올바른 기록관리 및 정보공개를 위한

기록관리·정보공개 실무자 교육

2018. 5.

행  정  국

(정보공개정책과)

목    차

기록관리 원칙에 맞춘 기록의 생산관리

- 전자문서 작성	1

- 기록생산시스템	2

- 기록 오분류 사례	3

- 비전자문서 등록과 접수	3

- 기록관리, 자주 묻는 질문	4

2. 결재문서 공개에 대한 올바른 이해 및 처리

- 결재문서 작성방법 총정리	5

- 베스트·워스트 기관 선정기준 개선	5

3. 정보공개 실무처리능력 향상

- ☆ 정보공개청구 처리절차	6

- □ 사용자 신청(최초 접속 시)	7

- □ 공개, 부분공개, 비공개 결정	8

- □ 다중처리 부서지정인 경우	10

- □ 부존재 결정	11

- □ 진정·질의 민원 처리	11

- □ 타기관 이송	12

- □ 기간연장	12

- □ 입력내용 수정	13

- □ 정보공개 관련 문의	13

- ● 이것만은 반드시!!	14

1. 기록관리 원칙에 맞춘 기록의 생산관리

2. 결재문서 공개에 대한 올바른 이해 및 처리

3. 정보공개 실무처리능력 향상

☆ 정보공개청구 처리절차

	정보공개시스템 http://admin.open.go.kr 접속(행정포털>업무데스크>‘행정’ 분류 선택)
	□
	사용자 신청 및 로그인
	□
	“내가처리할 업무” 또는 “청구관리>부서청구 관리”에서 청구내용 확인
□
공개여부 결정(7일이내) * 법정기간은 10일		※ 10일이내 결정이 어려울 경우	➜	기간연장
□				□
결정통지서 작성		※ 수수료가 없는 경우 : 공개자료(첨부문서)등록		기간연장 사유입력
□				□
부서장 결재		* 비공개는 국장이상 결재(사업소는 기관장 결재) * 부존재는 정보공개지원팀장 협조		부서장 결재
□				□
결정통지		* 정보공개시스템 접속 후 통지 * 오프라인(방문, 우편 등) 청구의 경우 결정통지서 등기우편으로 송부		기간연장 통지 (10일 연장)
□
(수수료가 있는 경우) 수수료 입금 확인		* 정보공개시스템에서 입금여부 확인 * 수입증지, 계좌이체(우리은행, 1006-300-189776, 서울특별시)로 입금 시 시민봉사담당관에서 별도 고지
□
“공개자료(첨부문서)등록” 및 “청구인에게 공개실시”		* 청구인이 요청한 방법대로 정보 제공

★ 정보공개시스템 공개자료(첨부문서) 등록방법

○ 수수료 없는 경우 : 결정통지서 작성시 공개자료(첨부문서) 등록 → 결정통지서 내부결재→ 결정통지서 교부

○ 수수료 있는 경우 : 결정통지서 내부결재 → 결정통지서 교부 → 수수료 납부확인→ 공개자료(첨부문서) 등록 및                            청구인에게 공개 실시

□ 사용자 신청(최초 접속 시)

정보공개시스템(http://admin.open.go.kr)에서 사용자 신청 후 공인인증서 등록

→ 행정포털 > 정보공유 > 업무매뉴얼 > 정보공개도우미 > 16번글 참조

사용자 신청	➡	사용자 승인	➡	공인인증서 등록
(부서담당자)		(정보공개정책과)		(부서담당자)

사용자 신청 등록 시 (승인⇨정보공개정책과 : ☎ 2133-5697, 5681)

- “기관명”은 서울특별시, “부서명”은 과 단위 부서까지 선택

- “전자문서시스템 연계아이디”는 “행정포털 아이디” 입력

◈ 부서이동시 개인정보 수정방법

- 우측상단 ‘사용자정보관리’ ➡ 수정 ➡ 부서명 조회 후 선택 ➡ 저장

★ 인증서 등록시 아이디, 비밀번호를 분실한 경우 / 부서관리자 변경시

◈ 정보공개정책과로 유선으로 확인요청 (☎2133-5679∼5681, 5697)

★ 은행인증서로도 가입 가능 – 다만 은행인증서의 경우 접속 주소가 상이함

◈ 인증서별 정보공개시스템 접속 주소 (인증서도 해당사이트에서 등록)

