함

ㅇ 시청각기록물 등록방법

① 전자문서 → 문서등록대장의 메뉴 중 “비전자문서”선택

②‘생산 비전자문서 등록’ 혹은 ‘접수 비전자문서 등록’ 선택

③ 등록화면에 세부입력 사항 등록

■■ 시청각기록물 등록사항 ■■

･ 문서정보 : 제목, 과제카드명, 관련정보, 문서요지, 붙임

･ 보고경로 : 기안자, 결재자, 기안일자, 결재일자

･ 시행정보 : 생산등록번호, 등록일자, 공개여부

･ 관리정보 : 열람범위, 열람제한, 등록구분(기록물형태, 내용요약)

※ 등록구분에서 반드시 ｢사진･필름류｣, ｢녹음･동영상류｣를 선택해야만 세부 원본매체를 선택하는 ‘기록물형태’와 ’내용요약‘란이 생성됨

- 등록시 내용 요약 및 시행일자 관련

･ 내용요약 : 시청각기록물은 관리 및 활용을 위하여 필요한 내용요약 정보를 추가하여야 함.

(녹음 또는 촬영 일자 등의 생산일자, 주요 내용, 등장하는 주요 인물 성명 및 직위, 위치 정보 등)

･ 시행일자 : 시청각기록물의 등록일자는 보존대상을 선별하여 업무관리시스템에 등록하는 시점으로 생산일자와 동일하지 않으므로 생산일자는 내용요약정보에 반드시 기입해야 함

ㅇ 시청각기록물 등록번호 표기

- 사진･필름류 : 사진의 뒷면이나 포장재료의 좌측상단 여백

- 오디오, 비디오, 영화필름 : 보호케이스나 보존용기‧봉투 등에 표기

- 디지털매체

- 테이프, 디스크, 디스켓의 경우 보호케이스나 보존용기에 표기

- 전자파일로 보관하는 경우 폴더명에 등록번호 등을 기입

■■ 시청각기록물의 등록번호 표기방법 ■■

<생산등록번호>                      <접수등록번호>

↑ ｜ 1.5㎝ ｜ ↓	등록	(등록번호)
		(등록일자)
	←------------ 3.5 ㎝ -------------→

↑ ｜ 1.5㎝ ｜ ↓	접수	(접수번호)
		(접수일시)
	←----------- 3.5 ㎝ -------------→

ㅇ 시청각기록물 편철 기준

- 공통

･ 하나의 행사･사안을 기준으로 시간발생순으로 편집하여 하나의 시청각 기록물철을 생성

- 사진･필름류

･ 하나의 철로 생성된 사진․필름류는 보존봉투나 보존용 사진첩 등에 보관하며, 좌측 상단에 제목․생산년도․종류․수량 등과 함께 기록물철 분류번호를 표기

･ 여러 사안의 필름이 연결되어 있는 경우라도 각각의 사안을  기록물철로 구분

- 오디오, 비디오 등 분리될 수 없는 매체

･ 사안별로 편집 완료된 기록물을 보존용 매체 및 보호케이스에 넣어 관리

･ 테이프, 영화필름 등 분리될 수 없는 매체의 경우 하나의 기록물철로 생성

･ 한편이 시간 관계 상 여러 개로 나누어졌을 경우 각각을 기록물철로 생성

<예시> 홍보영상2-1, 홍보영상2-2

□ 시청각기록물의 이관

ㅇ 처리과 ➡ 기록관 : 생산 다음해 중 기록관리시스템으로 이관

- 시청각은 일반기록물보다 보존환경에 민감하여 1년 단위로 이관 권장

- 업무관리시스템에서 전자파일 형태로 등록․관리하는 시청각기록물은 전자기록물의 이관과 동일한 절차 및 방식으로 이관. 이 경우 메타데이터 누락여부, 전자파일의 오류 여부 등을 확인해야 함

- 업무관리시스템으로 목록만을 동록․관리하고 별도의 매체에 수록하여 관리하는 시청각기록물은 목록과 해당 기록물이 담겨있는 보존상자를 이관함

■■ 시청각기록물 보존 환경 기준 ■■

구분	온도	습도	비 고
흑백필름	13～17℃	35～45%
칼라필름	-2～2℃	25～35%
자기매체	13～17℃	35～45%	비디오테이프, 릴테이프 등
광 매 체	13～17℃	35～45%	CD, DVD 등

