문서번호	기록정책과-917
결재일자	2024. 7. 4.
공개여부	부분공개(5)
방침번호

		시 민
주무관	기록정책과장	서울기록원장
우혜린	윤정훈	07/04
		고경희

2024년 자치구 기록관 방문컨설팅 중간결과 보고

2024. 7.

서울기록원

(기록정책과)

2024년 자치구 기록관 방문컨설팅 중간결과 보고

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서울시 자치구 기록관의 기록물 관리실태를 파악하고 문제점 개선 및 보완을 위해 방문컨설팅을 1차(11개 자치구)로 수행하고 그 중간 결과 보고

Ⅰ		추진개요

□ 컨설팅 개요

ㅇ 대    상 : 25개 자치구 기록관(기록관리 담당부서)

ㅇ 방    법 : 자치구별 기록관리 현황조사서 사전 취합 후 방문컨설팅 실시

ㅇ 기    간 : 2024. 4.~6.(1차), 8.~9.(2차 예정)  * 자치구 일정 따라 1~2차 나눠 진행

추진 기간	대상 자치구
4~6월 (1차/11개)	강서구, 관악구, 광진구, 금천구, 노원구, 도봉구, 성동구, 양천구, 용산구, 은평구, 종로구
8~9월 (2차/14개)	강남구, 강동구, 강북구, 구로구, 동대문구, 동작구, 마포구, 서대문구, 서초구, 성북구, 송파구, 종로구, 중구, 중랑구

구분	세부항목	구분	세부항목
1. 조직 및 인력	· 기록관 정원/현원, 기록관 현원 직렬 · 기관 전문요원 배치일자, 근무경력 · 전문요원 담당업무	2.서고 환경	· 서고 개수, 서고형태 · 서가 운영형태 · 기록물 보존량 · 서고 등 면적
3.시설장비	· 항습기(설치여부/설치대수) · 온습도계(설치대수/설치내역) · 소화설비(필수설비/선택설비) · 보안장비(설치여부) · 매체수록장비(설치여부/운영형태) · 서고소독(소독주기/소독방식)	4.기록관리 현황	· 기록관리규정(규정명/제정일자) · 운영계획(계획수립) · 보안 및 재난(계획수립) · 기록관리교육(처리과/전문요원) · 처리과 기록물 이관(횟수/대상) · 기록물 평가 및 폐기(횟수/방식) · 열람·대출(운영방식/운영현황) · DB구축(수행여부) · 보존매체수록(수록여부/형태) · 기타사항

ㅇ 컨설팅 영역 : 4개 부문 23개 항목

Ⅱ		컨설팅 결과

※ 자치구별 세부내용은 [붙임] 참조

□ 조직 및 인력 관련

각 자치구의 기록관리를 담당하는 조직기반을 확인하기 위해 담당자의 직급, 현원, 담당업무 등의 현황을 조사하고 컨설팅함

ㅇ (담당 직급) ************************************************************

ㅇ (기록관 현원) 3개 자치구***************를 제외한 8개 자치구가 기록물관리 전문요원 1명이 기관의 전체 기록관리 업무 전담

ㅇ (전문요원 담당업무) 2개 자치구(********* 기록물관리 전문요원이 기록관리 외 다른 업무(정보공개)를 병행하여 담당

[자치구 컨설팅 내용]

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☞ 전수조사, 정수점검, 이관 등의 업무를 수행하기 위해서는 추가적인 보조인력의 필요성 공유

☞ 기록관리 외 업무(정보공개)를 병행할 경우의 핵심 기록관리업무 수행이 힘들며, 기록관리 본연의 업무에 전념할 수 있도록 업무조정 검토 안내

우수 사례	***************************************** ***********************************************************************************
	ㆍ*************** 3개 자치구는 추가 인력(보조인력)을 채용 * 공수가 많이 소요되는 기록물 정수점검, 전수조사, 이관 등의 수행을 위해 추가 인력(보조인력)이 필요함 **인력산정 연구결과, 보유 기록물(전자+비전자) 25,000권마다 기록물관리 담당인력 1명 추가 필요(「기록물관리기관 전문인력 구성 및 소요인력 산출기준」, 한국평가연구원, 2018)