- GPKI(행정전자서명)	: http://admin.open.go.kr

- NPKI(은행인증서)	: http://iadmin.open.go.kr

★ 부서총괄이 해당 사용자를 검색할 수 없는 경우

◈ 자치구 및 타기관 전입자는 새로이 사용자 신청 후 등록을 해야 하며,
기존 사용자 중 소속부서가 이전 부서로 되어있는 경우 정보공개시스템  ‘사용자정보관리’에서 직접 부서를 수정해야 함

★ 문자알람을 받고 싶을 경우

◈ 정보공개시스템 ‘사용자정보관리’에서 SMS수신여부를 ‘예’로 설정

□ 공개, 부분공개, 비공개 결정

청구관리 ➡ 부서청구 관리 ➡ 해당 제목 클릭 ➡ 결정 클릭 ➡ 결정통지서 작성 후 저장 ➡ 자동결재 ➡ 업무관리시스템(행정정보연계) 내부결재 ➡ 정보공개시스템 공무원창구에서 통지 ➡ 수수료 납부 확인 ➡ 공개자료(첨부 문서)등록 및 ‘청구인에게 공개’ 실시

◈ 시스템 매뉴얼 : 행정포털 > 정보공유 > 업무매뉴얼 > 정보공개도우미 게시판

※ 공개 · 부분공개 결정 시,

❶ 수수료가 없는 경우에는 결정통지서 작성 시 공개자료 등록

❷ 수수료가 있는 경우에는 결정통지 후 수수료 납부확인하고 공개자료 등록

결정통지서 작성 시 주의사항

- 비공개 결정 시 법적근거 및 사유 자세히 작성(정보공개통지서 표준양식 참조)   → 행정포털 > 정보공유 > 업무매뉴얼 > 정보공개도우미 > 4번글 참조

- 비공개 결정은 실, 본부, 국장 결재사항(사업소는 기관장)

- 공개형태, 수령방법 등은 청구 내용에 따라 입력

- 공개일시, 수수료 및 납부기한(공개결정한 날부터 5일이내) 입력

- 수수료 입금계좌 : 우리은행 1006-300-189776, 서울특별시

◈ 수수료 : 정보공개수수료 + 등기우편 요금

◈ 수수료 산정 기준 : 서울특별시 수수료 징수조례 별표 참조

◈ 등기우편 우송료는 문서실(☎2133-7942)로 문의

결재 시 주의사항

- 자동결재를 눌렀음에도 행정정보연계로 상신되지 않을 경우

㉮ “사용자정보관리-전자문서시스템 연계아이디”에 “행정포털 아이디” 입력

㉯ 첨부파일의 용량 확인 : 용량이 7MB 이상일 경우 자동연계 불가

㉰ 첨부파일명 확인 : 첨부파일명에 특수문자가 있을 경우 자동연계 불가

- 자동결재를 할 수 없을 경우 : 수동결재
업무관리시스템에서 내부결재 후 수동입력(기안자, 결재자, 문서번호)

결정통지 (※ 결재완료 후 자동 통지되지 않으므로 직접 사이트에서 통지)

- 결재완료 후 정보공개시스템에서 ‘통지’ 처리

- 온라인 청구건의 경우 정보공개시스템 결정통지로 결정통지서 교부 갈음

- 오프라인(방문, 우편 등) 청구 건의 경우 결정통지서 등기우편으로 송부   (문서실 직인 날인 – 결정통지서 지참 후 방문 / 별도 공문 불요)

수수료 납부처리 (납부기한 : 결정한 날부터 5일이내)

- 정보공개시스템 납부 : 정보공개시스템 해당 건 선택 후 ‘수수료 납부’ 확인

- 수입증지, 계좌이체 등 오프라인 납부 : 납부 시 민원실에서 별도 고지

★ 수수료 미납시 : 공개일시 10일 이후까지 청구인이 수수료 미납할 경우

◈ 수수료 미납상태로 공개일시로부터 15일이 경과되면
‘통지완료→10일 초과종결’ 상태로 자동 변경

⑤ 공개실시

- ‘공개자료(첨부문서)등록’ 및 공개자료 ‘청구인에게 공개’처리

※ 수수료 납부 확인 → 공개자료 등록 →  정보공개하며,
수수료 오프라인 납부에 따른 민원실 별도 고지 건은 ‘수수료납부처리’ 클릭 후 처리

※ 추가 수수료, 과오납 등 발생시 ‘수수료 정산’, ‘추가수수료 산정명세’
입력 후 청구인에게 문서로 재통보

- 공개방법은 청구인이 정보공개 청구 시 요청한 방법(직접방문, 우편, 팩스전송, 정보통신망)으로 공개 실시

- [온라인 청구] 정보통신망으로 청구하고 수령방법을 정보통신망으로 선택한 경우에는 수수료 납부 확인 후 ‘공개자료(첨부문서) 등록’ 및 ‘청구인에게 공개’버튼을 누르면 자동 공개됨(청구인 요청시 전자메일로 추가 발송)

