문서번호	정보공개담당관-10721
결재일자	2024. 5. 16.
공개여부	부분공개(5,6,7)
방침번호

		시 민
담당연구관	기록관리팀장	정보공개담당관
서수련	이세진	05/16
		代박미희

2024년 제1차 비전자기록물 평가 및 폐기 계획

2024. 5.

디지털정책관

(정보공개담당관)

2024년 제1차 비전자기록물 평가 및 폐기 계획

정보공개담당관 : 김순희☎2133-5698 기록관리팀장 : 이세진☎5692 담당 : 서수련☎5696

보존기간이 경과된 10년 이하 비전자기록물(19,180권)에 대한 전문적인 보존가치 평가를 통해 효율적인 기록물 관리를 도모하고자 함

※ 비전자기록물 : (종이)문서, 카드, 대장, 도면 등

1		추진근거 및 추진방향

□ 추진근거

ㅇ 공공기록물법 제27조(기록물의 폐기) 및 영 제43조(기록관 소관 기록물 평가 및 폐기)

ㅇ 2024년 서울시 기록관리 계획(정보공개담당관-2821, ’24.2.2.)

□ 추진방향

ㅇ 보존기간 경과 기록물의 전문적 가치평가로 재분류, 폐기 등 기록물 정비

ㅇ 문서고 수용공간 및 인수 예정량을 고려하여 평가대상 선정

2		추진개요

ㅇ 추진기간 : ’24. 5월 ~ ’24. 8월 (4개월)

ㅇ 추진대상 : 보존기간 10년 이하로 보존기간 경과된 기록관 보유 비전자기록물

ㅇ 추진내용 : 기록물 보존가치 평가를 통한 폐기 및 보존기간 재책정

ㅇ 추진수량 : 총19,180권      ※ 보존기간 만료기록물 38,586권 중 50%

‣ 비전자기록물 폐기 현황

(단위 : 권)

구 분		2023	2022	2021	2020	2019	연평균
심의대상		17,687	24,040	18,968	32,089	30,996	24,756
심의 결과	폐 기	16,321 (92%)	19,985 (83%)	17,387 (92%)	30,197 (94%)	26,337 (85%)	22,045 (89%)
	보류 및 재책정	1,366 (8%)	4,055 (17%)	1,581 (8%)	1,892 (6%)	4,659 (15%)	2,711 (11%)

ㅇ 추진절차 : 업무부서, 기록물관리전문요원, 기록물평가심의회 심의를 통해 업무필요성, 역사적 가치 등 종합 평가

평가대상 선정	▶	생산부서 의견조회	▶	기록물관리 전문요원 심사	▶	기록물평가심의회 심의	▶	폐기 처리 및 심의결과 반영

ㅇ 평가 기준

- 공공기록물법「기록물의 보존기간별 책정기준」(시행령 별표1)

- 지방자치단체 공통업무 보존기간표(국가기록원, 2022.12.)

- 지방자치단체 공통업무 보존기간 준칙(안)(국가기록원) ※ 2024 현재 제정중

- 서울시 기록관리기준표(단위과제별 보존기간)

- 개별 업무 소관 법령 중 보존기간 관련 규정(119구조구급법 등)

- 기존 평가 이력 반영한 평가기준서 등

3		세부 추진계획

➊ 보존기간 경과 기록물 추출 및 평가대상 선정

· 보존기간 평가기준 및 문서고 보유량을 고려하여 대상기록물 선정

‣ 평가대상 기록물 현황

(단위 : 권)

총계	보존기간별							생산시기별
	10년	5년		3년		1년		10년 미만		10년~30년		30년 경과
19,180 (100%)	1,909 (10%)	13,721 (72%)		3,550 (19%)		- (0%)		8,918 (46%)		10,260 (53%)		2 (0%)
	생산기관별
	본청		본부		사업소								시의회
					소방		상수도		기타		소계
	6,235 (33%)		27 (0.1%)		11,602 (60%)		495 (3%)		808 (4%)		12,905 (67%)		13 (0.1%)

‣ 주요 기록물 유형

대상업무	수량	주요 기록물
과공통	2,960권 (15%)	ㅇ 일상경비지출증명서 등 회계서류(5년) 1,938권 ㅇ 급여 및 수당관련(5년) 413권 ㅇ 인사관련(3년) 168권 외
기관공통	2,108권 (11%)	ㅇ 지출서류(본청,소방,상수도)(5년) 1,983권 외
고유업무	14,112권 (74%)	ㅇ 소방활동정보카드(경방카드)(5년) 5,920권 ㅇ 소방시설정밀점검 관련 기록(3년) 2,473권 ㅇ 요양보호사자격발급신청서(5년) 1,151권 ㅇ 가맹사업정보공개서등록서류(5년) 868권 ㅇ 진료기록부 등 의무기록(10년) 454권 ㅇ 지방세이의신청,심사청구 결정서(10년) 262권 ㅇ 구급활동일지(3년) 242권 ㅇ 전기차보조금지급 신청서(5년) 232권 외

❷ 생산부서 의견조회

· 평가대상 기록물에 대한 폐기 및 보존기간 연장여부 의견조회

- 소관 업무부서(현존부서)에서 기록물철별로 평가의견(폐기·보류·보존기간 재책정) 및 사유 제출       ※ 내용 확인 필요시 문서고 방문, 실물기록 확인

❸ 기록물관리전문요원 심사

· 생산부서 의견 및 법령 등 보존기간 평가기준 검토하여 보존가치 심사

- (예) 예산집행및회계(5년), 물품구매및관리(5년), 의료법상 진료기록 등

❹ 기록물평가심의회 심의

· 기록물 폐기 및 보존기간 연장여부 심의 결정 (민간전문가 3명)

- (사전검토) 대상 기록물 사전 검토 및 문의사항 제출, 실물기록 열람 요청

‣ 위원 질의사항에 대한 부서의견 취합 및 실물기록물 준비

- (심의회개최) 사전검토 내용 및 질의사항 논의, 실물기록물 내용 확인 등

❺ 폐기결정 기록물 폐기처리 및 심의결과 반영

· 폐기결정 기록물의 폐기처리

- 폐기결정 기록물 서가반출 및 전문업체를 통한 보안 파쇄처리

· 기록관 관리목록 및 기록물 실물에 심의결과(폐기·보류·보존기간 재책정) 반영

- 목록 정리, 기록물 실물에 보존기간 변경 표기 및 서가 재배치 등

4		추진일정

ㅇ 생산부서 의견조회 및 기록물관리전문요원 심사	: ’24. 5월 ~ 6월

ㅇ 기록물평가심의회 심의	: ’24. 6월

ㅇ 폐기처리 및 심의결과 반영	: ’24. 7월 ~ 8월

ㅇ ’24년 제2차 기록물 평가·폐기 추진	: ’24. 9월 ~ 12월

붙임 1. 2024년 제1차 비전자기록물 평가 대상목록 1부.

2. 보존기간 평가기준 1부.  끝.