서울특별시고시 제2017-000호

「도시 및 주거환경정비법」에 따라 시행하는 정비사업의 공정하고 합리적인 추진을 위하여 추진위원회·조합의 총회등 의사진행 시 적용할 수 있는 「서울특별시 정비사업 의사진행 표준운영규정」을 마련하고 다음과 같이 제정·고시합니다.

2017년 2월 16일

서울특별시장

서울특별시 정비사업 의사진행 표준운영규정

[의사진행 표준운영규정의 성격과 목적]

- 본 규정은 「도시 및 주거환경정비법」에 따라 시행하는 정비사업의 추진위원회·조합이 사업 추진 시 이를 참고하여 공정하고 합리적인 의사진행을 할 수 있도록 모범적인 의사진행 방법을 제시하는 것을 목적으로 한다.

[의사진행 표준운영규정의 활용방법]

- 본 규정은 하나의 예시로 법적 구속력은 없으며, 조합의 특징과 여건에 따라 관련 조항을 추가·삭제·수정하여 달리 규정할 수 있다. 다만, 도시정비법령 및 관련규정에 위반되게 해서는 안 되며 의사진행의 일반적인 규칙을 따르는 것을 원칙으로 한다.

제 1 장   총  칙

제1조(목적) 이 규정은 「도시 및 주거환경정비법」에 따라 시행하는 정비사업에서 조합설립추진위원회(이하 “추진위원회”라 한다) 또는 조합의 의사진행에 관하여 필요한 사항을 규정하여 의사결정 과정의 공정성 및 투명성을 확보하는 것을 목적으로 한다.

제2조(용어의 정의) 이 규정에서 사용하는 용어 외에는 도정법, 같은 법 시행령, 시행규칙(이하 “도정법령”이라 한다), 정관 및 운영규정에서 정하는 용어와 같다.

1. “조합등”이라 함은 조합설립추진위원회와 조합을 말한다.

2. “조합장등”이라 함은 추진위원장과 조합장을 말한다.

3. “조합원등”이라 함은 토지등소유자 및 조합원을 말한다.

4. “대의원회등”이라 함은 추진위원회와 대의원회를 말한다.

5. “대의원등”이라 함은 추진위원과 대의원을 말한다.

6. “정관등”이라 함은 조합정관 및 추진위원회 운영규정을 말한다.

7. “회의”라 함은 조합등에서 개최하는 추진위원회, 대의원회, 주민총회, 조합총회를 말한다.

8. “총회”라 함은 주민총회 및 조합총회를 말한다.

9. “의장”이라 함은 회의를 주재하는 자를 말한다.

10. “회의진행보조자”라 함은 회의질서를 유지하기 위하여 의장을 도와 회의 진행을 보조하는 사람을 말한다.

11. “회의자료”라 함은 회의의 목적, 안건, 일시 및 장소 등 의결에 필요한 세부적이고 구체적인 자료를 말한다.

12. “의결권자”라 함은 조합원등으로서 참석자명부에 기재된 자를 말한다.

13. “의사정족수”라 함은 도정법령 및 정관등에서 규정한 회의를 개최하는데 필요한 조합원등 수를 말한다.

14. “의결정족수”라 함은 도정법령 및 정관등에서 규정한 회의에 상정된 안건을 결정하는데 필요한 조합원등 수를 말한다.

15. “신분증명서”라 함은 주민등록증 등 공직선거법 제157조제1항에 준하는 신분증을 말한다.

16. “방청인”이라 함은 당해 조합원등으로서 회의참석을 요청하여 제13조에 따른 방청허가권을 교부받은 자를 말한다.

17. “투표감독관”이라 함은 투·개표절차의 모든 절차를 감시·감독하는 자를 말한다.

18. “투·개표참관인”이라 함은 회의개최 당일 투·개표상황을 참관하는 자를 말한다.

제3조(적용범위)

① 조합등의 회의 진행방법에 관하여 도정법령 및 정관등에서 특별히 정한 경우를 제외하고는 이 규정이 정하는 바에 따른다.

② 이 규정에서 정하지 아니한 사항이나, 이 규정 시행을 위해 필요한 세부적인 사항에 대해서는 도정법령 및 정관등에 위배되지 아니하는 범위 안에서 필요한 사항을 대의원회등에서 따로 정할 수 있다.

제4조(의결권 등)

① 의결권은 당해 사업시행구역의 조합원등으로서 참석자명부에 등재된 자에게 있다.

② 제1항에도 불구하고 미성년자는 의결권을 위임하는 경우를 제외하고는 의결권을 직접 행사할 수 없다.

③ 제1항 또는 제2항에 따른 참석자가 법 제19조제1항 각 호 및 영 제28조제1항제1호 및 제2호에 해당할 경우에는 그 대표자 1인에게 의결권이 있다. 이 경우 참석자명부 열람기간 내 대표소유자 또는 대표조합 선임동의서를 작성하여 제출하여야 하며, 조합등은 참석자명부에 추가 또는 수정하여야 한다.

④ 제1항부터 제3항까지에도 불구하고 다음 각 호에 해당하는 자는 참석자명부 열람 기간 내에 위임장·대리인 지정서(별지 제6호 서식)를 제출하여야 한다. 이 경우 조합등은 이를 참석자명부에 반영하여야 한다.

1. 조합원등이 권한을 행사할 수 없어 배우자·직계존비속·형제자매 중에서 성년자를 대리인으로 지정하여 위임장을 제출하는 경우

2. 해외거주자가 대리인을 지정하는 경우

3. 법인인 조합원 또는 토지등소유자가 대리인을 지정하는 경우

제 2 장   운영위원회 구성 등

제5조(운영위원회 구성 등)

① 조합등은 이 규정에 따라 조합장등이 제안한 최초 안건(안건명, 제안설명, 관련근거 및 첨부자료(별지 4-1호, 4-2호 서식))에 대한 검토 및 자문을 받기 위하여 운영위원회를 구성하여 운영할 수 있으며, 일반적인 업무집행을 위한 회의의 경우에는 제외한다.

② 운영위원회는 조합장등, 이사, 대의원등을 반드시 포함하여 5인 이내로 대의원회등 의결을 통해 선임 및 구성하고, 그 선임방법은 대의원회등에서 별도로 정할 수 있다.

③ 운영위원회는 운영위원 과반수 출석으로 개회하고 회의안건을 검토하여 검토보고서를 이사회에 제출한다.