- [오프라인 청구] 수령방법이 우편(팩스)인 경우 반드시 공개자료를 우편
(팩스)으로 송부

★ 결정 입력 후 결재중인데 처리상태를 변경할 경우

◈ 정보공개정책과에서만 처리 가능 (☎ 2133-5697, 5681)

□ 다중처리 부서지정인 경우

지원부서	➡	주관부서	➡	지원부서	➡	주관부서
결정등록		결재 및 통지		자료등록		자료등록 및 공개실시

① 주관부서

㉮ 지원부서의 결정내용 입력이 완료되면 주관부서는 자체 결정내용 입력 후 내부결재 후 통지

㉯ 수수료 입력 시 지원부서 수수료도 합산해 입력

㉰ 공개자료(첨부문서)가 있는 경우

㉠ 통지처리 후 지원부서에 공개자료 등록하도록 안내하고,
㉡ 지원부서의 공개자료 등록이 완료되면 주관부서 공개자료를 등록하고,
㉢ 청구인에게 공개실시

② 지원부서

㉮ 별도의 결재 절차 없으며, 공개 내용에 대해 내부적으로 검토 받은 후 결정등록

㉯ 공개자료(첨부문서)가 있는 경우
○ 주관부서에서 결재 받고 통지처리 한 이후에 공개자료 등록

◈ 지원부서에서 결정입력 또는 부존재입력을 하지 않았을 경우 주관부서는 입력처리가 불가

◈ 주관부서 처리결정은 지원부서의 공개구분을 취합하여 결정

- 주관/지원 모두 공개	→ 공개

- 주관/지원 모두 부분공개	→ 부분공개

- 주관/지원 모두 비공개	→ 비공개

- 공개 +부분공개 또는 비공개	→ 부분공개

- 부분공개 +비공개	→ 부분공개

□ 부존재 결정

청구관리 ➡ 부서청구 관리➡ 해당 제목 클릭 ➡ ‘정보부존재/진정·질의’ 버튼➡ 정보부존재 선택 ➡ 결정통지서 작성 후 저장 ➡ 자동결재 ➡ 업무관리시스템(행정정보연계) 내부결재(정보공개지원팀장 협조) ➡ 정보공개시스템 공무원창구에서 통지

결정통지서 작성 시 유의사항

- 정보부존재 처리기준 확인 후 부존재 해당여부 검토

- 부존재 사유 자세히 작성 : 부존재 결정 표준양식 참조

→ 행정포털 > 정보공유 > 업무매뉴얼 > 정보공개도우미 > 5번글 참조

부존재 결정시 유의사항

- 부존재 결정은 비공개와는 달리 정보가 존재하지 않는다는 사항을

안내하는 결정이며, 결재시 정보공개지원팀장 협조 사항

※ 정보공개지원팀장 협조 근거 : 서울특별시전결사무처리규칙 별표2

- 부존재는 반드시 7일 이내에 처리(민원처리법을 따름)

- 오프라인(방문, 우편 등) 청구 건의 경우 결정통지서 등기우편으로 송부   (문서실 직인 날인)

◈ 부존재정보와 (비)공개정보 혼합시 (비)공개 결정통지서를 교부하고,

부존재 사항은 통지서 내에 추가 안내(처리기한은 10일 동일)

□ 진정·질의 민원 처리

청구관리 ➡ 부서청구 관리 ➡ 해당 제목 클릭 ➡ ‘정보부존재/진정·질의’ 버튼 ➡ 진정·질의 선택 ➡ 결정통지서 작성 후 저장 ➡ 자동결재 ➡ 업무관리시스템(행정정보연계) 내부결재 ➡ 정보공개시스템 공무원창구에서 통지

○ 진정·질의 민원처리 결정시 유의사항

- ‘정보공개법 제2조’에 해당하는 정보에 대한 공개여부 결정이 아닌, 진정·질의 민원에 대한 답변하는 결정임

- 진정·질의 민원은 반드시 7일 이내에 처리(민원처리법을 따름)

- 오프라인(방문, 우편 등) 청구 건의 경우 결정통지서 등기우편으로 송부   (문서실 직인 날인)