□ 시청각기록물의 관리 시 주의사항

ㅇ 시청각기록물은 이미지, 영상, 소리 등을 기록화한 것으로 사진, 필름, 오디오, 비디오, 영화필름, 멀티미디어 콘텐츠 등이 포함

ㅇ‘일반기록물을 촬영한 마이크로필름’ 및 ‘문서 이미지가 수록된 광디스크’ 등은 시청각기록물이 아닌 보존매체로 분류되므로 관리 시 주의

ㅇ e-Book으로 제작된 DVD(또는 CD)는 간행물로 분류되므로, 발간등록번호 부여 후 국가기록원으로 3부 납본

- 동영상으로 제작된 시청각기록물(DVD 또는 CD)은 업무관리시스템에 등록

ㅇ 방송 녹화자료 및 라디오방송 녹음자료는 해당 기관에서 참고자료로 관리

- 국가기록원 이관대상이 아님

5.		행정박물 관리

□ 법적 근거

ㅇ「공공기록물 관리에 관한 법률」 제24조(행정박물의 관리)

ㅇ 동법 시행령 제57조(행정박물의 관리) 및 동법 시행령 제29조(선물의 관리ㆍ유지)

ㅇ 동법 시행령 [별표4](행정박물 관리대상) 및 [별표5](행정박물 유형별 이관시기)

ㅇ「공직자윤리법」 제15조(외국 정부 등으로부터 받은 선물의 신고)

ㅇ「행정 효율과 협업 촉진에 관한 규정」 제37조(재등록 및 폐기)

□ 행정박물의 정의

ㅇ 공공기관에서 업무수행과 관련하여 생산ㆍ활용한 형상기록물로서 행정적ㆍ역사적ㆍ문화적ㆍ예술적 가치를 지니는 기록물

ㅇ 공공기관이 생산하는 모든 형상기록물이 대상이 되는 것은 아니며 기록물관리기관에서 관리대상으로 지정한 경우에만 해당

□ 행정박물 관리대상

유형	범 위
관인류	국새 및 기관장의 직인, 청인 등으로 활용 종료된 것
견본류	화폐, 우표, 훈ㆍ포장 등의 견본류 및 도안류
상징류	공공기관 및 공공업무와 관련하여 상징성을 지니는 현판, 기, 휘호, 모형, 의복, 공무용품 등의 상징물
기념류	공공기관의 주요 홍보, 행사, 활동 중에 생산된 포스터, 팸플릿, 기념엽서, 방명록, 초청장, 기념품 등의 각종 홍보물 및 기념물
상장ㆍ상패류	공공업무와 관련하여 기관이 수여받은 상장, 상패, 트로피, 메달 등
사무집기류	대통령, 국무총리 등 주요 직위자가 업무수행에 사용하였던 사무 집기류
그 밖의 유형	영구기록물관리기관의 장이 지정한 그 밖의 유형 ※ ｢공직자윤리법｣시행령 제29조 제2항에 해당하는 선물류 포함

ㅇ 유형분류 시 주의사항

예시 1	❖ 평시 공무 수행용 의복, 액세서리, 배지 등 → 상징류 ❖ 특정행사용 유니폼 → 기념류
예시 2	❖ 업무용 사무용품 → 사무집기류 ❖ 행사‧기념용 사무용품 → 기념류 ❖ 선물로 받은 사무용품 → 그 밖의 유형
예시 3	❖ 공공기관 상징 모형 → 상징류 ❖ 선물로 받은 공공기관 상징 모형 → 그 밖의 유형 ❖ 그 외 모형(예 : 전투기 모형) → 견본류
예시 4	❖ 견본으로 제작한 훈장, 포장 등 → 견본류 ❖ 수여받은 훈장, 포장, 상패, 감사패, 기념패 등 → 상장‧상패류

- 목적‧용도에 따라 우선분류(동일 형태라도 유형분류 다를 수 있음)

□ 행정박물의 등록

ㅇ 현재 업무관리시스템은 행정박물을 등록ㆍ관리할 수 있는 체계가 반영되어 있지 않으므로, 관리대상으로 선별된 행정박물은 기록관에서 관리대장에 등록하여 관리

ㅇ 행정박물 관리대장은 등록번호, 유형분류 등의 식별정보와 제목, 생산부서 및 생산일자 등의 관리정보로 구분하여 기입

■■ 행정박물의 등록시기 ■■

• 생산(입수) 당시 : 견본류, 공무상징류, 기념류, 상장ㆍ상패류, 선물류

• 활용 종료시 : 관인류, 기관상징류, 사무집기류

□ 행정박물의 이관시기

유형	이관시기
관인류	- 신규관인 제작, 명칭 변경, 기관 폐지 등으로 관인 폐기 시
견본류	- 생산 후 60일 이내
상징류	- 명칭 변경 등으로 신규 상징물 제작 또는 기관 폐지 시
기념류	- 행사, 사업 종료 시
상장ㆍ상패류	- 수상 후 1년 이내
사무집기류	- 해당 사무집기류 활용 종료 시
그 밖의 유형	- 영구기록물관리기관의 장이 정하는 시기