④ 감사는 운영위원회에 참석하여 의견을 개진할 수 있다.

⑤ 조합장등은 회의안건의 내용 등을 고려하여 다음 각 호에 해당하는 자를 회의에 참석하도록 하여 설명 또는 자문하게 할 수 있다.

1. 조합등 직원

2. 정비사업전문관리업자, 시공자 또는 설계자 등 조합등과 계약을 체결한 협력업체

3. 외부전문가

4. 그 밖에 조합장등이 회의 운영을 위하여 필요하다고 인정하는 자

제6조(운영위원회의 업무 등) 조합장등은 도정법령, 정관등 및 이 규정에서 정한 이사회 또는 추진위원회 회의소집통지 전까지 제5조제1항에 따른 운영위원회를 소집하여 회의안건을 검토하고 검토보고서(별지 제1호 서식)를 이사회, 추진위원회에 제출한다.

제7조(운영위원회의 운영방법 등)

① 조합장등은 운영위원회의 의장이 된다.

② 운영위원은 서면 또는 대리인을 통한 출석을 할 수 없다.

제 3 장   참석자명부 등

제8조(참석자명부의 작성)

① 조합등은 총회 개최를 위하여 참석자명부(별지 제8호 서식)를 작성해야 한다.

② 참석자명부는 다음 각 호에 따라 작성하여야 하며 해당 구역의 총회 이외의 목적으로 사용할 수 없다.

1. 참석자명부에는 의결권자의 성명, 물건지주소, 생년월일, 투표용지 수령란 등 필요한 사항을 기재한다.

2. 참석자명부는 총회소집 공고일까지 작성해야 한다.

3. 참석자명부는 총회의 열람, 회의당일 투표용으로 작성하되 예비용으로 2부를 작성한다.

제9조(참석자명부 열람 및 정정)

① 조합등은 참석자명부가 작성된 경우에는 조합원등이 3일 이상 열람할 수 있도록 하고, 이 경우 다음 각 호의 사항을 조합등 게시판 및 클린업시스템에 공고하고, 해당 조합원등에게 개별통보 해야 한다.

1. 열람기간

2. 열람장소

3. 열람방법

4. 열람내용

5. 이의신청방법

6. 그 밖에 조합등에서 따로 정하는 사항

② 조합원등이 참석자명부를 열람할 경우에는 자신의 정보에 한하여 열람할 수 있다.

③ 조합원등은 참석자명부의 기재사항에 누락, 오기 또는 명의이전 등 변경사항이 있을 경우에는 열람기간 내 증빙자료를 첨부하여 이의신청(별지 제9호 서식)할 수 있다.

④ 제3항에 의한 이의신청이 있는 경우 조합등은 이를 확인하여 즉시 참석자명부를 정정하여야 한다.

⑤ 제4항에도 불구하고 조합원등은 소유물이 양도·양수 및 증여에 따라 명의 변경된 경우에는 등기부등본 등 권리변동 증빙서류를 지참하고 총회당일 투표종료 전까지 조합등에 제출하여야 한다.

제 4 장   회의소집 절차 등

제10조(회의소집 절차 등) 조합등의 회의소집절차는 도정법령 및 정관등에서 특별히 정한 경우를 제외하고는 다음 각 호에 따른다.

1. 조합이 이사회를 소집하는 경우에는 회의개최 7일 전에 회의목적·안건·일시· 장소 등을 기재한 공고문(별지 제2호 서식)을 조합 게시판 및 클린업시스템에 게시하고 각 이사에게 등기우편으로 기재한 통지서(별지 제3호 서식)와 회의자료(별지 제4-1호, 제4-2호 서식)를 발송·통지할 수 있다. 다만, 사업 추진 상 시급히 이사회 심의를 요하는 사안이 발생하는 경우에는 회의개최 2일 전에 유선 등으로 통지할 수 있다.

2. 조합등이 대의원회등을 소집하는 경우에는 회의개최 7일 전에 회의목적·안건·일시 및 장소 등을 기재한 공고문(별지 제2호 서식)을 조합등 게시판 및 클린업시스템에 게시하고 각 대의원등에게는 등기우편으로 기재한 통지서(별지 제3호 서식)와 회의자료(별지 제4-1호, 제4-2호 서식)를 발송·통지하여야 한다. 다만, 사업 추진 상 시급히 대의원회등 의결을 요하는 사안이 발생하는 경우에는 회의개최 3일 전에 통지하고 대의원회에서 안건상정여부를 묻고 의결할 수 있다.

3. 조합등이 총회를 소집하는 경우에는 회의개최 14일 전에 회의목적·안건·일시 및 장소 등을 기재한 공고문(별지 제2호 서식), 총회 세부자료 등을 조합등 게시판 및 클린업시스템에 게시하여야 하고 각 조합원등에게는 회의개최 7일전(추진위원회의 경우 회의개최 10일전)에 등기우편으로 기재한 통지서(별지 제3호 서식)와 회의자료(별지 제4-1호, 제4-2호 서식)를 발송·통지하여야 한다.

제 5 장   참석대상자 자격확인

제11조(조합원등 본인 출석) 총회에 출석하려는 조합원등은 접수처에서 본인을 증명하는 신분증명서를 제시하여 참석자명부와 대조·확인을 받아야 한다.

제12조(대리인 출석)

① 조합원등이 총회에 대리인을 통하여 의결권을 행사하려는 경우에는 위임장·대리인 지정서(별지 제6호 서식)를 작성하여 총회당일 투표종료 전까지 조합등에 제출하여야 한다.

② 대리인의 본인확인방법은 제11조를 준용한다.

제13조(방청인 출석)

① 조합원등 또는 대리인이 대의원회등을 방청하고자 하는 경우 회의개최 3일전까지 방청요청권(별지 제14호 서식)을 작성하여 조합등에 신청할 수 있으며, 방청허가권(별지 제14호 서식)을 교부받아야 한다. 단, 방청인의 수는 5인 이내의 범위에서 조합장등이 정할 수 있다.

② 방청인에게는 발언권을 부여하지 않으며, 고의로 의사진행을 방해하는 발언·행동 등으로 회의질서를 문란하게 하는 경우 즉시 퇴장을 명할 수 있다.

