자치단체 물품 재물조사

지방자치단체 물품 재물조사 (RFID) 매뉴얼

2014.07

	행정정보운영지원센터
	(물품관리)

□ 시스템적 재물조사 흐름 (시도,새올 공통)

1.  재물조사계획수립

- 수 행 자 : 자치단체 물품업무 총괄담당자

- 시도위치 : 보급관리 > 재물조사현황 > 재물조사계획관리

- 새올위치 : 보급관리 > 재물조사현황 > 재물조사계획관리

- 설명

· 지침 수령 후, 재물조사관련 ‘제목’과 ‘기준일’, ‘조사기간’ 등을 입력하여 시스템에 재물조사 시작을 알립니다. 년도에 하나의 계획만 새울 수 있습니다.

· 본 기능과 상관없이 재물조사 시작 전에 시스템상의 물품과 현실의 물품이 같게 조정이 되어 있어야 함. 그렇지 않으면, 초과품이나 부족품이 발생할 수 있음.

- RFID 관련

· RFID 시스템이 정상적인지 체크합니다. 발행기나 리더기로의 정상적인 로그인이 가능한지 점검합니다.

· RFID태그가 붙어 있어야 하는데 그렇지 못하거나 재발행이 필요하다거나 하는 물품들을 정리 합니다.

2.  보유현황기준자료 생성

- 수 행 자 : 각 부서담당자 나 사업소 총괄담당자 (자치단체총괄담당자 가능)

- 시도위치 : 보급관리 > 재물조사현황 > 보유현황기준자료관리

- 새올위치 : 보급관리 > 재물조사현황 > 보유현황기준자료관리

- 설명

· 위에 설명한 재물조사계획수립 시 입력 된 ‘기준일’을 기준으로 각 부서별로 당시 보유현황의 자료를 생성하게 됩니다. 기준일 당시 보유현황이기 때문에 현재 보유현황과는 다른 자료입니다. 다시 생성할 수 있으며, 재생성 시 이후 작업한 자료는 모두 삭제됩니다. 이후 실사를 하게 됩니다. RFID시스템이 도입되어 있다면 병행할 수도 있습니다.

- RFID 관련

· 기준일 기준 보유현황자료가 생성되면 재물조사를 하게 되는 기준이 서게 된 것으로서 이 기준자료를 RFID리더기로 알려 주어야 합니다. 이를 위하여 동기화를 진행해야 합니다. 방향은 서버 → 단말기.

· RFID리더기를 사용하여 물품의 태그를 읽습니다. 종료 후 또 동기화를 합니다. 방향은 단말기 → 서버. 한 부서가 종료되면 다른 부서도 진행합니다.

· 정상적으로 읽혀서 정상적으로 동기화 되었다면 해당 물품은, 화면 ‘태그발행/재물조사’라는 항목부분에 ‘발행/조사완료’라 표현됩니다. ‘발행/미완료’로 표현된다면 태그는 발행된 상태이나 이번 재물조사시에 태그가 읽혀지지 않았다거나 그 내용이 동기화 되지 않았다는 뜻입니다. ‘미발행’은 관련하여 RFID태그가 발행되지 아니한 상태입니다. 이곳의 미발행 상태를 발행 상태로 변경하기 위하여 태그를 신규로 발행하였다면 보유현황기준자료는 다시 생성해야 합니다.

3.  재물조사 결과입력 (재물조사결과 일괄생성)

- 수 행 자 : 각 부서담당자 나 사업소 총괄담당자 (자치단체총괄담당자 가능)

- 시도위치 : 보급관리 > 재물조사결과 > 재물조사결과관리

- 새올위치 : 보급관리 > 재물조사결과 > 재물조사결과관리

- 설명

· RFID를 적용하였거나 그렇지 아니하였거나 결과정보 일괄생성은 필수 입니다. 이후 재물실사 시에 나타났던 초과품 이나 부족품 및 불용대상이었던 자료를 검색하여 수정합니다.

- RFID 관련

· 정상적으로 읽혀서 정상적으로 동기화 되었다면 해당 물품은 화면에 보이는 ‘RFID조사현황’라는 항목부분에 ‘조사수량’에 숫자가 표현됩니다.

4.  부서별 통계 취합

- 수 행 자 : 각 부서담당자 나 사업소 총괄담당자 (자치단체총괄담당자 가능)

- 시도위치 : 보급관리 > 자치단체재물현황 > 부서별재물관리

- 새올위치 : 보급관리 > 자치단체재물현황 > 부서별재물관리

- 설명

· 위에서 언급한 재물조사 결과 자료를 부서단위로 통계를 생성합니다. 재물조사결과를 취합하는 것임으로 결과입력이 종료된 후 본 작업을 합니다. 다음 단계의 취합자료로 사용됨으로 매우 중요한 작업입니다.

5.  자치단체 통계 취합 및 상위기관 보고

- 수 행 자 : 자치단체 물품업무 총괄담당자

- 시도위치 : 보급관리 > 자치단체재물조사 > 자치단체재물관리

- 새올위치 : 보급관리 > 자치단체재물현황 > 자치단체재물관리

- 설명

· 본 자료는 상기 부서별 통계 취합 자료를 취합하는 것임으로 부서별 통계 취합이 완료 된 후 작업합니다. 취합 후 생성된 자료를 본 화면에서 상위기관에 연계합니다.

