2014년 기록물 이관지침

우리시 기록물을 서울특별시 기록관 문서고로 이관 받아 기록물을 체계적으로 관리․보존하고 활용성을 증진시키고자 함.

추진근거

공공기록물 관리에 관한 법률 제3조(정의)

“기록물”이란 업무와 관련하여 생산․접수한 문서·대장·카드·도면·시청각물,행정박물 등 모든 형태의 기록정보자료임

공공기록물 관리에 관한 법률 제19조(기록물의 관리)

- 각 부서 생산기록물은 소관 기록관으로 이관하여야 함.

공공기록물 관리에 관한 법률 시행령 제32조(기록물의 이관)

- 기록물 생산 후 2년 범위 내 기록물철단위로 기록관으로 이관

추진방향 및 주요내용

활용도 높은 기록물의 우선적인 원문DB 구축

- 보존기간 준영구 이상 기록물 중 활용도 높은 기록은 우선 대상으로 선정

- DB구축 완료기록물은 “기록관리시스템”을 통해 원문 활용

이관절차 간소화 및 행정지원 등을 통한 부서부담 최소화

- 기록물 정리는 생략하고 부서 이관목록제출 및 문서고 입고로 이관완료

- 서고폐지 및 2천권 이상의 대량이관 시 기록물 이송에 한해 행정지원

다른 기관(타 지자체, 기관 등)으로 기록물 이관필요시 기록관과 협의

- 소관업무의 타 지자체 업무이관(관리하는 민간법인의 주소지 이전 등)으로 기록물 이관 필요시 반드시 서울특별시기록관(정보공개정책과)과 사전협의

이관 완료된 기록물에 한하여 기록물 평가 및 폐기 실시

이관대상(공공기록물법 제3조)

기록물 범위 : 공공기관이 업무와 관련하여 생산․접수한 문서, 도서, 카드, 도면, 시청각물, 행정박물 등의 모든 기록정보자료

- 전자문서는 매 1년 단위로 이관(업무관리시스템 ⇒ 기록관리시스템)

행정박물 : 업무수행과 관련하여 생산‧활용한 형상기록물로서 행정적‧역사적‧문화적‧예술적 가치를 지니는 기록물

※ 행정박물의 유형 및 이관시기

유형	범위	예시	이관시기
관인류	기관장의 직인, 청인 등으로 활용종료된 것	폐기관인	신규관인 제작, 명칭 변경, 기관 폐지 등으로 관인을 폐기하는 경우
견본류	화폐, 우표, 훈ㆍ포장 등의 견본류 및 도안류	기념우표 및 기념주화	생산 후 60일 이내
상징류	공공기관 및 공공업무와 관련하여 상징성을 지니는 현판, 기, 휘호, 모형, 의복, 공무용품 등의 상징물	청사 현판, 공무원증, 공무원수첩	- 명칭 변경 등으로 신규 상징물 제작 시 - 기관 폐지 시
기념류	공공기관의 주요 홍보, 행사, 활동 중에 생산된 포스터, 팸플릿, 기념엽서, 방명록, 초청장, 기념품 등의 각종 홍보물 및 기념품	축제기념품, 포스터,리플렛	행사, 사업 종료 시
상,훈장류	국가를 위한 공로로 수여받은 훈장 및 포장	훈장, 포장	수상 후 1년 이내
사무집기류	주요 직위자가 업무수행에 사용하였던 사무집기류	사무용품	해당 형상물 활용 종료 시
그밖의 유형 선물류	공직자윤리법 시행령 제29조 제2항에 해당하는 선물류	해외 방문기념 선물	수령 후 1년 이내

이관절차

이관목록(붙임2) 작성 및 공문제출(이관부서→정보공개정책과)

- 기록물철단위로 이관목록 1줄씩 기재(동일제목의 기록물철 반복하여 기재)

- 이관목록의 모든 항목은 필수항목이므로 빠짐없이 기재 요망

기록물 일련번호 표시 및 포장

- 기록물철 배면(세로면) 하단에 이관목록상의 연번 부착(견출지, 라벨지 활용)

- 기록물 이관상자에 기록물철 일련번호 순서대로 기록물 적재 및 포장

- 이관상자 옆면에 부서명-일련번호 기재(예시 : 00과-1, 00과-2)

- 기록물보존상자(부서자체구입이용)에 담아 이관상자에 담을 경우 보존상자번호 순서재로 적재 및 포장

※ 이관상자 수령처 : 본관문서고(서울도서관 4층), 서소문문서고(서소문1동 B1층)

기록물 이관장소 및 이관일정 협의

- 이관장소 : 정보공개정책과에서 지정(부서근접성, 기 이관기록물 보존여부 등 고려)

- 이관일정 : 부서의 이관현황에 따라 별도 협의

- 이관방법 : 이관부서에서 문서고로 직접 이송 ※ 대량이관 시 이송지원 검토

문서고 보존기록물 열람 및 활용

이용자격 : 서울특별시 및 소속기관 직원

- 자치구 및 타 기관 공무원의 경우 해당부서 공무원 동행하여 열람만 가능

이용방법 : 열람 및 사본발급, 대출

- 서고 담당자 안내에 따라 기록물 열람 및 복사

- 7일간의 범위 내에서 기록물 대출(1회 연장가능)