2018 기록물 이관방법 안내서

□ 추진근거

○ 공공기록물 관리에 관한 법률 제19조(기록물의 관리)

- 각 부서 생산기록물은 정하는 기간 내 소관 기록관으로 이관하여야 함

○ 동법 시행령 제32조(기록물의 이관)

- 기록물 생산 2년 범위 내 기록물철단위로 기록관으로 이관

○ 동법 시행령 제43조(기록관 소관기록물 평가 및 폐기)

- 기록관 보존기록물 중 보존기간이 경과한 기록물의 절차에 따른 평가․폐기

□ 추진방향 및 주요내용

○ 활용도 높은 기록물의 우선적인 원문DB구축

- 보존기간 준영구 이상 기록물 중 활용도 높은 기록은 우선 대상으로 선정

- DB구축 완료기록물은 “기록관리시스템”을 통해 원문 열람 및 출력가능

○ 보존기간이 경과한 기록물의 폐기는 이관된 기록물에 한하여 실시

- 공공기록물법 시행령 제43조에 따라 이관된 기록물에 대해서만 폐기가 가능

- 보존기간 경과 기록물은 문서고로 이관하여 폐기 실시

○ 이관절차 간소화 및 행정지원 등을 통한 부서부담 최소화

- 기록물 정리는 생략하고 부서 이관목록제출 및 문서고 입고로 이관완료

- 서고폐지 및 1천권 이상의 대량이관 시 기록물 이송에 한해 행정지원

○ 다른 기관(타 지자체, 기관 등)으로 기록물 이관필요시 기록관과 협의

- 소관업무의 타 지자체 업무이관(관리대상 민간법인의 주소지 이전 등)으로 기록물 이관 필요시 반드시 서울특별시 기록관(정보공개정책과)과 사전협의

□ 이관대상(공공기록물법 제3조) 및 이관시기

○ 생산·접수한 유형에 관계없이 매체에 기록된 모든 정보자료(시청각 포함)

: 생산 후 2년 이내

※ 우리시와 타 기관과의 주요 업무 협약 시 작성한 협약서 : 협약 완료 후 30일 이내

유형	범위	이관시기
관인류	기관장의 직인 등으로 활용이 종료된 것	신규관인제작, 명칭변경, 기관폐지 등으로 관인을 폐기하는 때
견본류	화폐, 우표, 훈·포장 등의 견본류 및 도안류	생산 후 60일 이내
상징류	업무와 관련하여 상징성을 지니는 현판, 기, 휘호, 모형, 의복, 공무용품 등의 상징물	명칭변경 등으로 신규상징물 제작시, 기관폐지 시
상·상패류	업무와 관련하여 기관이 수여받은 상장, 상패, 트로피, 메달 등	수상 후 1년 이내
사무집기류	시장 등 주요직위자가 업무수행에 사용하였던 사무집기류	해당 사무집기류 활용종료시
그밖의 유형	- 영구기록물관리기관 장이 지정한 그밖의 유형 - 공직자윤리법 시행령 제29조 제2항에 해당하는 선물류	영구기록물관리기관 장이 정하는 시기 조사담당관 신고 후, 30일 이내

○ 업무수행과 관련하여 생산‧활용한 행정박물(형상기록물)

□ 이관절차

1) 일반기록물(시청각 포함) 및 협약서

○ 이관목록 작성 및 공문제출(이관부서→정보공개정책과)

- 기록물철단위로 이관목록 (붙임2) 1줄씩 기재(동일제목의 기록물철 반복하여 기재)

- 기록물 정리(표지교체, 면표시 등)은 생략가능하나, 이관 목록은 반드시 제출

- 이관목록의 모든 항목은 필수항목이므로 빠짐없이 기재 요망

○ 기록물 일련번호 표시 및 포장

- 기록물철 배면(세로면) 하단에 이관목록상의 일련번호 부착(견출지, 라벨지 활용)

- 기록물 이관상자에 이관목록의 번호순서대로 기록물 포장

※ 이관상자 1개 적재용량 : 기록물철 30권, 보존상자 4개 적재 가능

- 이관상자 옆면에 부서명-일련번호 기재(예시 : 00과-1, 00과-2)

※ 이관상자 수령처 : 본관문서고(서울도서관 4층), 서소문문서고(서소문1동 B1층)

2. 행정박물 및  협약서

○ 이관목록 작성 및 공문제출(이관부서→정보공개정책과)

- 행정박물(붙임3) 및 협약서(붙임4) 1개 단위로 1줄씩 기재

- 관련 정보 및 내용을 알 수 있는 결재문서, 보도자료 등의 자료 함께 제출

□ 기록물 이관장소 및 이관일정 협의

○ 이관일정 : 부서의 이관현황에 따라 별도 협의

○ 이관방법 : 이관부서에서 문서고로 직접 이송 ※ 대량이관 시 이송지원 검토

○ 이관문의 : 정보공개정책과 기록관리팀 2133-5696, 5597

□ 이관 시 유의사항

○ 배부용 도서, 개인 참고자료(인터넷 출력물, 논문 등)은 이관대상 아님

○ 개인사물 등이 이관상자에 포함되어 이관되지 않도록 주의

○ 이관목록을 부실하게 작성하거나 이관기록물 검수과정에서 미비사항 및 오류사항이 발견되는 경우 이관부서에 보완․요구할 수 있음

□ 문서고 보존기록물 열람 및 활용

○ 이용자격 : 서울특별시 및 소속기관 직원

- 자치구 및 타 기관 공무원의 경우 해당부서 공무원 동행하여 열람만 가능

○ 이용방법 : 열람 및 사본발급, 대출

- 서고 담당자 안내에 따라 기록물 열람 및 복사

- 7일간의 범위 내에서 기록물 대출(1회 연장가능)