※ 주의

- 특정 단계의 자료를 삭제하거나 수정하게 되면 그 하위 단계의 자료가 모두 지워지게 될 수 있음으로 여파를 감안하며 삭제, 수정 작업을 진행 해야 합니다.

□ 시도 재물조사 화면설명

1.  재물조사 계획 등록

○ 메뉴 : “보급관리>재물조사현황>재물조사계획관리”

○ 권한 : 자치단체 물품업무 총괄 담당자

<< 처리방법 >>

① 물품 총괄 담당자는 “보급관리>재물조사현황>재물조사계획관리”메뉴로 이동

<그림 > 보급관리>재물조사현황>재물조사계획관리

② “재물조사계획관리”메뉴에 ‘재물조사계획등록’버튼을 통해 당해 년도의 재물조사 계획을 등록합니다.

<그림 2> 보급관리>재물조사현황>재물조사계획관리 (재물조사계획 등록)

➝ 년도 : 정기 재물조사년도

➝ 기준일자 : 재물조사 기준일자

➝ 조사기간 : 실태조사 기간

- 재물조사 시작 전 시스템의 물품과 현실의 물품을 맞추는 현행화 작업은 필수입니다.

- 년도에 하나의 계획만 세울 수 있습니다.

- 기준일자와 재물조사 기간은 재물조사지침 등으로 정해져 있는 것이 보통입니다.

- 재물조사기간은 사후에도 조정이 가능합니다. 필요시 수정하시기 바랍니다.

- 기준일자를 변경한다면, 이후에 있을 보유현황 기준자료 등, 모든 자료들을 다시 생성해야 합니다.

<< RFID >>

- RFID 시스템이 정상적인지 체크합니다. 발행기나 리더기로의 정상적인 로그인이 가능한지 점검합니다.

- RFID태그가 붙어 있어야 하는데 그렇지 못하거나 재발행이 필요하다거나 하는 물품들을 정리 합니다.

2.  보유현황 기준자료 생성

○ 메뉴 : “보급관리>재물조사현황>보유현황기준자료관리”

○ 권한 : 부서별 담당자 나 사업소총괄

<< 처리방법 >>

① “보급관리>재물조사현황>보유현황기준자료관리” 메뉴로 이동

<그림 3> 보급관리>재물조사현황>보유현황기준자료관리

② ‘조사년도’ 항목에서 알맞은 재물조사계획을 선택한 후 ‘장부값기준자료 (재)생성’을 클릭하여 당시 보유현황을 기준으로 재물조사 기준자료를 생성합니다. 위는 생성한 후의 모습입니다. 최초 검색 시 아무것도 보이지 않는 것이 정상입니다.

③ 기준자료가 생성이 되면 재물조사목록표에서 해당 기준자료를 조회할 수 있습니다.

※ <주의> 기준자료를 다시 생성하게 되면 기존 생성된 자료는 삭제됩니다. 뿐만 아니라, 이후에 이루어진 ‘재물조사결과 입력’등의 자료도 삭제되오니 매우 주의하여 작업해야 합니다.

- 본 작업을 수행 후, 뒤늦게 알게 된, 추가해야할 물품이나 처분해야할 물품의 정보가 있다면, ‘세출외취득’ 이나 ‘불용결정처리’,‘불용품처분관리’ 등에서 물품 대장을 추가하거나 없애게 됩니다. 이후, 이곳에서 기준자료를 재 생성해야 추가되거나 삭제된 대장을 기준으로 재 생성되게 됩니다.

- 위에 설명한 재물조사계획수립 시 입력 된 ‘기준일’을 기준으로 각 부서별로 당시 보유현황의 자료를 생성하게 됩니다. 기준일 당시 보유현황이기 때문에 현재 보유현황과는 다른 자료입니다. 본 작업 이후 실사를 하게 됩니다. RFID시스템이 도입되어 있다면 병행할 수 도 있습니다.

<< RFID >>

- 기준일 기준 보유현황자료가 생성되면 재물조사를 하게 되는 기준이 서게 된 것으로서 이 기준자료를 RFID리더기로 알려 주어야 합니다. 이를 위하여 동기화를 진행해야 합니다. 방향은 서버 → 단말기.

- 동기화는 매우 많은 시간이 걸릴 수 있습니다.

- 이후 RFID리더기를 사용한 실사를 합니다.

- 태그가 두 번 이상 읽히는 것은 전혀 문제가 되지 않습니다.

- 다른 부서의 물품의 태그가 읽혔다하여도, 그 다른 부서도 RFID로 재물조사를 해야 한다면 전혀 문제되지 않습니다.

- RFID리더기를 사용하여 물품의 태그를 읽습니다. 읽기 종료 후 또 동기화를 합니다. 방향은 단말기 → 서버. 한 부서가 종료되면 다른 부서도 진행합니다.