□ 행정박물 관리대장

행정박물 관리대장
<식별정보>
등록번호	①				관련번호	②
유형분류	③				재질분류	④
<관리정보>
이미지 ⑬		제 목		⑤
		생산(입수)부서		⑥
		생산일자	생산일자
			종료일자	⑧
			입수일자	⑨
		생산(입수)경위		⑩
		수량		⑪
		크기		⑫
주기	⑭
비고	⑮
보존(보관)장소	⑯				서가위치	⑰

①	등록번호 : 행정박물 등록시 부여하는 일련번호. 처리과 기관코드-등록연도별 일련번호
②	관련번호 : 행정박물의 생산과 직접 관련된 기록물의 문서등록번호나 행정박물의 등록번호 기입
③	유형분류 : 유형별분류 대․중․소분류의 유형명 기입
④	재질분류 : 재질별 분류 중 대표재질명 기입
⑤	제 목 : 되도록 간략하게 기입하되 생산맥락이 드러나도록 기입
⑥	생산부서 : 행정박물을 직접 생산하거나 입수한 부서를 기입
	생산일자 : 행정박물이 생산된 일자를 기입
⑧	종료일자 : 활용이 종료되어 행정박물로 확정된 일자를 기입(관인류 등)
⑨	입수일자 : 행정박물이 기관에 입수(기증)된 일자를 기입. ⑦,⑧,⑨번 일자는 'yyyy.mm.dd'형식 (예: 2016.08.08) 형식으로 기입하되, 일자가 불분명한 경우에는 월까지만 표기(예: 2016.08.)
⑩	입수경위 : 행정박물의 입수방법을 기입. 생산, 증정, 위탁, 구매, 활용종료 후 입수 등으로 기입하되, 입수경위를 파악할 수 있도록 비교적 상세하게 기입(수령인, 증정인 등 표기)
⑪	수량 : 점단위로 기입, 동일한 박물(예: 우표)이 여러 점일 경우에는 하나의 관리번호를 부여하고 해당수량 기입
⑫	크기 : 기본으로 세로×가로×높이(단위 : cm)를 사용, 둥근형태의 경우 최대지름을 표시
⑬	이미지 : 행정박물의 이미지파일 등록
⑭	주기 : 행정박물에 관해 특별히 기재할 사항을 기입
⑮	비고 : 구입시 가격, 행정박물과 관련된 인사명, 관련 행정박물과의 연계 등 기타 위의 항목에 없는 사항을 기입.
⑯	보존장소 : 행정박물이 실제 위치해 있는 수장고 번호, 활용(비치)중인 부서명 등 기입
⑰	서가위치 : 행정박물이 보존되고 있는 서가의 번호 기입

6.		비밀기록물 관리

□ 관련근거

ㅇ ｢공공기록물 관리에 관한 법률ㆍ시행령｣ 제7장 비밀기록물의 관리

ㅇ ｢보안업무규정｣ 및 ｢보안업무규정 시행규칙｣

ㅇ NAK/S 20:2016(v1.2) ｢비밀기록물 관리｣

ㅇ ｢비밀기록물 관리 실무지침｣ (2012.5.15., 국가기록원)

□ 비밀기록물 관리대상

ㅇ“비밀”이라 함은 그 내용이 누설되는 경우 국가안전보장에 유해로운 결과를 초래할 우려가 있는 국가 기밀로서 비밀로 분류된 것을 말함(｢보안업무규정｣ 제2조)

- 비밀은 중요성과 가치의 정도에 따라 Ⅰ·Ⅱ·Ⅲ급으로 구분

･ Ⅰ급비밀  :  누설될 경우 대한민국과 외교관계가 단절되고 전쟁을 일으키며, 국가의 방위계획ㆍ정보활동 및 국가방위에 반드시 필요한 과학과 기술의 개발을 위태롭게 하는 등의 우려가 있는 비밀