제 6 장   회의운영 일반기준

제14조 (의장의 의무 및 권한)

① 회의의 의장은 조합장등으로 하며, 다만 관련법령 및 정관등에서 특별히 정한 경우에는 그에 따른다.

② 의장은 전반적인 회의진행을 총괄하여야 한다.

③ 의장은 안건의 내용 등을 고려하여 조합원등이 아닌 다음 각 호에 해당하는 자 등을 회의에 참석하여 발언하도록 할 수 있다.

1. 조합등 직원

2. 정비사업전문관리업자, 시공자 또는 설계자 등 조합등과 계약을 체결한 협력업체

3. 그 밖에 의장이 회의진행을 위하여 필요하다고 인정하는 자

제15조(퇴장조치) 의장은 회의장의 질서를 유지하고 정리하기 위하여 다음 각 호에 해당하는 자에게 퇴장을 명할 수 있다. 다만, 제2호에 해당하는 경우 1회 경고 후에도 불구하고 지속적으로 회의진행을 방해할 경우 퇴장조치 할 수 있다.

1. 조합원등 또는 대리인 자격이 없는 자가 출석한 경우

2. 고의로 의사진행을 방해하는 발언·행동을 2회 이상 하여 회의질서를 문란하게 하는 경우

제 7 장   개회 등

제16조(개회)

① 예정된 개회시각이 되면 의장은 개회를 선언한다. 다만, 개회시각에 도정법령 및 정관등에 따른 의사정족수 및 직접참석자 수에 미달한 때에는 참석한 조합원등의 동의를 구하고 개회시각을 늦출 수 있다.

② 제1항에도 불구하고 상당한 시간이 흘렀음에도 의사정족수 및 직접참석자 수에 미달한 때에는 참석한 조합원등에게 그 사유를 알리고 회의의 불성립을 선언하여야 한다.

③ 회의가 불성립된 경우에는 재소집하여야 하며, 그 절차 등에 관한 사항은 정관등을 준용한다.

제17조(성원보고)

① 의장은 개회를 선언하고 회의에 출석한 조합원등에게 최초 성원보고를 하여야 한다.

② 의장은 안건심의 후 투표종료를 선언하기 전에 회의에 출석한 조합원등에게 최종 성원보고를 하여야 한다.

제 8 장   회의 진행방법 등

제18조(회의 진행방법 설명)

① 의장은 회의소집 통지서에 기재된 순서에 따라 안건을 개별상정하고 질의응답 및 토론을 거쳐 개별심의하는 것을 원칙으로 하며, 의결(표결)방법은 무기명 투표로 진행한다. 다만 다음 각 호의  어느 하나에 해당하는 경우 출석한 조합원등의 과반수 동의를 얻어 회의 진행방법을 변경할 수 있으며, 이 경우 동의방법은 거수 또는 기립으로 한다.

1. 의장 또는 출석한 조합원등이 복수의 안건을 일괄상정할 것을 제안한 경우

2. 의장 또는 출석한 조합원등이 표결(의결)을 거수 또는 기립의 방법으로 할 것을 제안한 경우

3. 의장이 서면결의서 개표시기를 정하여 제안한 경우

4. 의장 또는 출석한 조합원등이 회의종료 전 먼저 귀가요청으로 인해 선투표를 제안한 경우

5. 회의진행보조자 등 의장 외의 사람이 회의를 진행하고자 하는 경우

6. 기타 회의진행방법에 대하여 의장이 제안한 경우

② 회의에 출석한 조합원등은 제1항에 따라 결정된 회의 진행방법에 따라 회의에 참여하고 협조하여야 한다.

제19조(경과보고 및 제안설명 등)

① 의장은 안건심의에 앞서 조합등의 업무추진과 관련한 경과보고사항 등을 설명한다.

② 의장은 상정된 안건에 대하여 조합원등이 충분히 이해할 수 있도록 구체적으로 설명하여야 한다.

③ 의장은 제1항 및 제2항에도 불구하고 전문적·기술적 지식이 필요할 경우 제14조제3항에 해당하는 자에게 설명하게 할 수 있다.

제20조(질의응답)

① 의장은 안건심의를 위한 질의응답을 하는 경우 다음 각 호에 따라 진행한다.

1. 조합원등은 발언권을 요청하여 의장의 허가를 얻은 후 발언하여야 하며, 그 순서는 의장이 결정할 수 있다.

2. 조합원등은 먼저 물건지주소와 성명(또는 상호)을 밝히고 발언하여야 한다.

3. 조합원등으로부터 질의를 받은 경우 의장이 설명한다. 다만, 전문적·기술적 지식이 필요할 경우 제14조제3항에 해당하는 자에게 설명하게 할 수 있다.

② 의장은 조합원등의 발언을 제한할 수 없다. 다만, 원활한 회의 진행을 위하여 다음 각 호의 기준에 따라 진행할 수 있다.

1. 조합원등은 해당 안건에 대해서만 간단명료하게 발언하되, 발언시간은 의장이 10분 이내에서 결정한다.

2. 조합원등은 동일 안건에 대하여 중복하여 발언할 수 없다.

3. 조합원등이 안건과 관련 없는 발언을 할 경우에는 의장은 즉시 중지를 명할 수 있다.

4. 제1호부터 제3호까지의 경우와 그 밖에 의사진행을 방해하는 발언·행동을 하는 경우 제15조를 준용한다.

③ 의장은 조합원등의 질의가 다음에 해당하는 경우에는 설명을 거절할 수 있다.

1. 조합원등의 질의사항이 회의의 목적에 현저히 반한 경우

2. 질의가 중복되는 경우

제 9 장   의사결정

제 1 절  서면결의서

제21조(서면결의서에 의한 투표)

① 조합등은 정관등에서 정하는 바에 따라 회의등에 직접참석 할 수 없는 조합원등의 의결권 보장을 위해 서면에 의한 방식으로 투표하게 할 수 있으며, 회의소집 공고 및 통지시 서면결의서 제출 및 철회 등의 방법을 고지하여야 한다.

② 조합원등이 제1항에 따라 서면에 의한 방식으로 투표하고자 할 경우 조합등에서 송부 받은 서면결의서(별지 제5호 서식)를 작성한 후 밀봉하여 제출하여야 하며, 이 경우 회의개최 전일 18시까지 조합등에 도착하도록 하여야 한다.

③ 서면결의서를 제출한 조합원등은 참석자명부에 서면결의 투표자로 표시한다.