- 정상적으로 읽혀서 정상적으로 동기화 되었다면 해당 물품은, 화면 ‘태그발행/재물조사’라는 항목부분에 ‘발행/조사완료’라 표현됩니다. ‘발행/미완료’로 표현된다면 태그는 발행된 상태이나 이번 재물조사 시에 태그가 읽혀지지 않았다거나 그 내용이 동기화 되지 않았다는 뜻입니다. ‘미발행’은 관련하여 RFID태그가 발행되지 아니한 상태입니다. 이곳의 미발행 상태를 발행 상태로 변경하기 위하여 태그를 신규로 발행하였다면 보유현황기준자료는 다시 생성해야 합니다.

3.  재물조사목록표 출력

○ 메뉴 : “보급관리>재물조사현황>재물조사목록표”

○ 권한 : 부서별 담당자

<< 처리방법 >>

<그림 > 보급관리>재물조사현황>재물조사목록표

① “보급관리>재물조사현황>재물조사목록표” 메뉴로 이동합니다

② 검색 후 “재물조사목록표 출력” 버튼을 클릭하여 목록표를 출력

<그림 > 재물조사 목록표

③ 재물조사목록표에는 중복되지 않는 품목만 나열되며, 각 품목별로 실사내역(활용품 , 불용대상품 수량 및 불용대상품 발생 사유등)을 기입합니다

- 재물조사 목록표를 출력하여 실사에 참고하는 것은 시스템 상으로는 필수적인 요소가 아닙니다.

- 본 재물조사 목록표는 같은 종류의 물품은 하나로 묶어서 숫자로 표현하기 때문에 같은 물품이라도 한줄씩 표현되는 보유현황과는 다릅니다.

- 비어있는 실사계, 활용품, 사용가능품, 폐품, 사유등을 실제로 조사하면서 기입하는 것이 원칙입니다.

- 활용성이 매우 떨어집니다. 추후에 대장과 재 비교를 해야 하기 때문입니다. 수기 조사하신다면 본 ‘재물조사목록표’ 보다는 대장의 숫자가 기입되어 있는 ‘보급관리 > 재물조사현황 > 재물조사표’를 참고하시는 것을 권해 드립니다.

<< RFID >>

- RFID로 진행하신다면 본 단계는 진행하지 않아도 되겠습니다.

4.  실사

<< 처리방법 >>

① 부서별 담당자들은 재물조사목록표를 통해 실사를 합니다.

② 태그 부착 물품의 경우, RFID 리더기를 통해 재물조사 실사를 진행합니다.

※ 리더기를 통한 재물조사 결과는 데이터 동기화 후, 시도 물품관리 시스템에 반영합니다.

<< RFID >>

- RFID로 진행하신다면 본 단계는 매우 간편할 수 있습니다.

- RFID리더기를 사용하여 물품의 태그를 읽습니다.

- 읽기 종료 후 또 동기화를 합니다. 방향은 단말기 → 서버. 한 부서가 종료되면 다른 부서도 진행합니다. 리더기가 여러 대 존재한다면 동시에 진행하여도 무방합니다.

- 정상적으로 읽혀서 정상적으로 동기화 되었다면 해당 물품은, ‘보유현황기준자료관리’ 화면 ‘태그발행/재물조사’라는 항목부분에 ‘발행/조사완료’라 표현됩니다. ‘발행/미완료’로 표현된다면 태그는 발행된 상태이나 이번 재물조사 시에 태그가 읽혀지지 않았다거나 그 내용이 동기화 되지 않았다는 뜻입니다. ‘미발행’은 관련하여 RFID태그가 발행되지 아니한 상태입니다. 이곳의 미발행 상태를 발행 상태로 변경하기 위하여 태그를 신규로 발행하였다면 보유현황기준자료는 다시 생성해야 합니다.

- 태그가 두 번 이상 읽히는 것은 전혀 문제가 되지 않습니다.

- 다른 부서의 물품의 태그가 읽혔다하여도, 그 다른 부서도 RFID로 재물조사를 해야 한다면 전혀 문제되지 않습니다.

5.  재물조사결과 등록

○ 메뉴 : “보급관리>재물조사결과>재물조사결과관리”

○ 권한 : 부서별 담당자 나 사업소총괄

<< 일괄생성 방법 >>

<그림 > 보급관리>재물조사결과>재물조사결과관리

① 부서별 담당자는 재물조사 목록표(태그발행 물품이 경우, 리더단말기)로 실사를 마친 후 실사한 내역을 “보급관리>재물조사결과>재물조사결과관리” 메뉴를 통해 등록합니다.

- 부서별 담당자가 재물조사 내역을 시스템상에 직접 입력하는 작업을 줄이기 위해 “재물조사기초자료 생성” 기능이 존재합니다.

- ‘재물조사기초자료 생성’ 버튼은 보유현황기준자료를 기준으로 자료를 일괄 생성하는 반면, ‘재물조사결과 등록’ 버튼은 재물조사 결과를 물품별로 하나씩 입력하는 기능입니다. 특수한 경우를 제외하고는 추천되지 않습니다.

② <그림 6> 재물조사결과관리 화면에서 “년도”, “부서”를 입력 후 ‘재물조사기초자료 생성’을 클릭하면 “재물조사결과생성 미리보기” 화면(<그림 7>)이 나타납니다.