□ 서고환경 관련

자치구 기록물을 보존하는 기록관 서고의 환경을 확인하기 위해 서고 개수, 형태, 면적, 기록물 보존량 등을 조사하고 컨설팅함

ㅇ (서고형태) 11개 자치구 모두 기록관 전용서고를 운영 중이며, **************************************

- 3개 자치구***************의 경우 청사 이전 계획이 있어 향후 서고 이전 업무 등을 집중적으로 수행해야 함

ㅇ (서가형태) 대부분의 자치구가 이동식 서가(모빌랙)를 운영 중이나 1개 자치구*****는 서고 절반 면적에 고정식 서가를 운영하여 기록물 보존 시 서고 공간 활용성이 떨어짐

- 3개 자치구***************는 이동식 서가의 연식이 오래되어 사용에 어려움이 있어 교체가 필요함

- 3개 자치구***************의 경우 이동식 서가를 신식으로 교체하고 유형별 기록물 서가(간행물, 행정박물)를 별도로 구축함

ㅇ (기록보존량 및 서고면적) 총 11개 자치구 중 기록관 서고의************************************************************

- 반면****의 서고면적이 11개 자치구 중 가장 작았으며, 서고 공간 부족으로 비전자기록물 이관이 어려워 기록물 보존량도 가장 적었음

(※ 자치구명 가나다순)

구분	강서구	관악구	광진구	금천구	노원구	도봉구	성동구	양천구	용산구	은평구	종로구
서고개수 (개)	*	*	*	*	*	*	*	*	*	*	*
보존량 (권)	******	******	******	******	******	******	******	******	******	******	******
서고면적 (㎡)	***	***	*****	***	*****	***	***	*****	***	*****	*****

[자치구 컨설팅 내용]

☞ 서고 이전을 위한 사전업무(전수조사 등) 확인과 업무 추진을 위한 예산, 인력 확보가 필수적임을 안내

☞ 이동식 서가의 설치 필요성과 연식이 오래되어 운영이 힘든 서가의 교체가 필요함을 안내

☞ 전체 처리과(부서)의 중요기록물 이관량을 고려하여 서고 이전을 준비하는 자치구의 경우 기록관 서고의 충분한 공간 확보가 필요함을 안내

우수 사례	ㆍ*************** 3개 자치구는 서고 보존시설을 최신식으로 교체 * 공간 대비 보존량이 많고 작동이 쉬운 최신식 이동식서가(모빌랙), 기록물 유형별(간행물, 행정박물, 시청각) 특성에 맞는 보존시설이 필요함
	ㆍ********** 2개 자치구는 기록물 보존량을 고려한 면적을 확보 운영 중 *「공공기록물법 시행령」제32조에 따라 처리과(부서)의 비전자기록물은 2년의 범위 내에서 기록관으로 이관하여야 함, 이에 기록관 서고의 충분한 공간 확보는 필수적임 *******는 총 11개 자치구 중 두 번째로 큰 서고면적을 확보 중이나 서고와 청사의 거리가 가장 멀고(도보 1시간) 접근성이 떨어진 곳에 있어 서고관리와 기록물 이관 등이 힘듦

□ 시설장비 관련

「공공기록물법 시행령」상 갖춰야 할 보존시설 장비 현황을 확인하기 위해 항온항습기, 온습도계, 소화설비 등의 구비현황을 조사하고 컨설팅함

ㅇ (보존장비/시설) 항온항습기, 온습도계, 소화설비 등의 보존장비 및 시설은 대부분의 자치구가 잘 갖추고 있으나, 1개 자치구****************************

구분	항온항습기		온습도계		가스식 소화기		자동소화시설(선택)			보안장비
	설치	미설치	비치	없음	비치	없음	가스식	스프링클러	없음	설치	미설치
자치구 수	**	*	**	*	**	*	*	*	***	**	*

[자치구 컨설팅 내용]

우수 사례	ㆍ*************** 3개 자치구는 모든 보존시설 장비를 충실히 갖춤 * 보존 서고마다 항온항습기, 온·습도계, 가스식소화기, 이중잠금장치 등의 설치가 필요함 (「공공기록물법 시행령」제60조 )

☞「공공기록물법 시행령」상 규정된 보존환경(온·습도)의 유지를 위해서는 항온항습기는 필수적으로 갖춰야 하는 장비이며, 향후 ‘26년 정부합동평가의 지표 수행(항온항습기 구비 지표)을 위해서도 필수적임을 안내

□ 기록관리 업무 관련

「공공기록물법」과「공공표준」에 명시된 보안 및 재난 계획 수립, 교육실시, 이관, 평가·폐기 등 각종 기록관리 업무 추진 현황을 조사하고 컨설팅함

