2019 기록물 이관방법 안내서

1		이관개요

□ 추진근거

○ 공공기록물 관리에 관한 법률 제19조(기록물의 관리)

- 각 부서 생산기록물은 정하는 기간 내 소관 기록관으로 이관하여야 함

○ 동법 시행령 제32조(기록물의 이관)

- 기록물 생산 2년 범위 내 기록물철단위로 기록관으로 이관

○ 동법 시행령 제43조(기록관 소관기록물 평가 및 폐기)

- 기록관 보존기록물 중 보존기간이 경과한 기록물의 절차에 따른 평가․폐기

□ 추진방향 및 주요내용

○ 활용도 높은 기록물의 우선적인 원문DB구축

- 보존기간 준영구 이상 기록물 중 활용도 높은 기록은 우선 대상으로 선정

- DB구축 완료기록물은 “기록관리시스템”을 통해 원문 열람 및 출력가능

○ 보존기간이 경과한 기록물의 폐기는 이관된 기록물에 한하여 실시

- 공공기록물법 시행령 제43조에 따라 이관된 기록물에 대해서만 폐기가 가능

- 보존기간 경과 기록물은 문서고로 이관하여 폐기 실시

○ 이관절차 간소화 및 행정지원 등을 통한 부서부담 최소화

- 기록물 정리는 생략하고 부서 이관목록제출 및 문서고 입고로 이관완료

- 서고폐지 및 1천권 이상의 대량이관 시 기록물 이송에 한해 행정지원

○ 다른 기관(타 지자체, 기관 등)으로 기록물 이관필요시 기록관과 협의

- 소관업무의 타 지자체 업무이관(관리대상 민간법인의 주소지 이전 등)으로 기록물 이관 필요시 반드시 서울특별시 기록관(정보공개정책과)과 사전협의

2		이관대상 및 절차

□ 이관대상(공공기록물법 제3조)

○ 일반기록 : 생산․접수한 유형에 관계없이 매체에 기록된 모든 정보자료

○ 행정박물 : 업무수행과 관련하여 생산‧활용한 형상기록물로서 관인류, 견본류, 상징류, 상장․훈장류, 서울시장의 사무집기 등

○ 시청각기록 : 업무 수행과정을 생산·취득한 시청각기록(정사진 또는 동사진)

□ 일반기록 이관방법

○ 이관목록(붙임2) 작성 및 공문제출(이관부서→정보공개정책과)

- 기록물철단위로 이관목록 1줄씩 기재(동일제목의 기록물철 반복하여 기재)

- 기록물 정리(표지교체, 면표시 등)은 생략가능하나, 이관 목록은 반드시 제출

- 이관목록의 모든 항목은 필수항목이므로 빠짐없이 기재 요망

○ 기록물 일련번호 표시 및 포장

- 기록물철 배면(세로면) 하단에 이관목록상의 일련번호 부착(견출지, 라벨지 활용)

- 기록물 이관상자에 이관목록의 번호순서대로 기록물 포장

※ 이관상자 1개 적재용량 : 기록물철 15권, 보존상자 4개 적재 가능

- 이관상자 옆면에 부서명-일련번호 기재(예시 : 00과-1, 00과-2)

※ 이관상자 수령처

본관문서고(서울도서관 4층, 2133-5587), 서소문문서고(서소문1동 B1층, 2133-1625)

○ 기록물 이관장소 및 이관일정 협의

- 이관일정 : 부서의 이관현황에 따라 별도 협의

- 이관방법 : 이관부서에서 문서고로 직접 이송 ※ 대량이관 시 이송지원 검토

□ 행정박물 이관방법

○ 행정박물 범위 및 이관 시기(붙임3 행정박물 이관 목록 서식 활용)