<그림 > 보급관리>재물조사결과>재물조사결과생성 미리보기

- 조회된 내역 중 RFID 태그발행 품목은 리스트상에 RFID 조사현황이 표시됩니다. 예를 들어 수량부분에 50/977 라고 표현되어 있다면 ‘총 977개의 물품중에 50개의 물품이 RFID 리더기로 읽었다’ 라고 말할 수 있습니다.

③ <그림 7> 재물조사결과생성 미리보기 화면에서 [재물조사기초자료생성] 버튼을 클릭하면 재물조사기초자료 생성이 완료되며 자동으로 미리보기 화면이 사라집니다.

④ 재물조사 기초자료가 생성되었다면 장부값(대장수)과 실사값(실제수)이 다른 물품만 검색하여 수정하거나 장부에 존재하지 않는 초과품의 경우는 <그림 6>의 우측상단의 “재물조사결과 등록” 버튼을 클릭하여 입력 처리합니다

※ 금액은 천원 단위이므로 주의 요망

<< 상황별 처리방법 >>

➝ 실사한(현실) 물품의 개수와 장부(대장)상 물품의 개수가 같을 경우 처리

- 보통은 아무것도 할 필요가 없습니다. 불용대상이 있을 경우만, 수정화면에서 불용대상품 여부를 확인 후, 해당 항목의 수량 및 금액을 기재합니다.

➝ 실사한(현실) 물품의 개수와 장부(대장)상 물품의 개수가 다를! 경우 처리

- <그림 6>의 재물조사결과 관리 화면에서 재물조사 기초자료 중, 장부값과 실사내역이 상이한 품목을 클릭하여 “재물조사결과 상세조회” 화면으로 이동하여 우측하단의 “수정” 버튼을 클릭하여 재물조사 수정화면으로 이동합니다.

<그림 > 재물조사결과 상세화면

<그림 > 재물조사결과의 수정 화면

- 입력이 불가능한 항목은 자동으로 산출되는 항목임, 재물조사결과 입력 시 과부족이 발생하는 경우, “과부족 내역” 부분의 내역을 입력해야 하며, 또한 불용품 내역이 존재하는 경우, “불용품 내역” 부분의 사유를 입력한 후, “저장” 버튼을 클릭하여 등록 처리합니다.

➝ 실사한 물품이 장부값 기준자료에 존재하지 않는 경우

- <그림 6>의 재물조사결과 관리 화면에서 우측상단의 “재물조사결과 등록” 버튼을 클릭하여 재물조사결과 등록 화면으로 이동 합니다

- 물품번호 조회를 통해서 초과품의 물품을 검색한 후, ‘실사한(현실) 물품의 개수와 장부(대장)상 물품의 개수가 다를! 경우 처리’ 부분을 참고하여 실사내역을 입력한 후, “저장” 버튼을 클릭하여 등록합니다.

<< RFID >>

- RFID를 적용하였거나 그렇지 아니하였거나 결과정보 일괄생성은 필수 입니다. 이후 재물실사 시에 나타났던 초과품 이나 부족품 및 불용대상이었던 자료를 검색하여 수정하는 것은 위에 설명 한 것과 동일합니다.

- 정상적으로 읽혀서 정상적으로 동기화 되었다면 해당 물품은 화면에 보이는 ‘RFID조사현황’라는 항목부분에 ‘조사수량’에 숫자가 표현됩니다.

6.  부서별 재물내역 취합

○ 메뉴 : “보급관리>자치단체재물현황>부서별재물관리”

○ 권한 : 부서별 담당자 나 사업소총괄

<< 처리방법 >>

<그림 > 보급관리>자치단체재물현황>부서별재물관리 (취합 전)

① 특정 부서가 재물조사를 완료하였다면 부서 담당자는 자신의 작업 내역을 취합하여 통계를 생성해야 합니다.

<그림 > 보급관리>자치단체재물현황>부서별재물관리 (취합 후)

② “보급관리>자치단체재물현황>부서별재물관리” 메뉴로에서 해당 부서를 선택한 후, ‘기초자료생성’ 버튼을 클릭하여 부서의 재물조사결과를 취합합니다. 이때, 여러부서에 걸쳐 재물조사결과를 작성한 부서(예 : 지소를 가지고 있는 부서)와 같이 한번에 취합하여야 할 경우 ‘하위부서 포함’ 옵션을 체크한 상태에서 기초자료를 생성합니다. 이 경우 각각의 하위 부서별로는 별도로 기초자료를 생성할 필요가 없습니다.

- 위에서 언급한 재물조사 결과 자료를 기반으로 부서단위 통계를 생성합니다. 재물조사결과를 취합하는 것임으로 결과입력이 종료된 후 본 작업을 합니다. 다음 단계의 취합자료로 사용됨으로 매우 중요한 작업입니다.

7.  재물조사결과 입력완료 통보

○ 메뉴 : “보급관리 > 자치단체재물조사 > 자치단체재물현황”

○ 권한 : 부서별 담당자 나 사업소 총괄 담당자

- 본 기능은 자치단체 물품 담당자에게 부서나 사업소 담당자가 본인의 재물조사가 완료 된 것을 통보하는 수단입니다. 따라서, 필수 사항은 아닙니다.

