불필요한 민원서류 절감 추진계획

민원사무처리시 반드시 필요한 구비서류만을 요청하여 불필요한 관공서 방문, 수수료 납부 등의 불편을 방지하고 시민만족도를 제고하고자 함

□ 추진배경

○ 추진근거

- 시장요청사항(’14.11월)

▪여전히 우리 행정에서 불필요한 민원서류를 요구한다거나 시청이나 구청을 방문하게 하는 등 불편과 불만을 초래

→ 시민들에게 공개적으로 사례를 모집하고 시정하거나 제도적으로 바꿔내는 노력

→ 특정 시간대에 공개모집프로젝트를 추진해서 지속적으로 행정혁신 추진

- 법적근거

· 민원사무처리에 관한 법률 제10조 (불필요한 서류 요구의 금지)

· 전자정부법 제36조 2항(행정정보의 효율적 관리 및 이용)

○ 부당한 민원서류 요구사례 발생

- 법정 구비서류 외의 서류 요구 (법령, 조례 등에 명시되지 않은 서류)

- 행정정보공동이용이 가능한 구비서류 요구·접수 관행화 (주민등록등본 등 총147종)

○ 행정정보공동이용 활용 미흡

구 분	市 민원사무	최대 이용가능 종류·건수		’14년 실제 이용 종류·건수
		민원종류	공동이용 가능 건수	민원종류	공동이용 건수
종/건 (비율)	454종	140종	55,428건	45종 (32.1%)	2,022건 (3.6%)

<우리시 행정정보공동이용 현황>

※ 신문사업, 정보통신공사업, 소방시설업 등록사무 등에서 법인등기부등본, 사업자등록증 등을 행정정보공동이용을 통해 확인

□ 추진경과

○ 시 대표 홈페이지 민원사무편람 구성 개편 : ’14.11월~’15.2월

- 민원인 제출서류/담당공무원 확인해야 할 사항(행정정보공동이용) 구분 게재

○ 불필요한 민원서류 상시신고창구 개설     : ’15.2.27.

- 열린민원실(불편신고함),  시 홈페이지(응답소)

○ 민원담당공무원 인식개선 및 행정정보공동이용 활용교육  : ’15.3.26.

- 시민봉사담당관(민원주관부서) - 정보시스템담당관(행정정보공동이용 주관부서)

□ 추진방향 및 과제

비 전		불필요한 구비서류 없는 서울시
목 표		모든 법정 외 구비서류 절감 행정정보공동이용 이용률 50%로 확대
과 제		① 행정정보공동이용 활성화 체계마련		② 불필요한 민원서류 발굴·개선		③ 인식개선 및 대시민 홍보
세부 추진과제		• 구비서류 요구 사유 고지 원칙		• 법정 외 구비서류 현황조사 → 개선		• 공무원 대상 인식개선교육
		• 신고시스템 운영		• 불필요한 민원서류 절감 공모전		• 대시민 홍보

※ 추진성과에 따른 포상 병행 실시

□ 세부추진계획

① 행정정보공동이용 활성화 체계마련

구비서류 요구 사유 고지원칙

⑴ 현황 및 문제점

- 「행정정보공동이용」이 가능한 구비서류를 민원인에게 적극적으로 알리지 않고 관행적·암묵적으로 접수하여 시민불편 발생

- 선제적인 정보제공으로 모든 민원인에게 동등한 선택기회 부여

⑵ 추진내용

- 적용대상 : 방문접수되는 민원사무를 처리하는 모든 민원공무원

- 고지내용

· 담당자 확인이 가능한 구비서류는 제출이 필요없음을 안내

· 법령상 불명확하게 표현되어 있는 구비서류는 해당서류를 받는 이유 설명

≪ 안내멘트(예시) ≫

(시민이 행정정보공동이용이 가능한 구비서류를 제출할 경우)

시민님, 법인등기부등본과 사업자등록증은 공무원이 직접 확인이 가능한 행정정보로 구비서류를 제출하지 않으셔도 됩니다.

(제출받는 구비서류가 법령상 불명확하게 규정되어 있는 경우)

시민님, ○○○업 등록은 □□□□법상 자본금이 1억이상 법인만 설립이 가능하여 관련 사항 확인차 법인등기부등본을 제출받습니다.

⑶ 추진일정

- 민원담당자 교육 및 고지원칙 적용            :  ’15. 4월

부당한 구비서류 요구사례 신고 접수 및 시정

⑴ 현황 및 문제점

- 부당한 구비서류 요구로 시민불편이 가중되고 있음에도 상시 신고시스템 미비

- 민원처리과정 점검으로 오류시정 기회 부여 필요

⑵ 추진내용

- 부당한 구비서류 요구사례 신고시스템 운영

불필요한 서류 요구	⇨	불편신고	⇨	담당부서 이관	⇨	공문회신
• 법령 규정 외 모든 서류 • 행정정보공동이용 미이용		• 열린민원실 • 시 홈페이지		민원처리부서		민원처리 과정점검

<신고 및 회신절차>

- 2회 이상 신고접수 시 담당공무원에게 민원처리규정 및 행정정보공동이용 교육 실시

- 불편시민에게는 객관적인 기준과 절차를 마련 후 보상실시

· 구비서류 발급을 위한 교통비, 수수료, 시간비용을 감안하여 보상기준 마련

⑶ 추진일정

- 열린민원실 및 시 홈페이지를 통한 신고접수      :  ’15. 3월

- 보상을 위한 기준 및 절차 마련, 보상실시        :  ’15. 6월

② 불필요한 민원서류 발굴·개선

법정 외 구비서류 현황조사 및 개선

⑴ 현황 및 문제점

- 법령, 시행규칙 등에서 규정하고 있는 구비서류 외에 제출받는 서류의 종류 및 수량, 제출받는 사유 등 통계관리 필요

- 법령 등에 규정되지 않았지만 반드시 제출이 필요한 서류는 중앙부처에 법령개정을 건의하여 법위반 상황 해소 필요

⑵ 추진내용

- 법정 구비서류 외의 추가적인 구비서류 유무 조사

· 조사시기 : ’15년 4월~5월

· 조사대상 : 시에서 처리되는 모든 민원사무(454종)