④ 조합등은 제2항에 의하여 제출된 서면결의서를 훼손하지 아니하고 즉시 투표함에 넣어 보관하여야 한다.

제22조(서면결의서 투표함의 봉인)

① 서면결의서 투표함은 조합등이 제작한 투표함으로 하되, 투·개표 감독관(이하 “감독관”이라 한다.)이 확인한 후 시건·봉인한다. 감독관 선임방법은 대의원회등에서 따로 정할 수 있다.

② 서면결의서 투표함의 보관장소는 조합등 사무실로 한다.

③ 서면결의서 투표함을 보관장소에 보관, 반출 또는 투표소에 설치할 경우에는 제1항에 따른 감독관이 입회하여야 한다.

④ 서면결의서 투표함은 투표개시 전 투·개표 장소로 감독관이 이송한다.

제23조(서면결의서 철회 등)

① 서면결의서를 제출한 조합원등이 총회 당일 참석이 가능하여 의결권을 투표로서 행하고자 할 경우 서면결의서 철회확인증(별지 제10호 서식)을 작성하고 서면결의서를 철회하여야 한다. 단, 철회는 총회 당일 안건상정 전까지 가능하다.

② 서면결의서를 제출한 조합원등이 의사표시 재작성 또는 오기 등으로 서면결의서를 재작성하고자 할 경우 기존에 제출한 서면결의서를 철회하고 서면결의서 철회확인증(별지 제10호 서식)을 작성하여야 한다. 이 경우 제출방법 및 시기는 제21조제2항을 준용한다.

③ 제2항의 규정에 의해 서면결의서를 철회 또는 재작성하는 경우 조합등은 이를 확인하여  서면결의서 철회대장(별지 제11호 서식) 및 서면결의서 교체대장(별지 제12호 서식)을 작성하고 즉시 참석자명부를 정정하여야 한다.

④ 서면결의서 제출 후 철회를 하지 않고 회의당일 참석하는 조합원등은 직접참석자 수에 포함하되, 의결권은 서면결의서로 갈음한다.

제24조(서면결의서 개봉시기) 서면결의서 투표함은 회의당일 투표가 종료되고 개표가 개시된 이후 개봉하는 것을 원칙으로 한다. 다만, 회의당일 출석한 조합원등의 과반수 동의를 얻은 경우에는 제18조제1항에 따라 개봉시기를 조정할 수 있다.

제 2 절  투·개표 등

제25조(투표방법)

① 투표는 투표용지(별지 제13호 서식)를 이용한 기표방법으로 하며, 무기명 비밀투표를 원칙으로 한다. 다만, 의장 또는 출석한 조합원등의 제안이 있을 경우 제18조를 준용한다.

② 참석자명부에 기재된 조합원등 또는 대리인 1인이 1표로 직접 투표한다.

③ 투표소 투표관리를 위해 감독관을 둘 수 있다.

④ 조합등 회의의 의결방법은 도정법 및 정관 등에 따른다.

제26조(투·개표 참관인)

① 조합등은 투·개표참관인(이하 “참관인”이라 한다)으로 하여금 투표용지의 교부상황과 투표상황을 참관하게 하여야 하며, 참관인 선임방법은 대의원회등에서 정할 수 있다.

② 의장은 투명한 개표 진행을 위해 적정 인원을 고려하여 회의 출석자를 개표에 참관하게 할 수 있으며, 감사가 회의에 참석한 경우 감사는 개표를 참관하여야 한다.

③ 참관인은 투·개표에 영향을 미치는 행위를 할 수 없다.

제27조(투표)

① 투표소는 회의장 내 적정한 장소에 비밀투표가 보장되도록 설치한다.

② 투표는 감독관이 감독하며, 투표소의 질서유지를 위하여 관할경찰서에 경찰공무원의 배치를 요청할 수 있다.

③ 투표소에는 투표를 위한 의결권자, 감독관, 투표사무원, 참관인을 제외하고는 누구도 출입할 수 없다. 단, 공공지원자 및 공증변호사 등 조합등이 인정하는 자는 제외한다.

④ 투표는 회의당일 안건심의를 종료하고 의장의 투표 개시선언 후 진행한다. 다만, 의장 또는 출석한 조합원등의 제안이 있을 경우 제18조를 준용한다.

제28조(개표)

① 개표소는 투표소와 같은 장소로 한다. 단, 장소협소 등 동일 장소에서 개표하기가 어려울 경우 인접한 장소에 별도로 설치할 수 있다.

② 개표는 감독관이 감독하며, 개표소의 질서유지를 위하여 관할 경찰서에 경찰공무원의 배치를 요청할 수 있다.

③ 개표소에는 감독관, 개표사무원, 참관인, 조합등으로부터 허가를 받은 자를 제외하고는 누구도 출입할 수 없다. 단, 공공지원자 및 공증변호사 등 조합등이 인정하는 자는 제외한다.

④ 개표는 의장의 개표 개시선언 후 진행하며, 투표종료 후 즉시 실시하는 것을 원칙으로 한다.

⑤ 개표는 안건별로 구분하여 집계하며, 집계가 완료되는 즉시 의장이 공표한다.

제29조(무효투표) 다음 각 호의 투표는 무효로 한다.

1. 투표감독관의 서명(날인)이 없거나 조합등이 정한 소정의 투표용지가 아닌 경우

2. 기표가 되지 않은 경우

3. 기표가 불확실한 경우

4. 서면결의서가 제출기한을 경과하여 조합등에 도착한 경우

5. 서면결의서가 밀봉되지 않은 경우

6. 기타 감독관, 개표사무원, 참관인, 조합등이 인정하는 경우

제30조(별도규정) 위 운영규정에서 별도로 정하지 않은 투·개표 관련 규정은 서울특별시 고시 제2015-120호 표준선거관리규정을 준용할 수 있다.

제 10 장   폐  회

제31조(폐회) 의장은 의사일정을 모두 마친 다음 회의의 폐회를 선언한다.

제 11 장   의사록 작성 등

제32조(의사록의 작성 및 관리) 조합등은 회의등의 의사록(별지 제15호 서식)을 작성하여 청산 시까지 보관하여야 하며, 그 작성기준 및 관리 등은 다음 각 호와 같다. 다만, 속기사의 속기록일 경우에는 제1호의 규정을 적용하지 아니한다.