□ 타기관 이송

청구관리 ➡ 부서청구 관리 ➡ 해당 제목 클릭 ➡ ‘타기관 이송(타기관 동시처리)’ 클릭 ➡ 이송 대상기관 선택 및 이송사유 작성 ➡ 저장 ➡ 업무관리시스템 전자문서 내부결재(자동연계 안됨) ➡ 정보공개시스템에서 수동결재 버튼 ➡ 내부결재 문서번호, 결재자 성명 등 등록 ➡ 통지 ➡ 타기관 이송통지서 청구인에게 별도 발송(온라인 청구 시 전자통지로 갈음)

◈ 시스템 매뉴얼 : 행정포털 > 정보공유 > 업무매뉴얼 > 정보공개도우미 > 44번글 참조

청구된 정보가 타기관 소관사항에 해당할 경우 ‘타기관 이송’ 실시

일부 정보만 이송해야할 경우 ‘타기관 동시처리’ 기능을 이용

③ 내부결재시 중요한 사안은 부서장 전결, 일반적인 사안은 담당자 전결

④ 자동결재로 연계되지 않으므로 내부결재 후 수동결재로 처리

⑤ 오프라인 청구 건의 경우 기관이송통지서 등기우편으로 송부
(문서실 직인 날인)

□ 기간연장

청구관리 ➡ 부서청구 관리 ➡ 해당 제목 클릭 ➡ ‘기간연장’ 클릭 ➡ 결정통지서 작성 후 저장 ➡ 부서청구 관리 ➡ 해당 제목 클릭 ➡ ‘기간연장상세’ 클릭 ➡ 자동결재 ➡ 업무관리시스템(행정정보연계) 내부결재 ➡ 정보공개시스템 부서청구 관리 ➡ 해당 제목 클릭 ➡ ‘기간연장상세’ 에서 통지

◈ 시스템 매뉴얼 : 행정포털 > 정보공유 > 업무매뉴얼 > 정보공개도우미 > 48번글 참조

기간연장 시 유의사항

- 결정통지서 등록 후 자동결재를 통해 부서장 결재 필요

- 기간연장은 법정처리기한(10일) 내 실시(기한 경과되면 연장불가)

오프라인 청구 건의 경우 기간연장통지서 등기우편으로 송부
(문서실 직인 날인)

□ 입력내용 수정

정보공개시스템 상 ‘결재’ 버튼을 클릭하지 않았을 경우

- 청구관리 ➡ 부서청구 관리 ➡ 해당 제목 클릭 ➡ 상세화면에서 ‘수정’

정보공개시스템 상 ‘결재’ 버튼을 클릭했을 경우 (결재중인 경우)

- 업무관리시스템 상 결재 상신 전

‣ 정보공개정책과로 ‘처리상태 변경 요청’(☎2133-5679~5681, 5697)

‣ 정보공개시스템 상세화면에서 내용 수정 후 결재

- 업무관리시스템 상 결재 상신 후

‣ 통지 전 ➡ 상신 문서 회수/반송 후 위 ‘결재상신 전’ 방법대로 처리

‣ 통지 후 ➡ 정보공개시스템 운영관리> ‘문의/처리변경요청’에 글등록

□ 정보공개 관련 문의

정보공개 도우미 게시판 활용

- 위치 : 행정포털 > 정보공유 > 업무매뉴얼 > 정보공개도우미

- 정보공개 매뉴얼, 절차 안내, 관련 사례, 표준양식 등 확인 시 활용

기타 문의

- 법령 및 제도 관련 : 행정안전부 정보공개정책과(☎2100-3423~3425)

- 정보공개시스템 관련 : 정보공개시스템 헬프데스크(☎1588-2572)

- 정보공개 접수 및 부서 지정 관련 : 열린민원실(☎2133-7901)

- 업무추진비 등 행정정보공표 관련 : 정보공개정책과(☎2133-5697)

- 기타 정보공개청구 관련 : 정보공개정책과 (☎2133-5679~5681)

- 결재문서 원문공개 관련 : 정보공개정책과(☎2133-5672,5673)

● 이것만은 반드시!!

- 공공기관이 보유·관리하는 정보는 “공개가 원칙” (정보공개법 제3조)

- 비공개는 국장(사업소는 기관장) 결재사항(부분공개 가능여부 검토)

· 정보공개법에 따른 비공개의 법적근거 및 구체적 사유 자세히 작성

- 부존재는 7일 이내 결정 및 통지(정보공개지원팀장 협조)

- 10일이내 처리가 어려울 경우 기간연장 후 통지

- 결정통지서 작성시 표준양식을 참고하여 결정내용 상세히 작성

- 즉시공개는 공개를 목적으로 작성된 정보를 부서장 결재 없이 담당자 전결로 공개하는 것으로 선택시 유의

- 오프라인 청구건의 경우 통지서 등기 송부