보안문건 관리실태 조사(점검)결과

<2015. 5.28.>

□ 총 평

○ 시민과 함께하는 열린시정 구현을 위해 2014. 3. 1부터 서울시홈페이지 정보소통광장에 결재문서를 공개하기 시작하였으며,

- 그 결과 2015. 5월 현재까지 약 4,500천건의 공개실적을 거양하여 시민들의 알 권리를 충족하고 투명한 도시서울을 만드는데 많은 기여를 하였음.

○ 그러나 일부 직원들은 개인정보 사항을 정보소통광장에 공개하는 등 개인정보보호법을 위반하여 사생활을 침해할 소지를 제공하거나,

- 시책사업 추진관련 협의(진행)중인 내부문건을 공개하여 사업추진 시 혼선을 초래할 우려가 상존하고 있는 등 보안의식이 매우 심각한 수준이며,

- 비공개 문서의 열람범위 설정 미흡으로 내부직원을 통한 정보유출이 우려되는 등 보안문건 관리에 허점이 노출된 사례도 확인되었음.

○ 또한 민원서류, 계좌번호가 적힌 문서 등 주요문서를 출력하여 사무실에 방치하거나, 부서공용 노트북내 주요문서 미삭제 사용, 주요문서가 저장된 USB를 컴퓨터에 삽입후 퇴근하는 등의 보안문건 관리 소홀 사례도 확인되었음.

○ 따라서 시민들의 알 권리를 충족하고 시민과 함께하는 열린시정을 구현하겠다는 본래 취지를 살려 지속적으로 발전시키되,

- 개인정보 사항, 민원사항 및 진행중인 시책사업 등이 포함된 주요 문건이 고의성 여부를 떠나 공개되는 일이 없도록 직원들에 대한 철저한 교육 및 시홈페이지 정보소통광장 시스템 개선 등 조치가 필요하다고 판단됨.

□ 주요 지적사항

보안문건 공개･유출 여부 조사

○ 지적사항 총괄

계	개인정보사항 공개 (개인정보보호법 위반)	민원제기자 신원공개	진행중인 시책사업 내부문건 공개	열람설정 미흡으로 시전체 직원에 공개
15	7	3	3	2

○ 주요 지적사항

- 청사 출입증 및 공무원증 발급 신청 결재시 비공개 처리를 하지 아니하여 타인의 주민등록번호, 주소, 전화번호, 수행업무 등이 불특정 다수인이 열람할 수 있는 정보소통광장에 공개되는 등 개인정보보호 소홀

- 진정민원 서류 자치구 이첩 결재시 비공개 처리를 하지 아니하여 민원제기자의 신원(성명, 주소, 전화번호 및 진정내용 등)이 불특정 다수인이 열람할 수 있는 정보소통광장에 공개되는 등 민원인 신원보호 소홀

- 시책사업 추진관련 협의(진행)중인 ‘자문내용’이나 ‘기본계획’ 등 내부문건이 불특정 다수인이 열람할 수 있는 정보소통광장에 공개되는 등 주요문건 관리소홀

- 전자문서 결재시 비공개(또는 부분공개)하였으나, 열람범위를 부서가 아닌 기관으로 하고, 열람제한을 설정하지 않아 서울시 전체직원이 해당문서를 열람할 수 있는 등 보안문서 관리에 허점 발견 등

보안문건 관리실태 점검

○ 지적사항 총괄

계	주요문서 출력후 프린터에 방치	주요문서 책상위 방치 후 퇴근(외출)	진정서류 관리소홀	부서공용 노트북내 저장문서 관리소홀	USB 관리소홀	노트북 관리소홀
22	2	6	1	8	3	2

○ 주요 지적사항

- 업무보고 자료 또는 환경컨설팅 업체의 수주실적 관련 문서 등 주요문서를 출력한 후 프린터에 방치하여 부서방문 외부인에게 쉽게 노출될 우려가 있음.

- 민원검토 서류, 용역제안서 평가위원 명단, 도시계획시설관련 서류, 시책사업 참여자 연락처 현황 및 계좌번호 등 주요문건을 사무실 책상위에 노출 방치한 후 퇴근하거나 외출(식사)하는 등 주요문서 관리소홀

- 개인정보가 포함된 진정서류를 A4용지 박스에 담아 사무실 구석에 보관하여 누구나 쉽게 열람이 가능한 상태로 방치하는 등 보안문건 관리 미흡

- 외부반출이 쉬운 부서공용 노트북내에 각종 주요문건을 보관한 후 삭제하지 않고 보관(방치)하는 등 보안문건 관리 미흡

- 이동식 저장매체(USB)에 주요문건을 보관한 후 컴퓨터 드라이브에 삽입･방치

- 부서공용 노트북을 신규직원 업무용으로 쓰게 하거나, IP주소를 키보드에 부착하여 사용하는 등 보안의식 미흡

□ 조치할 사항

○ 향후 유사사례가 발생되는 일이 없도록 각 실국본부 또는 부서별 자체교육 실시

○ 각 실국본부 또는 부서별로 ‘전자결재 문서 모니터링 담당’을 지정, 주기적으로 자체점검 조치

○ 전자문서 결재시「결재정보」의 대시민 공개 및 열람범위 설정 적정여부에 대한 세밀한 검토 후 처리