1. 의사록에는 의사의 경과, 주요논의내용 및 결과를 기재하고 의장 및 출석한 이사와 감사가 기명날인 하여야 한다.

2. 의사록은 조합등 사무소에 비치하여 조합원등이 항시 열람할 수 있도록 하여야 한다.

3. 그 밖에 의사록의 작성 및 관리는 도정법령 및 정관등에 따른다.

제 12 장   보  칙

제33조(타법의 준용)

본 운영규정과 관련하여 도정법령 및 정관등에서 특별히 정한 경우를 제외하고는 이 규정에 따르며, 의사진행에 관하여 이 규정에서 정하고 있지 아니한 사항은 의사진행의 일반원칙과 관례에 따른다.

제34조(이사회의 준용)

본 운영규정은 대리인·서면결의서에 관한 사항을 제외하고 이사회에 준용할 수 있다.

부   칙

이 의사진행 표준운영규정은 정관등에서 정하는 절차와 방법에 따라 대의원회등에서 의결한 날로부터 시행한다.

【별지 제1호】

안건 검토 보고서(예시)

[운영위원회 회의]

□ 운영위원회 회의 목적 : 최초 안건(안건명, 관련근거 및 첨부자료(별지 4-1호, 4-2호 서식))에 대한 검토

□ 회의 안건

- 제1호 안건 : 안건내용

- 제2호 안건 : 안건내용

- 제3호 안건 : 안건내용

- 제4호 안건 : 안건내용

□ 검토내용

- 제1호 안건 : 검토내용

- 제2호 안건 : 검토내용

- 제3호 안건 : 검토내용

- 제4호 안건 : 검토내용

□ 검토의견

-

※ 운영위원외 참석자가 있는 경우 참석자 기재

조합장	운영위원	운영위원	운영위원	운영위원
성 명 (서명 또는 날인)	성 명 (서명 또는 날인)	성 명 (서명 또는 날인)	성 명 (서명 또는 날인)	성 명 (서명 또는 날인)

【별지 제2호】

공고  제    호

회의 소집 공고문(총회 예시)

20  년   월   일 실시하는 ○○정비사업 조합등 총회를 아래와 같이 소집하오니 조합원등께서는 참석하여 주시기 바라며 조합원등에게는 개별 우편통지할 것이나 미 수령자는 본 공고로 통지를 갈음합니다.

20   년     월     일

○○ 정비사업 조합등 조합장등 □

1. 회의목적 :

2. 회의일시 : 20 년    월    일(  )   시

3. 회의장소 :

4. 회의안건

① 제1호 안건 : 안건내용

② 제2호 안건 : 안건내용

③ 제3호 안건 : 안건내용

④ 제4호 안건 : 안건내용

5. 참석대상 : 조합원등 및 회의진행에 필요한 이해관계자

6. 구비서류 : 신분증명서, 회의자료, 위임장(대리인 참석 시)

7. 서면결의서 제출방법등

가. 서면결의서 제출방법

1) 우편에 의한 제출

2) 조합등 사무실로 밀봉하여 제출

3) 회의개최 전일 18시까지 조합등 사무실에 도착하여야 함

나. 서면결의서 철회 : 서면결의서를 제출한 조합원등이 총회 당일 참석이 가능하여 서면결의서를 철회하고자 할 경우에는 총회당일 안건상정 전까지 가능하며, 서면결의서 철회확인증을 작성하고 철회하셔야 합니다.

다. 서면결의서 재작성 : 서면결의서를 제출한 조합원등이 의사표시 재작성 또는 오기 등으로 서면결의서를 재작성 하고자 할 경우에는 회의개최 전일 18시까지 기존에 제출한 서면결의서를 철회하고 서면결의서 철회확인증을 작성한 후 서면결의서를 재작성 하셔야 합니다.

8. 참석자명부 열람등

1) 열람기간 : 20 년   월   일(  )   시부터 총회당일 투표종료 전까지(0일간)

2) 열람장소 : 조합등 사무실(총회당일 열람자의 경우 총회장소)

3) 열람방법 : 신분증명서 지참 후 열람

4) 열람내용 : 본인학인

5) 안내사항

가) 의결권은 당해구역 조합원등으로서 참석자명부에 등재된 사람에게 있으며, 등재되지 아니한 사람은 의결권을 행사할 수 없습니다.

나) 이의신청방법

(1) 참석자명부에 등재되지 않았거나 오기·명의이전 등 변경사항이 있을 경우 열람기간 중 이의를 신청하지 않으면 총회에 참석할 수 없습니다.

(2) 제출서류 : 이의 신청서 및 증빙서류

다) 대표자 선임에 관한 사항

(1) 다음에 해당하는 경우 대표자를 반드시 선임하여야 하며, 대표자를 선임하지 않은 조합원등은 의결권을 행사할 수 없습니다.

- 1필지의 토지 또는 하나의 건축물이 수인의 공유에 속하는 경우

- 토지에 지상권이 설정되어 있는 경우 등

(2) 제출서류 : 대표소유자 선임동의서, 대표자 및 위임자 신분증명서 사본 등

라) 대리인 지정에 관한 사항

(1) 다음에 해당하는 조합원등은 위임장·대리인 지정서를 제출하여야 하며, 위임받은 대리인에 한하여 의결권을 행사할 수 있습니다.

- 조합원등이 권한을 행사할 수 없어 배우자, 직계존비속, 형제자매 중에서 성년자를 대리인으로 정하여 위임장을 제출하는 경우

- 해외거주자가 대리인을 지정하는 경우

- 법인인 조합원 또는 토지등소유자가 대리인을 지정한 경우

(2) 제출서류 : 위임장·대리인 지정서, 신청인(위임자) 및 대리인 신분증명서 사본, 신청인(위임자)과의 관계를 증명하는 서류 등

마) 참석자명부는 본인(선임된 대표자 또는 지정된 대리인)에 해당되는 정보에 한하여 열람 가능하고, 복사하거나 촬영할 수 없으며, 인터넷을 통한 열람방식은 적용되지 않습니다.

9. 기타사항

가. 안건별 세부적인 자료는 클린업시스템에 등재되어있으니 참고하시기 바랍니다.

【별지 제3호】

회의 소집 통지문(총회 예시)

20  년   월   일 실시하는 ○○정비사업 조합등 총회를 아래와 같이 소집하오니 조합원등께서는 참석하여 주시기 바랍니다.