･ Ⅱ급비밀  :  누설될 경우 국가안전보장에 막대한 지장을 끼칠 우려가 있는 비밀

･ Ⅲ급비밀  :  누설될 경우 국가안전보장에 해를 끼칠 우려가 있는 비밀

ㅇ 비밀기록물 관리의 적용대상은 비밀기록물 원본에 한함

□ 비밀기록물의 관리절차

공공기관		처리과 비밀취급인가자		· 비밀 생산(등급분류, 보호기간·보존기간 책정) ※ 보존기간≧보호기간 · 비밀생산현황 통보( → 기록관, 5월) ※ 생산후 3년이 경과한 비밀기록물 원본 목록 통보 · 비밀 재분류 및 공개여부 구분 · 기록관으로 이관
		(이관)		* 일반문서로 재분류한 경우(유형1) * 예고문에 의하여 비밀보호기간이 만료된 경우(유형2) * 생산 후 30년이 지난 경우(유형3)
		기록관 비밀기록물 전담 관리요원		· 처리과 이관기록물 서고 입고 · 비밀생산현황 취합·통보(→ 국가기록원, 8월) ※ 보존기간 30년 이상 비밀기록물 원본 목록 통보 · 열람·대출·복사 등 활용 · 비밀해제 기록물 공개 재분류(5년 주기) · 보존기간 만료 기록물 평가 · 국가기록원으로 이관

□ 비밀기록물 생산

ㅇ 공공기관은 비밀기록물을 생산하는 경우 생산과 동시에 비밀등급, 비밀 보호기간 및 보존기간을 정하여 예고문에 명시하고 보존기간이 만료될 때까지 관리

ㅇ 분류된 비밀에는 보호기간을 명시하기 위해 예고문을 기재하며, 예고문에는 보호기간, 재분류 구분(~로 재분류)을 명시

※ (주의사항) (1) 재분류 일자 및 경우는 도래가 명확한 것이어야 하며, “처리 후”, “불필요 시” 또는 “참고 후”같이 불확실하게 기재 금지

(2) 재분류 시기 예측이 어려울 시 통상 생산일로부터 1년 이내의 일자를 기재

[보안업무규정]

■■ 예고문 표시방법 (제18조 관련) ■■

원본	보호기간 : , ∼로 재분류 (일자 또는 경우)	보존기간: 년
사본	파기 : , ∼로 재분류 (일자 또는 경우)

ㅇ 비밀기록물의 보존기간은 기록물철 또는 건 단위로 책정하되, 기록관리기준표의 단위과제에 책정된 보존기간을 적용

※ (주의사항) 비밀보존기간은 비밀 보호기간 이상의 기간으로 책정

□ 비밀기록물의 생산현황 관리

ㅇ 전년도에 생산한 비밀기록물 원본의 통계를 기록물 유형별, 비밀등급별, 보존기간별, 보호기간별로 구분하여 작성

- 기록물 유형별 : 문서류 / 도면ㆍ카드류 / 시청각류 / 간행물

- 비밀등급별 : I급 / II급 / III급

- 보존기간별 : 1년·3년·5년 / 10년 / 30년·준영구·영구

- 보호기간별 : 5년미만 / 5~10년미만 / 10~20년미만 / 20~30년미만 / 30년이상 / 그 밖의 기간

ㅇ 생산현황에 포함된 비밀기록물은 그 목록을 생산 후 3년이 지난 다음연도의 5월 31일까지 관할 기록관에 통보하며 비밀기록물의 목록은 유형별로 구분하여 작성

□ 비밀기록물의 이관

ㅇ 이관대상

- 일반문서로 재분류 한 경우

- 예고문에 의하여 비밀 보호기간이 만료된 경우

- 생산 후 30년이 경과한 경우

ㅇ 이관시기 및 방법

- 보호기간 만료 또는 일반문서로 재분류된 기록물은 보호기간 만료 또는 재분류 일자가 속한 년도의 다음연도 중에 일반기록물의 이관절차와 방법에 따라 기록관으로 이관

- 일반문서로 재분류 된 기록물 중, 일반문서철에 합철하여 관리되는 기록물은 일반문서철의 이관시기에 이관

- 생산 후 30년이 지난 경우는 생산 후 30년이 지난 다음 연도 중에 관할 기록관의 비밀기록물 전담 관리요원에게 봉인된 형태 또는 국가정보원장이 정하는 보안이 유지된 전송망을 통하여 이관

※ 재분류 표시(표지)는 「보안업무규정 시행규칙」 제29조에 따름

※ 비밀관리기록부의 사용방법은 「보안업무규정 시행규칙」 제39조에 따름

[보안업무규정 시행규칙]

■■ 비밀기록물 재분류표시 예시 ■■