<< 처리방법 >>

① 재물조사 실사를 완료 후, 총괄 담당자에게 유선상이나 기안전송 등을 하여 해당부서의 완료내역을 통보하며, 통보의 방식은 자치단체의 총괄 담장자의 의견에 따릅니다.

② 본 내역의 기안전송은 “보급관리 > 자치단체재물조사 > 자치단체재물현황” 메뉴에서 가능합니다

➝ 재물조사결과 현황의 출력구분을 ‘부서별집계표’로 선택하고 입력항목인 기관명, 물품관리관, 조사반장을 입력하여 우측상단의 ‘기안문 전송’ 버튼을 클릭하여 진행합니다

<그림 > 보급관리 > 자치단체재물조사 > 자치단체재물현황

8.  자치단체 재물현황 취합

○ 메뉴 : “보급관리>자치단체재물조사>자치단체재물관리”

○ 권한 : 총괄 담당자

<< 처리방법 >>

<그림 > 보급관리>자치단체재물현황>자치단체재물관리

① “보급관리>자치단체재물조사>자치단체재물관리” 메뉴에서 자치단체의 취합자료를 생성합니다, 본 자료를 추후 ‘안행부’로 보고

② <그림 13>에서 취합범위를 ‘본청’, ‘사업소’로 하고 ‘취합자료생성’을 클릭하여 본청 및 사업소의 취합자료를 생성합니다

※ 취합자료가 생성되어 있는 상태에서 재취합을 하게 되면 기존 자료는 삭제 후 다시 취합됨.

③ 최종적으로 본청, 사업소 및 관할 시군구의 자료가 모두 취합되었으면 [상위기관연계] 버튼을 클릭하여 중앙부처로 보고합니다.

※ 보고가 이루어지면 재전송이 불가능함. 재전송이 필요한 경우, 중앙부처 담당자에게 보고내용을 삭제 요청한 후 재전송 처리합니다.

9.  기초자치단체 전송자료 확인

○ 메뉴 : “보급관리>자치단체재물조사>자치단체재물현황”

○ 권한 : 총괄 담당자

<< 처리방법 >>

<그림 > 보급관리>자치단체재물조사>자치단체재물현황

① 광역자치단체의 총괄 담당자는 기초 자치단체의 보고자료를 취합하여 광역자치단체자료를 포함하여 행안부에 보고하게 되며 이때, 자치단체의 자료를 확인해야 합니다.

<그림 > 재물조사작성현황 목록조회

② “보급관리>자치단체재물조사>자치단체재물현황” 메뉴(<그림 14> 참조) 의 상단 ‘부서 및 시군구 재물현황’ 버튼을 클릭하여 기초자치단체의 자료전송 상태를 확인할 수 있습니다. ‘재물조사 작성현황 목록조회’(<그림 15> 참조) 화면에서 구분항목을 ‘시군구 연계현황’으로 하고 검색을 누르면 기초자치단체별 자료전송 상태를 알 수 있습니다. 구분을 ‘부서별 작성현황’으로 선택하여 검색하였을 경우는 부서별로 완료현황을 알 수 있습니다.

10.  기초자치단체 전송자료를 반송하고 재전송 가능토록 조치할 경우

○ 기초자치단체에서  확인을 미쳐 마치지 못하고 자료를 광역자치단체로 전송하였을 경우가 발생할 수 있습니다. 이 경우 기초자치단체에서 재전송을 시도하여도,  광역자치단체에서 조치를 취하기 전에는  다시 보고를 할 수 없게 됩니다. 이때, 처리방법은 광역자치단체의 물품업무총괄담당자가 업무화면 최상단의 ‘연계현황관리’ 메뉴를 사용해 ‘재전송요청’처리를 실행합니다.

<그림 > 연계현황 관리 메뉴

○ 물품관리 최상단 오른족의 [닫기] 버튼 옆의 [연계현황관리]버튼으로 기초자치단체의 통계 재전송이 가능합니다.

<그림 > 연계현황 관리 화면

○ 자치단체 물품관리 총괄 담당자만 실행 할 수 있습니다.

○ 수신일자를 알맞게 조정한 후 [검색]버튼을 클릭하면 <그림17>화면이 생성됩니다. 이때 재전송을 하게 될 자료의 우측 체크박스에 체크를 한 후 화면 상단의 [재전송요청]을 클릭하여 명령을 실행하면, 시군구에서  몇 분 후 재전송이 가능하게 됩니다. 이때 정상적인 자료를 체크하지 않도록 주의해야 하며, [재전송요청] 버튼을 클릭 후, 적어도 10분 후에 자치단체에서 재전송을 할 수 있도록 해야 합니다.  그렇지 않을 경우 기존의 자료가 사라지기 전 보내 온 자료와 충돌하여 복구가 불가능한 상태가 될 수 있습니다. 본 명령은 광역자치단체에 서 가지고 있던 기초자치단체의 기존 자료를 삭제하게 됨으로 주의해야 합니다.