20  년   월   일

○○ 정비사업 조합등 조합장등 □

1. 회의목적 :

2. 회의일시 : 20  년   월   일(  )   시

3. 회의장소 :

4. 회의안건

① 제1호 안건 : 안건내용

② 제2호 안건 : 안건내용

③ 제3호 안건 : 안건내용

④ 제4호 안건 : 안건내용

5. 참석대상 : 조합원등 및 회의진행에 필요한 이해관계자

6. 구비서류 : 신분증명서, 회의자료, 위임장(대리인 참석 시)

7. 서면결의서 제출방법등

가. 서면결의서 제출방법

1) 우편에 의한 제출
2) 조합등 사무실로 밀봉하여 제출

3) 회의개최 전일 18시까지 조합등 사무실에 도착하여야 함

나. 서면결의서 철회 : 서면결의서를 제출한 조합원등이 총회 당일 참석이 가능하여 서면결의서를 철회하고자 할 경우에는 총회당일 안건상정 전까지 가능하며, 서면결의서 철회확인증을 작성하고 철회하셔야 합니다.

다. 서면결의서 재작성 : 서면결의서를 제출한 조합원등이 의사표시 재작성 또는 오기 등으로 서면결의서를 재작성 하고자 할 경우에는 회의개최 전일 18시까지 기존에 제출한 서면결의서를 철회하고 서면결의서 철회확인증을 작성한 후 서면결의서를 재작성 하셔야 합니다.

8. 참석자명부 열람등

1) 열람기간 : 20 년   월   일(  )   시부터 총회당일 투표종료 전까지(0일간)

2) 열람장소 : 조합등 사무실(총회당일 열람자의 경우 총회장소)

3) 열람방법 : 신분증명서 지참 후 열람

4) 열람내용 : 본인학인

5) 안내사항

가) 의결권은 당해구역 조합원등으로서 참석자명부에 등재된 사람에게 있으며, 등재되지 아니한 사람은 의결권을 행사할 수 없습니다.

나) 이의신청방법

(1) 참석자명부에 등재되지 않았거나 오기·명의이전 등 변경사항이 있을 경우 열람기간 중 이의를 신청하지 않으면 총회에 참석할 수 없습니다.

(2) 제출서류 : 이의 신청서 및 증빙서류

다) 대표자 선임에 관한 사항

(1) 다음에 해당하는 경우 대표자를 반드시 선임하여야 하며, 대표자를 선임하지 않은 조합원등은 의결권을 행사할 수 없습니다.

- 1필지의 토지 또는 하나의 건축물이 수인의 공유에 속하는 경우

- 토지에 지상권이 설정되어 있는 경우 등

(2) 제출서류 : 대표소유자 선임동의서, 대표자 및 위임자 신분증명서 사본 등

라) 대리인 지정에 관한 사항

(1) 다음에 해당하는 조합원등은 위임장·대리인 지정서를 제출하여야 하며, 위임받은 대리인에 한하여 의결권을 행사할 수 있습니다.

- 조합원등이 권한을 행사할 수 없어 배우자, 직계존비속, 형제자매 중에서 성년자를 대리인으로 정하여 위임장을 제출하는 경우

- 해외거주자가 대리인을 지정하는 경우

- 법인인 조합원 또는 토지등소유자가 대리인을 지정한 경우

(2) 제출서류 : 위임장·대리인 지정서, 신청인(위임자) 및 대리인 신분증명서 사본, 신청인(위임자)과의 관계를 증명하는 서류 등

마) 참석자명부는 본인(선임된 대표자 또는 지정된 대리인)에 해당되는 정보에 한하여 열람 가능하고, 복사하거나 촬영할 수 없으며, 인터넷을 통한 열람방식은 적용되지 않습니다.

9. 기타사항

가. 안건별 세부적인 자료는 클린업시스템에 등재되어있으니 참고하시기 바랍니다.

※ 붙임 : 1. 회의자료 및 서면결의서 1부.

2. 관련서식 1부.  끝.

【별지 제4-1호】

회의자료(예시)

[1] 일반적인 안건

제○호 안건  ○○의 건(안건제목)

1. 안건주문

- 통지한 안건을 상정함.

2. 제안설명

- 상정한 안건과 관련하여 제안하게 된 이유를 구체적으로 기술

3. 관련근거

- 도정법령 및 조합등 정관등 관련규정 제시

4. 의결내용

- 상정된 안건에 대해 의결할 내용을 기술

※ 붙임 : 세부적인 첨부자료 1부.  끝.

(※ 첨부자료가 방대할 경우 클린업시스템 게시 후 요약자료 제시 가능)

【별지 제4-2호】

회의자료(예시)

[2] 업체 선정관련 안건

제○호 안건  ○○의 건(안건제목)

1. 안건주문

- 통지한 안건을 상정함.

2. 제안설명

- 업체선정의 필요성을 구체적으로 기술

- 입찰방법(일반/지명/제한), 평가방법등 입찰경위를 구체적으로 기술

3. 관련근거

- 도정법령 및 조합등 정관등 관련규정 제시

4. 의결내용

- 상정된 안건에 대해 의결할 내용을 기술

※ 붙임 : 1. 입찰공고문등 1부.

2. 입찰참여 업체 평가결과 비교표 1부.

3. 회사소개서등 1부.  끝.

(※ 첨부자료가 방대할 경우 클린업시스템 게시 후 요약자료 제시 가능)

【별지 제5호】

서 면 결 의 서(예시)

※ 도시 및 주거환경정비법 제81조에 따라 공개 요청이 있는 경우 이름·주소 등을 포함하여 공개됩니다.

소유자 성명		생년월일
소 유 지 번	서울특별시 구 동 -

상기 본인은 20  년   월   일(  )  시에 개최되는 회의에 참석할 수 없는 바, 조합등으로부터 회의 관련 일체의 사항을 상세하게 통보받아 본 서면결의서로 회의의 참석을 갈음하며, 아래와 같이 의결권을 행사합니다.