유형	범위	이관시기
관인류	기관장의 직인 등으로 활용이 종료된 것	신규관인제작, 명칭변경, 기관폐지 등으로 관인을 폐기하는 때
견본류	화폐, 우표, 훈·포장 등의 견본류 및 도안류	생산 후 60일 이내
상징류	업무와 관련하여 상징성을 지니는 현판, 기, 휘호, 모형, 의복, 공무용품 등의 상징물	명칭변경 등으로 신규상징물 제작시, 기관폐지 시
상·상패류	업무와 관련하여 기관이 수여받은 상장, 상패, 트로피, 메달 등	수상 후 1년 이내
사무집기류	시장 등 주요직위자가 업무수행에 사용하였던 사무집기류	해당 사무집기류 활용종료시
선물류	공직자윤리법 시행령 제29조 제2항에 해당하는 선물류	조사담당관 신고 후, 30일 이내
그밖의 유형	영구기록물관리기관 장이 지정한 그밖의 유형	영구기록물관리기관 장이 정하는 시기

	선물류 신고절차
▸ 신고개요 : 외교 및 국제관례상 직무와 관련하여 외국(외국인)으로부터 선물을 받은 경우, 조사담당관에 신고하고 실물은 30일 이내 기록관(정보공개정책과)로 이관 ▸ 신고대상 : 선물의 시장가액이 10만원(미화100달러)이상의 선물 - 시장가액이 10만원 이상인 경우 : 조사담당관 즉시 신고 - 시장가액을 알 수 없는 경우 : 조사담당관의 선물평가단에서 선물가액을 평가하여 10만원 이상인 경우 신고

□ 각종 협약서의 이관

○ 각종 협약서의 이관(붙임 2 일반 종이기록물 이관 서식 활용)

- 타 기관과의 협약은 우리시의 대외신뢰도 유지에 중요한 사항이므로 협약 완료 후 30일 이내 이관

○ 협약서 이관방법

- 이관목록을 기록관(정보공개정책과)으로 공문 발송 후 실물 이관 시행

- 협약식 추진 행사관련 공문 반드시 함께 첨부

□ 시청각기록 이관방법

○ 시청각기록 생산 및 이관 대상(공공기록물법 제17조 및 23조)

- 시청각 기록물의 경우 보존환경 기준이 일반 종이기록물과 상이하므로 생산 후 1년 이내 이관

유형	생산 및 이관 대상	이관시기
1	지방자치단체장 등 주요직위자의 업무관련 활동과 인물사진	생산 후 1년 이내
2	지방자치단체의 주요 행사
3	국제기구 및 외국과의 조약, 협약, 협정 등의 추진과 관련된 주요 활동
4	국가재정법 제38조제1항 및 같은법 시행령 제14조에 해당하는 대규모 사업, 공사
5	대규모의 토목, 건축공사 등의 실시로 본래의 모습을 찾기 어렵게 되는 사항
6	철거 또는 개축 등으로 사라지게 되는 건축물이나 각종 형태의 구조물이 사료적 가치가 높아 시청각기록물로 그 모습을 보존할 필요가 있는 사항
7	다수 시민의 관심사항이 되는 주요서건 또는 사고
8	증명적 가치가 높아 그 현장 및 현상을 시청각기록물로 보존할 필요가 있는 사항
9	국내 최초 출현물로서 사료적 가치가 높은 사항
10	기타 업무와 관련하여 시청각(사진필름류, 녹음동영상류) 형태로 생산한 기록물

○ 시청각 기록 이관방법

- (붙임5)의 이관목록 서식을 작성 후 기록관(정보공개정책과)로 공문 발송 후  이관 시행

3		유의사항

□ 이관 시 유의사항

○ 배부용 도서, 개인 참고자료(인터넷 출력물, 논문 등)은 이관대상 아님

○ 개인사물 등이 이관상자에 포함되어 이관되지 않도록 주의

○ 이관목록을 부실하게 작성하거나 이관기록물 검수과정에서 미비사항 및 오류사항이 발견되는 경우 이관부서에 보완․요구할 수 있음

□ 이관한 기록의 열람 및 활용

○ 이용자격 : 서울특별시 및 소속기관 직원

- 자치구 및 타 기관 공무원의 경우 해당부서 공무원 동행하여 열람만 가능

○ 이용방법 : 열람 및 사본발급, 대출

- 서고 담당자 안내에 따라 기록물 열람 및 복사

- 7일간의 범위 내에서 기록물 대출(1회 연장가능)