□ 새올 재물조사 화면설명

1.  재물조사 계획 등록

○ 메뉴 : “보급관리>재물조사현황>재물조사계획관리”

○ 권한 : 자치단체 물품업무 총괄 담당자

<< 처리방법 >>

① 물품 총괄 담당자는 “보급관리>재물조사현황>재물조사계획관리”메뉴로 이동

<그림 1> 재물조사계획 관리

② “재물조사계획관리”메뉴에 ‘재물조사계획등록’버튼을 통해 당해 년도의 재물조사 계획을 등록합니다.

<그림 2> 재물조사계획등록

➝ 년도 : 정기 재물조사년도

➝ 기준일자 : 재물조사 기준일자

➝ 조사기간 : 실태조사 기간

- 재물조사 시작 전 시스템의 물품과 현실의 물품을 맞추는 현행화 작업은 필수입니다.

- 년도에 하나의 계획만 세울 수 있습니다.

- 기준일자와 재물조사 기간은 재물조사지침 등으로 정해져 있는 것이 보통입니다.

- 재물조사기간은 사후에도 조정이 가능합니다. 필요시 수정하시기 바랍니다.

- 기준일자를 변경한다면, 이후에 있을 보유현황 기준자료 등, 모든 자료들을 다시 생성해야 합니다.

<< RFID >>

- RFID 시스템이 정상적인지 체크합니다. 발행기나 리더기로의 정상적인 로그인이 가능한지 점검합니다.

- RFID태그가 붙어 있어야 하는데 그렇지 못하거나 재발행이 필요하다거나 하는 물품들을 정리 합니다.

2.  보유현황 기준자료 생성

○ 메뉴 : “보급관리>재물조사현황>보유현황기준자료관리”

○ 권한 : 부서별 담당자

<< 처리방법 >>

① “보급관리>재물조사현황>보유현황기준자료관리” 메뉴로 이동

② ‘조사년도’ 항목에서 알맞은 재물조사계획을 선택한 후 ‘보유현황기준자료관리 ’를 클릭하여 당시 보유현황을 기준으로 재물조사 기준자료를 생성합니다. 위는 생성한 후의 모습입니다. 최초 검색 시 아무것도 보이지 않는 것이 정상입니다.

③ 기준자료가 생성이 되면 재물조사목록표에서 해당 기준자료를 조회할 수 있습니다.

<그림 3> 보유현황기준자료 관리

※ <주의> 기준자료를 다시 생성하게 되면 기존 생성된 자료는 삭제됩니다. 뿐만 아니라, 이후에 이루어진 ‘재물조사결과 입력’등의 자료도 삭제되오니 매우 주의하여 작업해야 합니다.

- 본 작업을 수행 후, 뒤늦게 알게 된 추가해야할 물품이나 처분해야할 물품의 정보가 있다면, ‘물품취득관리’ 나 ‘불용결정처리’,‘불용품처분관리’ 등에서 물품 대장을 추가하거나 없애게 됩니다. 이후, 이곳에서 기준자료를 재 생성해야 추가되거나 삭제된 대장이 반영되게 됩니다.

- 위에 설명한 재물조사계획수립 시 입력 된 ‘기준일’을 기준으로 각 부서별로 당시 보유현황의 자료를 생성하게 됩니다. 기준일 당시 보유현황이기 때문에 현재 보유현황과는 다른 자료입니다. 본 작업 이후 실사를 하게 됩니다. RFID시스템이 도입되어 있다면 병행할 수 도 있습니다.

<< RFID >>

- 기준일 기준 보유현황자료가 생성되면 재물조사를 하게 되는 기준이 생성 된 것으로서 이 기준자료를 RFID리더기로 알려 주어야 합니다. 이를 위하여 동기화를 진행해야 합니다. 방향은 서버 → 단말기.

- 동기화는 매우 많은 시간이 걸릴 수 있습니다.

- 이후 RFID리더기를 사용한 실사를 합니다.

- 태그가 두 번 이상 읽히는 것은 전혀 문제가 되지 않습니다.

- 다른 부서의 물품의 태그가 읽혔다하여도, 그 다른 부서도 재물조사를 해야한다면 전혀 문제되지 않습니다.

- RFID리더기를 사용하여 물품의 태그를 읽습니다. 읽기 종료 후 또 동기화를 합니다. 방향은 단말기 → 서버. 한 부서가 종료되면 다른 부서도 진행합니다.

- 정상적으로 읽혀서 정상적으로 동기화 되었다면 해당 물품은, 화면 ‘태그발행/재물조사’라는 항목부분에 ‘발행/조사완료’라 표현됩니다. ‘발행/미완료’로 표현된다면 태그는 발행된 상태이나 이번 재물조사시에 태그가 읽혀지지 않았다거나 그 내용이 동기화 되지 않았다는 뜻입니다. ‘미발행’은 관련하여 RFID태그가 발행되지 아니한 상태입니다. 이곳의 미발행 상태를 발행 상태로 변경하기 위하여 태그를 신규로 발행하였다면 보유현황기준자료는 다시 생성해야 합니다.