-  아                래  -

안건	안 건 내 용		안건내용 확인	의사표시
				찬성	반대
제1호	일반 안건		(O,X 표시)	(지장 또는 서명)	(지장 또는 서명)
제2호	업체 선정의 건 (※기호 1, 2번 중 한 개 업체에만 의사표시)	기호1번	(O,X 표시)	(지장 또는 서명)
		기호2번	(O,X 표시)	(지장 또는 서명)
제3호	업체 선정의 건 (※기호 1, 2번 중 한 개 업체에만 의사표시)	기호1번	(O,X 표시)	(지장 또는 서명)
		기호2번	(O,X 표시)	(지장 또는 서명)
제4호	일반 안건		(O,X 표시)	(지장 또는 서명)	(지장 또는 서명)
제5호	일반 안건		(O,X 표시)	(지장 또는 서명)	(지장 또는 서명)

- 의사표시란에 본인 자필로 서명 또는 지장 날인하시기 바라며, 다른 경우 무효 처리될 수 있습니다.

20  년   월   일

서면결의자(조합원등)   (자필로 이름을 써넣음) 지장날인

○○정비사업 조합등 귀중

【별지 제6호】

위임장·대리인 지정서(총회예시)

신청인 (위임하는 자)	성 명		주민등록번호	-
	주 소
	전화번호	(휴대전화)
대리인 (위임받는 자)	성 명		주민등록번호	-
	주 소
	전화번호	(휴대전화)

상기 본인은 20  년   월   일(  )  시에 개최되는 총회에 참석할 수 없는 바, 도시 및 주거환경정법 제24조(총회개최 및 의결사항)제5항에 따라 대리인에게 총회 출석 및 모든 의결권을 위임합니다.

20  년   월   일

신청인   (자필로 이름을 써넣음) 지장날인

※ 붙임 : 1. 신청인(위임자) 신분증명서 사본 1부.

2. 대리인 신분증명서 사본 1부.

3. 신청인(위임자)과의 관계를 증명하는 서류 1부.

○○정비사업 조합등 귀중

【별지 제7호】

서면결의서 회송용 봉투(예시)

【앞 면】

보내는 사람	우표
받는 사람
※ 안내사항 뒷면 참조

【뒷 면】

	※ 안 내 사 항 1. 서면결의서 의사표시란에 지장 또는 서명하여 봉투에 넣고 봉투 앞면의 보내는 사람(서면결의서 제출자)의 성명을 적습니다. 2. 서면결의서가 제출기한을 경과하여 조합등에 도착하거나 밀봉이 되지 않은 경우 무효표로 합니다.
	※ 제 출 방 법 1. 우편에 의한 제출 2. 조합등 사무실로 밀봉하여 제출

【별지 제8호】

참  석  자  명  부(예시)

조합원번호	성 명 (대표자)	물건지주소	생년월일	서면결의서 투표	참석자		투표용지 수령	비 고
					본인	대리인

작성연월일 : 20   년     월     일

작  성  자 : (○○○)                (인)

확  인  자 : (조합장등)              (인)

주 : 1. 참석자명부 기재방법

① 조합원번호란에는 조합원명부에 기재된 해당 조합원의 조합원번호(추진위원회의 경우 토지등소유자명부 에 기재된 연번)를 기재한다.

② 성명란은 의결권자의 성명을 한글로 기재한다. 단, 대리인이 참석한 경우에는 비고란에 대리인의 성명을 기재한다.

③ 물건지주소란에는 참석자의 소유현황을 기재한다. ※ 아파트 등은 동과 호수를 기재한다.

④ 공유지분일 경우 성명란에 대표자 성명을 기재하고 비고란에 소유주 전체를 기재한다.

⑤ 생년월일 란에는 숫자로 기재하고 주민등록번호 일곱번째까지 기재하여 성별을 구분한다.

⑥ 서면결의서 투표자란은 서면결의서 제출자를 표시(○) 한다.

⑦ 서면결의서를 제출하지 않은 조합원등이 참석할 경우 총회 참석자란에 서명 또는 지장날인한다.

⑧ 참석자 중 투표용지를 수령한 자는 투표용지 수령자란에 서명 또는 지장날인한다.

⑨ 비고란의 기재와 참석자명부 수정은 다음과 같이 한다.

가. 서면결의서를 제출하고 총회당일 철회한 자는 서면결의 투표자란 표기(○)를 두 줄로 삭선하고, 비고란에 서면철회자로 기재한다.

나. 이의·불복신청 또는 명부등재신청에 대한 결정이 있을 때에는 그 내용을 비고란에 기재한다.

다. 서면결의서 교체대장을 작성하고 서면결의서를 재작성한 자는 비고란에 교체자로 기재한다.

라. 참석자명부에 의결권이 없는 자·사망자·이중등재자·오기된 자를 발견 하는 때에는 이를 두줄로 삭선하고, 오기의 발견 시는 그 오기된 글자만 두 줄로 삭선하되, 각각 비고란에 그 사유(의결권이 없는 자·사망자·이중등재자·오기 등)와 연월일을 기재한다.

2. 참석자명부가 작성되면 조합장등의 직인을 날인한다.

【별지 제9호】

참석자명부 이의 신청서(예시)

1. 신 청 인

○  성   명:

○  생년월일:

○  주    소:                                    (연락처 :                )

2. 이의신청 내용 :

3. 증 빙 서 류 : [증빙서류가 있는 경우에 한함]

○○정비사업 조합등 총회와 관련하여 열람한 참석자명부에 대하여 상기와 같이 이의 신청합니다.

20  년   월   일

신청인   (자필로 이름을 써넣음) 지장날인

○○ 정비사업 조합등 귀중

【별지 제10호】

서면결의서 철회 확인증(본인보관용)(예시)

성 명	생년월일	물건지주소	비 고
	년 월 일	서울특별시 구 동 -

※ 상기 본인은 20  년   월   일(  )  시에 개최되는 회의에 참석할 수 없어 조합등으로부터 회의 관련 일체의 사항을 상세하게 통보받아 서면결의서를 제출하여 서면으로 출석 및 의결권을 행사하였으나, 회의 당일 직접 출석이 가능하여 기존에 제출한 서면결의서를 철회하고자 합니다.

20  년   월   일

서면결의서 철회자(조합원등   (자필로 이름을 써넣음) 지장날인

○○정비사업 조합등 귀중

	(간 인)
절 취 선		절 취 선

서면결의서 철회 확인증(조합등 제출용)(예시)

성 명	생년월일	물건지주소	비 고
	년 월 일	서울특별시 구 동 -

※ 상기 본인은 20  년   월   일(  )  시에 개최되는 회의에 참석할 수 없어 조합등으로부터 회의 관련 일체의 사항을 상세하게 통보받아 서면결의서를 제출하여 서면으로 출석 및 의결권을 행사하였으나, 회의 당일 직접 출석이 가능하여 기존에 제출한 서면결의서를 철회하고자 합니다.