· 조사방법 : 설문조사

- 조사결과에 따른 조치

· 불필요한 서류일 경우, 전면 요구·접수금지와 지속적인 모니터링으로 법정 외 구비서류 요구 근절

· 반드시 필요한 서류일 경우, 중앙부처에 법령개정 건의

⑶ 추진일정

- 법정 외 구비서류 조사                           :  ’15. 4월

- 조사결과에 따른 조치                             :  ’15. 5월

불필요한 민원서류 절감 공모전 개최

⑴ 현황 및 문제점

- 법령이나 조례에 규정되어 있는 구비서류는 특별한 문제의식 없이 요구

- 제출 실익이 없거나 다른 방법을 이용하여 정보확인이 가능한 구비서류의 절감을 요구할 수 있는 제도적 장치 미비

⑵ 추진내용

- 시민과 공무원을 대상으로 서류감축이 가능한 사항 공개모집 정례화(연1회)

- “내 손안에 서울” 홈페이지 및 우편을 통해 접수 → 평가 → 포상

- 포상내역 : 최우수(1명-시장표창, 30만원), 우수(2명-시장표창, 20만원), 장려(3명-시장표창,10만원)

- 소관부서 및 중앙부처에 조례·법령개정 건의 → 지속적으로 개정사항 점검

⑶ 추진일정

- 불필요한 민원서류 절감 공모전 실시(연1회 실시)    :  ’15. 6월

- 소관부서 및 중앙부처 조례 개정 건의               :  ’15. 7월

③ 공무원 인식개선 및 대시민 홍보

민원공무원 인식개선 교육 (「행정정보공동이용」 사용방법 포함)

⑴ 현황 및 문제점

- 불필요한 구비서류 요구가 「민원사무처리에 관한 법률」에 위반되는 사항이지만 작은 일로 생각하는 경우 존재

- 「행정정보공동이용」에 대한 민원담당공무원의 이해 저조

⑵ 추진내용

- 민원담당공무원이면 알아야 할 민원처리규정(처리기간, 처리절차, 민원제도 등), 행정정보공동이용 교육 실시

· 시민봉사담당관-정보시스템담당관 교육 실시

· 연2회 실시(6월,11월), 시·자치구 민원공무원 대상

- 모든 민원공무원 행정공인인증서(GPKI) 발급 의무화

· 행정정보공동이용시스템을 이용하기 위해서는 GPKI가 반드시 필요

⑶ 추진일정

- 시 및 자치구 민원공무원 대상 교육 실시         :  ’15. 6월, 11월

- 전 민원공무원 GPKI 발급 및 미발급 담당자 독촉  :  ’15.  4월

- 행정정보공동이용 우수이용자 포상                :  ’15. 11월

≪ 행정정보공동이용 우수이용자 포상 실시 ≫

◈ 포상대상 : 적극적으로 행정정보공동이용을 활용하여 구비서류를 감축하고 시민불편을

해소한 유공공무원

◈ 훈   격 : 서울특별시장

◈ 포상규모 : 총3명(민원처리건수 대비 행정정보공동이용 다수이용자)

- 동일한 부서에서 2인이상 선정시 실적이 높은 1인에게만 포상

◈ 포상시기 : 2015년 민원한마당 (11월 개최)

시민대상 홍보 강화

⑴ 현황 및 문제점

- 민원사무처리기준표에 제출이 필요한 구비서류, 제출하지 않아도 되는 서류 등이 자세히 안내되어 있지만 시민입장에서 이를 접하기 어려움

- 시민이 인지하고 공감할 수 있는 적극적인 홍보 필요

⑵ 추진내용

- 시 대표홈페이지에 게재되어 있는 민원사무편람 개편

· 구비서류(행정정보공동이용이 가능한 구비서류 포함), 처리기간, 신청서 작성예시, 온라인 신청 가능여부 등 안내

- 열린민원실 입구에 행정정보공동이용 안내 X배너 설치

- 각 담당자별로「구비서류 요구 사유 고지원칙」및 제출이 필요없는 구비서류 안내문 부착

⑶ 추진일정

- 민원안내를 위한 시 홈페이지 개편            :  ’15. 2월 완료

- 안내문 부착 및 X배너 설치                  : ’15. 4월

□ 행정사항

○ 민원사무편람 정비(확인 및 수정)               :   민원소관 부서

- 시 홈페이지를 통해 시민에게 공개되는 내용으로서 수시 정비 필요

≪ 민원사무편람 정비요령 ≫

○관    련 : 「서식민원관리시스템내 민원사무편람 정비 요청」 〔시민봉사담당관-41795(’14.12.22)〕

○정비기간 / 대상 : ’15. 4.24.(금)까지  /  서울시의 모든 민원 (454개)

○정비내용 : 구비서류(민원인 제출서류/공무원 확인서류), 신청서 작성예시, 처리기간 등

○정비방법 : ①서식민원관리시스템 > ②민원운영관리 > ③민원사무편람 관리 > ④정보확인 후 수정

○ “구비서류 요구 사유 고지원칙” 정확히 숙지 및 민원인 안내 : 민원소관 부서

○ 민원공무원 대상 교육 실시 및 참여 : 정보시스템담당관, 민원소관 부서

○ 접수된 신고사항 소관부서 이관 및 데이터관리 : 시민봉사담당관(응답소팀)