3.  재물조사목록표 출력

○ 메뉴 : “보급관리>재물조사현황>재물조사목록표”

○ 권한 : 부서별 담당자

<< 처리방법 >>

<그림 4> 재물조사목록표

① “보급관리>재물조사현황>재물조사목록표” 메뉴로 이동합니다

② 검색 후 “재물조사목록표 출력” 버튼을 클릭하여 목록표를 출력

③ 재물조사목록표에는 중복되지 않는 품목만 나열되며, 각 품목별로 실사내역(활용품 , 불용대상품 수량 및 불용대상품 발생 사유등)을 기입합니다

<그림 5>재물조사목록표 (출력화면)

- 재물조사 목록표를 출력하여 실사에 참고하는 것은 시스템 상으로는 필수적인 요소가 아닙니다.

- 본 재물조사 목록표는 같은 종류의 물품은 하나로 묶어서 숫자로 표현하기 때문에 같은 물품이라도 한줄 씩 표현되는 보유현황과는 다릅니다.

- 비어있는 실사계, 활용품, 사용가능품, 폐품, 사유등을 실제로 조사하면서 기입하는 것이 원칙입니다.

- 활용성이 매우 떨어집니다. 추후에 대장과 재 비교를 해야 하기 때문입니다. 수기 조사하신다면 본 ‘재물조사목록표’ 보다는 대장의 숫자가 기입되어 있는 ‘보급관리 > 재물조사현황 > 재물조사표’를 참고하시는 것을 권해 드립니다.

<< RFID >>

- RFID로 진행하신다면 본 단계는 진행하지 않아도 되겠습니다.

4.  실사

<< 처리방법 >>

① 부서별 담당자들은 재물조사목록표를 통해 실사를 합니다.

② 태그 부착 물품의 경우, RFID 리더기를 통해 재물조사 실사를 진행합니다.

※ 리더기를 통한 재물조사 결과는 데이터 동기화 후, 시도 물품관리 시스템에 반영합니다.

<< RFID >>

- RFID로 진행하신다면 본 단계는 매우 간편할 수 있습니다.

- RFID리더기를 사용하여 물품의 태그를 읽습니다.

- 읽기 종료 후 또 동기화를 합니다. 방향은 단말기 → 서버. 한 부서가 종료되면 다른 부서도 진행합니다. 리더기가 여러대 존재한다면 동시에 진행하여도 무방합니다.

- 정상적으로 읽혀서 정상적으로 동기화 되었다면 해당 물품은, ‘보유현황기준자료관리’ 화면 ‘태그발행/재물조사’라는 항목부분에 ‘발행/조사완료’라 표현됩니다. ‘발행/미완료’로 표현된다면 태그는 발행된 상태이나 이번 재물조사시에 태그가 읽혀지지 않았다거나 그 내용이 동기화 되지 않았다는 뜻입니다. ‘미발행’은 관련하여 RFID태그가 발행되지 아니한 상태입니다. 이곳의 미발행 상태를 발행 상태로 변경하기 위하여 태그를 신규로 발행하였다면 보유현황기준자료는 다시 생성해야 합니다.

- 태그가 두 번 이상 읽히는 것은 전혀 문제가 되지 않습니다.

- 다른 부서의 물품의 태그가 읽혔다하여도, 그 다른 부서도 RFID로 재물조사를 해야 한다면 전혀 문제되지 않습니다.

5.  재물조사결과 등록

○ 메뉴 : “보급관리>재물조사결과>재물조사결과관리”

○ 권한 : 부서별 담당자 나 사업소총괄

<< 일괄생성 방법 >>

① 부서별 담당자는 재물조사 목록표(태그발행 물품이 경우, 리더단말기)로 실사를 마친 후 실사한 내역을 “보급관리>재물조사결과>재물조사결과관리” 메뉴를 통해 등록합니다.

- 부서별 담당자가 재물조사 내역을 시스템상에 직접 입력하는 작업을 줄이기 위해 “재물조사결과기초자료 생성” 기능이 존재합니다.

- ‘재물조사결과기초자료 생성’ 버튼은 보유현황기준자료를 기준으로 자료를 일괄 생성하는 반면, ‘재물조사결과 추가’ 버튼은 재물조사 결과를 물품별로 하나씩 입력하는 기능입니다.

<그림 6> 재물조사결과관리

② <그림 6> 재물조사결과관리 화면에서 “년도”, “부서”등의 항목을 입력 한 후 ‘재물조사결과기초자료 생성’을 클릭하면 “재물기초자료 생성처리” 화면(<그림 7>)이 나타납니다.

<그림 7> 재물기초자료 생성처리

③ <그림 7> 재물기초자료 생성처리 화면에서 ‘생성’ 버튼을 클릭하면 재물조사기초자료 생성이 완료되며 자동으로 본 화면은 사라집니다.

④ 재물조사 기초자료가 생성되었다면 장부값과 실사값이 다른 물품만 검색하여 수정하거나 장부에 존재하지 않는 초과품의 경우는 <그림 6>의 우측하단의 “재물조사결과 추가” 버튼을 클릭하여 입력 처리합니다

<그림 8> 재물조사결과 목록조회

- 조회된 내역 중 RFID 태그발행 품목은 리스트상에 RFID 조사현황이 표시됩니다.