20  년   월   일

서면결의서 철회자(조합원등)   (자필로 이름을 써넣음) 지장날인

○○정비사업 조합등 귀중

【별지 제11호】

서면결의서 철회대장(예시)

- 회 의 명 :

- 회의일시 :

연 번	성 명	생년월일	물건지주소	서면결의서 철회 확인(서명)	비 고

※ 철회한 서면결의서는 재사용이 불가합니다.

○○ 정비사업 조합등 조합장등 □

【별지 제12호】

서면결의서 교체대장(예시)

- 회 의 명 :

- 회의일시 :

연 번	성 명	생년월일	물건지주소	서면결의서 교체 날짜	서면결의서 교체 확인(서명)	비 고

※ 서면결의서 교체대장 작성 시 기존에 제출한 서면결의서는 재사용이 불가합니다.

○○ 정비사업 조합등 조합장등 □

【별지 제13호】

투  표  용  지(예시)

안건	안 건 내 용		의사표시
			찬성	반대
제1호	일반 안건
제2호	업체 선정의 건 (※기호 1, 2번 중 한 개 업체에만 의사표시)	기호1번
		기호2번
제3호	업체 선정의 건 (※기호 1, 2번 중 한 개 업체에만 의사표시)	기호1번
		기호2번
제4호	일반 안건
제5호	일반 안건

주)  1. 투표 시 투표소에 설치된 기표용구를 사용하여 의사표시란에 기표합니다.

2. 다음과 같은 경우 무효처리 될 수 있습니다.

- 투표감독관의 서명(날인)이 없거나 조합등이 정한 소정의 투표용지가 아닌 경우

- 기표가 되지 않은 경우 및 기표가 불확실 한 경우

20  년   월   일

절

취

일련번호           선

○○ 정비사업 조합등 조합장등 □

【별지 제14호】

방청 요청권(예시)

주        소 : 서울특별시    구    동   -

성        명 :

생 년  월 일 :   년    월    일  (만  세)

방청요청회의 :   년    월    일( )   시  ○○정비사업 조합등 대의원회등

○○정비사업 조합등 대의원회등의 방청권을 요청합니다.

본인은 방청인의 제한 및 준수사항을 숙지하고 이를 어길 시 퇴장 및 불이익을 당하여도

일체의 이의를 제기하지 않겠습니다.

20   년     월     일

방청권 요청자   (자필로 이름을 써넣음) 지장날인

○○정비사업 조합등 귀중

	(간 인)
절 취 선		절 취 선

방청 허가권(예시)

주        소 : 서울특별시    구    동   -

성        명 :

생 년  월 일 :   년    월    일  (만  세)

방청요청회의 :   년    월    일( )   시  ○○정비사업 조합등 대의원회등

방청요청인의 본 대의원회등의 방청을 허가합니다.

20   년     월     일

○○ 정비사업 조합등 조합장등 □

의   사   록(예시)

□ 회의일시 : 20  년   월   일(  )  시

□ 회의장소 :

□ 상정안건

① 제1호 안건 : 안건내용

② 제2호 안건 : 안건내용

③ 제3호 안건 : 안건내용

□ 의사경과 및 요령 :

[성원보고]

20  년   월   일(  )  시 조합등 사무실에서 다음과 같이 회의를 개최함.

1차 성원보고  :    시   분 기준 조합원등   명 중 서면결의서 제출자 포함   명 참석

의장은 회의가 적법하게 성립되었음을 알리고 개회를 선언함.

최종 성원보고  :    시   분 기준 조합원등   명 중 서면결의서 제출자 포함   명 참석

의장은 회의가 적법하게 성립되었음을 알리고 투표개시를 선언함.

[회의진행 방법]

의장은 ○○정비사업 조합등의 회의개최경과 및 보고사항에 대해 설명하고

회의진행방법 설명 및 조합원 동의를 득함(안건상정 및 심의방법, 표결(의결)방법, 서면결의서 개봉시기 및 선투표시기 등)

투표는 무기명 비밀투표로 진행하였음.

[안건상정 및 질의응답]

- 제1호 안건 :  ○○의 건(안건제목)

- 안건상정의 상세한 경위 기술

- 제안설명 및 질의응답 : 구체적으로 기술

- 표결결과 : 찬성   표, 반대   표, 기권   표, 무효   표

- 결의내용 : 구체적으로 기술

- 의장은 제1호 안건 ○○의 건(안건제목)이

조합원등 과반수 찬성으로 원안대로 가결되었음을 선포함.

- 제2호 안건 :  ○○의 건(안건제목)

- 안건상정의 상세한 경위 기술

- 제안설명 및 질의응답 : 구체적으로 기술

- 표결결과 : A업체   표, B업체   표, C업체   표, 기권   표, 무효   표

- 결의내용 : 구체적으로 기술

- 의장은 제2호 안건 ○○의 건(안건제목)이

총    표 중    표를 득하여 A업체로 선정되었음을 선포함.

- 제3호 안건 :  ○○의 건(안건제목)

- 안건상정의 상세한 경위 기술

- 제안설명 및 질의응답 : 구체적으로 기술

- 표결결과 : 찬성   표,  반대   표,  기권   표,  무효   표

- 결의내용 : 구체적으로 기술

- 의장은 제3호 안건 ○○의 건(안건제목)이

조합원등 과반수 찬성 미달로 부결되었음을 선포함.

[폐회 선언]

의장은 상정된 안건심의를 모두 마친 후 회의등 폐회를 선언함.

회의 종료 시각 :   시   분

주 : 구체적인 기재내용은 회의진행방법에 따라 조정할 수 있습니다.

※ 속기사가 회의에 참석하여 속기록을 작성하였을 경우 의사록은 생략가능

금번 회의 상정안건이 기재사항과 같이 의결되었음을 확인함.

연번	직책	성명	생년월일	지장 및 자필서명	비고
	조합장			성 명 (서명 또는 날인)
	감사			성 명 (서명 또는 날인)
	감사			성 명 (서명 또는 날인)
	대의원			성 명 (서명 또는 날인)
	대의원			성 명 (서명 또는 날인)
	대의원			성 명 (서명 또는 날인)

【별지 제15호】