ㅇ (기록관리규정) 총 11개 자치구 중 기록관리 규정이 제정되지 않은 곳은 2개 자치구**********이며, 그 외 자치구는 자치법규인 조례와 규칙 형식으로 제정하여 운영 중임

ㅇ (보안및재난) 3개 자치구***************를 제외한 8개 자치구가 최근 3년 이내 ********************** 없음

ㅇ (기록관리교육) 처리과 대상의 기록물 관리 교육의 경우 6개 자치*******************************는 기록물관리 지도·점검과 함께 교육을 꾸준히 실시 중이며, 그 외 5개 자치구는 최근 3년 이내 ********* 없음

- 전문성 향상을 위한 기록물관리 전문요원의 교육 참가의 경우 대부분의 자치구가 ‘서울기록원 지침 교육’ 외 교육 ****** 없음

ㅇ (기록물이관) 비전자기록물 이관은 서고 공간 문제로 이관 수행이 어려운 1개 자치구*****를 제외하고 연 1회 이상 진행 중이며, 대부분이 부서 요청에 따라 상시 이관으로 업무수행 중임

ㅇ (평가및폐기) 기록물 평가 및 폐기는 대부분의 자치구가 연 1회씩 업무를 진행 중이며, 기록물의 폐기방식은 입고파쇄로 진행 중임

ㅇ (열람·대출) 대부분의 자치구가 기록관리시스템(RMS)을 통한 전자기록물 열람 횟수가 많으나, 도면 등의 비전자기록물의 열람·대출 업무도 여전히 진행 중임(평균 주 5회 이상)

- 3개 자치구***************는 비전자기록관리시스템을 별도 구축하여 열람·대출 등의 업무를 좀 더 편리하게 진행 중임

ㅇ (DB구축) 중요기록물의 DB구축 업무의 경우 해당 업무를********************************하면 대부분의 자치구에서 중요기록물의 DB구축을 완료하거나 연속사업으로 진행 중임

ㅇ (유형별기록) 간행물의 경우 2개 자치구**********에서 발간등록번호와 납본을 총괄관리 중임

- 행정박물은 3개 자치****************가 이관·수집 관리 중이며, 그 외 자치구는 주로 목록만 관리 중임

- 시청각기록물의 경우 특정부서에서 전자기록물로 대부분 생산 중이나 기록관에서 체계적으로 이관받아 관리하는 곳은 없었음

ㅇ (기타사항) 전자기록물 이관 검수(전 자치구), 온나라시스템 신규도입을 위한 BRM 작업*****, 처리과 기록물 전수조사********** 등 자치구별 현안에 따른 업무가 계속 증가 중임

[자치구 컨설팅 내용]

☞ ‘보안 및 재난 계획 수립’이 향후 ‘26년 정부합동평가의 지표 수행(보안 및 재난 관련)을 위해서도 추진이 필요함을 안내

☞ 자치구별 추진 성과가 좋은 교육, 지도·점검 사례를 설명하고 공유

우수 사례	ㆍ********** 2개 자치구는 부서 포상금 제도를 활용한 교육 및 지도·점검 수행 * 기록관리 교육 및 지도·점검은 기록관의 필수 업무이며, 자치구마다 효과적인 수행 방안 마련과 지속적인 업무 추진이 필요함 (「공공기록물법」제13조 )

☞ 도면기록, 행정박물 등 특수유형 기록물 관리를 잘 추진하고 있는 자치구의 사례를 설명하고 공유

Ⅲ		시사점 및 보완점

□ 1차 컨설팅 시사점

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□ 2차 컨설팅 시 보완사항

ㅇ (항목 보완) ‘전자기록물’ 관리 현황 파악을 위한 현황조사서 항목 보완과 전자기록물 관리 절차에 따른 구체적 업무 컨설팅이 필요

ㅇ (현황 공유방안) 자치구별 기록관리 현황공유 방안 마련과 지속적인 조사·관리 항목에 대한 의견 조율 필요

Ⅳ		향후계획

□ 2차 컨설팅 진행                         : ’24. 8.~9.

ㅇ 2차(14개) 자치구에 대한 방문컨설팅 실시

□ 최종 결과보고 및 자치구별 결과 알림     : ’24. 10.

ㅇ 컨설팅 최종 종합 보고(25개 자치구)

ㅇ 자치구별 컨설팅 결과 알림 및 개선 이행 요청

붙임 1. 방문컨설팅 현황조사서(11개 자치구) 1부

2. 방문컨설팅 결과보고서(11개 자치구) 1부.  끝.