※ 금액은 천원 단위이므로 주의 요망

<< 실사후 상황별 처리방법 >>

➝ 실사한 물품의 갯수와 장부(대장)에 개수가 같을 경우 처리

- 보통은 아무것도 할 필요가 없습니다. 불용대상이 있을 경우만, 수정화면에서 불용대상품 여부를 확인 후, 해당 항목의 수량 및 금액을 기재합니다.

➝ 실사한 물품의 갯수와 장부(대장)에 개수가 같지 않을 경우 처리

- <그림 6>의 재물조사결과 관리 화면에서 재물조사 기초자료 중, 장부값과 실사내역이 상이한 품목을 클릭하여 “재물조사결과 상세조회” 화면<그림 9>으로 이동하여 우측하단의 “수정” 버튼을 클릭하여 재물조사 수정화면<그림 10>으로 이동합니다.

- 입력이 불가능한 항목은 자동으로 산출되는 항목입니다, 재물조사결과 입력 시 과부족이 발생하는 경우, “과부족 내역” 부분의 내역을 입력해야 하며, 또한 불용품 내역이 존재하는 경우, “불용품 내역” 부분의 사유를 입력한 후, “저장” 버튼을 클릭하여 등록 처리합니다.

<그림 9> 재물조사결과 상세조회

<그림 10> 재물조사결과 등록

➝ 실사한 물품이 기준자료에 존재하지 않는 경우

- <그림 6>의 재물조사결과 관리 화면에서 우측하단의 “재물조사결과 추가” 버튼을 클릭하여 재물조사결과 등록 화면으로 이동합니다

- 물품번호 조회를 통해서 초과품의 물품을 검색한 후, ‘실사한 내역과 장부값 기준자료가 동일하지 않은 물품’ 부분을 참고하여 실사내역을 입력한 후, “저장” 버튼을 클릭하여 등록합니다.

<< RFID >>

- RFID를 적용하였거나 그렇지 아니하였거나 결과정보 일괄생성은 필수 입니다. 이후 재물실사 시에 나타났던 초과품 이나 부족품 및 불용대상이었던 자료를 검색하여 수정하는 것은 위에 설명 한 것과 동일합니다.

- 정상적으로 읽혀서 정상적으로 동기화 되었다면 해당 물품은 화면에 보이는 ‘RFID조사현황’라는 항목부분에 ‘조사수량’에 숫자가 표현됩니다.

6.  부서별 재물내역 취합

○ 메뉴 : “보급관리>자치단체재물현황>부서별재물관리”

○ 권한 : 부서별 담당자 나 사업소총괄

<< 처리방법 >>

① 특정 부서가 재물조사를 완료하였다면 부서 담당자는 그동안 작업하였던 내용을 취합하여 통계를 생성해야 합니다.

<그림 11> 부서재물현황 목록조회

② “보급관리>자치단체재물현황>부서별재물관리” 메뉴로에서 해당 부서를 선택한 후, ‘기초자료생성’ 버튼을 클릭하여 부서의 재물조사결과를 취합합니다. 이때, 여러부서에 걸쳐 재물조사결과를 작성한 부서(예 : 지소를 가지고 있는 부서)와 같이 한번에 취합하여야 할 경우 ‘하위부서 포함’ 옵션을 체크한 상태에서 기초자료를 생성해야합니다. 이 경우 각각의 하위 부서별로는 별도로 기초자료를 생성할 필요가 없습니다.

- 위에서 언급한 재물조사 결과 자료를 기반으로 부서단위 통계를 생성합니다. 재물조사결과를 취합하는 것임으로 결과입력이 종료된 후 본 작업을 합니다. 다음 단계의 취합자료로 사용됨으로 매우 중요한 작업입니다.

7.  자치단체 재물현황 취합

○ 메뉴 : “보급관리>자치단체재물현황>자치단체재물관리”

○ 권한 : 자치단체 물품관리 총괄 담당자

<< 처리방법 >>

<그림 12> 자치단체재물현황 목록조회

① “보급관리>자치단체재물현황>자치단체재물관리” 메뉴에서 자치단체의 취합자료를 생성함, 본 자료를 추후 상위기관인 ‘시도’로 보고되며, 이후 기초자치단체 자료를 취합하여, 행정안전부로 보고되게 됩니다.

② <그림 12>에서 ‘취합자료생성’을 클릭하여 취합자료를 생성합니다.

※ 취합자료가 생성되어 있는 상태에서 재취합을 하게 되면 기존 자료는 삭제 후 다시 취합됩니다.

③ 자료가 모두 취합되었으면 ‘상위기관연계’ 버튼을 클릭하여 시도로 보고합니다.

※ 보고가 이루어지면 재전송이 불가능하오니 재전송이 필요한 경우, 시도 담당자에게 보고내용을 삭제 요청한 후 재전송 처리해야합니다.

●  행정정보운영지원센터  ●

전화번호 : 02) 2076-5800

팩시밀리 : 02) 737-1467

홈페이지 : http://10.46.147.114